12.4 VÒNG ĐỜI PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG PHẢI TRẢI QUA CÁC
12.4.4.2 Sự chuyển đổi hệ thống:
Khi hệ thống đã vượt qua được quá trình thử nghiệm, tổ chức sẽ lắp đặt hệ thống mới này. Thuật ngữ “sự chuyển đổi hệ thống” thường được sử dụng nhằm ngụ ý rằng quá trình chuyển đổi quy trình kinh doanh từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Lưu ý rằng sự chuyển đổi chỉ dùng cho hệ thống mới hoặc trong một số trường hợp, bao gồm cả quy trình kinh doanh mới. Có 4 loại quy trình chuyển đổi là: Thí điểm, theo
từng giai đoạn, song song và “liều lĩnh”. 3 lựa chọn đầu thường được các công ty áp
dụng. Các công ty sẽ tránh sự liều lĩnh ở lựa chọn 4.
+ Về lắp đặt thí điểm: tổ chức sẽ thi hành tồn bộ hệ thống/quy trình kinh doanh
mới ở một một phịng ban nhất định. Ưu điểm của hình thức này là nếu hệ thống gặp thất bại, hậu quả sẽ chỉ giới hạn ở một số phần mà hệ thống được lắp đặt.
+ Lắp đặt từng giai đoạn: tồn bộ hệ thống/quy trình kinh doanh mới sẽ được lắp
đặt theo từng quy trình. Khi một thành phần hoạt động tốt, tổ chức sẽ lắp đặt và kiểm thử các thành phần khác cho đến khi toàn bộ hệ thống được lắp đặt. Với những hệ thống được tích hợp chặt chẽ, cần được lắp đặt với các công nghệ khác.
+ Lắp đặt song song, tồn bộ hệ thống/quy trình kinh doanh mới sẽ hoạt động
song song với các hệ thống/quy trình kinh doanh cũ cho đến khi tồn bộ hệ thống đã được thử nghiệm và vận hành hoàn toàn. Lắp đặt song song tốn rất nhiều chi phí, do vậy ta cần phải làm việc đáng kẻ để điều hòa hoạt động của hệ thống mới và hệ thống cũ.
+ Cuối cùng là lắp đặt “liều lĩnh” (Hay còn gọi là lắp đặt trực tiếp). Với phương án này, tổ chức ngưng hoạt động các hệ thống cũ và chuyển đổi sang hệ thống mới. Nếu hệ thống mới thất bại, tồn bộ cơng việc sẽ bị ngưng trệ. Do đó, tổ chức nên tránh chuyển đổi bằng phương án này. Có một ngoại lệ là hệ thống mới không làm gián đoạn hoạt động của tổ chức nếu nó khơng thành cơng.
Sau đây là bảng tóm tắt hoạt động thiết kế và thi hành 5 thành phần của hệ thống:
Thi hành
Bảng 12.2 - Hoạt động Thiết kế và Thi hành 5 thành phần của hệ thống (Giáo trình – Figure 12-14)