Để đáp ứng nhu cầu về hệ thống thông tin mới, tổ chức sẽ chỉ định một vài nhân viên, có thể là trong diện bán thời gian thành một nhóm để xác định hệ thống, đánh giá mức độ khả thi và lên kế hoạch cho dự án. Đối với các tổ chức lớn thì phịng hệ thống thơng tin sẽ dẫn dắt nhóm và nhóm sẽ gồm cả người dùng và các chuyên gia về hệ thống thơng tin. Cịn trong các tổ chức nhỏ hơn nhóm sẽ được dẫn dắt bởi quản lý của phịng hệ thống thơng tin.
12.4.1.1 Xác định rõ mục tiêu và phạm vi của hệ thống:
Như bảng trên chúng ta đã thấy, bước đầu tiên là xác định rõ mục tiêu và phạm vi của hệ thống thông tin mới này. Hệ thống thông tin được tạo ra nhằm tạo điều
kiện cho chiến lược cạnh tranh của doanh nghiệp thơng qua việc nâng cao quy trình kinh doanh. Do đó, nhóm phát triển trong bước này phải định rõ mục tiêu và mục đích của hệ thống.
12.4.1.2 Đánh giá mức độ khả thi:
Khi đã xác định được mục tiêu và phạm vi của hệ thống, bước tiếp theo là đánh giá mức độ khả thi. Mục đích của bước này nhằm loại bỏ những dự án khơng hợp lí
trước khi thành lập đội dự án và tuyển dụng một lượng lớn nhân cơng cho dự án này. Chúng ta sẽ có 4 khía cạnh cần phải đánh giá: Chi phí, lịch trình, cơng nghệ và tổ
chức.
(Lưu ý: Bởi vì q trình phát triển một hệ thống thơng tin rất khó để lên kế hoạch tài chính và lên lịch trình, dự báo về chi phí và lịch trình chỉ mang tính tương đối).
Tính khả thi về chi phí (cost feasibility) là một đánh giá xem liệu các lợi ích
dự kiến mà hệ thống mang lại có bảo đảm cho chi phí phát triển và vận hành nó khơng. Trong một số trường hợp, nó cịn bao gồm việc xem xét dự án đấy có được hồn thành trong ngân sách đã cho hay khơng.
Tính khả thi về lịch trình (schedule feasibility): Giống như tính khả thi về
chi phí, tính khả thi về lịch trình rất khó để xác định vì thời gian để hồn thành hệ thống khơng đốn định chính xác được.
Tính khả thi về cơng nghệ (technical feasibility) quan tâm đến vấn đề các
cơng nghệ hiện hành có đáp ứng được nhu cầu của hệ thống hay khơng.
Tính khả thi về tổ chức (organizational feasibility) xem xét việc liệu rằng
phần mềm khi ra mắt có phù hợp với truyền thống, văn hóa làm việc, điều lệ hay yêu cầu pháp lý của tổ chức hay không.
12.4.1.3 Thành lập đội dự án:
Nếu như dự án đã được xác định là khả thi, bước tiếp theo sẽ là thành lập một đội dự án. Thông thường đội này sẽ bao gồm chuyên gia về hệ thống thông tin và đại diện phía người dùng. Những nhân sự tiêu biểu của đội này bao gồm nhà quản lý, nhà phân tích kinh doanh, nhà phân tích hệ thống, lập trình viên, chun viên kiểm thử phần mềm và người dùng.
Thành phần của nhóm có thể thay đổi theo thời điểm phát triển của hệ thống: Trong quá trình định nghĩa yêu cầu, cơng việc sẽ chú trọng vào phân tích hệ
thống và phân tích kinh doanh.
Trong q trình thiết kế và vận hành, cơng việc chủ yếu được thực hiện bởi các lập trình viên, nhà kiểm thử và nhà thiết kế cơ sở dữ liệu.
Q trình tích hợp và chuyển đổi sẽ được tăng cường với nhà kiểm thử và người dùng.
Người dùng có sự ảnh hưởng rất lớn đến quá trình phát triển hệ thống. Tùy thuộc vào quy mơ và bản chất dự án, người dùng có thể tham gia vào dự án tồn thời gian hay bán thời gian. Điểm quan trọng là người dùng phải ảnh hưởng tích cực và
nắm quyền sở hữu xuyên suốt quá trình phát triển hệ thống.
Nhiệm vụ đầu tiên của nhóm được thành lập là lên kế hoạch cho dự án. Các thành viên trong nhóm cần chỉ định nhiệm vụ cần hồn thành, phân công nhân sự, xác định các yếu tố phụ thuộc nhiệm vụ và lên lịch trình.
12.4.2 XÁC ĐỊNH YÊU CẦU:
Xác định yêu cầu của hệ thống là công việc quan trọng nhất trong cả quá trình. Nếu yêu cầu được xác định sai, hệ thống sẽ hoạt động sai. Nếu yêu cầu được
xác định chính xác, cơng việc phát triển hệ thống sẽ trở nên dễ dàng hơn và tỷ lệ thành công cao hơn.