17h ngày hôm trước, kết thúc cuộc họp, “lịch đăng ký đề tài sản xuất chương trình và thiết bị”.
• Thành phần tham gia cuộc họp bao gồm :
Những người có ca trực tổ chức sản xuất ngày hơm sau là những người bắt buộc phải có mặt. Ngồi ra, mọi người có thể xem kết quả qua mạng nội bộ. Về chủ trì cuộc họp, mỗi ngày sẽ có một người của một phịng chịu trách nhiệm này theo lịch đã được phân cơng từ trước.
Ngồi ra, cuộc họp cịn có sự tham gia của người trực tại các Trung tâm khu vực. Bên cạnh đó là các bộ phận khác có thể tham gia họp lịch máy như: Phòng quay phim – đạo diễn, Phòng Tư liệu. Phòng quay phim – đạo diễn chịu trách nhiệm góp ý về mặt hình ảnh (góc máy, âm thanh, tính khả thi của đề tài…) Đối với truyền hình, ngồi vấn đề nội dung, hình ảnh đi đơi với âm thanh như thế nào là một vấn đề vô cùng quan trọng. Một sai sót nhỏ về hình ảnh có thể sẽ làm hỏng cả tin bài. Nhưng ngược lại, chỉ cần một thủ thuật, một thời điểm bấm máy đắt giá cũng có thể sẽ đem lại giá trị bất ngờ cho đề tài đó. Bên cạnh đó, vai trị của Phịng quay phim – đạo diễn còn là phân bổ máy móc, thiết bị, xe cộ tác nghiệp của Đài sao cho công tác tổ chức san xuất được tiến hành thuận lợi nhất.
• Về nội dung cuộc họp :
Trong buổi họp này, mỗi trưởng nhóm nội dung sẽ đưa ra văn bản “danh sách tin bài dự kiến”. Trong văn bản này là danh sách nội dung các tin bài
trong lĩnh vực người đó phụ trách, được dự kiến sẽ đưa vào các chương trình ngày hơm sau. Cùng với “danh sách tin bài dự kiến” là các “đề cương kịch bản dự kiến” trình bày sơ lược nội dung, hình ảnh dự kiến của những tin bài đó..
Trong buổi họp này, mọi người tham gia họp sẽ đóng góp ý kiến để lựa chọn được những đề tài hay, xác đáng, nên được thực hiện và đưa tin. Những đề tài được đề xuất sẽ thực hiện theo phương thức đưa tin trực tiếp từ hiện trường được trao đổi đặc biệt kỹ trong cuộc cuộc họp này.
Dựa trên những yếu tố khách quan và chủ quan, cuộc họp sẽ đưa ra phương án thích hợp cho tin b đưa trực tiếp từ hiện trường. Từ hình thức thể hiện là phóng sự, tin, hay gọi điện thoại trực tiếp; từ thời lượng ngắn hay dài đến phương án kỹ thuật nên sử dụng xe màu, bộ Live U hay bộ Stream Box…
• Với đề tài đột xuất sẽ không cần thông qua buổi họp lịch máy: Khi phát sinh sự kiện, vấn đề cần phải đưa tin trực tiếp từ hiện trường ngay lập tức, sau khi lãnh đạo Ban hoặc lãnh đạo phịng duyệt, phóng viên sẽ nhanh chóng xin lịch máy khẩn cấp mà không cần phải đợi buổi họp lịch máy diễn ra. Vẫn đảm bảo quy trình và vẫn linh hoạt xử lý được thông tin, phát huy được thế mạnh của truyền hình.. Đây là cách thức làm việc có khoa học và hiệu quả.
Một số trường hợp đột xuất có thể kể đến là: Khi sự kiện máy bay MH370 của Malaysia bị mất tích tối ngày 8/3, lãnh đạo ban đã nhanh chóng liên lạc với Trung tâm THVN tại Cần Thơ, yêu cầu Trung tâm điều động phóng viên, liên lạc với các cơ quan chức năng để lấy thơng tin về hoạt động tìm kiếm của Việt Nam, đồng thời đưa tin trực tiếp khi có thể. Phóng viên Ngọc Quân đã gọi điện thoại trực tiếp thơng báo diễn biến q trình tìm kiếm máy bay MH370 trên Biển Đơng trong Chương trình thời sự 19h ngày 16/3.
Sáng 16/4 vụ tai nạn chìm phà xảy ra tại Hàn Quốc khiên dư luận đặc biệt quan tâm. Để đáp ứng nhu cầu của cơng chúng và có được những thơng tin chính xác nhất về sự việc này, phóng viên Việt Hùng – phịng Quốc tế - Ban thời sự đã được cử sang Hàn Quốc để thông tin trực tiếp với khán giả trong nước. Trong Chương trình thời sự 12h ngày 20/4, phóng viên Việt Hùng đã điện thoại trực tiếp từ Hàn Quốc, cập nhật thơng tin về cơng tác tìm kiếm cứu hộ và nguyên nhân vụ chìm phà đang được làm rõ. Trong các Chương trình thời sự 19h ngày 19/4, 21/4 cũng liên tục đưa tin trực tiếp về sự việc trên.
Trong những trường hợp đột xuất như kể trên, Đài THVN đã tiếp cận vấn đề, sự kiện và huy động phóng viên tới hiện một cách nhanh chóng. Nhờ vậy, những thơng tin được đưa trong các chương trình thời sự ln nóng hổi và được sự mong đợi của đơng đảo khán giả.