CHƢƠNG 1 TỔNG QN CƠ Ở LÝ LUẬN CỦ ĐỀ TÀI
2.3 XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC TẠ
2.3.1 Phân tích cơng việc
Để thực hiện việc nghiên cứu đề tài luận văn nà , tác giả đã sử dụng qui trình phân tích cơng việc gồm 6 bƣớc của Business Edge (2006) và đã có phần hiệu chỉnh sao cho phù hợp với thực tế của doanh nghiệp nhƣ sau:
Hình 2.7 Qu trình ph n tích cơng việc sử dụng cho đề tài nghiên cứu
( Theo Business Edge, 2006)
2.3.1.1 Xác định mục đích củ phân tích cơng việc
Phân tích cơng việc nhằm xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc cho các chức danh tại cơng đoạn Test. Do đó việc thu thập thơng tin sẽ căn cứ trên nội dung cần phải có của 2 bản này.
Nêu những lợi ích từ việc phân tích cơng việc đem lại để thu hút đƣợc sự hợp tác của những ngƣời thực hiện công việc và ngƣời giám sát cơng việc.
Xác định mục đích của việc phân tích cơng việc Bƣớc 1
Xem xét các thơng tin có liên quan đến cơng việc Bƣớc 2
Lựa chọn ngƣời thực hiện công việc tiêu biểu Thu thập thông tin dữ liệu về công việc
Thẩm định thơng tin phân tích Viết các tài liệu về cơng việc
Bƣớc 3 Bƣớc 4 Bƣớc 5 Bƣớc 6 Tiến hành phân tích Kết quả phân tích Chuẩn bị phân tích
2.3.1.2 Xem xét các thơng tin có liên qu n đến cơng việc
Trƣớc khi tìm hiểu chi tiết thực tế cơng việc cần phân tích, tác giả đã tìm hiểu các thơng tin thứ cấp từ những nguồn sau:
Phần mềm nhân sự: Cung cấp tên chức danh công việc, số lƣợng ngƣời ở từng
chức danh đó.
Phiếu yêu cầu tuyển dụng (tại mục mô tả yêu cầu tuyển): cung cấp thông tin về
trình độ học vấn, số năm kinh nghiệm, giới tính, độ tuổi, các kỹ năng (nếu có). Hiện tại, phiếu yêu cầu tuyển dụng là cơ sở để nhóm tuyển dụng căn cứ vào đó tìm ứng viên phù hợp theo yêu cầu của các bộ phận.
ơ đ tổ chức củ c đ ạn: thu thập thông tin tổng quát về mối quan hệ trong
công việc từ cấp quản lý cao nhất của bộ phận tới cơng nhân, có thể thấ đƣợc: ai quản lý trực tiếp/gián tiếp ai? Thấ đƣợc có bao nhiêu cấp quản lý?
Tiến trình cơng việc: cho thấ độ dài của dịng cơng việc, điểm bắt đầu và điểm
kết thúc. Đối với cơng đoạn Test thì dịng cơng việc cho thấy sản phẩm đầu vào và đầu ra của cơng đoạn là gì? Nhận các sản phẩm đó từ cơng đoạn nào?
2.3.1.3 Lự chọn người thực hiện công việc a. Cách thức lựa chọn
Tác giả tham khảo nhận xét của cấp trên trực tiếp từng chức danh công việc và kết quả xếp loại A, B, C trung bình trong các tháng của năm 2013 để chọn ra ngƣời thực hiện công việc tốt nhất và kém nhất.
Thu thập thông tin đối với ngƣời thực hiện công việc tốt nhất trƣớc để hiểu rõ về cơng việc, sau đó thu thập thơng tin đối với ngƣời thực hiện công việc kém nhất để tìm hiểu những lý do khiến họ thực hiện cơng việc chƣa tốt? Do nguyên nhân chủ quan hay khách quan nào? Họ có đề xuất gì để giúp cho cơng việc của họ tốt hơn?
Bảng xếp loại A, B, C của mỗi ngƣời lao động tại doanh nghiệp gồm có các phần sau: tỷ lệ đi làm, quản lý tiến độ, hoạt động 5S, quản lý vấn đề về chất lƣợng, nội qu và qu định của công t , thái độ tác phong. Mỗi mục đều có thang điểm là từ 0 → 3 điểm, tổng điểm từ 18 → 21 đạt loại A, từ 14 → 17 điểm loại B, từ 10 → 13 điểm loại C, dƣới 10 là không xếp loại, công nhân viên 3 lần dƣới 10 liên tiếp sẽ bị thôi việc. Công dụng của việc xếp loại là nhằm khuyến kích ngƣời lao động làm việc tốt hơn, cụ thể trợ cấp xếp loại nhƣ sau: loại A 200.000 đồng, loại B 150.000 đồng, loại C 100.000 đồng.
Thực hiện công việc tốt nhất: để đánh giá ngƣời lao động có thực hiện cơng việc tốt hay không chủ yếu dựa vào nhận xét của cấp trên trực tiếp và bảng đánh giá A, B, C bao gồm những điều kiện nhƣ:
Đối v i cấp quản lý sẽ đƣợc đ h ở các tiêu chuẩ hƣ: tổ chức và quản lý
ca sản xuất ổn định, không xảy ra mâu thuẫn giữa các cấp trong cơng việc, có mặt và xử lý kịp thời những phát sinh bất thƣờng chất lƣợng, đảm bảo việc thực hiện nội quy của bản th n cũng nhƣ của cấp dƣới, đảm bảo hao phí nguyên vật liệu trong giới hạn cho phép..
Đối v i công nhân sản xuất: đảm bảo thực hiện đúng thao tác để tránh tình trạng
dừng máy và những rủi ro có thể xả ra do sai thao tác, đảm bảo hao phí nguyên vật liệu trong giới hạn cho phép, thực hiện đúng nội qu công t , đảm bảo đúng số lƣợng và chất lƣợng của con hàng trƣớc khi chuyển qua công đoạn kế tiếp…
b. Tiến hành lựa chọn
Vị trí Trƣởng bộ phận và Fukushunin (Phó chủ nhiệm): tác giả chọn mỗi vị trí 1 ngƣời để thực hiện thu thập thơng tin do tại mỗi vị trí này chỉ có 1 ngƣời.
Vị trí Trƣởng ca: cơng đoạn Test có 3 trƣởng ca: tác giả tham khảo ý kiến của Fukushunin (là ngƣời quản lý trực tiếp 3 Trƣởng ca) để chọn ra 1 ngƣời thực hiện công việc tốt nhất và 1 ngƣời thực hiện cơng việc kém nhất.
Vị trí Leader (cơng đoạn Test có 9 Leader vai trị ngang nhau, cơng việc hoàn toàn giống nhau) tác giả chọn ngẫu nhiên nhóm C làm đại diện để phân tích cơng việc (trong 3 nhóm là A, B, C). Thực hiện chọn 2 Leader trong nhóm C (nhóm C có 3 Leader) để thu thập thông tin, cụ thể 1 leader làm việc tốt nhất (làm việc tại công ty gần 4 năm và đã từng làm kiêm trƣởng ca), và 1 Leader làm việc kém nhất (vừa từ vị trí công nhân bổ nhiệm lên Leader, đã làm việc tại công t hơn 1 năm)
Tác giả vẫn chọn nhóm C đại diện để phân tích cơng việc vị trí cơng nhân (nhóm C có 71 cơng nhân), và chọn 8 công nh n để thực hiện thu thập thông tin. Công việc của công nhân tại công đoạn Test chủ yếu thực hiện bằng máy tự động (riêng thao tác Cố định lens có thực hiện thủ cơng), cơng nh n đƣợc bố trí vào 3 vị trí thao thác là Test 1, Cố định lens và Test 2. Tác giả chọn cụ thể nhƣ sau:
Tại thao tác Test 1: thao tác tại vị trí nà khá đơn giản, tác giả chọn 2 công nhân
để thu thập thông tin, ngƣời thứ nhất làm việc rất thành thạo, thao tác lấy hàng và đƣa vào má rất nhanh (đã thực hiện công việc này gần 2 năm), ngƣời còn lại đang trong thời gian thử việc (thời gian thử việc 2 tháng). Theo nhận xét của ngƣời Leader quản lý vị trí thao tác thì để thành thạo và làm tốt cơng việc thì chỉ cần làm trên 6 tháng và tập trung trong khi làm việc, ngƣời làm việc kém thƣờng là những công nh n đang thử việc chƣa nhìn quen hình dạng con hàng hoặc những cơng nh n có thái độ khơng tốt trong khi thực hiện cơng việc nhƣ: không tập trung, không cẩn thận...
Tại thao tác cố định Lens: thao tác này mức độ phức tạp tăng cao hơn nhiều so
với thao tác Test 1, tác giả chọn 2 công nh n đƣợc đánh giá làm việc tốt để thông tin thu đƣợc khả thi, 1 công nhân thực hiện công việc chƣa tốt.
Tại thao tác Test 2: thao tác nà đƣợc xem là thao tác khó nhất trong cơng đoạn
Test, tác giả chọn 2 công nhân thực hiện tốt và 1 công nhân thực hiện công việc chƣa tốt.
2.3.1.4 Thu thập thông tin dữ liệu về công việc
Sau khi đã xác định đƣợc nhu cầu thông tin và thu thập thông tin thứ cấp (xem mục 3.3.1.2), tác giả thực hiện thu thập thông tin sơ cấp theo trình tự nhƣ sau:
a. Thu thập thơng tin n đầu
Để thực hiện việc thu thập thông tin ban đầu, tác giả đã tiếp cận với một Leader có kinh nghiệm l u năm. ết hợp việc quan sát từng thao tác của công nhân với thực hiện đặt câu hỏi cho ngƣời Leader này, tác giả đã ghi nhận một số thông tin ban đầu. Cụ thể:
Tại vị trí Leader sẽ thực hiện các công việc nhƣ kiểm tra đột xuất tại bất kỳ máy nào để xác nhận xem cơng nhân có thực hiện đúng thao tác khơng? Ví dụ: phải đeo d xã tĩnh điện khi thao tác, cách đặt ghế ngồi so với vị trí má thao tác, cách đeo khẩu trang và bao ta , cách để hàng vào má … iểm tra xem cơng nhân có bỏ sót hàng chƣa test hay bỏ nhầm hàng vào khay không? Kiểm tra tác phong làm việc của công nhân nhƣ xem cơng nh n có rời khỏi vị trí làm việc, ngủ gật, xem đồng hồ…ha khơng? Sẽ có mức kỷ luật phù hợp từ cảnh cáo đến việc lập biên bản xử phạt. Giải quyết mâu thuẫn giữa công nhân và các phát sinh bất thƣờng chất lƣợng trong giới hạn thẩm quyền của mình. Báo cáo kết quả cơng việc của nhóm sau khi kết thúc ca cho quản lý trực tiếp là cho Trƣởng ca. Thực hiện bàn giao ca cho ca tiếp theo, cụ thể là cáo cáo về tình trạng hàng, nguyên vật liệu, máy móc tại thời điểm kết thúc.
Tại vị trí cơng nhân sẽ chia theo thao tác. Cụ thể : Thao tác Test 1: Công nhân thực hiện công việc trên 2 thiết bị là máy vi tính và máy chỉnh focus. Thao tác này khá đơn giản, chỉ cần công nhân tập trung chú ý đến hình dạng của con hàng, xoay hàng và đặt vào má đúng vị trí, sau khoảng 3 phút quan sát trên màn hình máy vi tính, nếu thấy hiện chữ “PASS” có nghĩa là hàng đạt, “FAIL” là hàng đã bị hỏng, số lần máy báo “ERROR” là số lần ngƣời thao tác đặt hàng sai vị trí. Thao tác cố định Lens: Công nhân sử dụng 1 bình keo cố định Lens, ống cy-lanh (10cc) nối vào má Disupensa, đầu kim (28G), vải tinh khiết. Tại thao tác này công nhân chủ yếu thao tác bằng tay chích
keo vào 4 điểm ở 4 góc con hàng, thao tác đ i hỏi ngƣời thực hiện phải tập trung thật cao độ không cho keo tràn ra ngồi, khơng cho lệch điểm. Cơng nhân tại thao tác này có ngu cơ bị cận rất cao, keo có khả năng g vô sinh hoặc hƣ thai đối với phụ nữ mang thai. Thao tác Test 2 (test tổng hợp): Thao tác thực hiện nội soi sản phẩm, phải kiểm tra rất kỹ và là thao tác quyết định sản phẩm có chất lƣợng ha khơng trƣớc khi đến tay khách hàng. Thao tác kiểm tra nhiều đặc tính của sản phẩm nhƣ độ sóng, độ rung, độ ráo…Cơng nh n sử dụng 2 thiết bị là má Test v ng và má vi tính để thực hiện thao tác. Áp lực cơng việc cao vì ngƣời thao tác phải quan sát liên tục trên màn hình má tính để xác nhận xem hàng có bị lỗi nào phát sinh và ghi nhận, CPU tỏa nhiệt rất cao (vì sử dụng 7 CPU tại 1 vị trí làm việc) sẽ khiến ngƣời thao tác căng thẳng.
Bên cạnh việc thu thập thông tin ban đầu nhƣ trên, tác giả đã có điều kiện thực hiện thao tác thực tế nhằm hỗ trợ sản xuất. Cụ thể, Test 1 hỗ trợ 2 lần, cố định Lens 1 lần và Test 2 là 4 lần, mỗi lần hỗ trợ 40 phút (là khoảng thời gian công nh n ăn trƣa).
Những thơng tin có đƣợc từ việc thu thập thông tin ban đầu và thao tác thực tế sẽ giúp cho tác giả có một phần cơ sở để thẩm định thông tin sau khi thu thập thơng tin chính thức.
b. Lựa chọn phương pháp và thiết kế bảng thu thập thơng tin chính thức
Phƣơng pháp thu thập thông tin đƣợc tác giả thực hiện nhƣ sau:
Thiết kế bảng câu hỏi bán cấu trúc phát cho mỗi cá nh n đƣợc chọn để phân tích cơng việc.
Hƣớng dẫn sơ bộ nội dung bảng câu hỏi, đề nghị họ tham khảo và xin một cuộc hẹn để nhận lại bảng câu hỏi, kết hợp thực hiện phỏng vấn.
Thực hiện phỏng vấn: nội dung các câu trả lời trong bảng câu hỏi và các thông tin thu thập ban đầu là cơ sở cho tác giả thực hiện phỏng vấn từng đối tƣợng sau khi nhận lại bảng câu hỏi. Phỏng vấn để xác nhận lại thơng tin có đƣợc từ câu
trả lời, đồng thời giải thích những câu hỏi có thể khiến ngƣời trả lời khó hiểu và gợi ý giúp họ hồn thành bảng câu hỏi.
Tác giả đã thiết kế 2 bảng câu hỏi cho 2 nhóm đối tƣợng. Nhóm thứ nhất là những chức danh quản lý gồm Trƣởng bộ phận, Fukushunin (Phó chủ nhiệm), Trƣởng ca, Leader, nhóm cịn lại là Công nhân sản xuất. (Bảng câu hỏi trình bày trong phần phụ lục 1)
Bảng câu hỏi đƣợc xây dựng căn cứ trên nội dung của bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc. Cụ thể bản mô tả công việc và tiêu chuẩn cơng việc gồm có những nội dung gì thì tƣơng ứng các câu hỏi sẽ đƣợc thiết kế sao cho có thể thu thập đƣợc nội dung đó.
Bảng 2.1: Nội dung bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc
Nội dung bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc
Câu hỏi tƣơng ứng Bảng câu hỏi vị trí
quản lý
Bảng câu hỏi vị trí cơng nhân sản
xuất
Nội dung của bản mô tả công việc
Nhận dạng công việc: Tên chức danh
công việc, mã cơng việc, phịng ban, cơng đoạn, báo cáo trực tiếp, thời gian làm việc, nơi làm việc.
Tóm tắt cơng việc: Cho biết mục đích
tồn tại của chức danh công việc trong cơng ty là gì?
Quan hệ trong cơng việc: Có quan hệ
cơng việc với bên trong, bên ngoài
Câu 2 phần A Câu 1 phần B Câu 3 phần B Câu 2 phần A Câu 1 phần B Câu 3 phần B
doanh nghiệp? Giám sát ai? Ai giám sát? Tần suất giám sát? Có những cuộc họp gì? Báo cáo gì và cho ai? Có ủy quyền công việc? Ủy quyền cho ai và khi nào?.
Trách nhiệm: Nêu chi tiết các trách nhiệm trong cơng việc.
Nhiệm vụ chính: Cho biết các nhiệm
vụ chính trong cơng việc và mơ tả chi tiết các nhiệm vụ đó, mức độ thực hiện các nhiệm vụ, tầm quan trọng và tiêu chí đánh giá.
Nhiệm vụ phụ: Cho biết các nhiệm
khác ngồi những nhiệm vụ chính mà chức danh đó phải thực hiện.
Quyền hạn: Cho biết các quyền hạn về
quyết định, tài chính, nhân sự, thơng tin .....mà chức danh nà có đƣợc.
Thơng tin dữ liệu trong công việc:
Liệt kê các loại thông tin, dữ liệu cần có để thực hiện cơng việc, nguồn gốc, mục đích sử dụng
Phương tiện và điều kiện làm việc:
cần có những máy móc thiết bị, chƣơng trình phần mềm nào để thực hiện cơng việc, mức độ và mục đích sử
Câu 4 phần B Câu 2, Câu 4 phần B Câu 5 phần B Câu 6 phần B Câu 7 phần B Câu 8 phần B Câu 4 phần B Câu 2, Câu 5 phần B Câu 6 phần B Câu 7 phần B Câu 8 phần B Câu 9 phần B
dụng, hậu quả nếu sử dụng không đúng? Trang phục, mức độ an toàn của mơi trƣờng làm việc? hó khăn, thách thức trong việc? Các yêu cầu đặc biệt khác? (ví dụ tăng ca, ha làm ban đêm..)
Nội dung của bản tiêu chuẩn cơng
việc
Trình độ học vấn: cho biết trình độ
học vấn cần có khi thực hiện công việc.
Kiến thức cần có: cho biết đƣợc
những kiến thức gì cần có khi thực hiện cơng việc.
Kinh nghiệm: cho biết kinh nghiệm
cần đó khi thực hiện cơng việc.
Kỹ năng: cho biết các kỹ năng cần
phải có khi thực hiện công việc (kỹ năng là khả năng thực hiện một cơng việc tốt, nó thƣờng phát triển theo thời gian qua huấn luyện hay kinh nghiệm)
Phẩm chất cá nhân: cho biết các
phẩm chất cá nhân cần có khi thực hiện cơng việc.
Các yêu cầu đặc biệt khác: bao gồm
các yêu cầu đặc biệt cần có để thực
hiện cơng việc. Ví dụ nhƣ về tuổi tác, giới tính, thể lực và khả năng thích ứng với điều kiện làm việc
Đề xuất một số chỉ số KPI
Câu 4 phần B Câu 11 phần B