CHƢƠNG 1 TỔNG QN CƠ Ở LÝ LUẬN CỦ ĐỀ TÀI
2.3 XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC TẠ
2.3.1.4 Thu thập thông tin dữ liệu về công việc
Sau khi đã xác định đƣợc nhu cầu thông tin và thu thập thông tin thứ cấp (xem mục 3.3.1.2), tác giả thực hiện thu thập thông tin sơ cấp theo trình tự nhƣ sau:
a. Thu thập thơng tin n đầu
Để thực hiện việc thu thập thông tin ban đầu, tác giả đã tiếp cận với một Leader có kinh nghiệm l u năm. ết hợp việc quan sát từng thao tác của công nhân với thực hiện đặt câu hỏi cho ngƣời Leader này, tác giả đã ghi nhận một số thông tin ban đầu. Cụ thể:
Tại vị trí Leader sẽ thực hiện các công việc nhƣ kiểm tra đột xuất tại bất kỳ máy nào để xác nhận xem cơng nhân có thực hiện đúng thao tác khơng? Ví dụ: phải đeo d xã tĩnh điện khi thao tác, cách đặt ghế ngồi so với vị trí má thao tác, cách đeo khẩu trang và bao ta , cách để hàng vào má … iểm tra xem cơng nhân có bỏ sót hàng chƣa test hay bỏ nhầm hàng vào khay không? Kiểm tra tác phong làm việc của công nhân nhƣ xem cơng nh n có rời khỏi vị trí làm việc, ngủ gật, xem đồng hồ…ha khơng? Sẽ có mức kỷ luật phù hợp từ cảnh cáo đến việc lập biên bản xử phạt. Giải quyết mâu thuẫn giữa công nhân và các phát sinh bất thƣờng chất lƣợng trong giới hạn thẩm quyền của mình. Báo cáo kết quả cơng việc của nhóm sau khi kết thúc ca cho quản lý trực tiếp là cho Trƣởng ca. Thực hiện bàn giao ca cho ca tiếp theo, cụ thể là cáo cáo về tình trạng hàng, nguyên vật liệu, máy móc tại thời điểm kết thúc.
Tại vị trí cơng nhân sẽ chia theo thao tác. Cụ thể : Thao tác Test 1: Công nhân thực hiện công việc trên 2 thiết bị là máy vi tính và máy chỉnh focus. Thao tác này khá đơn giản, chỉ cần công nhân tập trung chú ý đến hình dạng của con hàng, xoay hàng và đặt vào má đúng vị trí, sau khoảng 3 phút quan sát trên màn hình máy vi tính, nếu thấy hiện chữ “PASS” có nghĩa là hàng đạt, “FAIL” là hàng đã bị hỏng, số lần máy báo “ERROR” là số lần ngƣời thao tác đặt hàng sai vị trí. Thao tác cố định Lens: Công nhân sử dụng 1 bình keo cố định Lens, ống cy-lanh (10cc) nối vào má Disupensa, đầu kim (28G), vải tinh khiết. Tại thao tác này công nhân chủ yếu thao tác bằng tay chích
keo vào 4 điểm ở 4 góc con hàng, thao tác đ i hỏi ngƣời thực hiện phải tập trung thật cao độ không cho keo tràn ra ngồi, khơng cho lệch điểm. Cơng nhân tại thao tác này có ngu cơ bị cận rất cao, keo có khả năng g vô sinh hoặc hƣ thai đối với phụ nữ mang thai. Thao tác Test 2 (test tổng hợp): Thao tác thực hiện nội soi sản phẩm, phải kiểm tra rất kỹ và là thao tác quyết định sản phẩm có chất lƣợng ha khơng trƣớc khi đến tay khách hàng. Thao tác kiểm tra nhiều đặc tính của sản phẩm nhƣ độ sóng, độ rung, độ ráo…Cơng nh n sử dụng 2 thiết bị là má Test v ng và má vi tính để thực hiện thao tác. Áp lực cơng việc cao vì ngƣời thao tác phải quan sát liên tục trên màn hình má tính để xác nhận xem hàng có bị lỗi nào phát sinh và ghi nhận, CPU tỏa nhiệt rất cao (vì sử dụng 7 CPU tại 1 vị trí làm việc) sẽ khiến ngƣời thao tác căng thẳng.
Bên cạnh việc thu thập thông tin ban đầu nhƣ trên, tác giả đã có điều kiện thực hiện thao tác thực tế nhằm hỗ trợ sản xuất. Cụ thể, Test 1 hỗ trợ 2 lần, cố định Lens 1 lần và Test 2 là 4 lần, mỗi lần hỗ trợ 40 phút (là khoảng thời gian công nh n ăn trƣa).
Những thơng tin có đƣợc từ việc thu thập thông tin ban đầu và thao tác thực tế sẽ giúp cho tác giả có một phần cơ sở để thẩm định thông tin sau khi thu thập thơng tin chính thức.
b. Lựa chọn phương pháp và thiết kế bảng thu thập thơng tin chính thức
Phƣơng pháp thu thập thông tin đƣợc tác giả thực hiện nhƣ sau:
Thiết kế bảng câu hỏi bán cấu trúc phát cho mỗi cá nh n đƣợc chọn để phân tích cơng việc.
Hƣớng dẫn sơ bộ nội dung bảng câu hỏi, đề nghị họ tham khảo và xin một cuộc hẹn để nhận lại bảng câu hỏi, kết hợp thực hiện phỏng vấn.
Thực hiện phỏng vấn: nội dung các câu trả lời trong bảng câu hỏi và các thông tin thu thập ban đầu là cơ sở cho tác giả thực hiện phỏng vấn từng đối tƣợng sau khi nhận lại bảng câu hỏi. Phỏng vấn để xác nhận lại thơng tin có đƣợc từ câu
trả lời, đồng thời giải thích những câu hỏi có thể khiến ngƣời trả lời khó hiểu và gợi ý giúp họ hồn thành bảng câu hỏi.
Tác giả đã thiết kế 2 bảng câu hỏi cho 2 nhóm đối tƣợng. Nhóm thứ nhất là những chức danh quản lý gồm Trƣởng bộ phận, Fukushunin (Phó chủ nhiệm), Trƣởng ca, Leader, nhóm cịn lại là Công nhân sản xuất. (Bảng câu hỏi trình bày trong phần phụ lục 1)
Bảng câu hỏi đƣợc xây dựng căn cứ trên nội dung của bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc. Cụ thể bản mô tả công việc và tiêu chuẩn cơng việc gồm có những nội dung gì thì tƣơng ứng các câu hỏi sẽ đƣợc thiết kế sao cho có thể thu thập đƣợc nội dung đó.
Bảng 2.1: Nội dung bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc
Nội dung bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc
Câu hỏi tƣơng ứng Bảng câu hỏi vị trí
quản lý
Bảng câu hỏi vị trí cơng nhân sản
xuất
Nội dung của bản mô tả công việc
Nhận dạng công việc: Tên chức danh
công việc, mã cơng việc, phịng ban, cơng đoạn, báo cáo trực tiếp, thời gian làm việc, nơi làm việc.
Tóm tắt cơng việc: Cho biết mục đích
tồn tại của chức danh công việc trong cơng ty là gì?
Quan hệ trong cơng việc: Có quan hệ
cơng việc với bên trong, bên ngoài
Câu 2 phần A Câu 1 phần B Câu 3 phần B Câu 2 phần A Câu 1 phần B Câu 3 phần B
doanh nghiệp? Giám sát ai? Ai giám sát? Tần suất giám sát? Có những cuộc họp gì? Báo cáo gì và cho ai? Có ủy quyền công việc? Ủy quyền cho ai và khi nào?.
Trách nhiệm: Nêu chi tiết các trách nhiệm trong cơng việc.
Nhiệm vụ chính: Cho biết các nhiệm
vụ chính trong cơng việc và mơ tả chi tiết các nhiệm vụ đó, mức độ thực hiện các nhiệm vụ, tầm quan trọng và tiêu chí đánh giá.
Nhiệm vụ phụ: Cho biết các nhiệm
khác ngồi những nhiệm vụ chính mà chức danh đó phải thực hiện.
Quyền hạn: Cho biết các quyền hạn về
quyết định, tài chính, nhân sự, thơng tin .....mà chức danh nà có đƣợc.
Thơng tin dữ liệu trong công việc:
Liệt kê các loại thông tin, dữ liệu cần có để thực hiện cơng việc, nguồn gốc, mục đích sử dụng
Phương tiện và điều kiện làm việc:
cần có những máy móc thiết bị, chƣơng trình phần mềm nào để thực hiện cơng việc, mức độ và mục đích sử
Câu 4 phần B Câu 2, Câu 4 phần B Câu 5 phần B Câu 6 phần B Câu 7 phần B Câu 8 phần B Câu 4 phần B Câu 2, Câu 5 phần B Câu 6 phần B Câu 7 phần B Câu 8 phần B Câu 9 phần B
dụng, hậu quả nếu sử dụng không đúng? Trang phục, mức độ an toàn của mơi trƣờng làm việc? hó khăn, thách thức trong việc? Các yêu cầu đặc biệt khác? (ví dụ tăng ca, ha làm ban đêm..)
Nội dung của bản tiêu chuẩn cơng
việc
Trình độ học vấn: cho biết trình độ
học vấn cần có khi thực hiện công việc.
Kiến thức cần có: cho biết đƣợc
những kiến thức gì cần có khi thực hiện cơng việc.
Kinh nghiệm: cho biết kinh nghiệm
cần đó khi thực hiện cơng việc.
Kỹ năng: cho biết các kỹ năng cần
phải có khi thực hiện công việc (kỹ năng là khả năng thực hiện một cơng việc tốt, nó thƣờng phát triển theo thời gian qua huấn luyện hay kinh nghiệm)
Phẩm chất cá nhân: cho biết các
phẩm chất cá nhân cần có khi thực hiện cơng việc.
Các yêu cầu đặc biệt khác: bao gồm
các yêu cầu đặc biệt cần có để thực
hiện cơng việc. Ví dụ nhƣ về tuổi tác, giới tính, thể lực và khả năng thích ứng với điều kiện làm việc
Đề xuất một số chỉ số KPI
Câu 4 phần B Câu 11 phần B
Ngồi ra cịn có một số câu hỏi kèm theo nhƣ “Anh/Chị có đề xuất gì khơng?”, “Có nên tha đổi khơng?”, “Anh/Chị có ý kiến gì khơng?”...Nhằm cung cấp thơng tin cho việc đề xuất các ý kiến trong phần kiến nghị.
c. Thực hiện thu thập thơng tin chính thức
Q trình thu thập thơng tin
Tác giả đã thực hiện việc phát bảng câu hỏi đồng loạt cho tất cả các chức danh công việc, và tiến hành phỏng vấn sâu sau khi nhận lại bảng câu hỏi.Tuy nhiên, trong quá trình phát bảng câu hỏi cũng nhƣ phỏng vấn, tác giả đã gặp phải một số khó khăn sau:
Gặp khó khăn trong việc xếp lịch hẹn đối với cấp quản lý do tính chất cơng việc của vị trí này mà lịch hẹn nhận lại bảng câu hỏi thƣờng xuyên bị tha đổi. Tuy nhiên thời gian hẹn không quá 2 tuần cho cả vị trí quản lý và cơng nhân.
Khơng thể phỏng vấn công nhân trong giờ làm việc mà chỉ đƣợc phỏng vấn trong giờ giải lao, điều này sẽ g khó khăn cho việc thu thập thơng tin đối với vị trí nà do thái độ hợp tác của công nhân sẽ giảm đi khi họ trả lời câu hỏi trong giờ giải lao.
Kết quả thu đƣợc từ các câu trả lời có phần khơng khớp nhau nhất là kết quả của các câu trả lời của cùng vị trí cơng nhân, cụ thể nhƣ sau: c u trả lời không theo định hƣớng nội dung của câu hỏi, hoặc cùng một câu hỏi nhƣng c u trả lời lại khác nhau đối với cùng một vị trí.
Việc phỏng vấn thực hiện ngay tại thời điểm nhận lại bảng câu hỏi thƣờng khơng thu đƣợc nhiều thơng tin do tác giả khó có thể tham khảo hết nội dung câu trả lời. Do đó, tác giả đã đề nghị xin một buổi hẹn khác để phỏng vấn và điều này có thể sẽ khiến đối tƣợng thu thập thông tin cảm thấy khơng hài lịng.
Tình trạng gián đoạn trong lúc phỏng vấn xảy ra nhiều đối với vị trí quản lý vì họ phải giải quyết cơng việc đột xuất hoặc phải nghe điện thoại thƣờng xuyên. Tuy nhiên, thời gian bị gián đoạn này khơng dài bằng đối với vị trí cơng nhân và số lần phỏng vấn đối với cả 2 vị trí trên cịn phụ thuộc vào thông tin thu đƣợc từ nội dung câu trả lời.
Xử lý thông tin
Những thông tin đáng tin cậ đƣợc đƣa nga vào bản thảo bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc, tuy nhiên các thơng tin cịn sai lệch cần phải đƣợc xử lý. Một vài ví dụ xử lý thơng tin nhƣ sau:
Câu 1 phần B (mục tiêu cơng việc) thì chị Hƣờng (cơng nhân sản xuất) đã trả lời : “công việc là để tăng thu nhập cho bản th n ngƣời lao động”, với câu trả lời nà đã lệch thông tin mà tác giả muốn đƣa vào bản mô tả công việc nên tác giả đã xố mạnh giải thích nhiều hơn, cụ thể: “kết quả đầu ra công việc của Chị để làm gì? Cơng việc của Chị là chỉnh focus, vậy Chị thực hiện công việc nà để làm gì?....”
Thơng tin về phần “trách nhiệm” và “nhiệm vụ” rất dễ bị nhầm lẫn, thƣờng thì tác giả sẽ gợi ý thêm nhƣ sau: “Anh/Chị có thể hiểu là Anh/Chị cần đảm bảo những gì trong cơng việc? Và để đảm bảo những điều đó thì Anh/Chị cần thực hiện những hoạt động gì? Khi Anh/Chị thực hiện những hoạt động này tốt thì những gì Anh/Chị cần đảm bảo sẽ tốt theo”
Một số thông tin nhận đƣợc tác giả phải tự chọn lọc và sắp xếp vào vị trí sao cho phù hợp. Ví dụ, khi ngƣời trả lời vẫn còn nhầm lẫn giữa “trách nhiệm” và
“nhiệm vụ” thì tác giả sẽ phải chọn lọc hợp lý, hoặc đối với công nhân nếu đặt câu hỏi về kiến thức, kỹ năng thì có thể khiến họ không trả lời đƣợc mà tác giả sẽ hỏi “Để thực hiện công việc này, Anh/Chị cần những đặc điểm cá nh n nào?” và diễn đạt thêm ý dẫn dắt họ, sau đó tự tác giả sẽ chọn lựa thông tin nào là của kiến thức, hoặc của kỹ năng.
Đối với thông tin sử dụng nhằm làm cơ sở đề xuất các KPI, tác giả đã thực hiện nhƣ sau:
Tập trung các thông tin từ câu trả lời về “đánh giá kết quả làm việc” (c u 11 bảng câu hỏi công nhân, câu 4 bảng câu hỏi quản lý) để tìm ra câu trả lời cần phải làm gì để đạt đƣợc kết quả cơng việc.
Khoanh vùng các nhiệm vụ quan trọng cần đƣợc đánh giá, trong v ng nà tác giả sẽ liệt kê các chỉ số để có thể đo kết quả làm việc của công nhân viên.
Từ các chỉ số có đƣợc từ 2 bƣớc trên, tác giả sẽ thảo luận với ngƣời thực hiện công việc và ngƣời quản lý trực tiếp, cũng nhƣ những ngƣời có liên quan (nhƣ Trƣởng nhóm Tuyển dụng) để lựa chọn xem chỉ số nào nên là PI, trên cơ sở đề xuất KPI cho các nhiệm vụ có “mức độ quan trọng cao” và “thƣờng xu ên”. Tu nhiên, có những nhiệm vụ có “mức độ quan trọng cao” nhƣng lại “không thƣờng xu ên” (theo dịp, theo yêu cầu của cấp trên) thì vẫn xét và đề xuất KPI cho nhiệm vụ này.
2.3.1.5 Thẩm định thơng tin phân tích cơng việc
Tác giả thực hiện q trình thẩm định thơng tin thu thập đƣợc để có đƣợc thơng tin đầ đủ và chính xác phục vụ cho mục tiêu nghiên cứu. Quá trình thẩm định đƣợc chia thành các giai đoạn nhƣ sau:
Các thông tin sai lệch sẽ đƣợc thẩm định bằng cách so sánh với thông tin nhận đƣợc từ nguồn thứ cấp và tại bƣớc thu thập thông tin ban đầu (nếu có) làm cơ sở cho việc đặt câu hỏi thực hiện phỏng vấn sâu.
b. Giai đoạn 2: Thẩm định thông tin sau khi thực hiện phỏng vấn
Những thơng tin vẫn cịn sai lệch sau khi thực hiện phỏng vấn sâu, tác giả đã tiến hành thẩm định thông tin này từ các nguồn sau: từ các thông tin mà tác giả đã biết (thứ cấp, sơ cấp), quản lý trực tiếp, cấp dƣới (có thể) của ngƣời trả lời câu hỏi nhằm có đƣợc thơng tin thống nhất để đƣa vào bản thảo mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc.
c. Giai đoạn 3: Thẩm định thông tin sau khi phát thảo xong nội dung bản mô tả công
việc và tiêu chuẩn công việc
Sau khi thực hiện thẩm định thông tin ở giai đoạn 1 và giai đoạn 2, tác giả đã thực hiện việc phát thảo bản mô tả công việc và tiêu chuẩn cơng việc. Tu nhiên, để có đƣợc bản mơ tả cơng việc và tiêu chuẩn cơng việc hồn chỉnh thì tác giả đã thực hiện việc thẩm định nội dung của các bản thảo này theo trình tự sau:
Gửi bản thảo bản mô tả và tiêu chuẩn công việc cho những ngƣời cấp trên trực tiếp của chức danh cơng việc đó, để các đối tƣợng này kiểm tra thơng tin của cấp mình quản lý cung cấp.
Gửi bản thảo bản mô tả và tiêu chuẩn cơng việc cho những vị trí dƣới sự quản lý của ngƣời thực hiện công việc (tác giả đã thực hiện và thƣờng khơng hiệu quả vì đa số họ đều xác nhận thơng tin cấp quản lý của mình cung cấp là đúng).
Nhận phản hồi, và thảo luận kết quả phản hồi với ngƣời thực hiện công việc nếu kết quả có tha đổi so với thơng tin mà ngƣời thực hiện công việc đã cung cấp.
Chỉnh sửa, bổ sung lần cuối c ng để hoàn thiện bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc, sau đó gửi lên Trƣởng bộ phận cơng đoạn Test và trƣởng nhóm