CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2. Phân tích thực trạng quản lý dự án ODA cho đào tạo đội ngũ bác sỹ Đa
3.2.2: Thực trạng Tổ chức bộ máy và điều hành triển khai Dự án ODA cho
cho đào tạo đội ngũ BSĐK
3.2.2.1. Thực trạng tổ chức bộ máy dự án ODA cho đào tạo đội ngũ BSĐK
Để triển khai Dự án ODA cho đào tạo đội ngũ BSĐK, Bộ Y tế sẽ xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy dư án, cơ chế phối hợp, cơ chế tài chính, cơ chế báo cáo, giám sát giữa các bên liên quan để đảm bảo hệ thống quản lý dự án được triển khai thuận lợi, trơn tru và hỗ trợ các đơn vị triển khai hiệu quả.
Về cơ cấu tổ chức Dự án đào tạo đội ngũ BSĐK, đối với cơ quan trung ương là thành lập Ban QLDA trung ương, Ban chỉ đạo Dự án do Lãnh đạo Bộ Y tế là trưởng Ban chỉ đạo, vai trò của nhà tài trợ trong hỗ trợ kỹ thuật, giám sát triển khai thực hiện dự án, vai trò của các cơ quan chủ quản của các trường và các trường thực hiện dự án. Cơ cấu tổ chức Dự án về đào tạo BSĐK được thể hiện tại sơ đồ tổ chức dự án về đào tạo đội ngũ BSĐK như sau:
Cơ quan chủ quản (UBND tỉnh/tp; Bộ BỘYTẾ BAN CHỈ ĐẠO DỰ ÁN BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN Trung ƣơng (Central Project Nhà tài trợ CÁC VỤ/CỤC CÓ LIÊN QUAN THUỘC BỘ Y TẾ
Ghi chú:
Chỉ đạo, giám sát Phối hợp
Hỗ trợ và tư vấn
Hình 1. Sơ đồ tổ chức Dự án ODA cho đào tạo đội ngũ BSĐK
Đối với Ban QLDA trung ương, để thực hiện chức năng giúp Bộ Y tế trong việc quản trị, tổ chức triển khai, giám sát đánh giá thực hiện hiện Dự án, Ban QLDA trung ương cũng cần có con dấu, mã số thuế như 1 đơn vị hành chính sư nghiệp. Cần có một số quy định của dự án như quy chế tổ chức hoạt động Dự án, quy chế làm việc, cơ cấu các phòng ban của Dự án…
Về cơ bản Ban QLDA TW về đào tạo BSĐK thường có mơ hình như sau:
Hình 2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Ban QLDA Trung ƣơng
BAN GIÁM ĐỐC DỰ ÁN (Giám đốc và Phó giám đốc)
Kế tốn trưởng và Các thành viên
Ban QLDA
Ghi chú: Chỉ đạo, giám sát Hỗ trợ và tư vấn
TƢ VẤN CÁ
NHÂN/HÃNG TRONG
NƢỚC VÀ QUỐC TẾ
ĐIỀU PHỐI VIÊN DỰ ÁN (i)TỔ KẾ HOẠCH – (ii) TỔ MUA SẮM ĐẤU THẦU (iii) TỔ TÀI CHÍNH - GIẢI NGÂN (iv) TỔ HÀNH CHÍNH
Đối với các đơn vị thụ hưởng là các trường đào tạo BSĐK, tùy từng quy mô hoạt động của các trường, có thể thành lập Ban QLDA cấp trường hoặc không. Dù thành lập hay không, ở mỗi trường thực hiện dự án, đều tổ chức thành 1 nhóm, ban thực hiện dư án gồm Lãnh đạo nhà trường, Lãnh đạo các Phịng, ban, bộ mơn, phịng Tài chính kế tốn và các cán bộ thực hiện dự án có thể th ngồi hoặc huy động các giảng viên, cán bộ từ các phịng, ban, bộ mơn.
Đối với 1 Ban QLDA về đào tạo BSĐK ở các trường, thường có mơ hình như sau: Hình 3: Sơ đồ tổ chức quản lý Dự án tại trường
Chuyên gia trong nước, Quốc tế
Phát triển CT
BAN GIÁM HIỆU
BQLDA Trƣờng
Đơn vị phục vụ đào tạo
(Phòng chức năng)
Đơn vị chun mơn
(Khoa và Bộ mơn) Phịng Đào tạo Phịng KH-TC Phịng KHCN&HTQT Phịng Quản trị -Phục vụ Phịng Khảo thí & ĐBCLGD Phịng HC-TC Phịng CNTT &TV Phịng Thanh tra – Pháp chế Khoa Y học cơ sở Các Bộ môn: Nội, Ngoai, Sản, Khoa các C.Khoa Khoa KH cơ bản Khoa Điều dưỡng Khoa RHM Khoa Dược Khoa YTCC
Qua khảo sát, thu thập thông tin tại các cơ sở đào tạo bác sỹ đa khoa đã chỉ ra thực tế trong những năm qua, công tác tổ chức quản lý dự án ở các trường thường tập trung theo nhóm các cán bộ phụ trách mặc dù về lý thuyết đều có đầy đủ các khoa phịng, bộ mơn. Có 90% các đối tượng phỏng vấn trả lời khi có dự án đến trường, việc triển khai các hoạt động sẽ theo hệ thống dọc từ trên xuống, nghĩa là 1 lãnh đạo nhà trường phụ trách, cùng với một số cá nhân từ các khoa, phịng, bộ mơn tham gia vào hoạt động mà khơng có sự phối hợp giữa các bộ mơn, khoa phịng khác. Đối với dự án cần thành lập Ban QLDA ở trường, nhà trường sẽ thành lập ban quản lý dự án của trường theo quy định, nhưng các hoạt động của dự án tách biệt với các hoạt động chuyên môn, giảng dạy ở nhà trường dẫn tới hiệu quả triển khai dự án còn nhiều hạn chế.
Quá trình xây dựng, sắp xếp cơ cấu tổ chức, quản lý của Dự án từ trên xuống chưa làm rõ chức năng nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị tham gia dự án, chưa quy định rõ cơ chế phối hợp giữa các bên, hoạt động báo cáo, giám sát dẫn đến thực trạng các hoạt động cần sự tham gia của nhiều bên thường kéo dài, chậm tiến độ.
Sổ tay hướng dẫn thực hiện dự án là cuốn tài liệu hết sức quan trọng, là cơ sở, căn cứ cho các trường, các đơn vị tham gia dự án dựa vào để triển khai hoạt động. Trong đó, cuốn POM quy định cụ thể về cơ cấu tổ chức của dự án, cơ chế phối hợp giữa các bên liên quan, quy trình lập kế hoạch, báo cáo, hướng dẫn về quản lý tài chính, thanh quyết toán hoạt động, hoạt động mua sắm đấu thầu… Tuy nhiên, đối với dự án đào tạo nhân lực y tế thường ban hành chậm cuốn POM này, khoảng 1, 2 năm sau khi Dự án có hiệu lực, cuốn POM mới được ban hành dẫn đến sự lúng túng, khó khăn cho các đơn vị khi triển khai thực tế.
3.2.2.2: Công tác điều hành triển khai Dự án ODA cho đào tạo đội ngũ BSĐK
Công tác điều hành triển khai Dự án cần gắn liền với công tác tổ chức triển khai Dự án. Việc sắp xếp, tổ chức triển khai hợp lý, đảm bảo cơ cấu tổ chức tinh gọn, phù hợp sẽ hỗ trợ tốt cho việc điều hành triển khai Dự án ODA. Việc điều hành triển khai ở đây có thể hiểu là đưa ra những cơng cụ về pháp lý như cơ chế quản lý dự án, cơ chế tài chính…; các cơng cụ hỗ trợ như tài liệu hướng dẫn triển khai dự án, hướng dẫn lập kế hoạch, hướng dẫn thanh quyết toán hoạt động, hướng dẫn thực hiện quy trình đấu thầu; các cơng cụ giám sát, đánh giá triển khai nhằm đảm bảo chất lượng, hiệu quả triển khai dự án ODA cho đào tạo đội ngũ BSĐK.
Bảng 2.1: Đánh giá chung về công tác quản lý, triển khai Dự án ODA cho BSĐK
TT Tiêu chí
1 Cơng tác quản lý dự
án
2 Triển khai thực hiện
Dự án
3 Giải ngân, thanh
quyết toán
4 Mua sắm, đấu thầu
Công tác chỉ đạo, lãnh đạo của cơ quan quản lý hoạt động chuyên môn một phần ảnh hưởng đến tiến độ triển khai thực hiện Dự án ODA. Cụ thể ở nội
tra giám sát công tác đào tạo, tuyển sinh BSĐK ở các trường, 9/27 người được phỏng vấn tại các đơn vị thể hiện sự khơng hài lịng về việc ban hành các chính sách, văn bản pháp quy làm cơ sở, căn cứ cho các trường tuyển sinh, đào tạo bị kéo dài thời gian, chậm tiến độ theo cam kết gây ảnh hưởng đến tiến độ và khả năng thực hiện hoạt động Dự án khi lồng ghép với hoạt động đào tạo, giảng dạy của nhà trường.
Qua khảo sát thu thập thông tin, 42,9% đối tượng phỏng vấn cho rằng hoạt động xây dựng các cơ chế quản lý dự án, cơ chế phối hợp, cơ chế tài chính giữa các bên ở mức trung bình, một phần do dự án ODA về đào tạo BSĐK đòi hỏi sự tham gia của nhiều cơ quan quản lý từ trung ương đến địa phương như Bộ GD&ĐT, UBND Tỉnh, Sở y tế…
Bảng 2.2: Đánh giá công tác điều hành triển khai dự án ODA cho đào tạo BSĐK
TT Tiêu chí Q trình xây dựng 1 cơ cấu tổ chức Dự án từ trung đến địa phương Xây dựng các cơ chế quản lý dự án, 2 cơ chế phối cơ chế tài
giữa các bên liên quan
cơ quan chủ quản Hiệu quả triển khai
4 Dự án của các đơn
vị
Hiệu quả của sự hỗ trợ
5 và các tài liệu
hướng
khai cho các đơn vị
6 Mơ hình, cơ triển khai dự án Chủ trương, ý kiến 7 chỉ đạo đạo Bộ, quản lý dự án Sổ tay hướng dẫn 8 thực hiện dự án về đào tạo BSĐK Quá trình xây dựng các quy 9 liệu thực hiện dự án của Ban QLDA TW
Kinh nghiệm triển khai, giải ngân dự
10 án về đào tạo
BSĐK của các đơn vị thụ hưởng
án về đào tạo
BSĐK của các Ban
QLDA TW, cơ
quan chủ quản
Một điểm đáng lưu ý về hoạt động xây dựng sổ tay hướng dẫn của Ban QLDA trung ương, có 42,86% người được phỏng vấn đánh giá sổ tay cịn nhiều điểm chưa hợp lý, khơng hỗ trợ được nhiều cho triển khai của các trường. Thêm vào đó, q trình xây dựng kéo dài dẫn đến thiếu căn cứ triển khai.
Ngồi ra, hình thức phân bổ kinh phí về dự án chủ yếu dựa trên đầu vào, nghĩa là Dự án trung ương phân bổ kinh phí về bao nhiêu, nhà trường sẽ tự chủ động triển khai các hoạt động và đảm bảo việc cung cấp sản phẩm theo yêu cầu của dự án trung ương mà chưa gắn liền đến công tác đào tạo của nhà trường. 70% người được phỏng vấn trả lời sản phẩm của Dự án thường không áp dụng vào công tác giảng dạy của nhà trường mà thường dùng làm tài liệu hỗ trợ, tham khảo.
Một số trường hợp dự án hỗ trợ địa phương kinh phí đào tạo dài hạn, nhưng đến thời điểm kết thúc dự án vẫn chưa hoàn thành việc đào tạo học viên, địa phương khơng có đủ kinh phí để tiếp tục hỗ trợ học viện học tiếp dẫn đến tình trạng học viên khơng hồn thành khóa đào tạo dài hạn.
Các nội dung tài trợ theo các dự án về đào tạo BSĐK thường là đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất cho nhà trường mà chưa trú trọng đến quá trình đào tạo và cải cách chương trình, đảm bảo chất lượng quá trình và đầu ra. Các trường chưa đáp ứng được các chuẩn giáo dục y khoa. Trang thiết bị đầu tư cho nhà trường thường do Ban QLDA TW mua sắm tập trung, rồi cấp phát về nhà trường sử dụng. Các trang thiết bị khi được đưa về nhà trường thì cơ sở thực hành lại ít sử dụng hoặc sử dụng không hiệu quả do thời gian từ thời điểm đề xuất đến thời
điểm nhận trang thiết bị quá lâu, có khi đến 2-3 năm, khi đó trang thiết bị đã lỗi thời, không đáp ứng được yêu cầu đào tạo, nghiên cứu của nhà trường.
Quá trình mua sắm trang thiết bị khơng dự trù hết các loại chi phí, vật tư tiêu hao, sửa chữa dẫn đến một số thiết bị sau một thời gian đưa vào sử dụng thì hết vật tư tiêu hao, hỏng hóc mà đơn vị sử dụng khơng có kinh phí để tiếp tục duy trì dẫn đến tình trạng đắp chiếu một số thiết bị. Việc đầu tư trang thiết bị không đồng thời với đào tạo chuyển giao công nghệ, điều này khiến 1 số cơ sở đào tạo khi tiếp nhận thiết bị lại khơng có các bộ chun trách được đào tạo quản lý, sử dụng và vận hành trang thiết bị.
Ngồi ra, theo đề xuất mục đích sử dụng trang thiết bị của nhà trường thường phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu. Qua khảo sát thực địa, một số trang thiết bị như thiết bị siêu âm, chụp chiếu…được sử dụng đồng thời phục vụ khám bệnh, chữa bệnh cho các cơ sở thực hành của nhà trường.
3.2.3: Kiểm tra, giám sát, đánh giá triển khai dự án ODA cho đào tạo đội ngũ BSĐK
Công tác giám sát, đánh giá triển khai dự án cho đào tạo đội ngũ BSĐK với mục đích chính là hỗ trợ các trường triển khai thực hiện hoạt động đúng mục tiêu, kế hoạch đặt ra. Hoạt động đánh giá định kỳ thường được triển khai thơng qua các báo cáo đánh giá tình hình thực hiện hoạt động của đơn vị theo quý, năm. Hiện nay cơ quan quản lý thường dùng công cụ báo cáo thống nhất (gọi tắt là AMT) để theo dõi các hoạt động dự án ODA gồm tiến độ thực hiện, tiến độ giải ngân vốn viện trợ, vốn đối ứng, kế hoạch đấu thầu, thơng tin về các gói thầu, tình hình thực hiện quy trình lựa chọn nhà thầu, kết quả đấu thầu, theo dõi hợp đồng và theo dõi các chỉ số đầu ra của dự án…
Bảng 3: Đánh giá công tác kiểm tra, giám sát, đánh giá triển khai dự án ODA cho đào tạo BSĐK
TT Tiêu chí
Hiệu quả triển khai các hoạt động kiểm 1 tra, giám sát, đánh giá
của các cơ quan quản lý dự án
Tần suất giám sát,
2 đánh giá triển khai dự
án tại các đơn vị
Sự phù hợp của các 3
nội dung kiểm tra, giám sát, đánh giá đối với các đơn vị
Đối với các Dự án ODA về đào tạo đội ngũ BSĐK ở Việt Nam, hoạt động thuê tuyển tư vấn đặc biệt là tư vấn cá nhân là thường xuyên và liên tục. Vì vậy cơng tác quản lý, giám giá hoạt động, theo dõi hợp đồng tư vấn là hết sức quan trọng. Thứ nhất, có nhiều tư vấn phải quản lý (tư vấn trong nước, tư vấn quốc tế, tư vấn hãng…). Loại hợp đồng đối với tư vấn có thể là trọn gói hoặc theo thời gian. Việc theo dõi hợp đồng đối với hoạt động thuê tuyển tư vấn nhìn chung tuy được cho là đảm bảo yêu cầu đầu ra cũng như quy trình thanh quyết tốn nhưng nội dung đảm bảo chất lượng sản phẩm, theo dõi thời gian chưa được chú trọng.
những bước cần thiết đối với hoạt động này. Các sản phẩm nghiệm thu cần đảm bảo đúng theo các tiêu chí kỹ thuật đã xây dựng và yêu cầu. Quá trình từ khi đề xuất nhu cầu đến khi bàn giao sản phẩm tới các đơn vị còn kéo dài, chưa đảm bảo tiến độ thời gian do chưa có sự giám sát, kiểm tra kịp thời, hiệu quả của cơ quan quản lý cũng như sự thiếu kinh nghiệm trong nghiệp vụ mua sắm đầu thấu của các Ban QLDA TW về đào tạo BSĐK.
Ngoài ra, các hoạt động kiểm tra, giám sát có thể thực hiện tại thực địa như tham quan, khảo sát, đánh giá nhanh tình hình triển tại các đơn vị đào tạo BSĐK. Các hoạt động này có thể đột xuất hoặc định kỳ. Thường hoạt động kiểm gia, giám sát, đánh giá được tổ chức theo đoàn gồm: đối với quy mô Ban QLDA trung ương về đào tạo BSĐK gồm lãnh đạo Dự án, các chuyên gia tư vấn về tài chính, kế hoạch, đấu thầu và các tổ nghiệp vụ…; đối với quy mô cơ quan Bộ Y tế gồm Lãnh đạo Bộ (nếu cần thiết), Lãnh đạo và chuyên viên Vụ Kế hoạch tài chính, Cục KHCN&ĐT, Ban QLDA trung ương. Các hoạt động giám sát tại thực địa của Ban QLDA TW thường được đánh giá cao về hiệu quả hỗ trợ, hướng dẫn đơn vị thực hiện các hoạt động thuận lợi.
Hoạt động thanh tra, kiểm toán, kiểm soát nội bộ thường được triển khai định kỳ hoặc đột xuất (nếu cần). Các hoạt động này có thể do Bộ Y tế hoặc kiểm toán nhà nước thực hiện. Cơng tác thanh tra, kiểm tốn đối với các dự án về đào tạo đội ngũ BSĐK thường không liên tục, gắt gao và ở quy mô nhỏ hơn so với các dự án đầu tư về xây dựng, đấu thầu thuốc…