CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.3. Đánh giá công tác quản lý dự án ODA cho đào tạo đội ngũ bác sỹ đa
3.3.2. Những hạn chế trong quản lý dự án
3.3.2.1. Lập kế hoạch Dự án ODA cho đào tạo đội ngũ BSĐK hiện nay Công tác kế lập kế hoạch dự án ODA cho đào tạo BSĐK còn nhiều hạn chế ở các hoạt động xây dựng kế hoạch thực hiện dự án hàng năm, kế hoạch vốn ODA, kế hoạch mua sắm đấu thầu của các trường, cơ quan quản lý đào tạo.
Quá trình xây dựng kế hoạch hoạt động của Dự án thường kéo dài, tồn tại nhiều ý kiến chưa thống nhất giữa các bên liên quan. Đối với Dự án TW về đào tạo BSĐK địi hỏi kế hoạch thơng qua cần có nhiều bên như nhà tài trợ, Vụ Kế hoạch Tài chính, Cục KHCN&ĐT, Vụ Tổ chức cán bộ, các cơ sở đào tạo nhân lực y tế và Ban QLDA TW.
Quá trình lập kế hoạch hoạt động từ khi đề xuất xây dựng đến ban hành đòi hỏi nhiều bước phức tạp, kéo dài đòi hỏi sự tham gia của nhiều bên dẫn đến khó khăn trong việc thống nhất chủ trương, kế hoạch, phương thức thực hiện hoạt động Dự án. Có một số hoạt động, khi kế hoạch chưa được phê duyệt nhưng thực tế ở các trường đã triển khai từ trước. Ví dụ trong đề xuất kế hoạch hoạt động điều chỉnh của năm có bổ sung hoạt động liên quan đến tuyển sinh Đại học ngành BSĐK. Tuy nhiên đến thời điểm tháng 7, 8 đã thực hiện công tác tuyển sinh nhưng đến tháng 9, 10 của năm kế hoạch điều chỉnh mới được phê duyệt dẫn đến có sự vênh trong triển khai hoạt động thực tế và kế hoạch hoạt động.
Hoạt động chỉ đạo về mặt chủ trương, các quy định của Dự án có những thời điểm khơng đồng nhất, điều chỉnh liên tục dẫn đến các trường khó khăn trong việc xây dựng nội dung đề cương, kế hoạch hoạt động Dự án. Ví dụ điển hình như trong giai đoạn Nghị định 16/2016/NĐ-CP ngày 16/3/2016 chưa có hiệu lực khi đã ban hành (hiệu lực từ 02/5/2016) thay thế cho nghị định số 38/2013/NĐ-CP, 15/27 cán bộ và lãnh đạo các trường thực hiện Dự án cho rằng hướng dẫn của các Ban QLDA về việc thực hiện Dự án ODA là chưa kịp thời, cập nhật chưa cụ thể, rõ ràng dẫn đến các trường phải xây dựng lại kế hoạch, đề cương hoạt động tuân thủ Nghị định số 16/2016.
3.3.2.2. Công tác Tổ chức, điều hành triển khai Dự án ODA cho đào tạo đội ngũ BSĐK
Tổ chức bộ máy triển khai dự án ODA cho đào tạo đội ngũ BSĐK
Quá trình tổ chức triển khai dự án ODA cho đào tạo đội ngũ BSĐK trong giai đoạn đầu triển khai ln tổn tại nhiều khó khăn, vướng mắc. Việc xây dựng các cơ chế về tài chính, chức năng nhiệm vụ và vai trị, trách nhiệm của các bên liên quan, các quy trình lập kế hoạch, thanh quyết tốn, mua sắm đấu thầu… thường gặp khó khăn trong việc thống nhất giữa các bên liên quan. Các dự án thường trong năm đầu tiên thường tập trung xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động của Dự án, cơ cấu tổ chức, cơ chế quản lý, phân cấp các hoạt động Dự án. Vì vậy, 20/27 đối tượng phỏng vấn trả lời các dự án án ODA nói chung và dự án ODA về giáo dục đào tạo nói riêng đều mất khoảng 1 năm để ổn định tổ chức, cách thức quản trị dự án, cơ chế phối hợp các bên, cơ chế tài chính. Vì vậy, các dự án thường mất 1, 2 năm sau khi dự án có hiệu lực mới ban hành được Sổ tay hướng dẫn thực hiện dự án. Điều này dẫn đến sự lúng túng, e dè cho các trường,
Ngoài ra, kinh nghiệm quản trị dư án ODA ở các trường còn nhiều hạn chế đặc biệt là trong cơng tác thanh quyết tốn, thu thập chứng từ hợp lệ, báo cáo giải ngân, báo cáo công tác mua sắm đầu thầu.
Một số dự án trong công tác quản trị dự án chưa làm rõ cơ chế tài chính với các đơn vị như việc ai là đầu mối chính triển khai 1 hoạt động có liên quan. Cơ chế thanh quyết toán do đơn vị (thường là các Vụ, Cục) chịu trách nhiệm hay để Ban QLDA đứng ra thanh quyết tốn hoạt động.
Cơng tác điều hành triển khai Dự án ODA
Trong quá trình triển khai dự án ODA về đào tạo BSĐK, sự phối hợp, kết hợp các hoạt động quản lý dự án với quản lý nhà nước về đào tạo đơi khi cịn chưa hài hịa, chặt chẽ dẫn đến một số kết quả hoạt động của dự án không gắn liền với hoạt động quản lý nhà nước. Một số sản phẩm của Dự án không áp dụng hay hỗ trợ công tác quản lý nhà nước về đào tạo.
Cơng tác giải ngân, thanh quyết tốn và hoạt động mua sắm đấu thẩu của Dự án ODA cho BSĐK không được đánh giá cao khi phần lớn đối tượng phỏng vấn đánh giá ở mức trung bình.
Ngồi ra, các dự án về đào tạo BSĐK ở các trường thường do các Thầy, Cô là giảng viên các bộ môn khác nhau đảm nhiệm quản lý, triển khai thực hiện phải kiêm nhiệm nhiều công tác như tuyển sinh, giảng dạy, nghiên cứu ở các trường, một số thầy cơ cịn kiêm nhiệm ở các khoa phịng ở bệnh viện, phòng khám tư nhân. Kinh nghiệm triển khai Dự án ODA chưa nhiều dẫn đến thực trạng là công tác quản lý dự án, lập kế hoạch hay thanh quyết toán theo quy định, định mức của dự án ở các trường còn nhiều hạn chế, chưa tập trung tối đa nguồn lực, tiến độ triển khai còn chậm.
3.3.2.3: Kiểm tra, giám sát, đánh giá triển khai dự án ODA cho đào tạo đội ngũ BSĐK
Công tác đảm bảo chất lượng triển khai dự án ở một số dự án còn chưa chặt chẽ, bởi sự giám sát việc triển khai thực hiện, công tác đánh giá các sản phẩm đầu ra còn chưa sát sao dẫn đến một số sản phẩm của Dự án không gắn liền với thực tế, không áp dụng vào công tác đào tạo BSĐK ở các trường.
Đối với các Dự án ODA về đào tạo đội ngũ BSĐK ở Việt Nam, hoạt động thuê tuyển tư vấn đặc biệt là tư vấn cá nhân là thường xuyên và liên tục. Vì vậy cơng tác quản lý, giám giá hoạt động của tư vấn là hết sức quan trọng. Tuy nhiên quá trình quản lý hợp đồng từ khi tuyển đến khi kết thúc ở các dự án thường chưa sát sao. Thứ nhất, có nhiều tư vấn phải quản lý (tư vấn trong nước, tư vấn quốc tế, tư vấn hãng…). Loại hợp đồng đối với tư vấn có thể là trọn gói hoặc theo thời gian.
Minh chứng cụ thể cho một hoạt động xây dựng bộ tài liệu phục vụ đào tạo BSĐK tại 1 trường. Từ quá trình lập kế hoạch, đến quá trình triển khai và hồn thành sản phẩm khơng quy định cụ thể sản phẩm đầu ra, khơng có sự giám sát, đánh giá quá trình, cơ quan quản lý Dự án chỉ quan tâm đến sản phẩm hồn thành là gì, đủ điều kiện thanh quyết tốn chưa, mà chưa quan tâm đến nội dung sản phẩm đã đầy đủ, đảm bảo chất lượng hay được phê duyệt chưa.
Một số hoạt động giao trường thực hiện ví dụ như tổ chức hội nghị, hội thao, theo yêu cầu cần thu thập các hóa đơn, chứng từ, giấy đi dường, nhưng trong q trình thực hiện, thiếu sự hỗ trợ, giám sát của Ban QLDA, trường đã thực hiện hoạt động nhưng thiếu hồ sơ, chứng từ theo yêu cầu. Dẫn đến tình trạng một số trường phải mua hóa đơn bù, thu thập lại giấy đi đường từ các đơn
Công tác khảo sát, đánh giá nhu cầu đầu tư, hỗ trợ ở các trường chưa sát với thực tế, chưa có nhiều khảo sát, đánh giá một cách nghiêm túc hiện trạng, cơ sở vật chất thực tế tại các trường dẫn đến tình trạng khi cung cấp trang thiết bị xuống các trường nơi thiếu, nơi khác với đề xuất gây lãng phí nguồn lực.