- Năng lực tài chính hạn chế
2. Nâng cấp phịng thí nghiệm chun dụng và đầu tư mua sắm một sô
thiết bị cầm tay.
Thực vậyđầu tư hiệu quả nâng cấp các phịng thí nghiệm sẽ giải quyếtđược
phần lớn các vụ giám định mà hiện nay công ty đang phải đi thuê các đơn vị
cơng tác viên bên ngồi mà đơi khi cịn chính là các đối thủ cạnh tranh. Đầu tư
vào mua sắm trang thiết bị sẽ giúp cho giám định viên yên tâm vào công tác
kiểm tra giám định hơn, mặt khác nâng cao kinh nghiệm nghiệp vụ chuyên môn cho các cán bộ trong việc tiếp cận áp dụng các cơng cụ hiện đại nhằm nâng cao uy tín đối với khách hàng và cũng làm giảm chi phí đi thuê bên ngoài.
3. Đầu tư vào hệ thống tài liệu, thư viện ngành
Đây cũng là một việc mà hiện nay Vinacontrol vẫn đang thực hiện nhưng chưa thực sự xúc tiến mạnh. Mỗi Chi nhánh hay các phòng trực tiếp làm việc
giám định rất cần những tài liệu nghiên cứu tìm hiểu trước những vụ giám định
có tính chun mơn cao. Một thư viện về các đầu sách chuyên môn các ngành
cũng là một việc cần thiết hoặc là các đầu sách về luật kinh doanh ngoại thương xuất nhập khẩu, hoặc luật đầu tư… sẽ tạo nên một thư viện toàn diện hơn để cho những người có nhu cầu muốn tìm hiểu thêm và củng cố trau dồi kiến thức của
mình phục vụ cho cơng việc.
3.2.2. Đầu tư phát triển nguồn nhân lực
Lao động chủ yếu trong công ty hiện nay là đội ngũ giám định viên và nhân viên hành chính trong đó đội ngũ giám định viên chiếm đa số. Vì vậy việc tổ chức những lớp học một cách thường xuyên để bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ cho đội ngũ giám định viên là một việc làm hết sức cần thiết. Cơng ty đặt ra mức chi phí hàng năm dành cho đào tạo chiếm khoảng từ 2-5% doanh thu. Tuy nhiên trong năm 2006 thì chi phí dành cho đào tạo chỉ chiếm chưa đến 2% doanh thu. Như vậy là con số này còn quá thấp so với chỉ tiêu đề ra. Cơng ty có thể th các chuyên gia nước ngoài giảng dạy cho các cán bộ giám định. Mặc dù chi phí cao nhưng cũng vì thế mà kết quả đạt được cũng khả quan hơn nhiều.
Để có được đội ngũ cán bộ nhân viên đủ khả năng đáp ứng được yêu cầu kinh doanh trong một môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt của nền kinh tế thị trường, công ty cần tập trung thực hiện các giải pháp sau:
- Tiến hành sắp xếp bố trí hợp lý đội ngũ cán bộ quản lý vầ đội ngũ cán bộ
nhân viên trong cơng ty. Cần phát hiện người có năng lực, bố trí họ vào những cơng việc phù hợp với ngành nghề, trình độ và năng lực sở trường. Bổ sung những cán bộ có đủ tiêu chuẩn, đủ triển vọng phát triển, đồng thời thay thế
những cán bộ, nhân viên không đủ năng lực, không đủ tiêu chuẩn, vi phạm pháp luật và đạo đức. Đây là giải pháp quan trọng để nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả cơng tác của đội ngũ cán bộ hiện có mà chưa cần đến việc đào tạo, bồi dưỡng.
- Tạo sự gắn bó về quyền lợi và trách nhiệm của người lao động đối với doanh nghiệp bằng các chính sách như: đầu tư cho đào tạo, đảm bảo công ăn việc làm ổn định cho cán bộ trong công ty. Công ty cũng cần xây dựng chế độ lương và thưởng theo hướng khuyến khích người lao động có những đóng góp tích cực cho sự phát triển của cơng ty. Hiện nay cơng ty vẫn chưa có những giải pháp thoả đáng để giải quyết vấn đề này. Lấy một ví dụ là lương của cán bộ giám định. Cán bộ giám định thường được hưởng hai mức lương: lương cơ bản và lương kinh doanh. Lương cơ bản là mức lương do Nhà nước quy định, tính theo thâm niên cơng tác, cơng ty căn cứ vào đó để đóng bảo hiểm cho người lao động. Cịn lương kinh doanh là do cơng ty quy định. Tuy nhiên, mức lương này cũng được căn cứ vào thâm niên cơng tác là chưa thoả đáng. Vì những cán bộ có thâm niên cơng tác lâu năm ở cơng ty thì đương nhiên được hưởng mức lương cao hơn nhiều so với những cán bộ trẻ mới gia nhập vào đội ngũ giám định viên. Điều này sẽ là phi lý nếu như những cán bộ trẻ có hiệu suất làm việc cao hơn. Cơng ty nên xem xét lại vấn đề này. Cơng ty có thể giữ nguyên mức lương cơ bản nhưng nên có sự điều chỉnh về lương kinh doanh để khuyến khích lớp cán bộ trẻ. Hoặc cơng ty nên xây dựng chế độ thưởng riêng biệt.
Ngoài ra, Cơng ty nên khuyến khích đa dạng hố kỹ năng và đảm bảo khả
năng thích ứng của người lao động khi cần có sự điều chỉnh cán bộ trong nội bộ công ty. Biện pháp này sẽ giúp các doanh nghiệp có thể dễ dàng điều chỉnh lao động khi có những biến động, giảm được chi phí để tuyển dụng hay thuyên chuyển lao động.
- Tiêu chuẩn hố cán bộ trong cơng ty. ở mỗi ngành nghề, vị trí cơng tác, cung bậc cơng việc địi hỏi kiến thức, kỹ năng về chun mơn khác nhau. Do đó tiêu chuẩn hố cán bộ cần cụ thể hố đối với từng loại cơng việc và phải phù hợp, đáp ứng được yêu cầu phát triển trong từng thời kỳ.
- Áp dụng cơ chế bổ sung và đào thải nhân lực để duy trì đội ngũ cán bộ quản lý kinh doanh, nhân viên tinh thông nghiệp vụ, đáp ứng yêu cầu cạnh tranh của thị trường.
- Đào tạo và bồi dưỡng cán bộ nhân viên để có trình độ chun mơn nghiệp vụ, ngoại ngữ, sử dụng thành thạo vi tính, am hiểu thị trường trong nước và nước
ngoài.
Đổi mới cơ cấu tổ chức quản lý, hoàn thiện kỹ năng quản lý hiện đại của đội ngũ lãnh đạo, quản trị trong công ty
Cơ cấu bộ máy tổ chức hiện nay của Vinacontrol được đánh giá là tương đối ổn định. Tuy nhiên, một trong những việc cần làm ngay của Cơng ty là hồn thiện kỹ năng quản lý hiện đại của đội ngũ lãnh đạo trong công ty. Mặc dù đội ngũ lãnh đạo của công ty đã được “trẻ hoá” rất nhiều so với những năm trước đây nhưng trong đó vẫn cịn tồn tại một lớp cán bộ có thâm niên cơng tác dài nắm giữ những vị trí chủ chốt. Vì vậy cần phải thường xuyên nâng cao trình độ
nghiệp vụ quản lý cho những cán bộ này.
Để đổi mới cơ cấu tổ chức quản lý, công ty cần phải thực hiện các biện
pháp sau:
Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong hệ thống tổ chức kinh doanh của cơng ty, cần có sự phân biệt tương đối về tính chất, cơng việc của các bộ phận, tránh sự chồng chéo, tạo điều kiện cho cán bộ quản lý tập trung đầu tư chuyên sâu và đảm bảo sự hoạt động của các bộ phận trong cơng ty một
cách nhịp nhàng. Tuy nhiên cũng có thể có sự linh hoạt. Ví dụ như khâu tiếp nhận hồ sơ thuộc trách nhiệm của bộ phận lễ tân nhưng nhiều khi khách hàng lại liên hệ trực tiếp với phòng giám định để yêu cầu giám định. Trong trường hợp này phịng giám định xem xét có chấp nhận hồ sơ giám định của khách hàng hay khơng và nếu chấp nhận thì có thể gửi hồ sơ xuống phịng lễ tân để lưu sau.
Điều chỉnh hợp lý tầm, hạn quản trị phù hợp với yêu cầu của đội ngũ cán bộ quản lý trong công ty với xây dựng mạng lưới thông tin, xác định các quyết định đưa ra một cách chính xác, hiệu quả.
Đảm bảo thông tin trong nội bộ công ty, đây là điều kiện quyết định sự tồn tại của bất cứ một tổ chức nào. Đảm bảo thông tin làm cho mọi thành viên hiểu rõ được mục đích của tổ chức, có thể đạt được sự thống nhất giữa mục đích cá nhân và mục đích của tập thể. Tổ chức thông tin trong nội bộ công ty nên tuân theo những nguyên tắc sau đây:
- Các kênh thông tin phải được hiểu biết cụ thể. Thông tin tương ứng phải được phổ biến rộng rãi cho tất cả mọi người, mọi cấp trong tổ chức được biết rõ
ràng.
- Các tuyến thông tin cần trực tiếp và ngắn gọn. Tuyến thơng tin càng ngắn
thì khả năng truyền đạt thông tin càng nhanh, giải quyết các tình huống bất ngờ sẽ được thực hiện kịp thời, khơng bị chậm trễ.
- Cần duy trì hoạt động của tồn bộ hệ thống thơng tin một cách thường xuyên không bị ngắt quãng.
- Mọi thông tin phải xác thực. Điều này có nghĩa là người truyền đạt thông tin phải thực sự là người nắm chức vụ và quyền hạn liên quan đến thông tin mà người đó truyền đạt.
- Để đảm bảo cho việc tổ chức truyền đạt thông tin đáp ứng những yêu cầu của công tác quản lý, công ty cần trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật, sử dụng các
phương tiện truyền tin tiên tiến như sử dụng mạng máy vi tính, cần giảm bớt việc sử dụng các phương tiện như văn bản, thư tín, các cuộc họp để truyền tin.
- Duy trì và phát triển mối quan hệ ngang giữa các bộ phận trong tổ chức. Lãnh đạo cơng ty cần quan tâm đến vấn đề duy trì và phát triển mối quan hệ ngang giữa các bộ phận trong công ty, để hoạt động của các bộ phận này phối hợp ăn ý với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của công ty.
3.2.3. Đẩy mạnh hoạtđộng Marketing hỗn hợp
a. Tăng cường công tác nghiên cứu thị trường
Nghiên cứu thị trường là công việc đầu tiên đối với bất cứ doanh nghiệp nào trong q trình kinh doanh. Một doanh nghiệp khơng thể khai thác hết tiềm năng của mình cũng như khơng thoả mãn tất được nhu cầu của khách hàng nếu khơng có được đầy đủ các thơng tin chính xác về thị trường
Vinacontrol nên bắt đầu từ việc nghiên cứu thị trường vì thơng qua nghiên cứu thị trường, cơng ty sẽ nắm bắt được những thông tin cần thiết về giá cả của các loại hình dịch vụ mà cơng ty đang cung cấp cho khách hàng, về những đối thủ cạnh tranh hiện có trên thị trường (bao gồm cả những đối thủ trong và ngoài nước đang hoạt động tại thị trường Việt Nam). Từ đó cơng ty có thể đề ra những phương án chiến lược và biện pháp cụ thể để thực hiện mục tiêu kinh doanh đề ra. Quá trình nghiên cứu thị trường là quá trình thu thập thơng tin, số liệu về thị trường kinh doanh, phân tích so sánh số liệu đó và rút ra kết luận. Để công tác nghiên cứu thị trường đạt hiệu quả cao, cơng ty có thể kết hợp cả hai phương pháp nghiên cứu tại bàn và nghiên cứu tại hiện trường. Nghiên cứu tại bàn tức là công ty nghiên cứu và đề ra phương hướng chiến lược hành động cụ thể dựa trên những số liệu đã có sẵn, ví dụ như thơng qua những số liệu đã được thu thập của Bộ Thương mại, Bộ Khoa học và Cơng nghệ, Phịng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam… hoặc thơng qua những tạp chí, sách báo (Diễn đàn kinh tế,
Báo Đầu tư…). Hình thức khảo sát thị trường trực tiếp được gọi là nghiên cứu hiện trường ví dụ như khảo sát khách hàng, tìm hiểu các đối thủ cạnh tranh…Tuy hình thức nghiên cứu này có tốn kém hơn nhưng đồng thời cũng chính xác hơn và đem lại hiệu quả hơn.
Công ty Vinacontrol nên tiến hành nghiên cứu thị trường theo trình tự sau:
- Xác định mục tiêu nghiên cứu thị trường
- Xây dựng hệ thống các chỉ tiêu nghiên cứu thị trường
- Xác định và lựa chọn phương pháp nghiên cứu
- Xây dựng kế hoạch nghiên cứu
- Thực hiện, điều chỉnh kế hoạch và viết báo cáo
b. Nghiên cứu nhu cầu của khách hàng
Thực tế hiện nay cho thấy nếu chỉ nghiên cứu thị trường khơng thì chưa đủ mà còn phải nghiên cứu cả nhu cầu của khách hàng. Những thơng tin có được từ những cuộc nghiên cứu thị trường không thường xuyên tuy rất tốt nhưng chắc chắn không phải là cách hay nhất để lấy thơng tin vì nó chỉ có thể cung cấp những thơng tin vụn vặt và một cái nhìn khơng tồn diện. Nó chỉ cho thấy rằng công ty đã tiếp xúc được với bao nhiêu người nhưng lại khơng cho biết có bao nhiêu người hài lịng với những dịch vụ mà cơng ty cung cấp.
Khơng có sự hiểu biết khách hàng sẽ làm lãng phí đi một lượng thời gian và tiền bạc khổng lồ. Điều này yêu cầu công ty phải xây dựng một kế hoạch tìm hiểu khách hàng để xác định những gì nên làm (hoặc có thể làm) để khách hàng ngày càng hài lòng với những dịch vụ của cơng ty. Cơng ty có thể sử dụng các biện pháp tiếp xúc khách hàng sau:
c. Tổ chức hội nghị khách hàng
Đây là một trong những biện pháp phổ biến nhất hiện nay tuy rằng không phải công ty nào cũng sử dụng biện pháp này. Công ty tổ chức gặp mặt với
khách hàng một cách thường xuyên bằng cách mời những khách hàng của công ty đến các buổi họp mặt. Cơng ty cũng có thể mời những khách hàng tiềm năng đến để giới thiệu về công ty, về những dịch vụ mà công ty đang cung cấp và những dịch vụ mới. Đặc biệt, khi đối tượng khách hàng tiềm năng mà công ty đang nhắm tới là những cơng ty tư nhân có quy mơ nhỏ thì việc mời họ tham gia những cuộc họp khách hàng như thế này rất nên làm. Tại buổi họp mặt khách hàng, ngoài việc giới thiệu dịch vụ của công ty và nhữngdịch vụ mới mà công ty đang triển khai, cơng ty có thể có những hình thức khuyến khích khách hàng khác như tặng quà, xây dựng chương trình khách hàng ưu đãi. Đối tượng của chương trình khách hàng ưu đãi là những khách hàng đã sử dụng dịch vụ của
công ty và sử dụng một cách thường xuyên. Nếu sử dụng thường xuyên dịch vụ
của cơng ty thì họ sẽ được hưởng những lợi ích gì….
d. Khảo sát khách hàng
Cơng ty có thể thực hiện khảo sát khách hàng bằng nhiều cách: phỏng vấn trực tiếp, gọi điện thoại hoặc dùng bảng câu hỏi. Tuy nhiên, hiện nay có một cách khảo sát tương đối hiệu quả, nhanh và ít tốn tiền. Đó là khảo sát online (trực tuyến). Thay vì thuê người đi phỏng vấn trực tiếp, gọi điện thoại, công ty sẽ mời khách hàng truy cập vào một địa chỉ trang Web và điền vào bảng khảo sát. Cơng ty có thể thiết kế bảng khảo sát trên mạng, cung cấp đường dẫn vào nó và xem kết quả của những thông tin sống động ngay khi được cập nhật. Cơng ty có thể tự mình khảo sát hoặc thuê những công ty chuyên làm khảo sát như
keysurvey.com hoặc websurveyor.com. Tuy nhiên công ty phải cung cấp cho các
công ty này những yêu cầu và đòi hỏi trước khi yêu cầu họ khảo sát. Vì vậy cần phải xác định một cách chính xác mục tiêu của cơng ty khi thực hiện bảng khảo
sát này là gì.
Vinacontrol đang theo đuổi chiến lược đa dạng hố loại hình dịch vụ của mình. Ngồi dịch vụ giám định hàng hố xuất nhập khẩu, Vinacontrol cịn mở rộng dịch vụ sang các lĩnh vực khác như: thẩm định giá, tư vấn ISO, kiểm tra an toàn vệ sinh thực phẩm, kiểm tra và đánh giá ảnh hưởng tới môi trường…Tuy nhiên Vinacontrol cần phải xác định đâu là loại dịch vụ chính của mình, nói cách khác cần phải thấy được đâu là thế mạnh của mình. Hiện tại điểm mạnh của Vinacontrol vẫn là dịch vụ giám định hàng hố xuất nhập khẩu. Vinacontrol cần hồn thiện dịch vụ này hơn nữa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Hiện nay mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng dịch vụ của cơng ty vẫn cịn nhiều điểm yếu. Một bộ phận giám định viên của công ty vẫn chưa nhận thức đúng tinh thần dịch vụ phù hợp với môi trường kinh doanh cạnh tranh gay gắt.