CHƢƠNG 3 : KHÁI QUÁT CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP
4.2.1. Giải pháp mang tính tổng hợp
Xây dựng kế hoạch tài chính là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp có các quyết định tài chính chuẩn xác và khoa học. Thơng thƣờng thời gian lập kế hoạch ngân sách cho công ty vào tháng 8 của năm hiện hành. Quá trình lập, chỉnh sửa, bảo vệ ký duyệt khoảng 2-4 tháng tùy cơng ty. Việc dự tốn ngân sách phải đƣợc đề xuất thực tế của các trƣởng bộ phận: marketing, phòng bán hàng, bộ phận xƣởng. Đặc biệt chú trọng ở phòng bán hàng với bản đề xuất dự tốn tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh.
Việc dự tốn tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh cần có một quy trình cần đƣợc xem xét cẩn thận. Dƣới đây là mơ hình có yếu tố tham khảo với quy trình lập dự tốn sản xuất kinh doanh.
Sơ đồ 4.1 Trình tự lập dự toán SXKD
Nguồn: Nguyễn Thu Phương, 2015. Quản trị khoản phải thu công ty cổ phần quốc tế Hồng Gia, luận văn tốt nghiệp. ĐH Ngoại Thương)
Với các trình tự trên, để đảm bảo việc chính xác cũng nhƣ sát với thực tế nhất, công ty cần đƣa ra một cơ chế giám sát nhằm xác định trình tự và trách nhiệm của các ban ngành trong công ty.
Sơ đồ 4.2. Phân hạn trách nhiệm và trình tự lập dự tốn SXKD
Nguồn: Nguyễn Thu Phương, 2015. Quản trị khoản phải thu cơng ty cổ phần quốc tế Hồng Gia, luận văn tốt nghiệp. ĐH Ngoại Thương)
Các chuyên viên trong phịng tài chính kế tốn sẽ dự tốn đƣợc các chỉ tiêu nền tảng nhƣ: lƣợng sản phẩm tiêu thụ, hàng tồn kho, các chi phí liên quan nhƣ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp,…
Sau khi lƣợng thông tin nền tảng đƣợc tổng hợp, kế toán tổng hợp sẽ đƣa ra các dự toán : báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán, lƣu chuyển tiền tệ. Các dự tốn này sẽ đƣợc trình lên ban giám đốc. Kế toán tổng hợp sẽ cần chỉnh sửa lại dựa trên dự định kế hoạch phát triển của Ban giám đốc.
4.2.1.2 Xây dựng kế hoạch huy động vốn kịp thời.
Việc xây dựng kế hoạch huy động vốn hợp lý phụ thuộc vào nhiều yếu tố: nhu cầu vốn đầu tƣ, thời gian cần sử dụng các loại vốn, chi phí huy động các loại vốn. Sau khi xác định đƣợc các yếu tố trên, công ty sẽ cân đối lại các nguồn vốn.
Thứ nhất, xác định chính xác nhu cầu vốn lưu động của cơng ty.
+ Cơng ty cần phân tích chính xác các chỉ tiêu tài chính của kỳ trƣớc, những biến động chủ yếu trong vốn lƣu động là gì, mức chênh lệch giữa kỳ kế hoạch và thực hiện về nhu cầu vốn lƣu động ở kỳ trƣớc là bao nhiêu.
+ Dựa trên nhu cầu huy động vốn lƣu động đã xác định, xây dựng kế hoạch huy động vốn: xác định khả năng tài chính hiện tại của cơng ty, số vốn cịn thiếu, so sánh chi phí huy động vốn từ các nguồn tài trợ để lựa chọn kênh huy động phù hợp.
+ Khai thác nguồn vốn một cách hợp lý và linh hoạt.
Các nguồn vốn đƣợc huy động bên ngồi thƣờng có chi phí khá cao, nếu khơng đƣợc sử dụng hợp lý sẽ gia tăng chi phí cho doanh nghiệp. Một số nguồn vốn có thể đƣợc huy động với chi phí ổn định và hợp lý bao nhƣ : ngân hàng, nguồn vốn liên doanh, liên kết, vốn chiếm dụng,
4.2.1.3 Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo nhân lực
Nhân tố con ngƣời là nhân tố quyết định trong sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào. Trong điều kiện hiện nay, doanh nghiệp ngồi cần sử dụng vốn cịn cần có cơng nghệ đi kèm với yếu tố con ngƣời. Con ngƣời là yếu tố khó quản trị nhất trong các nguồn lực của doanh nghiệp. Để huy động sức mạnh của nhân tố con ngƣời, trong thời gian tới, công ty cần giải quyết một số vấn đề sau:
+ Tổ chức đánh giá về các yếu tố cấu thành hoặc ảnh hƣởng đến yếu tố con ngƣời: cơ cầu tổ chức, trình độ nghiệp vụ chuyên môn. Sau các kết quả thu thập đƣợc, Ban quản trị cơng ty sẽ có những đánh giá khách quan về từng vị trí của nhân sự. Từ đó, Ban quản trị sẽ có các quyết định về thay thế nhân sự hoặc nâng cao trình độ nhân sự thơng qua các lớp đào tạo chuyên sâu.
+ Các nghiệp vụ quản lý nhân sự, đánh giá theo dõi cần đƣợc thay đổi, nâng cấp theo sự phát triển chung của khoa học, kỹ thuật. Việc này nhằm tạo sự công bằng cũng nhƣ minh bạch trong việc đánh giá cơng sức, trình độ của đội ngũ lao động. Ví dụ, hiện nay, cơng ty đang áp dụng chấm cơng tồn bộ cơng nhân viên theo chế độ công nhật dựa theo điểm danh bằng ngƣời chấm công. Việc này xảy ra nhiều bất cập nhƣ: chấm sai, nhầm, thiếu. Có thể khắc phục bằng hệ thống đánh giá bằng máy chấm vân tay. Việc thay đổi sẽ giảm thiểu nhân sự, giảm bớt công việc và tạo sự cơng bằng tuyệt đối cho tồn bộ cơng nhân viên. Hệ thống trao đổi nội bộ, thay vì dùng văn bản hoặc mail, có thể sử dụng các cơng cụ khác nhƣ: slack, hoặc
trello. Sự thay đổi này sẽ đƣợc áp dụng thí điểm từng bộ phần sau đó nếu đƣợc áp dụng cho tồn bộ hệ thống. Nó sẽ làm tăng hiệu quả hoạt động của nhân sự.
+ Xây dựng hệ thống thang điểm thƣởng nhằm khích lệ cơng nhân viên. Đặc biệt đối với công nhân kỹ thuật tại nhà máy hoặc phân xƣởng, họ là nhân tố quyết định đến chất lƣợng sản phẩm, trực tiếp xây dựng hình ảnh của cơng ty. Vì vậy các biện pháp khích lệ, khen thƣởng với cơng nhân viên là rất cần thiết.
Ví dụ: xây dựng điểm phấn đấu thang điểm 100 cho tồn bộ cơng nhân viên. mỗi tháng mỗi cơng nhân có 100 điểm. Việc phạm lỗi sẽ dẫn đến trừ điểm. Các sáng kiến, cải tiến nhằm tăng lợi nhuận cơng ty, cải thiện quy trình, thời gian lao động sẽ đƣợc cộng điểm thƣởng. Cuối mỗi tháng, quý, năm, ban khen thƣởng sẽ tổng hợp lại và có các mức khen thƣởng hợp lý. Điều này sẽ tạo khơng khí thi đua trong cơng việc.
4.2.1.4 Đa dạng hoá hoạt động kinh doanh để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Việc đa dạng hóa hoạt động kinh doanh sẽ làm giảm thiểu rủi ro và nâng cao
hiệu quả sinh lời của vốn. Ngoài việc phát triển và duy trì hoạt động kinh doanh thế mạnh của mình, cơng ty nên mở rộng sang các hoạt động khác liên quan đến sản phẩm chính. Một số ngành, lĩnh vực mà cơng ty có thể mở rộng đƣợc nhƣ: cho thuê kho bãi, lập công ty liên kết với một số cơng ty cùng ngành đang có ý định mở rộng dịch vụ sản phẩm. Tuy nhiên, công ty cần có kế hoạch và tính tốn thận trọng và tránh tình trạng đầu tƣ tràn lan hoặc đầu tƣ vào những dự án khơng hiệu quả.
Đa dạng hóa hoạt động kinh doanh có thể tạo ra một hệ sinh thái sản phẩm dịch vụ có cùng tệp khách hàng. Một khi đối tác sử dụng một trong nhiều sản phẩm của doanh nghiệp, cơng ty có cơ hội mời gọi khách hàng sử dụng thêm các sản phẩm khách của mình với chi phí hầu nhƣ thấp nhất.
Việc đa dạng hóa hình thức hình thức kinh doanh sẽ mở rộng thị trƣờng và giảm chi phí liên quan của các doanh nghiệp. Cụ thể nhƣ: doanh nghiệp tập trung vào các hoạt động kinh doanh truyền thống, môi giới và phát triển hệ thống dịch vụ kho bãi, bốc dỡ hàng hóa.