CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.3.1 Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng TSLĐ
4.3.1.1 Xây dựng mơ hình quản lý tiền mặt
Tiền mặt là loại tài sản khi nắm giữ không những khơng sinh lời mà cịn mất chi phí cơ hội cho việc đầu tƣ vào hoạt động khác. Do vậy, trong quản lý tiền mặt thì việc tối thiểu hóa lƣợng tiền mặt phải dự trữ, đồng thời đảm bảo giao dịch kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp là mục tiêu quan trọng nhất.
- Đối với tiền mặt tại quỹ: Công ty cần đảm bảo mức dự trữ theo ngày
cho phù hợp
- Đối tới tiền gửi ngân hàng: căn cứ vào nhu cầu thực tế trong việc sử
dụng tiền mặt, công ty cân nhắc lƣợng dự trữ tiền mặt thích hợp đảm bảo cho các hoạt động SXKD diễn ra thƣờng xuyên liên tục. Số tiền chƣa dùng tới có thể chuyển sang tiền gửi có kỳ hạn để hƣởng lãi suất cao hơn hoặc ủy quyền
cho ngân hàng thực hiện đầu tƣ chứng khoán ngắn hạn.
Để xác định lƣợng tồn quỹ tối ƣu, công ty có thể áp dụng mơ hình quản trị tiền mặt Miller-Orr.
Mơ hình Miller-Orr
Merton Millere và Daniel Orr phát triển mơ hình tồn quỹ với luồng thu và chi biến động ngẫu nhiên hàng ngày. Mơ hình Miller Orr liên quan đến cả luồng thu (inflows) và luồng chi (outflows) tiền mặt và giả định luồng tiền ròng (luồng thu trừ luồng chi) có phân phối chuẩn. Luồng tiền tệ rịng hàng ngày có thể ở mức rất cao hoặc rất thấp. Tuy nhiên, chúng ta giả định luồng tiền mặt ròng bằng 0, tức là luồng thu đủ bù đắp nguồn chi.
Hình 4.1 Mơ hình Miller-Orr
Có ba khái niệm cần chú ý trong mơ hình này: Giới hạn trên (H), giới hạn dƣới (L) và tồn quỹ mục tiêu (Z). Ban quản lý công ty thiết lập H căn cứ vào chi phí cơ hội giữ tiền và L căn cứ vào rủi ro do thiếu tiền mặt. Công ty cho phép tồn quỹ biến động ngẫu nhiên trong phạm vi giới hạn và nếu nhƣ tồn quỹ vẫn nằm trong mức giới hạn trên và mức giới hạn dƣới thì cơng ty khơng cần thiết thực hiện mua hay bán chứng khoán ngắn hạn. Khi tồn quỹ đụng giới hạn trên (tại điểm X) thì cơng ty sẽ mua (H-Z) đồng chứng khoán ngắn hạn để giảm tồn quỹ trở về Z. Ngƣợc lại, khi tồn quỹ giảm đụng giới hạn dƣới (tại điểm Y) thì cơng ty sẽ bán (Z-L) đồng chứng khoán ngắn hạn
để gia tăng tồn quỹ lên Z.
Mơ hình Miller – Orr xác định tồn quỹ dựa vào chi phí giao dịch và chi phí cơ hội. Chi phí giao dịch F là chi phí liên quan đến việc mua bán chứng khoán ngắn hạn để chuyển đổi từ tài sản đầu tƣ cho mục đích sinh lời ra tiền mặt nhằm mục đích thanh tốn. Chi phí giao dịch cố định cho mỗi lần giao dịch, không phụ thuộc vào doanh số mua bán chứng khốn ngắn hạn. Chi phí cơ hội do giữ tiền mặt là K, bằng lãi suất ngắn hạn.
Mơ hình Miller – Orr, số lần giao dịch của mỗi thời kỳ là số ngẫu nhiên, thay đổi tùy thuộc vào sự biến động của luồng thu và luồng chi tiền mặt. Kết quả là chi phí giao dịch phụ thuộc vào số lần giao dịch chứng khoán ngắn hạn kỳ vọng cịn chi phí cơ hội phụ thuộc vào tồn quỹ kỳ vọng.
Với tồn quỹ thấp nhất L đã cho, giải mơ hình Miller – Orr, chúng ta tìm đƣợc tồn quỹ mục tiêu Z và giới hạn trên H.
∗= 3 +L
4
H*=3Z–2L
Trong đó: Z* cho biết số dƣ tiền mặt tối ƣu mà doanh nghiệp cần nắm giữ
H* cho biết chi phí cơ hội tối đa mà doanh nghiệp có thể bỏ ra để dự trữ lƣợng tiền mặt tối ƣu Z*
σ2 là phƣơng sai của dòng tiền mặt ròng hàng ngày. Tồn quỹ trung bình theo mơ hình Miller - Orr là:
Caverage = (4Z – L)/ 3
Tuy nhiên, để sử dụng mơ hình Miller – Orr, doanh nghiệp cần phải làm bốn việc đó là thiết lập giới hạn dƣới cho tồn quỹ, ƣớc lƣợng độ lệch chuẩn của dòng tiền mặt thu chi hàng ngày, chi phí giao dịch liên quan đến việc mua bán chứng khoán ngắn hạn và cuối cùng là quyết định mức lãi
suất để xác định chi phí giao dịch hàng ngày.
4.3.1.2 Có chính sách quản lý các khoản phải thu hợp lý
Thực tế, trong thời kỳ kinh tế khó khăn nhƣ hiện nay, khi Cơng ty mở rộng việc bán chịu cho khách hàng sẽ giúp tăng đƣợc thị phần từ dó gia tăng doanh thu bán hàng và lợi nhuận. Tuy nhiên, việc tăng khoản phải thu từ khách hàng kéo theo việc gia tăng các khoản chi phí quản lý nợ, chi phí thu hồi nợ, chi phí trả lãi tiền vay để đáp ứng nhu cầu tài sản lƣu động thiếu do vốn của doanh nghiệp bị khách hàng chiếm dụng. Và việc tăng khoản phải thu làm tăng rủi ro đối với doanh nghiệp dẫn đến tình trạng nợ q hạn khó địi hoặc khơng thu hồi đƣợc do khách hàng vỡ nợ, gây mất vốn.
Qua phân tích ở chƣơng 3, ta thấy vốn của Công ty bị chiếm dụng nhiều, Công ty cần có biện pháp thu hồi các khoản nợ ngắn hạn của khách hàng để đƣa phần vốn này vào hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản lƣu động. Nhà quản lý nên đƣa ra một giải pháp tồn diện từ chính sách, hệ thống, con ngƣời, cơng cụ hỗ trợ đến kỹ năng, quy trình thu nợ cụ thể nhƣ sau:
Chính sách
- Quy đinh về điều kiện khách hàng đủ tiêu chuẩn đƣợc nợ, hạn mức nợ sau khi đã kiểm tra các thang bậc đánh giá cho từng tiêu chí cụ thể về khả năng thanh toán, doanh thu dự kiến, lịch sử thanh toán, cơ sở vật chất... của từng khách hàng.
- Quy định về ngƣời phê chuẩn cho các hạn mức nợ khác nhau trong nội bộ DN, từ tổng giám đốc, giám đốc bán hàng, trƣởng phòng, đến nhân viên bán hàng.
- Thƣởng hợp lý cho những nhân viên thu nợ đạt đƣợc chỉ tiêu đề ra để động viên, khuyến khích nhân viên làm việc.
- Các chính sách này là nền tảng, là tài liệu hƣớng dẫn cho cả hệ thống và là một kênh thông tin hiệu quả liên kết các phòng, ban trong DN trong q trình phối kết hợp để quản lý cơng nợ.
Con người
DN nên có một bộ phận chuyên trách về quản lý thu nợ và theo dõi công nợ, chia theo ngành nghề kinh doanh của khách hàng, vị trí địa lý hoặc giá trị công nợ. Những nhân viên này đƣợc đào tạo về kỹ năng giao tiếp qua điện thoại, khả năng thuyết phục khách hàng thanh toán hoặc cam kết thanh toán, cách xử lý các tình huống khó, sử dụng thành thạo các phần mềm hỗ trợ...
Công cụ
DN nên đầu tƣ phần mềm kế tốn có phần hành hỗ trợ quản lý cơng nợ. Những phần mềm ứng dụng này có thể ra đƣợc các báo cáo tổng hợp cũng báo cáo công nợ chi đến khách hàng theo các tiêu chí quản trị, giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc của nhân viên thu nợ.
Quy trình
Trƣớc khi ký hợp đồng cho khách nợ, nhân viên bán hàng nên trực tiếp đến thăm trụ sở công ty khách hàng để trao đổi, thu thập thông tin, tiến hành đánh giá xem khách hàng có điều kiện đƣợc nợ khơng.
Khi ký hợp đồng phải qua sự kiểm tra của bộ phận quản lý công nợ để chắc chắn rằng khách hàng khơng có lịch sử về nợ xấu, nợ khó địi đã bị đóng hợp đồng. Mẫu hợp đồng nên có đầy đủ các điều khoản về hạn mức nợ, thời hạn thanh toán...
Sau khi ký hợp đồng, DN nên gửi invoice (bản liệt kê), hóa đơn cho khách đúng kỳ hạn bằng chuyển phát nhanh, thƣ đảm bảo để chắc chắn rằng khách hàng nhận đƣợc giấy tờ và trong thời gian ngắn nhất; liên lạc với khách hàng để giải quyết vƣớng mắc, đẩy nhanh tiến trình; gửi thƣ nhắc nợ lần 1, 2, 3 với các mốc thời gian cụ thể cho khách hàng có tuổi nợ cao hơn thời gian cho phép; hẹn gặp và đến thăm khách hàng nếu thấy trao đổi qua điện thoại khơng hiệu quả... Nếu khó thu hồi nợ, có thể nhờ cơng ty chun thu nợ hoặc bán nợ.
Lƣu ý, mỗi DN có những đặc thù riêng về lĩnh vực kinh doanh, cơ cấu tài sản, vốn lƣu động và khoản mục nợ phải thu nhiều hay ít. Nhà quản lý của từng DN nên lựa chọn những phƣơng thức phù hợp nhất cho DN của mình dựa trên phƣơng châm "lợi ích và chi phí", nhiều khi phải đánh đổi giữa tính thanh khoản và lợi nhuận. Nếu DN gắt gao trong việc thu nợ, tính thanh khoản đƣợc cải thiện nhƣng có rủi ro là khách hàng sẽ chuyển sang ký hợp đồng với DN khác có chính sách tín dụng thƣơng mại mềm dẻo hơn.
4.3.1.3 Quản lý chặt chẽ hàng tồn kho
Dự trữ hàng tồn kho là yêu cầu hết sức cần thiết để đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty đƣợc diễn ra ổn định và liên tục. Tuy nhiên, dự trữ hàng tồn kho dẫn đến nhiều chi phí phát sinh nhƣ: Chi phí bốc xếp, bảo hiểm, chi phí do giảm giá trị hàng hóa trong q trình dự trữ, hao hụt, mất mát, chi phí bảo quản, chi phí trả lãi tiền vay…
Tuy khoản mục hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn trong kết cấu tài sản lƣu động, nhƣng hiện nay công ty vẫn chƣa áp dụng một mơ hình hay phƣơng pháp quản lý việc dự trữ nguyên liệu cụ thể nào mà chỉ hoạt động theo kinh nghiệm để dự báo lƣợng dự trữ trong kho. Do đó, việc quản lý hàng tồn kho vẫn chƣa khoa học và bài bản, công ty cần nghiên cứu và lựa chọn phƣơng
pháp quản lý hàng tồn kho một cách thích hợp.
Để quản lý chặt chẽ hàng tồn kho, cơng ty cần thực hiện nghiêm ngặt quy trình sản xuất, giám sát chặt chẽ tất cả các công đoạn từ nhập nguyên liệu đầu vào đến sản phẩm đầu ra, tiết kiệm triệt để cách chi phí, nâng cao ý thức tự giác tuân thủ quy định, quy trình cho từng cán bộ cơng nhân viên trong từng vị trí cơng việc. Bên cạnh đó, cơng ty cần triển khai làm tốt cơng tác thu mua, cung ứng nguyên vật liệu sản xuất TĂCN, lựa chọn nhà cung cấp có uy tín, chất lƣợng tốt đảm bảo cung cấp đủ lƣợng nguyên liệu cho các nhà máy thức ăn chăn ni. Ngồi ra, để quản lý hiệu quả, công ty cần xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu, định mức tồn kho nguyên vật liệu cụ thể:
- Phân loại tồn kho nguyên vật liệu
Trong rất nhiều hàng tồn kho khơng phải loại nào hàng hóa cũng có vai trị nhƣ nhau trong việc bảo quản hàng tồn kho. Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả ngƣời ta phải phân loại hàng hóa dự trữ thành các nhóm theo mức độ quan trọng của chúng trong dự trữ, bảo quản.
Mơ hình phân tích theo A-B-C sẽ giúp doanh nghiệp phân loại và đầu
tƣ có hiệu quả hơn cho việc quản lý hàng tồn kho. Giá trị hàng tồn kho trong năm đƣợc xác định bằng cách lấy nhu cầu của từng loại hàng tồn kho nhân với chi phí tồn kho đơn vị. Tiêu chuẩn để xếp các loại hàng tồn kho vào các nhóm là:
- Nhóm A: Bao gồm các loại hàng hóa có giá trị hằng năm từ 60– 80% tổng giá trị tồn kho nhƣng về số lƣợng chỉ chiếm 15–20% tổng số hàng tồn kho.
- Nhóm B: Bao gồm các loại hành hóa có giá trị hằng năm từ 25–30%
tổng giá trị tồn kho nhƣng về sản lƣợng chúng chiếm 30–50% tổng số hàng tồn kho.
- Nhóm C: Gồm những loại hàng có giá trị hằng năm nhỏ, giá trị hàng năm chỉ chiếm 5– 10% tổng giá trị hàng tồn kho. Tuy nhiên về số lƣợng chúng lại chiếm 30–55% tổng số hàng tồn kho.
Hình 4.2. Các nhóm hàng tồn kho theo phân loại A-B-C
Mơ hình phân tích theo A-B-C giúp doanh nghiệp đầu tƣ có trọng tâm khi mua hàng, chẳng hạn ta phải dành nhiều tiềm lực để mua hàng hóa nhóm A nhiều hơn so với nhóm C. Ngồi ra doanh nghiệp có thể xác định các chu kì kiểm tốn khác nhau. Đối với hàng tồn kho thuộc nhóm A, việc tính tốn phải đƣợc thực hiện thƣờng xun, thƣờng là mỗi tháng 1 lần. Đối với hàng hóa thuộc nhóm B, sẽ tính tốn trong chu kì dài hơn thƣờng là 1quý 1 lần. Đối với hàng hóa thuộc nhóm C thƣờng tính tốn 6 tháng 1 lần.
- Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Căn cứ vào sự đánh giá hàng tồn kho theo tháng, quý và giá cả thực tế thị trƣờng, cơng ty lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho cho phù hợp.
Để quản lý hàng tồn kho có hiệu quả, cần phải có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ giữa các bộ phận trong tồn cơng ty. Quản lý chặt chẽ việc mua hàng, bán hàng và dự trữ nguyên vật kiệu hợp lý sẽ giúp công ty hoạt động ổn định và có hiệu quả, giảm chi phí về vốn và tăng hiệu quả sử dụng TSLĐ cho cơng ty.
Trong tình hình hiện nay để có thể tăng vịng quay hàng tồn kho cơng ty cần có những đánh giá sơ bộ về tình hình tiêu thụ các sản phẩm tiêu thụ năm 2014-2015, lập kế hoạch dài hạn của Cơng ty để có đƣợc những cảnh báo, hoặc kế hoạch trong năm tới. Công ty cũng cần xem xét yếu tố mùa vụ của hàng hóa, các nhóm và sản phẩm tồn kho tăng, tình hình cung ứng tiêu thụ, giá cả của mặt hàng đó trên thị trƣờng, đối thủ cạnh tranh, sản phẩm thay thế, thị hiếu của doanh nghiệp tiêu thụ. Một phần quan trọng nữa, hàng hóa nơng sản vận chuyển với thời gian dài, dễ ẩm mốc, nên việc làm việc với nhà cung cấp để giao hàng hóa chất lƣợng vơ cùng quan trọng bên cạnh đó việc quản lý hàng hóa trong kho trong một thời gian tránh việc sụt giảm về chất lƣợng cũng là yêu cầu cần phải làm với công ty.