Mức độ rủi ro Cao Trung bình
Thấp - Khi đưa ra kết luận về khối lượng rủi ro hoặc chất lượng quản lý rủi
ro: các thanh tra viên và giám sát viên phải nhận thức rõ về tác động mà những kết luận của họ có thể gây ra đối với việc giám sát NHTM. Các lĩnh vực có mức độ rủi ro rịng cao phải được xem xét thông qua thanh tra tại chỗ. Các lĩnh vực có mức độ rủi ro vừa cũng có thể được xem xét thông qua thanh tra tại chỗ, phụ thuộc vào mức độ quan trọng và xu hướng. Các hoạt động chứa đựng rủi ro với mức độ rủi ro rịng thấp có thể được rà sốt nhanh chóng hoặc được loại khỏi phạm vi thanh tra tại chỗ.
Ma trận rủi ro được lập để bổ sung thêm cho Bản tình hình NHTM và Chiến lược Thanh tra.
Bƣớc 2: Lập kế hoạch thanh tra đối với mỗi NHTM
Khi rủi ro của mỗi NHTM đã được xác định thì Cơ quan thanh tra, giám sát có thể đánh giá các rủi ro đó trong hệ thống NHTM và đặt ra thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ thanh tra cần thực hiện. Phải có sự ưu tiên này trong toàn hệ thống và cho mỗi NHTM. Thanh tra giám sát trên cơ sở rủi ro nhằm đặt thanh tra, giám sát viên vào chỗ cần họ nhất. Rủi ro đôi khi là lớn đối với một NHTM nhưng lại không lớn đối với hệ thống NHTM. Trong những trường hợp như vậy, người lãnh đạo phải cân đối rủi ro của các NHTM nhỏ (đặc biệt nếu rủi ro đó liên quan đến khả năng tiếp tục tồn tại của NHTM đó) so với rủi ro lớn trong hệ thống NHTM. Thường thì nguồn nhân lực của thanh tra là khơng đủ để đáp ứng cho tất cả các vấn đề cần quan tâm của cả hệ thống
cũng như của mỗi NHTM, do đó cần thiết phải lập kế hoạch thanh tra đối với
mỗi NHTM để chủ động trong hoạt động thanh tra.
Mục tiêu của bước 2 là để lập kế hoạch cho các hoạt động thanh tra. Sử dụng Tình hình NHTM và Chiến lược Thanh tra cùng với Ma trận rủi ro ở bước 1, người lập kế hoạch thanh tra xác định các lĩnh vực có rủi ro cao nhất và dự thảo một kế hoạch thanh tra tại chỗ tập trung vào việc ứng phó với những lĩnh vực có rủi ro. Kế hoạch thanh tra phải giúp đảm bảo rằng mỗi một cuộc thanh tra phải được tiến hành bởi một Đồn thanh tra có những kỹ năng cần thiết để đánh giá những lĩnh vực có rủi ro đã được xác định.
Tình hình NHTM và Chiến lược thanh tra + Ma trận rủi ro
Kế hoạch thanh tra
Kế hoạch thanh tra đưa ra yêu cầu cụ thể đối với công việc thanh tra tại chỗ đối với các lĩnh vực có vấn đề cần quan tâm về rủi ro hoặc quản lý rủi ro. Tài liệu này được dự thảo ngay khi bản Tình hình NHTM và Chiến lược thanh tra được Ban lãnh đạo Thanh tra NHNN thơng qua. Kế hoạch thanh tra được trình cho ban lãnh đạo Thanh tra NHNN để xin chấp thuận về các hoạt động thanh tra và thành viên tham gia Đồn thanh tra. Kế hoạch này ước tính số ngày làm việc cần thiết để xem xét các lĩnh vực cần quan tâm. Kế hoạch nhân sự sau đó được lãnh đạo Thanh tra NHNN xem xét và các thành viên với những kỹ năng thích hợp được chỉ định tham gia thanh tra tại chỗ.
Bƣớc 3: Các thủ tục hành chính về thanh tra: Quyết định thanh tra,
Bản phạm vi thanh tra, thư yêu cầu đối với NHTM
Khi rủi ro được nhận dạng và đánh giá, và khi đã lập xong kế hoạch, Ban lãnh đạo Cơ quan TTGSNH sẽ ra quyết định thanh tra và giai đoạn lập kế hoạch trở nên rất chi tiết. NHNN sẽ lựa chọn một đoàn thanh tra và một trưởng đoàn để tiến hành thanh tra tại chỗ. Trưởng đồn lập bản phạm vi cơng việc xác định các mục tiêu chi tiết dự kiến đạt được liên quan đến những cơng
việc cần làm trong q trình thanh tra tại chỗ. Trưởng đồn cũng dự thảo một thư yêu cầu gửi đến NHTM, yêu cầu NHTM chuẩn bị các báo cáo và tài liệu cụ thể. Một số nội dung trong thư yêu cầu này có thể được gửi trước cho NHTM, một số nội dung khác được thu thập và lưu giữ cho đến khi đoàn thanh tra đến làm việc tại NHTM.
* Xác định các hoạt động thanh tra bao gồm: Quyết định thanh tra, lập
Bản Phạm vi thanh tra, Thư yêu cầu đối với NHTM
- Quyết định thanh tra do cấp có thẩm quyền đưa ra. Quyết định thanh tra thường dựa trên kế hoạch thanh tra. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, một số sự kiện hoặc các vấn đề cần quan tâm hiện tại có thể cũng địi hỏi phải có một cuộc thanh tra tại chỗ bất thường. Quyết định thanh tra là văn bản pháp lý khi tiến hành một cuộc thanh tra tại chỗ đối với một NHTM cụ thể hoặc một số NHTM với một mục đích cụ thể. Trong Quyết định thanh tra, Thanh tra NHNN lựa chọn các thanh tra viên tham gia vào cuộc thanh tra tại chỗ và chỉ định một thanh tra viên làm Trưởng đoàn, chịu trách nhiệm về đoàn thanh tra, các hoạt động của đoàn thanh tra và chịu trách nhiệm lập báo cáo thanh tra khi kết thúc đợt thanh tra tại chỗ. Quyết định thanh tra là thủ tục bắt buộc trước khi tiến hành bất kỳ hoạt động thanh tra tại chỗ.
- Lập bản Phạm vi thanh tra là nhiệm vụ tiếp theo trong mơ hình thanh tra trên cơ sở rủi ro. Bản phạm vi thanh tra thường được Trưởng đoàn hoàn thiện một vài tuần trước khi đoàn thanh tra xuống làm việc tại NHTM. Bản Phạm vi thanh tra bao gồm những lĩnh vực rủi ro đã được xác định trong ma trận với Kế hoạch thanh tra nhằm chỉ ra những kết quả dự kiến cụ thể của đoàn thanh tra tại chỗ.
Ma trận rủi ro + Kế hoạch thanh tra
Phạm vi thanh tra
Căn cứ vào Ma trận rủi ro và Kế hoạch Thanh tra, bản Phạm vi thanh tra hướng cơng việc của mỗi thành viên đồn thanh tra tới các công việc kiểm
tra cụ thể và đề ra các mục tiêu kết quả cụ thể.
Thông thường, Bản Phạm vi thanh tra bao gồm các nội dung sau: + Liệt kê các nội dung cần được thanh tra
+ Lập ra các mục tiêu tối thiểu cần đạt được cho mỗi nhiệm vụ
+ Xác định các thủ tục thanh tra cần được sử dụng hoặc được nhấn mạnh trong quy trình thanh tra (thanh tra mục tiêu).
+ Dự kiến số lượng kiểm tra giao dịch cần thực hiện. Việc kiểm tra giao dịch cần phải linh hoạt để có thể cho phép thực hiện các công việc bổ sung nếu phát hiện các vấn đề trong quá trình thanh tra tại chỗ.
+ Đưa ra các kỳ vọng về Hồ sơ thanh tra, báo cáo thanh tra và các
cuộc họp kết luận cuối cùng.
- Thư yêu cầu đối với NHTM: thư yêu cầu gửi cho NHTM đi kèm với
thông báo về cuộc thanh tra tại chỗ. Thư yêu cầu đề nghị cung cấp về mục tiêu chiến lược, các chính sách và quy trình, các báo cáo hệ thống thông tin quản lý, và các báo cáo kiểm toán nội bộ trước khi tiến hành các hoạt động thanh tra tại chỗ.
Như đã đề cập ở trên, mục tiêu của thanh tra giám sát trên cơ sở rủi ro là kiểm soát thường xuyên mỗi NHTM, nắm bắt được rủi ro của NHTM và tận dụng hiệu quả các hoạt động thanh tra tại chỗ để kiểm soát các lĩnh vực rủi ro lớn nhất và các vấn đề liên quan. Việc lập kế hoạch phù hợp của lãnh đạo Thanh tra NHNN và Trưởng đoàn thanh tra ở bước này sẽ giúp cho quy trình thanh tra trên cơ sở rủi ro tiến nhanh hơn đến những kết quả cụ thể. Việc thông báo trước cho NHTM sẽ giúp tổ chức chuẩn bị sẵn sàng tiếp các thanh tra viên. Những yêu cầu công việc và kỳ vọng đối với thanh tra viên được nêu rõ ràng trong bản ghi nhớ về phạm vi thanh tra và các kỳ vọng đối với NHTM được nêu rõ trong thư yêu cầu.
Bƣớc 4: Tiến hành hoạt động thanh tra (Tiến hành thanh tra tại chỗ)
Thanh tra trên cơ sở rủi ro cần phải chú trọng vào các lĩnh vực có rủi ro cao nhất của NHTM và cách thức mà NHTM quản lý những rủi ro này. Các thành viên của đoàn thanh tra tiến hành đánh giá từng lĩnh vực rủi ro và bộ phận chức năng mà họ được phân công. Các thành viên này lập hồ sơ thanh tra để ghi chép lại các hoạt động và các phát hiện trong quá trình tiến hành thanh tra. Hồ sơ thanh tra gồm cả báo cáo của từng thành viên được nộp cho trưởng đồn...
Sau khi có Quyết định thanh tra, Kế hoạch thanh tra… Đoàn Thanh tra tiến hành hoạt động Thanh tra tại chỗ. Hoạt động này thực hiện theo kỹ thuật thanh tra đối với từng loại rủi ro (theo Sổ tay thanh tra chi tiết đối với từng loại rủi ro).
Tuy nhiên cần lưu ý: đối với tất cả các cuộc thanh tra tại chỗ, lãnh đạo Thanh tra NHNN và cán bộ phụ trách NHTM phải thống nhất trước với Trưởng đoàn thanh tra về các hoạt động cần được tiến hành và những nội dung báo cáo cụ thể đối với từng hoạt động. Thời lượng thanh tra nêu trong Kế hoạch thanh tra phải đảm bảo các thanh tra viên có đủ thời gian để hồn thành cơng việc của mình và lập các tài liệu hồ sơ hỗ trợ cho việc thanh tra. Trưởng đoàn thanh tra chịu trách nhiệm dự thảo báo cáo thanh tra trên cơ sở những nội dung đã được thống nhất và trình cho lãnh đạo Thanh tra NHNN để xem xét.
Bƣớc 5: Báo cáo kết quả thanh tra và ban hành Kết luận thanh tra
Trưởng đoàn là người lập báo cáo cuộc thanh tra, đây là báo cáo chính thức về những phát hiện của đồn thanh tra. Từ báo cáo của đoàn thanh tra, các tài liệu liên quan và qua thảo luận với các đơn vị chức năng của NHNN, lãnh đạo NHTM được thanh tra, Người ra quyết định thanh tra đưa ra kết luận thanh tra và quyết định việc cần thiết phải áp dụng hình thức xử lý, biện pháp
chỉnh sửa tương ứng với mức độ sai phạm của NHTM.
Mỗi một cuộc thanh tra tại chỗ tại mỗi NHTM do NHNN tiến hành đều phải có Hồ sơ thanh tra để ghi lại các hoạt động cụ thể đã được thực hiện và các kết luận của thanh tra viên cùng với một Báo cáo Thanh tra (Tiêu chí chủ yếu 8, Nguyên tắc 20, Phương pháp các nguyên tắc cốt lõi). Tùy vào loại hình của cuộc thanh tra, Hồ sơ thanh tra và mẫu báo cáo có thể khác nhau.
Những cuộc thanh tra tồn diện phải theo một mẫu báo cáo thống nhất để có thể đảm bảo tính nhất quán trong hoạt động thanh tra tại chỗ và các phát hiện của các thanh tra viên.
* Các nội dung chính của báo cáo, Kết luận thanh tra bao gồm: Những thơng tin chung về NHTM;tóm tắt những phát hiện quan trọng và các kết luận dành cho HĐQT;bảng cân đối tài sản và các báo cáo về thu nhập chi phí có so sánh các thời điểm khác nhau;đánh giá quản lý rủi ro theo từng loại rủi ro; Xếp hạng đồng bộ tình hình hiện tại ( Mức độ đủ vốn, chất lượng tài sản có;quản lý; thu nhập; thanh khoản; độ nhạy cảm thị trường); các vấn đề khác Ban điều hành cần quan tâm;
Sau khi xem xét báo cáo thanh tra của Trưởng đoàn thanh tra, người ra quyết định thanh tra lập và ký Kết luận thanh tra. Kết luận thanh tra phải được gửi đến NHTM.
- Nếu những phát hiện trong kết luận chỉ là những phát hiện có tính
chất thơng thường trong hoạt động hàng ngày và có thể được giải quyết thông qua hoạt động kinh doanh thơng thường thì Kết luận thanh tra có thể được gửi đến NHTM để xem xét.
- Nếu những phát hiện trong cuộc thanh tra tại chỗ là quan trọng và địi
hỏi phải có những hành động cụ thể từ phía NHTM thì kết luận phải nêu rõ những hành động này trong phần “Tóm tắt những phát hiện và kết luận quan trọng”. Khi cần phải có những hành động như vậy thì Người ra quyết định
thanh tra, đoàn thanh tra (Trưởng đoàn và đoàn viên), cán bộ quản lý danh mục phải gặp gỡ NHTM để chính thức cơng bố Kết luận thanh tra (17 Tiêu chí bổ sung 1, Nguyên tắc 20, Phương pháp nguyên tắc cơ bản). Trong lần gặp này, các bên có thể thảo luận về các phát hiện cũng như những hành động cần tiến hành. Các cuôc gặp với NHTM cũng là cơ hội tốt để Thanh tra NHNN thảo luận các vấn đề quan tâm khác cũng như để tìm hiểu kỹ hơn về kế hoạch chiến lược của NHTM.
Mục tiêu của một Kết luận thanh tra thống nhất là nhằm có được một kết quả rõ ràng đối với tất cả các công việc tiến hành trong q trình thanh tra tại chỗ. Tóm tắt các kết luận quan trọng sẽ tạo điều kiện thúc đẩy các cuộc thảo luận rõ ràng, thẳng thắn, trung thực về các vấn đề lo lắng của NHNN đối với NHTM, đối với rủi ro tổng thể của NHTM cũng như đối với các quy trình quản lý rủi ro. Các buổi trình bày với NHTM nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản trị tốt và trách nhiệm cuối cùng của các thành viên HĐQT đối với tất cả các rủi ro mà tổ chức gặp phải cũng như đối với việc quản lý các rủi ro này một cách hiệu quả.
Khi NHTM có những quy trình quản lý rủi ro cần phải cải thiện thì Kết luận thanh tra cần phải chỉ ra những lĩnh vực cần cải thiện một cách rõ ràng. Chánh Thanh tra, giám sát ngân hàng xem xét lại công việc và các kiến nghị của Trưởng đồn. Sau đó Chánh Thanh tra, giám sát ngân hàng ra Kết luận thanh tra cùng với các biện pháp chỉnh sửa nếu cần. Các cuộc gặp gỡ giữa cán bộ NHNN và NHTM giúp nhấn mạnh yêu cầu cần phải có những hành động tức thời và hiệu quả.
Trong một số trường hợp, Thanh tra NHNN có thể cần phải thúc đẩy NHTM nhận biết được những tổn thất hiện tại hoặc triển khai những bước cải thiện cần thiết đối với quản lý rủi ro. Các tổ chức có rủi ro rõ ràng hoặc mất thanh khoản, hoặc mất khả năng trả nợ có thể bị đặt vào tình trạng kiểm sốt
đặc biệt trong đó NHTM chịu sự kiểm sốt trực tiếp của NHNN. Quản lý rủi ro kém ở bất kỳ bộ phận nào của NHTM cuối cùng cũng có thể dẫn đến những vấn đề lớn về thanh khoản hoặc khả năng trả nợ.
Bƣớc 6: Giám sát thường xuyên NHTM
Trong chu kỳ giám sát, việc Thanh tra NHNN tiếp tục theo dõi các lĩnh vực yếu kém là rất quan trọng. NHTM có hành động chỉnh sửa nhanh thì khơng cần quá quan tâm đến. Nhưng NHTM nào mà có những vấn đề lớn hơn, có nhận biết chậm hơn thậm chí đã được trình bày cụ thể trong báo cáo thanh tra thì Thanh tra NHNN cần sử dụng các biện pháp với độ nghiêm khắc tăng dần. Cụ thể:
- Rủi ro nhỏ hoặc các vấn đề về quản lý rủi ro khơng lớn có thể được thảo luận với ban lãnh đạo NHTM và được đề cập trong kết luận thanh tra.
- Các rủi ro lớn hoặc các vấn đề về quản lý rủi ro lớn phải được nêu rõ
trong kết luận thanh tra (trang tóm tắt) và cần phải tổ chức cuộc họp giữa Thanh tra NHNN và các thành viên HĐQT.
- Nếu NHTM khơng có động thái gì trong việc chỉnh sửa các vấn đề đã nêu và cần thiết phải hành động, thì sẽ phải tổ chức một cuộc họp bổ sung với HĐQT. Trong cuộc họp này, Thanh tra NHNN phải nêu rõ mục đích của
mình nếu NHTM khơng có sự thay đổi sớm thì Thanh tra NHNN buộc phải có biện pháp cứng rắn hơn kể cả đặt NHTM vào tình trạng kiểm sốt đặc biệt hoặc u cầu miễn nhiệm một số chức danh có liên quan.
Những kiến nghị chỉnh sửa được nêu trong Kết luận thanh tra do Chánh Thanh tra, giám sát ngân hàng ký phải được quản lý và đảm bảo chúng được thực hiện. Sau khi NHTM thực hiện tồn bộ những hành động chỉnh sửa đó, NHTM sẽ báo cáo kết quả lên Thanh tra NHNN. Ban Lãnh đạo Thanh tra giám sát ngân hàng sẽ đánh giá các báo cáo của NHTM và xem các kiến nghị có được chỉnh sửa thích đáng khơng. Sau đó, Ban Lãnh đạo Thanh tra sẽ đưa
ra đánh giá về các bước chỉnh sửa đó,và: hoặc yêu cầu các NHTM có hành động chỉnh sửa bổ sung, hoặc đồng ý với NHTM rằng tất cả các kiến nghị đã được chỉnh sửa.