Một dự án hồn thành đúng tiến độ kế hoạch sẽ hiệu quả hơn nếu tổng chi phí thực hiện dự án cũng đúng bằng chi phí dự tốn.
Vì vậy, nhiệm vụ của quản lý chi phí dự án là làm sao cho dự án hoàn thành đúng tiến độ, chất lƣợng đảm bảo với chi phí càng thấp càng tốt. Nhƣ đã nêu ở trên, thời gian hồn thành dự án có thể đƣợc rút ngắn song song với việc đẩy chi phí lên cao. Chi phí bao gồm chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp. Nếu thời gian thực hiện dự án đƣợc rút ngắn thì chi phí gián tiếp càng ít. Để quản lý chi phí có hiệu quả, cần cân nhắc mối quan hệ giữa chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp và thời gian thực hiện cơng việc. Với việc lợi dụng mối quan hệ mật thiết giữa 3 nhân tố trên, ta có thể đƣa ra một kế hoạch điều chỉnh chi phí sao cho tổng chi phí thực hiện dự án là thấp nhất.
công, Tổng cơng ty cần lập kế hoạch điều chỉnh chi phí một cách hợp lí, từng bƣớc từng bƣớc để đảm bảo cả về mặt thời gian, chi phí cũng nhƣ chất lƣợng dự án. Ngồi ra, trong q trình đầu tƣ xây dựng cơng trình điện, việc thất thốt lãng phí vốn đầu tƣ cũng thƣờng xảy ra. Vì vậy, cần phải có những biện pháp nhằm ngăn chặn vấn đề lãng phí nhƣ sau:
- Phối hợp chặt chẽ giữa Tổng công ty với đơn vị tƣ vấn để đƣa ra phƣơng án đầu tƣ hợp lý và tổng dự tốn chính xác.
- Thực hiện thi cơng theo đúng bản vẽ kỹ thuật và tiêu chuẩn chất lƣợng cơng trình, tránh việc thi cơng ẩu nhằm đạt tiến độ mà chất lƣợng cơng trình khơng đảm bảo, đến lúc đó lại mất cơng phá đi làm lại gây lãng phí.
- Phân bổ nguồn vốn hợp lí cho từng giai đoạn thực hiện dự án, đồng thời phải thƣờng xuyên tổng hợp số liệu về chi phí nhằm quản lý sát sao, đƣa ra biện pháp đối phó kịp thời khi xảy ra sự cố (ví dụ nhƣ thiếu vốn tạm thời…)
3.3.3- Giải pháp cơng tác quản lý chất lƣợng cơng trình.
Cùng với sự phát triển không ngừng về cơ sở hạ tầng và nền kinh tế xã hội, cơ chế quản lý xây dựng cơ bản cũng đƣợc đổi mới kịp thời với yêu cầu, do đó xét về mức độ tổng thể của chất lƣợng dịch vụ và chất lƣợng cơng trình khơng ngừng đƣợc nâng cao. Công tác quản lý chất lƣợng đã ngày càng đƣợc mọi ngƣời coi trọng, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp tỉnh táo nhận ra rằng, tạo ra đƣợc sản phẩm, dịch vụ chất lƣợng cao là biện pháp có hiệu quả để cạnh tranh trên thị trƣờng, là sự đảm bảo cơ bản để có đƣợc khách hàng, chiếm lĩnh thị trƣờng và phát triển doanh nghiệp.
Trách nhiệm tồn diện đối với cơng tác quản lý chất lƣợng thuộc về Chủ đầu tƣ và cơ chế này phải đƣợc đảm bảo bằng chế tài thực hiện, trong đó chú ý giám sát nhà thầu thực hiện đầy đủ trách nhiệm của mình. Tuy nhiên để đảm bảo chất lƣợng cơng trình, khơng chỉ Chủ đầu tƣ và nhà thầu mà cần thiết có sự phối hợp chặt chẽ của các chủ thể tham gia mà đặc biệt là nhà thầu và Chủ đầu tƣ - chủ thể trực tiếp thực hiện dự án. Chủ đầu tƣ bắt buộc phải thực hiện việc thông qua kế
khai thi cơng xây lắp, trong đó chú ý biện pháp thi cơng và tiến độ cung ứng thiết bị máy móc.
Tổng cơng ty có trách nhiệm giám sát nhà thầu thực hiện đầy đủ kế hoạch thi công đã đƣợc thông qua: đƣa đúng, đủ, kịp thời vật tƣ, thiết bị, nhân công để thi công theo đúng hợp đồng đã ký kết. Trƣờng hợp phát hiện có gian lận so với cam kết sẽ phải bồi thƣờng, chịu phạt theo hợp đồng.
Nhà thầu phải nghiêm túc thực hiện việc tự giám sát, tự nghiệm thu chất lƣợng trƣớc khi báo Tổng công ty thực hiện nghiệm thu (nghiệm thu sơ bộ) phần việc nghiệm thu hoàn thành. Tổng cơng ty chỉ tiến hành nghiệm thu khi đã có thủ tục tự nghiệm thu của nhà thầu.
Đổi mới cơ chế quản lý chất lƣợng cơng trình theo hƣớng gắn chặt trách nhiệm của ngƣời tƣ vấn giám sát thi công. Xác lập rõ mối quan hệ giữa Tổng công ty và tƣ vấn giám sát (ngƣời giám sát) theo cơ chế hợp đồng đảm bảo tính chất độc lập hoạt động trong công tác giám sát. Ngƣời giám sát phải đƣợc hƣởng phụ cấp trách nhiệm cao. Tiêu chuẩn hoá cán bộ giám sát về trình độ, phẩm chất đạo đức, và ngƣời giám sát phải có khoản tiền ký cƣợc đảm bảo trách nhiệm.
Quán triệt và thực hiện nghiêm quy trình quản lý chất lƣợng trong Nghị định số 15/2013/NĐ-CP. Trong trƣờng hợp các thủ tục không đảm bảo theo Nghị định số 15 quy định thì kiên quyết khơng cho ứng vốn cũng nhƣ quyết tốn vốn theo hạng mục cơng việc.
Đối với những cơng trình mà Tổng cơng ty th tƣ vấn, ngồi việc ký kết hợp đồng với những điều khoản cụ thể, rõ ràng, Tổng cơng ty cần phải có sự kiểm tra hiện trƣờng một cách thƣờng xuyên, liên tục để sớm phát hiện những sai sót, cũng nhƣ những yếu tố mới nảy sinh trong q trình thi cơng để đề ra biện pháp xử lý kịp thời mang lại hiệu quả cao. Mặt khác, với sự bám sát hiện trƣờng một cách thƣờng xun sẽ làm cho cơng tác xây dựng cơng trình điện đƣợc thực hiện theo đúng trình tự, đúng quy trình, quy phạm hạn chế việc thoả thuận về giá, làm khống khối lƣợng giữa ngƣời giám sát và nhà thầu cũng nhƣ cắt bớt những công đoạn thi công ảnh hƣởng đến chất lƣợng cơng trình xây dựng điện.
Với nhu cầu đầu tƣ xây dựng cơng trình điện ngày một gia tăng, để nâng cao chất lƣợng công tác quản lý chất lƣợng cơng trình, cần thiết phải thực hiện một số cơng việc sau:
- Tổng cơng ty cử cán bộ có chun mơn tham gia giám sát hiện trƣờng cùng với nhà thầu và tƣ vấn giám sát. Cán bộ tham gia giám sát phải là ngƣời có phẩm chất đạo đức và tâm huyết nghề nghiệp tốt, có kinh nghiệm quản lý hiện trƣờng và có chứng chỉ hành nghề theo quy định.
- Cần thiết phải trang bị máy móc kỹ thuật hiện đại để hỗ trợ cho con ngƣời trong việc kiểm tra giám sát chất lƣợng cơng trình.
- Có chế độ đãi ngộ thích đáng với trách nhiệm đƣợc giao để họ yên tâm thực hiện tốt chức trách nhiệm vụ của mình.
-Có kế hoạch kiểm tra hàng tuần, hàng quý của cơ quan quản lý cấp trên và
tổ chức những cuộc họp cơng trƣờng để nhận đƣợc những ý kiến đóng góp từ công nhân và những ngƣời ngƣời lao động trực tiếp để có biện pháp xử lý kịp thời.
-Hàng ngày, cán bộ giám sát có trách nhiệm báo cáo với ngƣời phụ trách về tiến độ và tình hình triển khai cơng việc, trong đó có những nhận xét sơ bộ về việc áp dụng các quy trình, quy phạm trong quá trình tổ chức thực hiện, đồng thời lên kế hoạch của những cơng việc sắp triển khai.
-Trích kinh phí quản lý dự án hoặc kinh phí tiết kiệm đƣợc cơng tác đấu thầu
để trả lƣơng phụ thêm lƣơng chính cho cán bộ giám sát kỹ thuật hiện trƣờng.
-Cần thiết lập nên hệ thống quy trình quản lý chất lƣợng phù hợp với đặc điểm, tính chất của các cơng trình điện, trên cơ sở đó các nhà thầu chỉ tập trung làm theo.
Bên cạnh những giải pháp trong quản lý thời gian, chi phí, chất lƣợng, Tổng công ty cũng cần phải chú ý đến vấn đề phát triển nguồn nhân lực, vận dụng các phƣơng pháp kỹ thuật khoa học công nghệ và nâng cao cơ chế tổ chức quản lý dự án.
hƣởng đến tất cả các lĩnh vực, phải nghiên cứu và quy hoạch tổ chức lại cán bộ sao cho gọn nhẹ, có hiệu lực và có hiệu quả.
Tiêu chuẩn hố cán bộ và tổ chức tốt công tác đào tạo, đào tạo lại đội ngũ cán bộ quản lý dự án đầu tƣ xây dựng cơng trình điện cho phù hợp; xác định chính thức chức danh kỹ sƣ quản lý dự án để có sơ sở tiêu chuẩn hoá nhân lực, cán bộ của các đơn vị trực thuộc, cơ quan chuyên môn giúp việc cho Tổng công ty tiến tới yêu cầu bắt buộc với cán bộ quản lý dự án (chủ nhiệm điều hành dự án) phải có chứng chỉ hành nghề.
Để xây dựng đƣợc lực lƣợng cán bộ chuyên môn sử dụng lâu dài cần chú trọng kế hoạch đào tạo mới những cán bộ trẻ, có năng lực để đƣa vào quy hoạch cán bộ lãnh đạo trong tƣơng lai. Cần phải tạo điều kiện thuận lợi, cơng bằng cho đội ngũ cán bộ có khả năng cạnh tranh lành mạnh, cần phải có chế độ đãi ngộ thích đáng đối với những cán bộ có bằng cấp, có trình độ, có kinh nghiệm, có nhƣ thế mới nâng cao đƣợc chất lƣợng cán bộ.
Tổng công ty đánh giá lại đội ngũ cán bộ hiện có cả về chất lƣợng và số lƣợng để có kế hoạch đào tạo và bồi dƣỡng lại.
Công tác đào tạo kỹ sƣ tƣ vấn và cán bộ chuyên ngành kỹ thuật cần đƣợc đổi mới ngay từ khâu đào tạo trong các trƣờng đại học: điều chỉnh nội dung và phƣơng pháp đào tạo để tạo ra lớp kỹ sƣ tƣ vấn đảm bảo kỹ thuật chuyên môn; đồng bộ cả về chuyên môn, ngoại ngữ các kiến thức pháp luật, kiến thức kinh tế- xã hội và công nghệ chuyên ngành.
Đảm bảo điều kiện vật chất, tinh thần để cho cán bộ yên tâm công tác thông qua chế độ tiền lƣơng phải khá hơn ở lĩnh vực doanh nghiệp và tiến tới việc trả lƣơng theo trình độ chun mơn, vị trí cơng việc, trách nhiệm cơng việc với mục đích phải đảm bảo cuộc sống đầy đủ để họ chuyên tâm vào công tác chuyên môn, hạn chế vấn đề tiêu cực trong các cán bộ quản lý nhà nƣớc.
Các cán bộ quản lý dự án tại Tổng công ty hầu hết là những ngƣời đƣợc đào tạo về các mặt kinh tế kỹ thuật (Xây dựng, hệ thống điện, kinh tế…) mà chƣa thực sự đƣợc đào tạo chính thức về nghiệp vụ quản lý dự án một cách hệ thống và khoa
học, chủ yếu các cán bộ quản lý dự án dựa trên kinh nghiệm làm việc lâu năm và theo các hƣớng dẫn trong văn bản và thông tƣ của nhà nƣớc. Bởi vậy, một chính sách về đào tạo chuyên môn cho các cán bộ quản lý dự án là hết sức cần thiết. Chính sách này bao gồm các nội dung cụ thể nhƣ sau:
+ Tổ chức các khóa học bồi dƣỡng nghiệp vụ theo kế hoạch do Tổng công ty đề ra và thông báo cho các cán bộ có nhu cầu đƣợc đào tạo.
+ Có chế độ ƣu tiên đối với những cán bộ đã hồn thành tốt khóa bồi dƣỡng
và tạo điều kiện để họ có thể phát huy những kiến thức mà mình đã học đƣợc. Ngồi việc tổ chức đào tạo cho những cán bộ chƣa có nghiệp vụ chính thức; đối với các cán bộ đã đƣợc đào tạo và có kiến thức chun mơn, Tổng công ty cần phải tạo môi truờng làm việc khẩn trƣơng và có hiệu quả để các cán bộ có thể phát huy sự sáng tạo và khả năng của bản thân, tránh việc những kiến thức đã học đƣợc lại bị mai một dần do không đƣợc sử dụng gây ra sự lãng phí nhân tài trong cơng tác quản lý dự án. Đồng thời cũng phải nâng cao ý thức tự giác và trách nhiệm của họ đối với cơng việc, nếu khơng thì dù có tạo mơi trƣờng làm việc sơi nổi mà các thành viên lại khơng nhiệt tình tham gia hƣởng ứng cơng việc thì cũng khơng đem lại hiệu quả.
Tạo mơi trƣờng giao lƣu văn hóa, trao đổi kinh nghiệm thực tế giữa các đơn vị thành viên trong Tổng công ty để xây dựng tình đồng nghiệp và tơn trọng lẫn nhau, khi đó ngƣời lao động có cơ hội thi đua làm việc, học tập và tự rèn luyện bản thân, cùng nhau xây dựng Tổng công ty ngày một phát triển.
Vận dụng các phương pháp kĩ thuật, khoa học công nghệ hiện đại.
Trong sự phát triển chung của xã hội, quá trình đầu tƣ và quyết định đầu tƣ địi hỏi sự chính xác và nhạy bén. Q trình theo dõi đầu tƣ cần thực hiện một cách sâu sát nhằm đem lại hiệu quả cao nhất. Bên cạnh đó thơng tin về các dự án đầu tƣ ngày càng lớn, để có đƣợc thơng tin chính xác về các cơng trình, mỗi chun viên mất rất nhiều thời gian để rà sốt cơng việc đồng thời khó tránh khỏi sự sai sót. Do đó hệ thống chƣơng trình quản lý đầu tƣ – xây dựng cơ bản cần
Quản lý đầu tƣ là một khái niệm mang tính trừu tƣợng cao, nó bao qt mọi lĩnh vực trong quá trình đầu tƣ. Vì vậy, để đáp ứng đƣợc mục đích đó hệ thống phần mềm cần phải có khả năng thích ứng những u cầu trên nhằm đảm bảo tính hệ thống và đem lại kết quả khai thác thông tin hiệu quả.
Tổng công ty điện lực Thành phố Hà Nội mỗi năm phải thực hiện hàng chục dự án đầu tƣ và con số đó sẽ cịn lớn hơn nhiều, qua đó chúng ta có thể thấy đƣợc khối lƣợng thông tin cần quản lý là rất rất lớn. Mục đích phần mềm nhằm cung cấp cho ngƣời dùng các tính năng phục vụ sau:
-Cho phép các đơn vị thành viên, các phịng ban của Tổng cơng ty tham gia khai thác và trao đổi thông tin về dự án.
- Mỗi phịng ban chức năng có nhiệm vụ cụ thể trong từng giai đoạn của mỗi dự án tuỳ theo quy mô của dự án.
-Cập nhật nguồn danh mục vật tƣ, thiết bị, chuyên viên theo dõi …
-Lập kế hoạch và thực hiện đăng ký kế hoạch xây dựng trong năm.
- Quản lý chi tiết từng dự án, thiết kế dự toán, hồ sơ thầu, các hợp đồng kinh tế và các quyết định cấp VTTB.
-Theo dõi tiến độ thi công, thông báo vốn của chủ đầu tƣ, các quyết định đầu
tƣ. Quản lý nhật ký thi cơng, q trình thực hiện, giám sát dự án.
- Tra cứu thông tin dự án, thực hiện các biểu mẫu báo cáo của Tập đoàn điện lực Việt Nam.
-Cấp phát, phân quyền sử dụng trên từng chức năng. Phân định quyền hạn trách nhiệm của ngƣời sử dụng. Ràng buộc thông tin cập nhật, chỉnh sửa và huỷ bỏ cho từng ngƣời sử dụng.
Ngoài ra, phần mềm quản lý dự án đầu tƣ đƣợc xây dựng thông qua giao diện đơn giản, gần gũi với ngƣời sử dụng. Mô tả đầy đủ thông tin cần quản lý, tra cứu thơng tin theo nhiều tiêu chí phong phú và đặc biệt có thể mở rộng tiêu chí tìm kiếm mà không cần nâng cấp phần mềm. Thông tin của mỗi dự án đƣợc lƣu trữ đầy đủ và hệ thống giúp cho các chuyên viên dễ dàng theo dõi và báo cáo. Thông qua các văn bản đã đƣợc Scan và đƣa vào hệ thống, phầm mềm cịn cho phép
ngƣời dùng tìm kiếm, chiết xuất các văn bản của từng dự án. Sử dụng công cụ quản lý dự án tiên tiến sẽ góp phần nâng cao chất lƣợng quản lý của dự án, đồng thời giảm đƣợc chi phí quản lý do đỡ phải đi lại nhiều, đáp ứng đƣợc yêu cầu về mặt thời gian.
+Về cơ chế và tổ chức quản lý dự án đầu tư
+ Xây dựng các thủ tục dự án, hồn thiện hệ thống quản lý dự án Cơng tác quản lý dự án cần đƣợc thực hiện theo một thủ tục nhất định do Tổng cơng ty đặt ra nhằm hệ thống hóa một cách khoa học các cơng việc của công tác quản lý dự án và yêu cầu mọi cán bộ, nhân viên cần phải tuân theo. Với việc xây dựng thủ tục quản lý dự án, mọi thành viên trong q trình quản lý dự án có