Hình 3.1 : cơ cấu bộ máy quản lý của công ty
3.1.5. Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý
3.1.5.1. Hội đồng thành viên
- Có nhiệm vụ tƣ vấn cho giám đốc để chỉ đạo mọi hoạt động kinh doanh phục vụ Cơng ty.
-Tham gia bàn bạc góp ý xây dựng các định hƣớng phát triển và phƣơng pháp hoạt động kinh doanh.
- Tham gia ý kiến với Giám Đốc về việc lựa chọn, đào tạo, bố trí sử dụng và kiểm tra thƣờng xuyên việc thi hành kỷ luật của các cán bộ công nhân viên trong Công ty.
- Tham gia bàn bạc góp ý xây dựng các định hƣớng phát triển và các biện pháp theo dõi hoạt động kinh doanh của công ty.
3.1.5.2. Ban Giám Đốc
- Giám đốc: Ông Quách Hƣng Chánh.
- Trợ lý giám đốc: Ông Phạm Văn Năng.
- Giám đốc là đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm trƣớc hội đồng thành viên công ty và là ngƣời quyết định bổ nhiệm và điều hành hoạt động cơng ty. Giám đốc cơng ty có những quyền hạn sau:
Sử dụng bảo toàn và phát triển vốn.
Xây dựng chiến lƣợc phát triển, ké hoạch dài hạn và hàng năm của công ty, dự án đầu tƣ, phƣơng án kinh doanh, đề án tổ chức của công ty qui hoạch đào tạo lao động.
Xây dựng các mức kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn sản phẩm, đơn giá tiền lƣơng phù hợp với các qui định nhà nƣớc.
Quyết định giá mua, giá bán sản phẩm phù hợp với qui định nhà nƣớc.
3.1.5.3. Phịng Hành Chánh
Có nhiệm vụ quản trị về mặt nhân sự và quản lý trang thiết bị máy móc cho Cơng ty. Đồng thời phịng hành chánh cịn có chức năng quan trọng là tham mƣu cho ban Giám đốc về công tác tổ chức nhân sự, lao động, tiền lƣơng, công tác hành chánh thực hiện chế độ và chính xác cho nhân viên: bảo hiểm xã hội, chấm công, soạn thảo và lƣu trữ các tài liệu công văn.
Điều hành trực tiếp các công việc ở bộ phận vi tính và bộ phận kho hàng:
- Bộ phận vi tính: Chịu trách nhiệm về việc phát hành hóa đơn bán hang và quản lý hệ thống vi tính của tồn Cơng ty.
- Bộ phận kho hàng: Chịu trách nhiệm xuất hàng và giao hàng cho khách hàng.
Phòng kinh doanh
- Chịu trách nhiệm về doanh số bán hàng của công ty, đồng thời xây dựng các hoạt động khuyến mãi và quảng cáo, mở rộng thị trƣờng, hệ thống phân phối của cơng ty.
- Tìm khách hàng mới.
- Phân phối sản phẩm.
- Giúp cơng ty hồn thành kế hoạch kinh doanh.
- Cơ cấu quản lý của khối kinh doanh: Quản lý 6 khu vực chính là 4 Zone.
3.1.5.3. Phịng Kế Tốn
- Tổ chức tồn bộ hệ thống kế tốn, thống kê, hạch tốn kinh tế tài chính.
- Lập và lƣu trữ các hồ sơ chứng từ.
- Quản lí vốn, phân phối thu nhập và tích lũy lợi nhuận.
- Giải quyết các thủ tục khi nhập hàng (bộ phận xuất nhập khẩu).
3.1.5.4. Văn phịng chi nhánh
- Hỗ trợ và thay thế cơng việc cho văn phịng Thành Phố Hồ Chí Minh nhƣ: kinh doanh, giám sát, tìm hiểu thị trƣờng và có cách giải quyết nhanh chóng và kịp thời nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng tại các tỉnh miền Trung.
- Ngồi ra, cơng ty cịn có một đội ngũ nhân viên th ngồi với số lƣợng trên 100 ngƣời hoạt động bán hàng trên cả nƣớc.
3.1.5.5. Phòng Kế Hoạch và Phát Triển
- Nắm bắt kịp thời các thông tin thị trƣờng, về đối thủ cạnh tranh để đƣa ra chiến lƣợc phù hợp nhằm đối phó kịp thời các diễn biến của thị trƣờng.
3.1.5.6. Phòng Trade Marketing
- Chuyển tải những chiến lƣợc của phòng Marketing (văn phòng đại diện) ra thị trƣờng, các chiến lƣợc sản phẩm, giá, phân phối, xúc tiến…
- Phản hồi những thơng tin từ tình hình thị trƣờng về cho phịng Marketing để họ có thể cải thiện chiến lƣợc cho phù hợp.
- Phối hợp với phòng Marketing để thực hiện các kế hoạch Marketing đã đề
ra.
- Hỗ trợ phòng kinh doanh về doanh số bán hàng, tăng độ bao phủ của các sản phẩm trên thị trƣờng.
- Lên kế hoạch phân phối, đào tạo cho đội ngũ bán hàng.
- Hỗ trợ các chi nhánh ở các tỉnh thành.
- Lấy thơng tin ở phịng kinh doanh để theo dõi thị phần, số doanh thu, đối thủ cạnh tranh từ đó đƣa ra chiến lƣợc xúc tiến bán hàng.