Hình 3.1 : cơ cấu bộ máy quản lý của công ty
3.5. Tổ chức của bộ phận Marketing
3.5.1. Tổ chức bộ phận Marketing tại Công ty
Trong giai đoạn này thì phịng kinh doanh là đơn vị kiêm nhiệm các hoạt động về Marketing. Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhƣng hiệu quả của cơng việc khơng thể nói là cao đƣợc.
Tuy nhiên sau khi chính thức mở thành chi nhánh của công ty TNHH dƣợc phẩm AAA thì mơ hình về quản lý củaChi nhánh Đà Nẵng đã có nhiều thay đổi, chi nhánh đã thành lập phịng nghiên cứu phát triển đây là một phòng chuyên trách phụ trách các vấn đề huấn luyện và đào tạo, Marketing, nghiên cứu và phát triển, các hoạt động của phòng này gắn chặt với các hoạt động về Marketing của công ty.
Trong biên chế của phịng nghiên cứu và phát triển gồm có 6 ngƣời là nhân viên văn phịng và đội ngũ trình dƣợc viên tại Đà Nẵng. Qua biên chế của phòng ta đã thấy đƣợc vai trị quan trọng của đội ngũ trình dƣợc viên đối với hoạt động Marketing củaChi nhánh Đà Nẵng nói riêng cũng nhƣ bộ phận trình dƣợc viên là một bộ phận không thể thiếu đối với chi nhánh Cơng ty. Bộ phận này có nhiệm vụ là ngƣời đại diện cho chi nhánh giới thiệu các sản phẩm của công ty đối với các nhà thuốc, các đại lý, các bệnh viện. Họ có trách nhiệm trình bày với những ngƣời có liên quan nhƣ các bác sỹ, dƣợc sỹ... tại những nơi chi nhánh phân phối sản phẩm để họ có kiến thức về sản phẩm nhƣ tính năng, tác dụng, chỉ định, thống chỉ định...làm tăng uy tín của sản phẩm, giúp cho các khách hàng yên tâm hơn khi sử dụng sản phẩm của cơng ty. Trình dƣợc viên là những ngƣời có trình độ, họ đều tốt nghiệp các trƣờng Đại học, họ có kiến thức về sản phẩm. Họ thƣờng xuyên đƣợc dự những buổi tập huấn về sản phẩm đặc biệt là về sản phẩm mới họ phải là ngƣời hiểu rất rõ những kiến thức về những sản phẩm của cơng ty. Ngồi kiến thức về sản phẩm họ còn phải biết và thực hiện những kiến thức chung về Marketing họ đã đƣợc công ty đào tạo những kiến thức cơ bản về Marketing nhƣ kỹ thuật về tiếp xúc với khách hàng, những kiến thức về xúc tiến bán hàng, kỹ thuật quản lý, hỗ trợ đối với thành viên của hệ thống kênh phân phối, kỹ thuật thu thập và xử lý thơng tin để từ đó phản hồi lại về chi nhánh Cơng ty...
Nhƣ vậy chúng ta có thể thấy đội ngũ trình dƣợc viên có vai trị vơ cùng quan trọng trong việc xúc tiến bán hàng cũng nhƣ trong hệ thống kênh phân phối của Chi nhánh Đà Nẵng. Tuy vậy việc quản lý hoạt động của đội ngũ trình dƣợc viên vẫn là một vấn đề mà cơng ty rất quan tâm bởi vì đây là một đội ngũ hoạt động độc lập ở các địa bàn khách nhau trên 16 tỉnh thành phố. Nếu khơng quản lý tốt rất có thể dẫn tới hoạt động cửa đội ngũ này không đạt đƣợc hiệu quả nhƣ mong muốn.
Việc tiếp thị và quảng cáo nó đem lại lợi ích cho cả Johnson’s va AAA cho nên giữa hai cơng ty có sự kết hợp chặt chẽ với nhau trong lĩnh vực Marketing đặc biệt trong quảng cáo và xúc tiến bán hàng. Ví dụ: Trong năm 2013 cơng ty TNHH
dƣợc phẩm AAA triển khai chƣơng trình Ngày hội Top To Toe, đây là một chƣơng trình có hình thức xúc tiến bán hàng. Hình thức này nằm vào các nhà thuốc bán lẻ, cửa hàng nhằm củng cố quan hệ gắn bó giữa các khách hàng với công ty cũng nhƣ đẩy mạnh việc tiêu thụ sản phẩm của công ty bằng việc chấm điểm các nhà thuốc theo doanh số họ bán đƣợc và tinh thần hợp tác với cơng ty từ đó có phần thƣởng xứng đáng với họ. Chƣơng trình này do Johnson’s khởi xƣớng và chuẩn bị tài chính cho hoạt động này nhƣng cơng ty TNHH dƣợc phẩm AAA đứng trên danh nghĩa là công ty phân phối sản phẩm thực hiện chƣơng trình này, điều này sẽ mang lại lợi ích khơng chỉ cho AAA, Johnson’s mà nó cịn mang lại lợi ích cho các nhà thuốc, đại lý khi thực hiện chƣơng trình này, nó mang lại sự hợp tác cao trong đẩy mạnh việc tiêu thụ sản phẩm
Do phòng nghiên cứu phát triển chuyên về các hoạt động Marketing mới đƣợc mở nhân viên trong phòng này 100% là những ngƣời tốt nghiệp hóa, dƣợc, cơng nghệ hóa học cho nên dù đã đƣợc bổ sung một số kiến thức về Marketing nhƣng hoạt động của phòng xét về ý nghĩa Marketing chƣa thể đạt đƣợc hiệu quả cao, hoạt động của phòng mới chủ yếu về sản phẩm hay xúc tiến bán hàng. Nhiều hoạt động Marketing phòng vẫn chƣa đảm nhiệm mà phòng kinh doanh đảm nhiệm nhƣ các kế hoạch về xúc tiến bán hàng khuyến mại, giá cả... Điều này gây ra trƣờng hợp hoạt động của chi nhánh còn chồng chéo, chƣa phân rõ trách nhiệm có thể dẫn đến một số cơng việc trùng lắp hoặc bị bỏ qua