1.5 .Nội dung nghiờn cứu cơ bản của cụng tỏc quản trị nguồn nhõn lực
1.5.2 .Thiết kế và phõn tớch cụng việc
Thiết kế và phõn tớch cụng việc là quỏ trỡnh xỏc định, xem xột, khảo sỏt những nhiệm vụ và những hành vi liờn quan đến một cụng việc cụ thể. Thiết kế và phõn tớch cụng việc thường được sử dụng để xõy dựng chức năng nhiệm vụ và yờu cầu về trỡnh độ kỹ thuật của cụng việc làm cơ sở cho cụng tỏc tuyển mộ, tuyển chọn, đào tạo, thự lao lao động.
- Thiết kế cụng việc là quỏ trỡnh xỏc định cỏc nhiệm vụ, cỏc trỏch nhiệm cụ thể được thực hiện bởi từng người lao động trong tổ chức cũng như cỏc điều kiện cụ thể để thực hiện cỏc nhiệm vụ, trỏch nhiệm đú.
- Phõn tớch cụng việc là quỏ trỡnh thu thập cỏc tư liệu và đỏnh giỏ một cỏch cú hệ thống cỏc thụng tin quan trọng cú liờn quan đến cụng việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rừ xem ở từng cụng việc cụ thể, người lao động cú những nhiệm vụ, trỏch nhiệm gỡ; hoặc thực hiện những hoạt động nào, tại sao phải thực hiện và thực hiện như thế nào; những mỏy múc, thiết bị, cụng nghệ nào được sử dụng cụ thể; những mối quan hệ nào được thực hiện; cỏc điều kiện làm việc cụ thể cũng như cỏc yờu cầu về kiến thức, kỹ năng và cỏc khả năng mà người lao động cần phải cú để thực hiện cụng việc.
- Phõn tớch cụng việc cú ý nghĩa quan trọng bởi vỡ nhờ cú phõn tớch cụng việc mà người quản lý xỏc định được cỏc kỳ vọng của mỡnh đối với người lao động và
làm cho họ hiểu được cỏc kỳ vọng đú; nhờ đú người lao động cũng hiểu được cỏc nhiệm vụ, nghĩa vụ và trỏch nhiệm của mỡnh trong cụng việc. Đồng thời, phõn tớch cụng việc là điều kiện để cú thể thực hiện được cỏc hoạt động quản trị nguồn nhõn lực đỳng đắn và cú hiệu quả thụng qua việc giỳp cho người quản lý cú thể đưa ra cỏc quyết định về nhõn lực như tuyển dụng, đề bạt, thự lao dựa trờn cỏc tiờu thức khỏc nhau cú liờn quan đến cụng việc.
Quỏ trỡnh phõn tớch cụng việc bao gồm nhiều hoạt động, nhưng tựu chung lại cú thể chia thành bốn bước như sau:
Bước 1: Xỏc định cỏc cụng việc cần phõn tớch:\
Danh mục cỏc cụng việc cần phần tớch được xỏc định tựy thuộc vào mục đớch và nhu cầu phõn tớch cụng việc của doanh nghiệp. Thụng thường, phõn tớch cụng việc được tiến hành trong cỏc hoàn cảnh cơ bản sau:
- Danh mục cỏc cụng việc cần phõn tớch được xỏc định tựy thuộc vào mục đớch và nhu cầu phõn tớch cụng việc của doanh nghiệp. Thụng thường, phõn tớch cụng việc được tiến hành trong cỏc hoàn cảnh cơ bản sau:
- Khi một tổ chức, doanh nghiệp bắt đầu hoạt động và chương trỡnh phõn tớch cụng việc lần đầu tiờn được tiến hành.
- Khi xuất hiện cỏc cụng việc mới.
- Khi cỏc cụng việc đú cú sự thay đổi đỏng kể về nội dung do kết quả của cỏc phương phỏp mới, cỏc thủ tục mới hoặc cỏc cụng nghệ mới.
- Khi tổ chức tiến hành rà soỏt lại theo chu kỳ tất cả cỏc cụng việc, thường là ba năm một lần.
Bước 2: Lựa chọn cỏc phương phỏp thu thập thụng tin thớch hợp:
Khi lựa chọn cỏc phương phỏp thu thập thụng tin thớch hợp với mục đớch của phõn tớch cụng việc cần thiết kế cỏc biểu mẫu, ghi chộp hoặc cỏc cõu hỏi cần thiết để cú thể thu thập được những thụng tin thực sự cần thiết cho thiết kế cụng việc.
Bước 3: Tiến hành thu thập thụng tin:
Khi tiến hành thu thập thụng tin cần phải phõn loại cỏc thụng tin cần thu thập thành cỏc nhúm riờng tư, từ đú xỏc định tầm quan trọng của cỏc thụng tin để lựa
chọn cỏc thụng tin thực sự cần thiết cho cụng việc. Cú thể thu thập cỏc thụng tin về điều kiện làm việc, cỏc thụng tin về hoạt động thực tế của nhõn viờn nơi làm việc và cỏc thụng tin về cỏc loại mỏy múc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc và cỏc thụng tin về tiờu chuẩn mẫu trong thực hiện cụng việc đối với nhõn viờn.
Bước 4: Sử dụng thụng tin thu thập được:
Sau khi thu thập được thụng tin, việc sử dụng cỏc thụng tin đú cần phải đỳng với mục đớch của phõn tớch cụng việc, chẳng hạn như dựng thụng tin để xõy dựng kế hoạch về nhõn lực, xỏc định nhu cầu đào tạo mới, đào tạo lại nhõn lực, viết bản mụ tả cụng việc, bản yờu cầu cụng việc, bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc.