CHƢƠNG 3 : THỰC TRẠNG HIỆU QUẢ SỬ DỤNG TÀI SẢN TẠI
4.2. Một số giải pháp nâng cao nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản tại công ty
4.2.3. Quản lý dòng tiền hiệu quả
Quản lý dòng tiền hiệu quả sẽ đưa ra những dự báo chính dịng tiền chính xác, đảm bảo cho Cơng ty ln có sẵn tiền để thanh tốn các chi phí đến
hạn và giúp Cơng ty chủ động sử dụng nguồn vốn của mình. Để quản lý dịng tiền hiệu quả, Công ty cần áp dụng các biện pháp cụ thể:
- Xây dựng bộ quy chế tài chính và quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế lương và khen thưởng để tạo ra khung pháp lý nội bộ cho quản trị dòng tiền,
- Thiết kế và xây dựng bộ máy quản trị dòng tiền, đặc biệt chú trọng xây dựng bộ phận tài chính kế tốn, cần xây dựng vị trí chuyên viên tài chính tách khỏi nghiệp vụ kế tốn.
- Lập kế hoạch dịng tiền dài hạn nhằm cân đối thu chi trong dài hạn trên cơ sở kết hợp ba quyết định chiến lược tối ưu: Đầu tư, tài trợ và phân phối lợi nhuận.
- Định kỳ thực hiện phân tích dịng tiền và báo cáo thu chi nhằm đánh giá tình hình quản trị dịng tiền thơng qua các chỉ tiêu phù hợp.
Hiện tại, Cơng ty có khả năng thanh tốn thấp nên sẽ tập trung vào các mục tiêu tiền mặt ngắn hạn nhằm cân bằng lại khả năng thanh toán, tăng hiệu quả sử dụng tiền, đồng thời ngăn ngừa các hành vi gian lận về tài chính trong nội bộ doanh nghiệp hoặc của bên thứ ba. Quản trị tiền mặt bao gồm quản lý lưu lượng tiền mặt tại quỹ và tài khoản thanh toán ở ngân hàng, kiểm soát chi tiêu, dự báo nhu cầu tiền mặt của doanh nghiệp, bù đắp thâm hụt ngân sách, giải quyết tình trạng thừa, thiếu tiền mặt trong hạn cũng như dài hạn.
Lượng tiền mặt dự trữ tối ưu của doanh nghiệp phải thỏa mãn được 3 nhu cầu chính:
- Chi cho các khoản phải trả phục vụ hoạt động sản xuất – kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp như: trả cho nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ, trả cho người lao động, trả thuế.
- Dự phịng cho các khoản chi ngồi kế hoạch.
- Dự phịng cho các cơ hội phát sinh ngồi dự kiến khi thị trường có sự thay đổi đột ngột.
Sau khi xác định được lượng tiền mặt dự trữ thường xun, Cơng ty nên áp dụng những chính sách, quy trình sau để giảm thiểu rủi ro cũng như những thất thoát trong hoạt động.
- Số lượng tiền mặt tại quỹ giới hạn ở mức thấp chỉ để đáp ứng những nhu cầu thanh tốn khơng thể chi trả qua ngân hàng. Ưu tiên lựa chọn nhà cung cấp có tài khoản ngân hàng. Thanh tốn qua ngân hàng có tính minh bạch cao, giảm thiểu rủi ro, gian lận, đáp ứng yêu cầu liên quan đến pháp luật (theo Luật thuế giá trị gia tăng sửa đổi – có hiệu lực từ ngày 01/01/2009, tất cả các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên nếu khơng có chứng từ thanh tốn qua ngân hàng sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.
- Xây dựng quy trình thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, bao gồm: danh sách các mẫu bảng biểu, chứng từ (hợp đồng kinh tế, hóa đơn, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận …). Xác định quyền và hạn mức phê duyệt của các cấp quản lý trên cơ sở quy mô của từng doanh nghiệp. Đưa ra quy tắc rõ ràng về trách nhiệm và quyền hạn của các bộ phận liên quan đến q trình thanh tốn để việc thanh tốn diễn ra thuận lợi và chính xác.
- Tn thủ quy tắc bất kiêm nhiệm, tách bạch vai trị của kế tốn và thủ quỹ, có kế hoạch kiểm kê quỹ thường xuyên và đột xuất, đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế, sổ quỹ với số liệu kế toán. Đối với tiền gửi ngân hàng, định kỳ đối chiếu số dư giữa sổ sách kế toán của doanh nghiệp và số dư của ngân hàng để phát hiện kịp thời và xử lý các khoản chênh lệch nếu có.