CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.3 Quy trình kiểm soát chi thƣờng xuyên ngân sách Nhà nƣớc qua Kho bạc
3.3.3 Quy trình kiểm sốt chi thường xun Ngân sách Nhà nước qua
Theo quyết định số 1116/QĐ-KBNN ngày 24/11/2009 của Tổng giám đốc KBNN về việc ban hành quy trình giao dịch trong kiểm sốt chi thƣờng xun NSNN, quy trình kiểm sốt chi thƣờng xun NSNN qua KBNN Vũng Liêm đƣợc thực hiện 7 bƣớc.
Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ chi tại Kho bạc Nhà nƣớc Vũng
Khách hàng 7 1 6 5b Liêm. Kế toán viên 5a 2 4 Kế toán trƣởng 3 Giám đốc Thủ quỹ
Bƣớc 1: Kế toán viên tiếp nhận hồ sơ chứng từ
Bƣớc 2: Kiểm sốt chi theo trình tự thủ tục, trình kế tốn trƣởng Bƣớc 3 : Kế tốn trƣởng kiểm soát, ký chứng từ
Bƣớc 4: Giám đốc kiểm soát, ký chứng từ Bƣớc 5: Thực hiện thanh tốn
5a: trình tự đối với chứng từ chuyển khoản 5b: trình tự đối với chứng từ tiền mặt
Bƣớc 6: Trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng đối với chứng từ chuyển khoản
3.3.4 Tình hình thực hiện cơng tác kiểm soát chi ngân sách Nhà nước qua Kho bạc Nhà nước.
a/ Chi trả theo hình thức rút dự toán từ Kho bạc nhà nƣớc:
- Căn cứ vào nhu cầu chi và theo yêu cầu nhiệm vụ chi, thủ trƣởng đơn vị sử dụng ngân sách lập và gửi hồ sơ thanh toán gửi Kho bạc nhà nƣớc nơi giao dịch để làm căn cứ kiểm soát, thanh toán.
- Kho bạc nhà nƣớc kiểm tra, kiểm soát các hồ sơ của đơn vị sử dụng ngân sách nếu đủ điều kiện theo quy định, thì thực hiện chi trả trực tiếp cho ngƣời hƣởng lƣơng và ngƣời cung cấp hàng hoá, dịch vụ hoặc chi trả qua đơn vị sử dụng ngân sách.
- Khi thực hiện chi trả theo hình thức rút dự toán từ Kho bạc nhà nƣớc, Kho bạc nhà nƣớc thực hiện chi cho đơn vị sử dụng ngân sách nhà nƣớc đảm bảo các khoản chi đáp ứng các điều kiện chi ngân sách nhà nƣớc theo quy định và hạch toán theo đúng quy định của mục lục ngân sách nhà nƣớc hiện hành.
b/ Chi trả theo hình thức lệnh chi tiền:
- Cơ quan tài chính chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm sốt nội dung, tính chất và kiểm sốt hồ sơ chứng từ của từng khoản chi, bảo đảm các điều kiện thanh toán chi trả ngân sách ra lệnh chi tiền gửi Kho bạc nhà nƣớc để chi trả cho đơn vị sử dụng ngân sách.
- Kho bạc nhà nƣớc thực hiện xuất quỹ ngân sách và chi trả cho đơn vị sử dụng ngân sách theo nội dung ghi trong lệnh chi tiền của cơ quan tài chính.
Kiểm sốt trong q trình cấp phát, thanh tốn, chi trả các khoản chi thƣờng xuyên NSNN:
KBNN Vũng Liêm căn cứ vào thơng báo dự tốn chi cơ quan quản lý cấp trên giao và cơ quan tài chính thẩm định cho đơn vị, kiểm tra tính hợp pháp của hồ sơ thanh tốn, các điều kiện chi và lệnh chuẩn chi của thủ trƣởng ĐVQHNS, thực hiện thanh toán trực tiếp từ Kho bạc đến ngƣời hƣởng lƣơng
hoặc ngƣời cung cấp hàng hóa dịch vụ. Việc chi trả, thanh tốn đƣợc thực hiện dƣới hai hình thức cấp tạm ứng và cấp thanh toán.
Kiểm tra sau q trình cấp phát, thanh tốn, chi trả các khoản chi NSNN và xác nhận số liệu quyết toán của các đơn vị:
Hàng tháng đơn vị phải đối chiếu số liệu sử dụng dự tốn với KBNN. Cịn bản đối chiếu tình hình sử dụng kinh phí theo hình thức tạm ứng, thực chi chi tiết theo mục lục ngân sách đƣợc lập một quý một lần. Tất cả quyết toán của các đơn vị sử dụng vốn NSNN trƣớc khi gửi cơ quan tài chính hoặc gửi cơ quan quản lý nhà nƣớc cấp trên tổng hợp để gửi cơ quan tài chính đều phải có sự xác nhận của KBNN Vũng Liêm về mặt số liệu.
3.4 Thực trạng kiểm soát chi ngân sách Nhà nƣớc qua Kho bạc Nhà nƣớcVũng Liêm, tỉnh Vĩnh Long từ năm 2011 – 2014. Vũng Liêm, tỉnh Vĩnh Long từ năm 2011 – 2014.
Bảng 3.2: Tình hình kiểm sốt chi thƣờng xun qua Kho bạc Nhà nƣớc Vũng Liêm giai đoạn 2011 – 2014.
Chỉ tiêu
Tổng chi NSNN Chi thƣờng xuyên đã qua kiểm sốt chi Trong đó: Ngân sách trung ƣơng
Ngân sách địa phƣơng Số món chƣa đủ điều kiện thanh toán
Số tiền từ chối thanh toán
Nhận xét:
Từ khi luật ngân sách có hiệu lực, vai trị của KBNN trong cơng tác quản lý, kiểm soát chi NSNN đã đƣợc xác lâp rõ và từng bƣớc đƣa việc sử dụng ngân sách vào nề nếp.
Tổ chức thực hiện tốt công tác quản lý chi ngân sách các cấp, tạm ứng, thanh toán kịp thời đầy đủ mọi khoản chi cho các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nƣớc phục vụ nhiệm vụ chính trị của địa phƣơng theo Luật Ngân sách nhà nƣớc. Phối hợp chặt chẽ với cơ quan tài chính, các đơn vị sử dụng ngân sách chủ động đề xuất và xử lý kịp thời những vƣớng mắc trong công tác quản lý, kiểm soát chi NSNN.
Trong năm 2011, Kho bạc đã thực hiện chi lƣơng qua tài khoản ATM đƣợc 123/146 đơn vị( còn 23 đơn vị chƣa thực hiện: Hội Cựu chiến binh, Công An, Quân sự và 20 xã, thị trấn). Sở dĩ còn 23 đơn vị chƣa tham gia trả lƣơng qua thẻ ATM do Hội cựu chiến binh thƣờng xuyên thay đổi ngƣời tham gia hội, gây khó khăn cho kế toán trả lƣơng và 20 xã, thị trấn hầu nhƣ khơng có đẩy đủ cây ATM rút tiền, địa bàn từ xã này qua xã khác khó khăn và cách xa thị trấn. Tuy nhiên, tính đến thời điểm hết năm 2014, Kho bạc đã thực hiện chi trả đƣợc 140/146 đơn vị sử dụng thẻ ATM, còn một số xã chƣa thực hiện đƣợc do chƣa bố trí đƣợc địa điểm đặt cây ATM.
Ngân sách trung ƣơng bao gồm những đơn vị: Tòa án huyện Vũng Liêm, Chi cục thi hành án huyện Vũng Liêm, chi cục thống kê huyện Vũng Liêm và Viện kiểm sát huyện Vũng Liêm. Từ năm 2011 đến năm 2014 tổng chi NSNN trung ƣơng là: 212 tỷ đồng chiếm 11% tổng chi thƣờng xuyên đã qua kiểm soát.
Ngân sách địa phƣơng:
Đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện tự chủ hồn tồn: Văn phịng đăng ký quyền sử dụng đất huyện Vũng Liêm.
Trong bốn năm tình hình kiểm sốt chi đối với ngân sách địa phƣơng đạt 1.709 tỷ đồng chiếm 89% tổng chi thƣờng xuyên qua kiểm soát. Hàng năm nhu cầu chi ngân sách địa phƣơng tƣơng đối lớn gây khơng ít khó khăn trong kiểm sốt chi qua Kho bạc. Những thời điểm cấp trên cho chi lƣơng tháng sau đối với ngày nghỉ lễ dài trong khi đó văn bản gần sát ngày đƣa ra, tồn quỹ khơng đủ chi làm chậm trễ thanh tốn cho đơn vị.
Tổng số món từ chối thanh toán: 63 với số tiền: 5,12 tỷ đồng. Nguyên nhân từ chối thanh tốn do thiếu bảng kê chứng từ thanh tốn ví dụ trong năm 2011 Thanh tra huyện sai số dƣ tạm ứng 4 triệu đồng và bảng kê chứng từ thanh tốn khơng ghi nội dung chi 3 triệu đồng. Năm 2012, chi sai mã nội dung kinh tế: UBND xã trung Nghĩa 1 triệu đồng, UBND xã Hiếu Nhơn 2,3 triệu đồng, chi thiếu dự toán: UBND xã Trung Ngãi 1.870 ngàn đồng, UBND xã Trung Thành Tây 2.360 ngàn đồng. Năm 2014 đơn vị Văn phòng Hội đồng nhân dân – UBND huyện Vũng Liêm nội dung chi tiếp khách chƣa kê cụ thể sử dụng chứng từ bảng kê hay hóa đơn, bảng kê chứng từ thanh tốn chƣa kê hóa đơn cho từng món chi(53.380.000 đồng), thanh tốn tiền điện thắp sáng thiếu chữ ký kế toán trƣởng trên giấy rút dự toán ngân sách và bảng kê chứng từ thanh toán số tiền: 19.304.254 đồng. So với các huyện khác số món từ chối tại Kho bạc Nhà nƣớc Vũng Liêm là ít. Ngun nhân do cán bộ, cơng chức kiểm sốt chi cịn xem nhẹ việc theo dõi tình hình số món từ chối. Chẳng hạn nhƣ: Sai số tiền bằng chữ, nội dung giữa bảng kê và giấy rút không khớp, sai tên đơn vị hƣởng so với hợp đồng mua bán. Trong 4 năm tại KBNN Bình Tân số món từ chối là 32 với số tiền 4,67 tỷ đồng. KBNN Bình Minh số món từ chối là 100 với số tiền gần 8 tỷ đồng(theo báo cáo số liệu hàng năm tại KBNN Vĩnh Long).
Thứ nhất, kiểm soát các khoản chi thanh toán cho cá nhân.
Nội dung chi thanh toán cho cá nhân bao gồm: tiền lƣơng, tiền công, phụ cấp lƣơng, học bổng học sinh, sinh viên, tiền thƣởng, phúc lợi tập thể... đƣợc phản ánh từ mục 100 đến mục 108 và mục 122, 124 của mục lục NSNN hiện hành (nhóm mục chi thanh tốn cá nhân). KBNN Vũng Liêm thực hiện kiểm sốt các khoản chi thuộc nhóm mục chi này nhƣ sau:
• Kiểm sốt các khoản chi lương và phụ cấp lương:
- Đầu năm, đơn vị sử dụng NSNN gửi kho bạc dự tốn chi NSNN năm
đƣợc duyệt trong đó có khoản chi về lƣơng và phụ cấp lƣơng, bảng đăng ký biên chế quỹ lƣơng đƣợc cơ quan có thẩm quyền phê duyệt (Sở Nội vụ duyệt cho đơn vị sử dụng NSNN cấp tỉnh; phòng nội vụ duyệt cho đơn vị cấp huyện; đơn vị trung ƣơng đóng trên địa bàn tỉnh do cơ quan chủ quản cấp trên duyệt). - Trong năm, khi có sự thay đổi về biên chế, quỹ lƣơng, đơn vị sử dụng NSNN phải bổ sung bảng đăng ký điều chỉnh đã đƣợc cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
- Hàng tháng, khi nhận giấy rút dự toán NSNN kèm danh sách chi trả lƣơng, phụ cấp lƣơng và bảng tăng, giảm biên chế, quỹ lƣơng (nếu có) do đơn vị sử dụng NSNN gửi đến, kho bạc đối chiếu danh sách chi trả lƣơng, phụ cấp lƣơng với bảng đăng ký biên chế - quỹ lƣơng năm hoặc bảng đăng ký điều chỉnh, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của giấy rút dự tốn, kiểm tra số dƣ dự toán, tồn quỹ ngân sách... Nếu chƣa đủ điều kiện thanh toán do hồ sơ chƣa đầy đủ, sai các yếu tố trên chứng từ thì trả lại hồ sơ và hƣớng dẫn đơn vị hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định. Nếu phát hiện chi không đúng chế độ; tồn quỹ ngân sách, số dƣ dự tốn khơng đủ cấp phát thì từ chối cấp phát, thơng báo và trả hồ sơ cho đơn vị. Nếu đủ điều kiện cấp phát, kho bạc thực hiện cấp thanh toán cho đơn vị để chi trả cho ngƣời đƣợc hƣởng (trƣờng hợp đầu năm, đơn vị chƣa đƣợc giao dự toán, kho bạc làm thủ tục tạm cấp dự toán một tháng cho đơn vị theo số đơn vị căn cứ vào một tháng của năm trƣớc hoạt động. Khi đơn vị đƣợc giao dự toán, kho bạc thực hiện đảo dự tốn tạm cấp đó).
• Kiểm sốt chi học bổng, sinh hoạt phí đối với học sinh, sinh viên:
Bao gồm chi về học bổng khuyến khích học tập, học bổng chính sách, phần thƣởng khuyến khích học tập, sinh hoạt phí cán bộ đi học... đƣợc thể hiện trên mục chi 103 của MLNS hiện hành.
thẩm quyền giao trong đó có khoản chi về học bổng, sinh hoạt phí; Bảng đăng ký học bổng, sinh hoạt phí do nhà trƣờng lập vào đầu năm hoặc đầu mỗi học kỳ sau khi có kết quả xét cấp học bổng, sinh hoạt phí của hội đồng nhà trƣờng.
- Hàng tháng, khi nhận giấy rút dự toán NSNN kèm bảng tăng, giảm học bổng, sinh hoạt phí (nếu có), kế tốn xử lý tƣơng tự nhƣ kiểm soát chi lƣơng và phụ cấp lƣơng ở phần trên.
• Kiểm sốt các khoản thanh tốn cho các cá nhân th ngồi:
Căn cứ vào dự tốn NSNN đƣợc cấp có thẩm quyền giao; nội dung thanh toán theo hợp đồng kinh tế; hợp đồng lao động; giấy rút dự toán NSNN của đơn vị, KBNN thực hiện thanh toán trực tiếp cho ngƣời đƣợc hƣởng hoặc cấp qua đơn vị để thanh tốn cho ngƣời đƣợc hƣởng.
• Kiểm sốt chi thu nhập tăng thêm từ nguồn kinh phí tiết kiệm của đơn vị tự chủ:
- Trong năm, sau khi thực hiện quý trƣớc, nếu xét thấy đơn vị có khả năng tiết kiệm đƣợc kinh phí; thủ trƣởng đơn vị căn cứ vào số kinh phí dự kiến tiết kiệm đƣợc, lập giấy rút dự toán NSNN (ghi rõ nội dung chi trả thu nhập tăng thêm từ nguồn kinh phí tiết kiệm) để tạm chi thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức trong đơn vị theo quý; Kho bạc thực hiện cấp tạm ứng cho đơn vị theo mức thủ trƣởng đơn vị đề nghị đảm bảo trong phạm vi dự tốn đƣợc giao và tối đa khơng vƣợt quá 60% quỹ tiền lƣơng cấp bậc, chức vụ một quý (đối với cơ quan nhà nƣớc thực hiện chế độ tự chủ), 40% số chênh lệch thu lớn hơn chi (đối với đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm chi phí hoạt động và đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động), 50% số kinh phí tiết kiệm đƣợc (đối với đơn vị sự nghiệp ngân sách bảo đảm tồn bộ chi phí hoạt động)
- Kết thúc năm ngân sách, sau khi đơn vị xác định đƣợc chính xác số
thực tiết kiệm, căn cứ vào đề nghị thanh tóan tạm ứng (phần tạm ứng chi thu nhập tăng thêm) của đơn vị, Kho bạc làm thủ tục thanh toán phần chi thu nhập tăng thêm cho đơn vị và thu hồi phần kinh phí đã tạm ứng. Mức thanh tốn thu nhập tăng thêm cả năm so với mức tiền lƣơng cấp bậc, chức vụ không vƣợt quá 1 lần (đối với cơ quan nhà nƣớc thực hiện chế độ tự chủ và đơn vị sự nghiệp ngân sách bảo đảm tồn bộ chi phí hoạt động).Trƣờng hợp đơn vị đã tạm ứng vƣợt quá số thực tiết kiệm, Kho bạc cho chuyển tạm ứng sang năm sau để thực hiện thu hồi bằng cách giảm trừ vào số tiết kiệm năm sau của đơn vị.
Thứ hai, kiểm sốt các khoản chi nghiệp vụ chun mơn.
Các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn gồm: chi thanh tốn dịch vụ cơng cộng, chi mua vật tƣ văn phịng, chi thơng tin, tun truyền, liên lạc, chi hội nghị, cơng tác phí...
Kho bạc căn cứ vào nhóm mục chi nghiệp vụ chun mơn trong dự tốn NSNN đƣợc cấp có thẩm quyền giao; các chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi nghiệp vụ chuyên mơn cho từng lĩnh vực; giấy rút dự tốn NSNN của đơn vị sử dụng NSNN và các hồ sơ, chứng từ có liên quan (trừ các khoản thanh tốn văn phịng phẩm, cơng tác phí cƣớc điện thoại đƣợc đơn vị thực hiện chế độ tự chủ khoán theo quy chế chi tiêu nội bộ) nếu đủ điều kiện thì thực hiện thanh tốn cho đơn vị.
- Khi dự tốn nhóm mục chi nghiệp vụ chun mơn không đủ để chi, đơn vị sử dụng NSNN có thể chi từ dự tốn của nhóm mục chi khác (dự tốn của nhóm mục chi khác có thể chi cho tất cả các mục) song phải hạch tốn đúng mục chi.
- Đối với cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện chế độ tự chủ, Kho bạc căn cứ tiêu chuẩn, định mức chi tiêu đƣợc quy định tại quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị để kiểm soát. Trƣờng hợp đơn vị thực
hiện chế độ tự chủ quyết định chi vƣợt quá mức chi quy định tại Quy chế chi tiêu nội bộ, nhƣng không vƣợt quá mức chi do cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền ban hành, thì KBNN chấp nhận thanh tốn khi có văn bản đề nghị của thủ trƣởng đơn vị.
- Đối với các đơn vị sử dụng ngân sách, khi thực hiện mua sắm các dụng cụ, trang thiết bị có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên phải đƣợc cơ quan tài chính đồng cấp thẩm định giá.
Thứ ba, kiểm soát chi mua đồ dùng, trang thiết bị, phương tiện làm việc, sửa chữa lớn tài sản cố định và xây dựng nhỏ.
- Đối tƣợng kiểm soát bao gồm: các khoản chi mua sắm, sửa chữa tài sản cố định (vơ hình hoặc hữu hình) nhƣ: bằng sáng chế, phần mềm máy tính,
ơ tơ, tàu thuyền, máy vi tính, máy phơ tơ, trang thiết bị kỹ thuật chuyên dùng có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên; các khoản chi xây dựng nhỏ nhƣ: trụ sở,