* Tài khoản sử dụng:
- TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. - TK 111- Tiền mặt.
- TK 131- Phải thu khách hàng
Ngồi ra cịn có một số TK khác như: TK 112, TK 333... * Chứng từ sử dụng:
- Hóa đơn GTGT
- Các chứng từ thanh tốn: phiếu thu, giấy báo có,... - Phiếu xuất kho
- Hợp đồng cung ứng sản phẩm, dịch vụ. - Bảng kê bán hàng
- Sổ chi tiết bán hàng và các TK liên quan như TK 111, TK 112.. - Sổ cái TK 5111.
* Quy trình luân chuyển chứng từ tại doanh nghiệp:
- Bước 1: Người mua đề nghị mua hàng thông qua hợp đồng cung cấp sản phẩm hàng hóa, cam kết mua bán, đơn đặt hàng..
- Bước 2: Căn cứ vào các giấy tờ trên, kế tốn tiến hành viết hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho.
- Bước 3: Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho, tiến hành xuất hàng, ghi thẻ kho rồi chuyển phiếu xuất kho cho phịng kế tốn.
- Bước 4: Kế toán tiền mặt tiến hành lập phiếu thu căn cứ vào hóa đơn GTGT (nếu thu tiền ngay) rồi chuyển phiếu thu cho thủ quỹ để thu tiền.
- Bước 5: Kế toán sau khi nhận phiếu xuất kho, ghi đơn giá, tính thành tiền và ghi sổ giá vốn, nhận hóa đơn GTGT ghi sổ doanh thu, nhận phiếu thu ghi sổ kế toán vốn bằng tiền.
- Bước 6: Kế tốn bảo quản, lưu trữ chứng từ.
Ví dụ 1: Về dịch vụ:
Ngày 08 tháng 01 năm 2012, cơng ty có hợp đồng cung ứng dịch vụ với ngân hàng Vietcombank Quảng Bình về việc th nhân cơng kiểm tra, vệ sinh, lọc dầu. Ngân hàng đã trả bằng tiền mặt.
Trình tự nghiệp vụ kinh tế được phản ánh như sau: Kế tốn sẽ lập hóa đơn GTGT:
Liên 1: Lưu tại quyển
Liên 2: Giao cho người mua hàng Liên 3: Dùng luân chuyển nội bộ
Căn cứ vào hóa đơn này, định kỳ cuối tháng lập bảng kê dịch vụ bán ra sau đó chuyển về văn phịng kế tốn cơng ty để nhập dữ liệu vào phần mềm kế tốn. Hóa đơn GTGT này là chứng từ gốc để hạch toán, ghi sổ nghiệp vụ kinh tế và sau đó sẽ được lưu trữ, bảo quản. Người lập hóa đơn có thể là nhân viên kế tốn hoặc có thể là nhân viên bán hàng.
BẢNG 2.3: HĨA ĐƠN GTGT
SVTH: Trần Thị An Lớp: 49B1 - Kế toán
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001 GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: TV/11P
Liên 1:Lưu (File) 0008966
Ngày 08 tháng 01 năm 2012
Họ tên người mua hàng:............................................................................................................. Tên đơn vị: ngân hàng Vietcombank Quảng Bình...................................................................... Địa chỉ: 54- Nguyễn Hữu Cảnh- Đồng Hới- Quảng Bình........................................................... Số tài khoản: .............................................................................................................................. Hình thức thanh tốn: …TM……MST: 0100112437- 038…………
STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1
Nhân công kiểm tra, vệ sinh,
lọc dầu
530.854.545 208.600 Cộng tiền hàng: 758.600 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 75.860 Số tiền viết bằng chữ: tám trăm ba mươi tư nghìn bốn trăm sáu mươi đồng chẵn
(Nguồn: Phịng Kế tốn)
BẢNG 2.4: BẢNG KÊ HÓA ĐƠN DỊCH VỤ BÁN RA
(Nguồn: Phịng Kế tốn)
Ví dụ 2:Ngày 03/01/2012, cơng ty xuất bán cho chị Phan Thị Hằng một
chiếc xe TOYOTA VIOS NCP 931 mầu bạc với giá bán 530.854.545 đồng, thuế GTGT 10%. Chị Hằng đã thanh tốn ngay bằng tiền mặt.
Trình tự nghiệp vụ kinh tế được phản ánh như sau:
Đầu tiên, Nhân viên bán hàng (NVBH) làm việc với KH trao tài liệu giới thiệu sản phẩm (SP) và trình bày về SP, giải đáp thắc mắc của KH, đánh giá giá trị của SP mà KH quan tâm, thương thuyết với KH về các điều kiện bán hàng. Sau khi KH chấp nhận, NVBH sẽ lập phiếu đề xuất, KH ký xác nhận vào phiếu đề xuất.
BẢNG 2.5: PHIẾU ĐỀ XUẤT
SVTH: Trần Thị An Lớp: 49B1 - Kế toán
PHIẾU ĐỀ XUẤT
Họ tên KH: Phan Thị Hằng Địa chỉ:
Khối: Tân Sơn Phường/ xã: Hòa Hiếu Thành phố: Thị xã Thái Hòa Tỉnh Nghệ An
Loại xe: TOYOTA VIOS NCP 931 Màu xe: bạc
Khung xe: 7B9516741 Số máy: Y439539
BẢNG KÊ HÓA ĐƠN DỊCH VỤ BÁN RA
Từ ngày 01/01/2012 đến ngày 31/01/2012
Chứng từ Diễn giải Tiền Thuế Chiết khấu
Doanh thu
Ngày Số
01/01 0008684 CT bảo hiểm bưu điện
KV Bắc Trung 3.307.273 330.727 3.638.000 ...... ......... ................... ............... ................ ......... ............. 08/01 0008966 ngân hàng Vietcombank Quảng Bình 758.600 75.860 834.460 .......... ............. ................... .............. ............... ......... ............. Tổng tiền hàng: 7.951.199.672 Thuế: 795.119.967 Chiết khấu: 0 Doanh thu: 8.746.319.639 Ngày... tháng... năm...
Kế toán trưởng Người lập biểu
Định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
Nợ TK 111: 583.940.000 Có TK 511: 530.854.545
Có TK 3331: 53.085.455
Cuối kỳ, kế toán sẽ kết chuyển doanh thu trong kỳ sang TK 911- xác định kết quả kinh doanh.
BẢNG 2.6: HỢP ĐỒNG MUA BÁN
SVTH: Trần Thị An Lớp: 49B1 - Kế tốn
CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
-------o0o-------
HỢP ĐỒNG MUA BÁN
(V/v: mua bán xe ô tô) Số:
- Căn cứ Bộ luật Dân sự số 33/2005/QH11 ngày 14/06/2005 và các văn bản pháp luật liên quan.
- Căn cứ Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14/06/2005 và các văn bản pháp luật liên quan.
- Căn cứ vào nhu cầu, khả năng của các bên.
Hôm nay, ngày 03/01/2012, Tại công ty cổ phần TOYOTA VINH chúng tơi gồm có:
BÊN MUA XE( GỌI TẮT LÀ BÊN A): PHAN THỊ HẰNG
Địa chỉ: Khối Tân Sơn-Hòa Hiếu-Thị xã Thái Hòa Tỉnh Nghệ An.
BÊN BÁN XE (GỌI TẮT LÀ BÊN B) : CÔNG TY CỔ PHẦN TOYOTA VINH
Địa chỉ: số 19- Qung Trung- TP.Vinh- Nghệ An Số điện thoại: (038)3586644 số fax: (038)3586645
Có tài khoản số: 0861000 688688 tại ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam- chi nhánh Trung Đô- Nghệ An.
Mã số thuế: 2900712194
Do ơng: NGUYỄN ĐÌNH HY Chức vụ: giám đốc Làm đại diện.
Hai bên thống nhất ký kết hợp đồng mua bán xe ô tô với các điều khoản sau đây:
Điều 1:HÀNG HÓA- SỐ LƯỢNG- CHỦNG LOẠI- PHẨM CHẤT- GIÁ CẢ:
...........................................................
Điều 7: CÁC KHOẢN CHUNG:
Hợp đồng này có hiệu lực ngay sau khi bên A thanh tốn lần 1 tại điều 2 của hợp đồng này và hết hiệu lực khi bên A thanh toán lần 2 cho bên B tại điều 2 của hợp đồng này.
Hợp đồng này khơng thể hủy bỏ nếu khơng có thỏa thuận bằng văn bản của các bên. Việc thay đổi tên của Bên Mua trên hợp đồng cuãng như trên hóa đơn sẽ khơng được chấp nhận.
(Nguồn: Phịng Kế tốn)
Kế tốn tại văn phịng cơng ty tiến hành nhập số liệu vào phần mềm kế toán theo đường dẫn như sau: Nhập dữ liệu → bán hàng → hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho.
Phần mềm kế toán máy sẽ tự động kết chuyển số liệu về sổ cái, sổ chi tiết TK 511 dồng thời lên các báo cáo chi tiết và tổng hợp về bán hàng: bảng kê bán hàng, bảng kê hóa đơn dịch vụ,...
BẢNG 2.7: HÓA ĐƠN GTGT
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001 GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: TV/11P
Liên 3:nội bộ 0008687 Ngày 03 tháng 01 năm 2012
Đơn vị bán hàng: công ty CP Toyota Vinh................................................................................................. Địa chỉ: số 19- Quang Trung- Thành phố Vinh.......................................................................................... Số tài khoản: ............................................................................................................................................... Điện thoại: 0383.586.645............................................................................................................................ MST: 2900712194....................................................................................................................................... Họ tên người mua hàng:Phan Thị Hằng ..................................................................................................... Tên đơn vị: .................................................................................................................................................. Địa chỉ: khối Tân Sơn- phường Hòa Hiếu- Thị xã Thái Hịa- Nghệ An..................................................... Số tài khoản: ............................................................................................................................................... Hình thức thanh toán: …TM……MST: 2900712194…………
TT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2 1 : TOYOTA VIOS NCP 931 Màu xe: bạc Khung xe: 7B9516741 Số máy: Y439539 Chiếc 01 530.854.545 Cộng tiền hàng: 530.854.545
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 53.085.455 Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm tám mươi ba triệu chín trăm bốn mươi nghìn
(Nguồn: Phịng Kế tốn)
SƠ ĐỒ 2.8: GIAO DIỆN HĨA ĐƠN BÁN HÀNG
(Nguồn: Cơng ty)
BẢNG 2.10: BẢNG KÊ HĨA ĐƠN HÀNG HĨA BÁN RA
Cơng ty cổ phần TOYOTA Vinh Số 19- Quang Trung- TP.Vinh
BẢNG KÊ HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Từ ngày: 01/01/2012 đến ngày 31/01/2012 Chứng từ Diễn giải Mã BP Mã kho Số lượng
Giá bán Doanh thu Chiết khấu Ngày hiệuSố 02/01 8686 Bán xe 3B9516753Trần Xuân Thế VE3B9516753 cái 1,00 486.763.636 486.763.636 Tiền hàng: 486.763.636 Tiền ck : Thuế GTGT: 48.676.364 Tổng cộng: 535.440.000 03/01 8687 Bán xe 7B9516741Phan Thị Hằng VG7B9516741 cái 1,00 530.854.545 530.854.545 Tiền hàng: 530.854.545 Tiền ck : Thuế GTGT: 53.085.455 Tổng cộng: 583.940.000 ....... ....... ............... ....... ...... ......... ............... ........... ......... ....... ........ ............... ........ ....... ......... .............. ............ ......... Tổng tiền hàng: 62.550.009.068
(Nguồn: Phịng Kế tốn)
BẢNG 2.12: BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT BÁN HÀNG
SVTH: Trần Thị An Lớp: 49B1 - Kế tốn
Đơn vị: cơng ty CP TOYOTA Vinh Mẫu số: S35-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG
Tên sản phẩm: xe vios Tháng 1 năm 2012
ĐVT: đồng
NTGS Chứng từ Diễn giải TK
đ/ư Doanh thu Các khoản tính trừ
SH NT lượngSố Đơn giá Thành tiền Thuế (521,531,532)Khác
03/01 8687 03/01 Phan Thị Hằng- XVG38 111 01 530.854.545
........ ...... .... ......................... ..... ........ ........ .............. ....... ................... Cộng tháng 1 3.165.145.545
Doanh thu thuần 3.165.145.545 Giá vốn 3.105.154.545 Lãi gộp 59.991.000 Sổ này có... trang, đánh số thứ tự từ trang 01 đến trang....
Ngày mở sổ:
Ngày... tháng....năm 2012
Người ghi sổ: Kế toán trưởng:
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đơn vị: công ty CP TOYOTA Vinh Mẫu số: S35-DN
(ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Tên sản phẩm: cung cấp dịch vụ Tháng 1 năm 2012 ĐVT: đồng NTGS Chứng từ Diễn giải TK đ/ư
Doanh thu Các khoản tính trừ
SH NT Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế Khác (521,531,532) 08/01 8966 08/01 Ngân hàng vietcombank Quảng Bình 111 758.600 08/01 8968 08/01 Cơng ty TNHH Phú Thành Lợi 131 335 750 ........ ...... .... ......................... ..... ........ ........ .............. ....... ................... Cộng tháng 1
Doanh thu thuần 7.951.199.672 Giá vốn 7.906.154.112 Lãi gộp 45.045.560 Sổ này có... trang, đánh số thứ tự từ trang 01 đến trang....
Ngày mở sổ:
Ngày... tháng....năm 2012
Người ghi sổ: Kế tốn trưởng:
Đơn vị: cơng ty CP TOYOTA Vinh
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT BÁN HÀNG Tài khoản: 511 Tháng 1 năm 2012 ĐVT: đồng TT Loại SP, hàng hóa Đ V T S L
Giá vốn Doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu LN gộp CPBH CPQLDN Lãi (lỗ) Thu ế khác ... ..... ... .. ... . .......... ....... ...... ....... ....... ......... Xe vios 3.105.154.545 3.165.145.545 59.991.000 Dịch vụ 7.906.154.112 7.951.199.672 . 45.045.560 ... .... ... . ... .......... ........... .... ........ ....... ........ .... Cộng 68.951.252.123 70.522.008.740 1.570.756.617 562.462.62 8 573.452.093 434.841.896
Sổ này có... trang, đánh số thứ tự từ trang 01 đến trang.... Ngày mở sổ:
Ngày... tháng....năm 2012
Người ghi sổ: Kế toán trưởng:
BẢNG 2.13: CHỨNG TỪ GHI SỔ
BẢNG 2.14: SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
BẢNG 2.15: SỔ CÁI
Công ty CP Toyota -Vinh Mẫu số: S02a-DN
Địa chỉ: 19- Quanh Trung- TP.Vinh (Ban hành theo QĐ số 15/ 2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 01
Ngày 31 tháng 1 năm 2012
Trích yếu Số hiệu tài khoản
Nợ Có
A B C 1 D
Ngân hàng Vietcombank Quảng Bình 111 511 758 600 Cơng ty TNHH Phú Thành Lợi 131 511 335 750 Phan Thị Hằng 111 511 530.854.545 ......... ............. ,............ Cộng 70.522.008.740 Kèm theo... chứng từ gốc. Ngày.... tháng ....năm...
Người lập Kế toán trưởng (ký họ tên) (ký họ tên)
Công ty CP Toyota -Vinh Mẫu số: S02b- DN
Địa chỉ: 19- Quanh Trung- TP.Vinh (Ban hành theo QĐ số 15/ 2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Tháng 1 năm 2012
Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền
Số hiệu Ngày, tháng Số hiệu Ngày, tháng
01 31/01/2012 70.522.008.740 14 31/01/2012 70.522.008.740 ........... ............. ................. ........... ............ ................
Cộng tháng Cộng tháng xxxxx
Lũy kế từ đầu quý Lũy kế từ đầu quý - Sổ này có... trang, đánh số từ trang 01 đến trang ...
- Ngày mở sổ:
Ngày...tháng...năm... Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
BẢNG 2.16: GIAO DIỆN SỔ CÁI TK 511
(Nguồn: Phịng Kế tốn)