7. Kết cấu luận văn
2.2. Thực trạng tổ chứckế toán tại Bệnh viện Nhi Trung Ƣơng
2.2.1. Thực trạng tổ chức bộ máy
Tổ chức bộ máy kế toán là một trong những nội dung quan trọng và quyết định sự thành công của tổ chức kế tốn ở Bệnh viện. Phịng Tài chính
Kế tốn bệnh viện Nhi Trung Ươngcó chức năng, nhiệm vụ như sau:
Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc Bệnh viện và chịu trách
nhiệm trước Giám đốc Bệnh viện về mọi hoạt động tài chính – kế tốn của Bệnh viện. Căn cứ vào chế độ, chính sách hiện hành và kế hoạch công tác của bệnh viện, lập dự toán ngân sách, kế hoạch thu chi của bệnh viện và tổ chức thực hiện khi kế hoạch được phê duyệt.
Theo định hướng hạch toán kinh tế trong công tác khám bệnh, chữa bệnh, tổ chức và quản lý chặt chẽ việc thu viện phí theo quy định. Theo kế hoạch ngân sách và các nguồn thu khác tổ chức xây dựng định mức chi tiêu cho từng hoạt động cụ thể của bệnh viện.
Tổ chức kế toán trong bệnh viện theo đúng quy định hiện hành. Thực hiện các nghiệp vụ kế toán tiền lương, chế độ chính sách, vật tư tài sản, hành
chính sự nghiệp chính xác kịp thời. Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, giám sát cơng tác kế tốn, chế độ thu chi của bệnh viện.
Định kì thực hiện báo cáo quyết tốn, tổng kết tài sản, kiểm kê tài sản.
Tổ chức bảo quản lưu trữ chứng từ, sổ sách kế tốn theo đúng quy định. Tổng hợp tình hình, số liệu cụ thể, phân tích kết quả hoạt động của bệnh viện.
Để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ như trên, Bệnh viện đã tổ chức một bộ máy kế toán với sự tập hợp đồng bộ các cán bộ nhân viên kế toán để đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị.
Căn cứ vào khối lượng cơng việc và trình độ của nhân viên, Kế tốn trưởng phân cơng cho mỗi nhân viên kế toán đảm nhiệm các phần hành kế toán cụ thể. Mỗi nhân viên có thể đảm nhiệm một hoặc một số phần hành kế toán. Bộ máy kế toán của Bệnh viện tổ chức như sau
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy kế tốn tại Bệnh viện
(Nguồn: Phịng Tài chính kế tốn bệnh viện)
Bộ máy kế tốn tại Bệnh viện được tổ chức theo mơ hình tập trung. Với mơ hình tổ chức bộ máy này, mỗi bộ phận kế toán sẽ phụ trách riêng
Kế toán tổng hợp Kế toán tiền mặt, tiền gửi kho bạc, ngân hàng Kế toán thanh toán nội bộ và theo dõi thanh toán cơng nợ Kế tốn dược Kế tốn vật tư,tài sản cố định Thủ quỹ toán Kế thanh toán BHYT Kế tốn viện phí Kế tốn trưởng
từng phần hành kế toán riêng, kế toán tổng hợptiến hành tổng hợp số liệu của các bộ phận kế toán gửi lên để lập báo cáo tài chính. Hiện tại Phịng Tài
chính –kế tốn có 63 nhân viên (bao gồm chính thức và hợp đồng).
Khối lượng nhân viên kế toán chưa đáp ứng đủ với nhiệm vụ thu, chi của Bệnh viện, đặc biệt khối lượng công việc hàng năm luôn tăng. Tại một số
đơn vị khoa phòng được giao cơ chế tự chủ các cán bộ kế tốn thuộc phịng tài chính kế tốn nhưng khơng thuộc các khoa phịng, do đó rất khó khăn
trong việc chỉđạo và chưa có sựđồng bộ hóa trong bộ máy kế toán
- Kế toán trưởng:
+ Tham mưu cho Ban giám đốc Bệnh viện trong công tác quản lý tài chính. + Kiểm sốt các hoạt động thu chi trong Bệnh viện.
+ Có trách nhiệm kiểm tra, ký duyệt các chứng từ, hồsơ trước khi trình
Ban Giám đốc ký duyệt.
+ Phối hợp với các khoa phịng, chứng năng lập dự tốn thu chi ngân
sách hàng năm.
+ Có trách nhiệm quản lý, điều hành và phân cồng cơng việc tại phịng Tài chính - Kế tốn.
+ Thực hiện cơng tác báo cáo tài chính, xây dựng các quy chế thu - chi của Bệnh viện, như: Quy chế chi tiêu nội bộ, quy định thu - chi viện phí, quy
định quản lý và sử dụng tài sản tiết kiệm...
- Kế toán tổng hợp ( cơng việc do phó phịng đảm nhiệm)
+ Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh , kiểm tra sự biến động của từng loại vốn, nguồn vốn trong Bệnh viện.
+ Kiểm tra, tổng hợp báo cáo của các khoa, phịng đảm bảo tính chính xác, kịp thời phục vụcho cơng tác đánh giá tình hình hoạt động của bệnh viện + Thực hiện việc hạch toán đối chiếu sổ sách, định kỳ lập BCTC phục vụ việc quyết tốn kinh phí
+ Thực hiện các nghiệp vụ rút tiền, chuyển tiền, thanh toán tạm ứng tại kho bạc.
+ Mở và khóa sổ TK hạn mức kinh phí NSNN cấp, thực hiện các quy
định về sử dụng kinh phí NSNN.
+ Đối chiếu số dư ở tất cả các TK ở ngân hàng, kho bạc.
- Kế toán thanh toán nội bộ và theo dõi thanh tốn cơng nợ ( 1 cán bộ đảm nhiệm)
+ Theo dõi tình hình thanh tốn cơng nợ cho các đối tượng cụ thể, BHYT, BHXH với cán bộ, nhân viên và các đối tượng khác ngoài Bệnh viện.
+ Tính lương, phụ cấp và các khoản trích theo lương hàng tháng cho
cán bộ, nhân viên trong Bệnh viện.
+ Thống kê kịp thời thu nhập của các cá nhân trong Bệnh viện để thông
báo, thu đầy đủ và nộp một cách kịp thời, chính xác.
- Kế toán dược( 1 cán bộ đảm nhiệm)
+ Theo dõi nhập - xuất kho thuốc y tế, vật tư tiêu hao. Lập bảng tổng hợp
phát sinh theo tháng, quý, năm gửi kế toán tổng hợp đểđối chiếu quyết toán thuế. -Kế toán vật tư, tài sản cốđịnh ( 2 cán bộđảm nhiệm chính)
+ Chịu trách nhiệm tính tốn, phản ánh kịp thời và kiểm tra chặt chẽ sự biến động tất cả các loại tài sản, vật tư trong kho trên các mặt: số lượng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp.
+Tính và trích khấu hao TSCĐ, phân bổ giá trị CCDC định kì
- Thủ quỹ:
+ Thực hiện thu - chi tiền mặt căn cứ trên phiếu thu, phiếu chi do kế
toán thanh toán lập, khóa sổ quỹ tiền mặt, kiểm kê tồn quỹ hàng tháng, nhắc nhở các cán bộ trong Bệnh viện thực hiện nhanh chóng các khoản thu, chi.
+ Cuối ngày, nộp tiền thu được vào kho bạc, ngân hàng (không để số
tiền trong quỹvượt quá mức cho phép).
- Kế toán thanh toán bảo hiểm ( 10 cán bộ đảm nhiệm)
BHYT với cơ quan bảo hiểm xã hội
+Kiểm tra việc thực hiện chính sách của các khoa đối với bệnh nhân có
thẻ BHYT
- Kế tốn viện phí ( 50 cán bộ đảm nhiệm)
+ Thực hiện thu tiền khám chữa bệnhtại khoa khám bệnh
+ Thực hiện thu tiền tạm ứng vào viện của bệnh nhân theo chỉ định của bác sĩ
+ Thực hiện thanh toán chi phí cho bệnh nhân khi ra viện
+ Nộp các khoản thu được trong ngày lên cho thủ quỹ
2.2.2. Thực trạng tổ chức thu nhận, hệ thống hố và xử lý thơng tin kế toán
(1). Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng cho Bệnh viện Nhi được quy định tại Thông tư số 107/2017/TT- BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính về việc hướng dẫn chế độ kế tốn hành chính sự nghiệp, gồm hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn đáp ứng tối thiểu 7 nội
dung quy định tại Điều 16 luật kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015, phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của bệnh viện (Một số mẫu chứng từ sử dụng tại bệnh viện Nhi Trung Ương: Phụ luc 2.3). Tùy từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tượng kế tốn khác nhau, có mức độ phức tạp, quy mô khác nhau, mà bệnh viện sử dụng các loại chứng từ phù hợp.
Căn cứ vào các hoạt động của bệnh viện mình và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế tốn trưởng sẽ phân cơng việc lập chứng từ kế toán theo các chỉ tiêu lao động tiền lương, chỉ tiêu vật tư, chỉ tiêu TSCĐ và chỉ tiêu tiền tệ… Đồng thời Kế toán trưởng sẽ quy định quy trình luân chuyển với các loại chứng từ trong bệnh viện. Bộ phận kế tốn phải kiểm tra tồn bộ chứng từ kế tốn đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế tốn.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức chứng từ kế tốn
(Nguồn: Phịng tài chính kế tốn bệnh viện)
Bước 1, Xác định danh mục chứng từ kế toán áp dụng tại Bệnh viện Nhi Trung Ương
Bệnh viện Nhi Trung Ương vận dụng hệ thống chứng từ kế toán do Nhà nước ban hành theo Thông tư số 107/2017/TT- BTC ngày 10/10/2017
của Bộ trưởng Bộ Tài Chính về việc hướng dẫn chế độ kế tốn hành chính sự nghiệp với tổng số 88 mẫu chứng từ các loại được sử dụng tại Bệnh viện khoảng 55-70/88 chứng từ các loại (trong đó chứng từ về lao động tiền lương sử dụng khoảng 9-12/18, chứng từ về vật tư khoảng 3-4/6, chứng từ về tiền tệ khoảng 6-7/7, chứng từ về tài sản cố định khoảng 5-6/7, chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác khoảng 32-41/50).
Bước 2, Tổ chức lập chứng từ tại Bệnh viện Nhi Trung Ương
Khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế - tài chính thì phịng tài chính - kế tốn phải tổ chức thực hiện kiểm tra các điều kiện để hạch toán. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của Bệnh viện về cơ bản đều được lập theo đúng quy định của Nhà nước. Các chứng từ kế toán đều tập trung ở phịng Tài chính kế tốn của bệnh viện. Nhìn chung, nội dung các chứng từ kế tốn được lập đều rõ ràng, đúng với từng nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Trên các chứng từ kế toán đều ghi rõ trách nhiệm của từng người liên quan như người lập, người quản lý trực tiếp, chủ tài khoản...đảm bảo thực hiện ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ, đảm bảo chứng từ có tính pháp lý cao và đúng chế độ kế tốn hiện hành và là căn cứ để tiến hành các phần hành kế toán hoặc khai báo và nhập dữ liệu vào máy tính theo u cầu của phần mềm kế tốn áp dụng.
Xác định danh mục chứng từ kế toán Tổ chức lập chứng từ kế toán Tổ chức kiểm tra và kí chứng từ kế tốn Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán Tổ chức bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy chứng từ kế toán
Đối với các chứng từ liên quan đến việc nhận thuốc, thu tiền thực hiện dịch vụ tiêm phòng, tiền tạm ứng viện phí của bệnh nhân hay thanh tốn tiền trực, tiền phẫu thuật, thủ thuật cho bác sỹ, nhân viên y tế, Bệnh viện đã tự xây dựng một số mẫu chứng từ kế toán và bổ sung một số chỉ tiêu trên chứng từ như: Phiếu nộp tiền tạm ứng, Phiếu nộp tiền viện phí, Bảng kê chi phí khám bệnh, chữa bệnh nội trú, Báo cáo chi tiết thu viện phí bệnh nhân nội trú, Báo cáo chi tiết thu viện bệnh nhân ngoại trú, Phiếu kê khai giờ trực, Bảng kê thanh toán tiền thủ thuật, phẫu thuật…
Bệnh viện đã sử dụng máy vi tính vào cơng tác kế tốn, do đó phần lớn các mẫu chứng từ có sẵn trên máy tính như Bảng thanh tốn tiền lương, Bảng kê chi phí khám bệnh, chữa bệnh nội trú, ngoại trú, Báo cáo chi tiết thu viện phí bệnh nhân nội trú, Báo cáo chi tiết thu viện bệnh nhân ngoại trú… Nhân
viên kế toán chỉ cần bổ sung vào chứng từ các thông tin cần thiết về nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên, do hạn chế của phần mềm kế toán về giới hạn của số ký tự mà phần diễn giải nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơi khi kế tốn phải viết tắt hoặc quá tóm tắt nội dung nghiệp vụ dẫn đến thiếu rõ ràng trong việc phản nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh gây khó khăn cho q trình ghi sổ kế tốn cũng như cơng tác kiểm tra, thanh tra.
Kế tốn TSCĐ kết hợp với phịng Vật tư y tế quản lý toàn bộ TSCĐ, y dụng cụ phục vụ cho công tác khám chữa bệnh. Căn cứ nhu cầu sử dụng dụng cụ của các khoa chun mơn, phịng vật tư lập dự tốn mua sắm gửi lên ban giám đốc để xin đấu thầu mua sắm. Việc lập hồ sơ mua sắm, đấu thầu trang thiết bị y tế và TSCĐ là do phòng vật tư y tế phụ trách nhưng phòng TCKT chịu trách nhiệm thẩm định lại giá cả của những TSCĐ đó trước khi tiến hành đấu thầu. Tất cả các loại vật tư, y dụng cụ, TSCĐ khi có quyết định phê duyệt mua sắm đều được bệnh viện tiến hành đấu thầu theo đúng quy định của Nhà Nước. Tuy nhiên do đặc thù của ngành y tế nhiều khi có sự cố về máy móc thiết bị để khắc phục thì việc đấu thầu mua sắm thay thế này khó có thể kịp thời.
Đối với loại vật tư chủ yếu là thuốc, tại bệnh viện, xuất phát từ thực tế do nhu cầu quản lý và sử dụng thuốc có sự kết hợp giữa các bộ phận Kế toán, Dược, CNTT và các Khoa, phịng, nên thơng tin nhập, xuất loại vật tư chủ yếu này cũng bị phân tán, dẫn đến số liệu trên chứng từ có liên quan làm căn cứ ghi sổ kế tốn thiếu tính khách quan. Cụ thể, đối với các nghiệp vụ nhập, sau khi hoàn tất thủ tục, bộ phận Dược sẽ chuyển toàn bộ chứng từ gốc bao gồm hóa đơn và phiếu nhập kho cùng một số chứng từ thủ tục khác về phịng kế tốn. Tuy nhiên, đối với nghiệp vụ xuất dùng theo nhu cầu cấp phát thuốc của các Khoa, phòng, đến cuối kỳ, bộ phận Dược mới tổng hợp các phiếu xuất, hàng tháng lên Báo cáo thống kê gửi về phịng Kế tốn. Như vậy, chứng từ làm căn cứ ghi sổ kế toán đối với các nghiệp vụ xuất vật tư thuốc khơng đảm bảo tính kịp thời và khách quan.
Bước 3, Tổ chức kiểm tra và kí chứng từ kế tốn tại Bệnh viện Nhi Trung Ương
Sau khi chứng từ kế toán được lập, kế toán phần hành tiến hành kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi trên chứng từ kế toán; đối chiếu chứng từ kế tốn với các tài liệu có liên quan. Kế toán trưởng thực hiện việc kiểm tra lại và ký duyệt trước khi trình Giám đốcký duyệt.
Thực tế tại bệnh viện thì một chứng từ kế tốn đều trải qua ít nhất hai
lần kiểm tra: Kiểm tra lần đầu và kiểm tra lần sau.
Kiểm tra lần đầu là công việc kiểm tra của các kế tốn phần hành nhằm kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp cũng như những điều kiện thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ. Đây là khâu kiểm tra rất quan trọng bởi tính kịp thời và trực tiếp của nó ngay sau khi nghiệp vụ kinh tế
phát sinh. Kiểm tra lần sau do Kế toán trưởng thực hiện sau khi nghiệp vụ kinh tế đã được hoàn thành và kế toán viên đã ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ đó vào chứng từ kế tốn nhằm đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ kế toán.
Tuy nhiên, do chứng từ phát sinh ở bệnh viện tương đối nhiều và do chưa thấy hết tầm quan trọng của việc kiểm tra kế toán, cho nên việc kiểm tra chứng từ kế toán chỉ dừng lại ở nội dung nghiệp vụ, các chỉ tiêu về giá trị, số lượng mà chưa chú trọng đến tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ kế toán. Bên cạnh đó, việc lập chứng từ trên máy vi tính đơi khi cịn nhầm lẫn về định khoản, nguồn kinh phí, mục lục NSNN…khơng được phát hiện kịp thời
Bước 4, Tổ chức luân chuyển chứng từ tại Bệnh viện Nhi Trung Ương