7. Kết cấu luận văn
3.2. Yêu cầu và nguyên tắc hồn thiện tổ chứckế tốn tại Bệnh viện Nh
Nhi Trung Ƣơng
3.2.1. Yêu cầu hồn thiện tổ chức kế tốn tại Bệnh viện Nhi Trung Ương
Hồn thiện cơng tác kế tốn trước hết phải thực hiện thống nhất với những quy định hiện hành của Nhà nước, như thống nhất về hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán, về mục lục ngân sách, về niên độ kế toán, kỳ kế toán và phần mềm kế toán. Thực hiện yêu cầu này, bảo đảm cho việc tổng hợp các chỉ tiêu theo các mục lục thu, chi của NSNN, tạo điều kiện cho các cơ quan thanh tra, kiểm tra, mọi mặt về hoạt động tài chính của bệnh viện, từ đó có sự hướng dẫn cụ thể đối với đơn vị nhằm thực hiện đúng chế độ.
văn bản pháp luật của Nhà nước đã ban hành, trong q trình hồn thiện cơng tác kế tốn của các đơn vị sự nghiệp cơng lập nói chung và các bệnh viện nói riêng cũng cần phải quan tâm đến các chuẩn mực kế tốn quốc tế và tính đến sự phát triển và những thay đổi của các chính sách tài chính kế toán trong
tương lai. Với xu hướng chung của thế giới là việc quốc tế hố và tồn cầu hố, u cầu về tính minh bạch thống nhất đối với các thơng tin tài chính và tính hiệu quả trong các hoạt động của các tất cả cơ quan đơn vị được quan tâm nhiều hơn. Như vậy đặt ra yêu cầu đối với các chính sách chế độ tài chính kế tốn của Việt Nam đó là phải dần phù hợp với các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán quốc tế theo từng giai đoạn phát triển của đất nước
Hồn thiện cơng tác kế tốn tại bệnh viện phải căn cứ vào các đặc điểm hoạt động tổ chức quản lý và tình hình thực tế tại bệnh viện. Cụ thể, hồn thiện cơng tác kế toán nhất thiết phải căn cứ vào tổ chức quản lý, yêu cầu đặc điểm quản lý quy mô hiện tại và chiến lược phát triển, cơ chế tài chính của bệnh viện
nói cách khác đó là những yếu tốquyết định đến tổ chứckế toán.
Hồn thiện cơng tác kế tốn tại bệnh viện phải đảm bảo cung cấp thơng tin một cách trung thực, khách quan, kịp thời, đầy đủ, đáp ứng yêu cầu minh bạch và công khai. Các thơng tin do kế tốn cung cấp là các thơng tin vơ cùng quan trọng. Nó là cơ sở cho việc đánh giá và ra các quyết định có ảnh hưởng rất lớn đến q trình hoạt động của đơn vị.
Hồn thiện cơng tác kế toán ở bệnh viện cần dựa trên cơ sở ứng dụng công nghệ thơng tin hiện đại, đảm bảo tính khả thi, chất lượng và hiệu quả. Đối với các bệnh viện công lập hiện nay có quy mơ hoạt động ngày càng rộng, tỷ lệ thuận là nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ngày càng phức tạp. Giải pháp tối ưu là phải sử dụng công nghệ thơng tin hiện đại mới có thể đáp ứng được các yêu cầu quản lý trong điều kiện mới.
3.2.2. Nguyên tắc hoàn thiện tổ chức kế toán tại Bệnh viện Nhi Trung Ương Trung Ương
Tổ chức kế toán tại Bệnh viện phải dựa trên nguyên tắc đảm bảo tuân thủ các quy định của Pháp luật, tuân thủ đúng theo các qui định tại Nghị định
16/2015/ND-CP ngày 16/2/2015 của Chính phủ về quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp công lập.
- Nguyên tắc thống nhất: Xuất phát từ vị trí của kế tốn trong hệ thống
quản lý với chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động tài chính của đơn vị hành chính sự nghiệp, vì vậy tổ chức kế tốn phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất.
Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức hệ thống kế tốn nói chung khơng được
tách rời hệ thống quản lý, phải gắn với nhu cầu thông tin cho quản lý, lấy quản lý làm đối tượng phục vụ. Nguyên tắc thống nhất được thực hiện sẽ đảm bảo tính nhất quán cao giữa các yếu tố của tổ chức là cơ sở cho thông tin sẽ được cung cấp một cách nhịp nhàng theo một logic thống nhất từ khâu thông tin đầu vào trên các chứng từ kế tốn đến khâu thơng tin đầu ra trên các báo cáo tài chính, đặc biệt là sự thống nhất với cả hệ thống quản lý ngân sách nói chung của quốc gia.
- Nguyên tắc phù hợp: Tổ chức kế toán một mặt phải tuân thủ khuôn khổ
pháp lý chung nhưngcũng phải đảm bảo phù hợp trên các nội dung sau: + Phù hợp với lĩnh vực, đặc điểm hoạt động của các ĐVSNCL
+ Phù hợp với hệ thống phương tiện vật chất và các trang thiết bị hiện có của mỗi đơn vị hành chính sự nghiệp, đồng thời phải phù hợp với thực trạng
đội ngũ lao động kế toán tại chính các đơn vị này.
+ Phù hợp với xu thế hội nhập quốc tế, phải lấy các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán quốc tế làm cơ sở cho tổ chức kế tốn nhằm đảm bảo tính thơng lệ, tính tương đồng với hệ thống kế tốn của các quốc gia khác trên thế giới.
+ Phù hợp với trình độ chun mơn, nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế tốn, trình độ trang bị và khả năng sử dụng các phương tiện kỹ
thuật tính tốn, ghi chép và xử lý thơng tin của bộ phận kế toán.
- Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả: Nguyên tắc này được thể hiện trên hai phương diện:
Trên phương diện quản lý: Phải đảm bảo hiệu quả trong quản lý các đối
tượng hạch toán kế toán trên cơ sở các thơng tin do kế tốn cung cấp.
Trên phương diện kế tốn: Phải đảm bảo tính đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu, kiểm tra, chất lượng thông tin do kế tốn cung cấp phải có được tính tin cậy, khách quan, đầy đủ kịp thời và có thể so sánh được và bảo đảm tính khoa học, tiết kiệm và tiện lợi cho thực hiện khối lượng công tác kế toán trên hệ thống sổ kếtoán cũng như cơng tác kiểm tra kế tốn.
- Ngun tắc bất kiêm nhiệm: Nhằm mục đích tăng cường chức năng kiểm tra, kiểm soát của hệ thống kế toán, nguyên tắc bất kiêm nhiệm cần được quán triệt trong tổ chức hạch toán kế toán. Trong tổ chức kế tốn cần thực hiện phân cơng, phân nhiệm rõ ràng, một số công việc cần được phân công cho nhiều người, tránh phân công cho một người kiêm nhiệm như kế tốn tiền mặt khơng được kiêm thủ quỹ hoặc thủ kho khơng được kiêm kế tốn vật tư.
3.3. Các giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Bệnh viện Nhi Trung Ƣơng
3.3.1. Hồn thiện tổ chức bộ máy kế tốn
Để tổ chức bộ máy kế toán, điều quan tâm hàng đầu là phải đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ tài chính, kế tốn giỏi nghiệp vụ chun mơn, có tinh thần trách nhiệm, có phẩm chất đạo đức tốt.
Trong quản lý nói chung và trong cơng tác quản lý tài chính Bệnh viện nói riêng thì xây dựng đội ngũ các bộ tài chính kế tốn có trình độ chun mơn, tinh thần trách nhiệm cao được xem là một nhiệm vụ nòng cốt. Phịng Tài
chính kế tốn Bệnh viện Nhi Trung Ương về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu
công tác đào tạo, bồi dưỡng thường xuyên cho cán bộ kế tốn chưa được quan tâm đúng mức thì tổ chức bộ máy kế tốn cần phải hồn thiện trên những khía cạnh sau:
- Cần xác định rõ trách nhiệm của người làm kế toán trong bộ máy kế
toán của Bệnh viện:
+ Thu nhận, xử lý thông tin, số liệu kế tốn theo nội dung và cơng việc kế toán theo chuẩn mực và chế độ kế toán.
+ Kiểm tra, giám sát các khoản thu - chi tài chính, các nghiệp vụ thu - nộp, thanh toán nợ; Kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát hiện, ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế tốn.
+ Phân tích thơng tin số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của Bệnh viện.
+ Cung cấp các thơng tin số liệu kế tốn theo quy định của pháp luật. - Thường xuyên cử các cán bộ, nhân viên phịng Tài chính kế tốn đi học, tham gia vào các lớp đào tạo bồi dưỡng kiến thức ngắn hạn, dài hạn, các lớp tập huấn cập nhật các văn bản, chế độ, kiến thức mới trong quản lý. Tạo điều kiện về thời gian và có chính sách hỗ trợ kinh phí đào tạo để các cá nhân tích cực tìm hiểu và tự mình tham gia các khóa đào tạo, nâng cao trình độ bản thân.
- Phân công, sắp xếp công việc của từng phần hành kế toán phải dựa
trên yêu cầu về trình độ chun mơn, nghiệp vụ của cán bộ. Bố trí nhân sự
trong bộ máy kế tốn phải phù hợp với năng lực của từng chức danh nghề đã được quy định thống nhất, đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc, tạo mối quan hệ chỉ đạo và sự kết hợp giữa các vị trí lao động trong bộ máy của phịng Tài chính - Kế tốn.
Ví dụ, kế tốn thanh tốn tại Bệnh viện có nhiệm vụ phản ảnh tình hình kinh phí cho hoạt động chi thực hiện chương trình, dự án theo kế hoạch được duyệt và thanh tốn các khoản chi đó theo các quy định hiện hành, phải đối chiếu, theo dõi nắm bắt tình hình chi tiêu thường xuyên theo tháng, quý để
trọng trong hệ thống cơng tác kế tốn, đây là bộ phận liên quan tới giai đoạn
ban đầu của q trình hạch tốn, số liệu kế tốn từ giai đoạn này có tính chất
quyết định đến độ tin cậy của số liệu kế toán. Giai đoạn này cũng liên quan tới việc ghi chép các chứng từ kế toán- sổ kế toán nên việc kiểm soát từng yếu tố trên chứng từ ở phần hành kế toán này rất quan trọng. Do đó, địi hỏi kế tốn
đảm nhận phần hành kế toán này phải là người cẩn thận, có trình độ chun mơn, có kinh nghiệm nhất định.
- Cần phân công xen kẽ các phần hành kế tốn của người có kinh nghiệm với cán bộ hợp đồng mới thử việc, người có chun mơn cao với người có
chun mơn chưa cao để có sự hướng dẫn, dìu dắt nâng cao nghiệp vụ
chuyên môn.
- Thường xuyên tổ chức tập huấn để nâng cao trình độ tin học, trình độ
chun mơn kế tốn, phải có kế hoạch thay đổi phần hành, luân phiên giữa các nhân viên kế toán để tạo điều kiện làm việc linh hoạt hơn, năng động hơn trong lĩnh vực tài chính kế tốn của Bệnh viện.
- Cán bộ kế toán cần độc lập về nghiệp vụ, chun mơn các phần hành kế tốn cần được phân công nhiệm vụ rõ ràng, không để một bộ phận kiêm quá nhiều công việc, gây chồng chéo trong cơng tác quản lý và đảm bảo tính
ổn định trong công việc, đạt kết quả cao trong nhiệm vụ được giao.
- Cán bộ làm cơng tác tài chính, kế tốn khơng những phải giỏi nghiệp vụ chun mơn mà cịn có phẩm chất đạo đức tốt. Vì vậy, cơng tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ tài chính kế tốn phải tồn diện về lý luận chính trị, phẩm chất đạo đức, trình độ chun mơn và năng lực thực tiễn.
- Định kỳ, phải tổ chức kiểm tra, sát hạch, đánh giá trình độ chun mơn của từng người lao động. Nếu khơng đạt u cầu thì phải chuyển sang
làm cơng tác khác.
- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng chặt chẽ, khoa học để có thể tuyển dụng được những nhân viên kế tốn có đủ năng lực chun mơn và phẩm chất
3.3.2. Hoàn thiện tổ chức thu nhận, hệ thống hố và xử lý thơng tin kế tốn
* Hồn thiện tổ chức chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là cơ sở của việc ghi sổ kế tốn. Vì vậy hệ thống chứng từ kế toán cần đảm bảo đúng quy định của nhà nước nhưng cũng không cứng nhắc, gây phiền hà cho những người đến thanh tốn tại phịng TCKT.
Để hoàn thiện khâu vận dụng hệ thống chứng từ kế tốn phịng TCKT
nên thiết lập bộ phận một cửa, việc giao nhận chứng từ chỉ giao cho một kế
tốn, Kế tốn đósẽ hướng dẫn và nhận chứng từ, kiểm tra chứng từ theo đúng quy định thì sẽ kí nháy vào chứng từ, chuyển chứng từ cho kế toán tổng hợp, kế toán tổng hợp kiểm soát lại lần nữa rồi tiến hành ghi sổ kế tốn. Quy trình
đó sẽ giảm bớt được sai sót trong khâu luân chuyển chứng từ, nếu thấy khơng hợp lý kế tốn tổng hợp sẽ hướng dẫn thiết lập chứng từ phù hợp, chính xác
với nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh. Để làm được điều này thì u cầu kế tốn tổng hợp ghi sổ kế toán phải là người vững vàng về chuyên môn nghiệp vụ, làm và chịu trách nhiệm trước kế tốn trưởng và thủ trưởng đơn vị.
Cần có kế tốn trực tiếp tại kho dược thực hiện và kiểm soát việc nhập, xuất thuốc, vật tư theo từng đối tượng nhà cung cấp từ đó phân loại ngay các loại thuốc trong thầu, ngoài thầu cùng với thủ kho dược tránh để lại sai sót hoặc nhập và sử dụng các loại thuốc gần hạn sử dụng gây ảnh hưởng đến quá trình điều trị cho bệnh nhân. Kế tốn thực hiện việc nhập hóa đơn ngay tại kho của khoa Dược là rất khách quan vừa mang lại hiệu quả trong quản lý, vừa cung cấp thông tin kịp thời cho kế tốn cơng nợ cập nhật và đối chiếu thơng tin để thanh tốn cho nhà cung cấp.
Thiết kế phần mềm để in phiếu thu dịch vụ phát sinh như phiếu thu mất
đồ, tài trợ cho bệnh nhân nghèo… trên máy vi tính và phân tích các khoản thu theo khoa, phịng thích hợp. Khi hồn thiện khâu đầu vào này thì các chứng từ gốc như biên lai hay phiếu thu sẽ dược in trực tiếp trên máy vi tính, tiết
Bệnh viện, thực hiện thu 1 cửa cho bệnh nhân.
Thường xuyên tổ chức họp giao ban giữa các khoa phòng liên quan đến
nghiệp vụ thu, chi như: Phịng tài chính kế tốn, phịng kế hoạch tổng hợp,
phòng vật tư, khoa khám bệnh...để phổ biến kịp thời sự thay đổi của các quy định về kế toán.
Về việc lập chứng từ kế toán: Các kế toán viên phải nâng cao tinh thần trách nhiệm với những chứng từ mình lập về tính chính xác, đặc biệt phải kiểm tra đầy đủ các chữ kí trên chứng từ. Đối với các phiếu thu tiền viện phí, các bộ phận làm chức năng chỉ được tiếp nhận bệnh nhân khi có đủ các chữ ký của kế tốn viện phí và dấu thu tiền. Cần phân loại và mã hoá chứng từ kế toán nhằm tổ chức theo các loại chứng từ, đáp ứng việc thu nhận số liệu của mỗi phần hành kế toán. Đồng thời với việc mã hoá hệ thống chứng từ sẽ giúp cho việc quản lý và kiểm tra thông tin và giúp cho việc bảo vệ và lưu trữ chứng từ trên máy vi tính.
Lưu giữ chứng từ: do lượng chứng từ hàng ngày phát sinh rất lớn, cần phải tiến hành thanh lọc chứng từ kế toán xác định những chứng từ nào đã đủ thời hạn và theo quy định cần phải huỷ bỏ. Chứng từ cần phân loại, phân thành các kho riêng, kho để chứng từ thu chi thường xuyên, kho để chứng từ thanh toán bệnh nhân BHYT, kho để chứng từ thanh tốn bệnh nhân viện phí và phải được đánh số thứ tự theo số thứ tự hoặc theo các báo cáo tháng, quý, năm...
Hàng năm, bệnh viên nên lưu trữ tồn bộ các thơng tin của các chứng từ ra các thiết bị lưu trữ khác như: Vùng riêng của thiết bị nhớ của máy, đĩa