Quản lý việc TĐG trong hoạt động KĐCL GD ĐH là sự tác động liên tục, có mục đích, có kế hoạch của nhà quản lí nhằm huy động, tổ chức, điều phối, điều chỉnh, giám sát... một cách có hiệu quả các hoạt động TĐG nhằm đáp ứng được các yêu cầu về đánh giá chất lượng đối với các trường đại học và đề xuất các biện pháp cải tiến nâng cao chất lượng giáo dục đại học.
Căn cứ vào các bước của quy trình TĐG và chức năng của quản lí giáo dục, tác giả đưa ra những nội dung quản lí việc TĐG trong KĐCL GD trường ĐH bao gồm các nội dung sau đây:
Lập kế hoạch TĐG đảm bảo thực hiện mục tiêu TĐG
Tự đánh giá nhằm giúp nhà trường liên tục cải tiến, nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học, đồng thời cung cấp căn cứ để đăng ký kiểm định chất lượng.
Phạm vi của tự đánh giá bao quát toàn bộ các hoạt động của nhà trường theo 10 tiêu chuẩn kiểm định chất lượng do Bộ GD-ĐT ban hành. Mỗi tiêu
chuẩn có một số tiêu chí, mỗi tiêu chí đề cập đến một góc độ riêng, được đo bằng hai mức.
Kế hoạch tự đánh giá do Hội đồng tự đánh giá xây dựng nhằm sử dụng có hiệu quả thời gian và các nguồn lực của trường để đảm bảo đạt được mục tiêu đề ra. Kế hoạch tự đánh giá phải thể hiện được các nội dung sau:
- Mục đích, phạm vi tự đánh giá của nhà trường;
- Thành phần Hội đồng tự đánh giá;
- Phân công trách nhiệm cụ thể cho từng thành viên của Hội đồng, xác định những công việc phải thực hiện ứng với từng tiêu chuẩn, thời gian bắt đầu và kết thúc, người chịu trách nhiệm chính, người phối hợp’
- Cơng cụ đánh giá (chính các tiêu chuẩn kiểm định chất lượng do Bộ GD-ĐT ban hành).
- Dự kiến các nguồn lực và thời điểm cần huy động các nguồn lực trong quá trình triển khai TĐG.
- Thời gian biểu: Chỉ rõ khoảng thời gian cần thiết để triển khai tự đánh giá và lịch trình thực hiện các hoạt động cụ thểtrong quá trình triển khai TĐG. Duyệt từng loại kế hoạch TĐG (kế hoạch của Hội đồng TĐG, nhóm cơng tác, từng thành viên).
Theo dõi, giám sát, kiểm tra đánh giá thực hiện kế hoạch TĐG.
Quản lý hoạt động của các nhóm chuyên trách trong công tác tự đánh giá
Hội đồng TĐG và các nhóm chun trách đóng vai trị quan trọng trong tổ chức quá trình TĐG tại nhà trường. Vì vậy, tham gia Hội đồng TĐG và các nhóm cơng tác phải là những CBQL chủ chốt, nắm vững các hoạt động của nhà trường theo tiêu chuẩn ĐG và có năng lực phân tích ĐG các hoạt động của nhà trường. Chủ tịch Hội đồng TĐG nhất thiết phải là Hiệu trưởng mới có đủ quyền lực trong triển khai TĐG.
Hội đồng TĐG và các nhóm cơng tác do Hiệu trưởng nhà trường ra quyết định thành lập. Số lượng thành viên, thành phần, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng TĐG và các nhóm cơng tác được quy định tại Điều 8 và Điều 9 Thông tư số 62/ 2012/TT - BGDĐT và công văn số 462/ KTKĐCLGD - KĐĐH.
Để Hội đồng TĐG và các nhóm cơng tác hoạt động hiệu quả, Hiệu trưởng cần thực hiện các nội dung và biện pháp QL sau:
- Chọn các cá nhân tiêu biểu, có năng lực, nắm rõ hoạt động của nhà trường làm thành viên Hội đồng TĐG và các nhóm cơng tác; trong số đó chọn ra một số thành viên có năng lực và phẩm chất trong lĩnh vực QL làm nhóm trưởng nhóm cơng tác (thường nhóm trưởng nhóm cơng tác là thành viên Hội đồng TĐG).
- Căn cứ vào các tiêu chuẩn đánh giá và năng lực của mỗi thành viên theo lĩnh vực mà thành viên đó quản lí Chủ tịch hội đồng có thể tổ chức từ 5 đến 7 nhóm chuyên trách phụ trách từ 1 đến 2 tiêu chuẩn.
- Tổ chức tập huấn các CBQL, GV trong Hội đồng TĐG và các nhóm cơng tác về mục đích, u cầu, cách thức tiến hành, nội dung phương pháp điều tra, đánh giá và xây dựng các văn bản báo cáo.
- Quy định chế độ làm việc.
- Tạo điều kiện phát huy tính chủ động, sáng tạo, tinh thần hợp tác nhóm của thành viên Hội đồng TĐG và nhóm cơng tác.
- Theo dõi, giám sát, kiểm tra hoạt động của các nhóm cơng tác.
Quản lý phân bổ các nguồn lực thực hiện TĐG
Trong quá trình thực hiện TĐG việc sử dụng các nguồn lực: nhân lực, cơ sở vật chất và tài chính cho từng hoạt động TĐG là một trong những vấn đề lớn mà Hiệu trưởng quản lí và có sự chỉ đạo kịp thời, gồm những vấn đề:
- Chỉ đạo các nhóm chuyên trách lập kế hoạch về việc huy động, sử dụng các nguồn lực: nhân lực, cơ sở vật chất (phương tiện làm việc, môi trường làm việc) kinh phí dự kiến cho từng hoạt động của nhóm
- Quản lý việc đào tạo kỹ năng và phân bổ nhân lực phù hợp với yêu cầu của hoạt động TĐG
- Phân bổ về cơ sở vật chất, các phương tiện phục vụ cho quá trình các Nhóm thực hiện TĐG
- Có chế độ, chính sách (kinh phí, khen thưởng..) cho cán bộ tham gia hoạt động TĐG ứng với công sức, công việc mà các CBGV thực hiện trong quá trình TĐG.
- Kiểm tra, đánh giá việc sử dụng các nguồn lực ở các nhóm.
Quản lý việc thu thập thơng tin, minh chứng
Thông tin, minh chứng được hiểu là những thơng tin có trong các văn bản, hồ sơ, sổ sách, băng, đĩa hình, hiện vật đã, đang có của cơ sở GD và những thông tin trong các văn bản, hồ sơ của cơ quan Nhà nước liên quan đến sự hình thành và phát triển của cơ sở giáo dục phù hợp với yêu cầu của 10 tiêu chuẩn và 61 tiêu chí. Minh chứng được sử dụng để chứng minh cho các phân tích, giải thích từ đó đưa ra các nhận định, kết luận trong báo cáo TĐG, khơng chỉ phục vụ cho mục đích tự đánh giá mà thơng tin minh chứng cịn nhằm mơ tả thực trạng các hoạt động của nhà trường để người đọc hiểu hơn, qua đó làm tăng tính thuyết phục của báo cáo tự đánh giá. Trong đó nội dung quản lí việc thu thập thơng tin, minh chứng gồm có:
- Chỉ đạo các Nhóm cơng tác xây dựng kế hoạch tiến hành thu thập thông tin, minh chứng theo yêu cầu của tiêu chí, tiêu chuẩn mà Nhóm phụ trách và đảm bảo độ tin cậy, tính xác thực của thơng tin, minh chứng.
- Tổ chức thông tin, tuyên truyền để huy động được các nguồn lực (bên trong và bên ngoài) tham gia vào việc thu thập minh chứng.
- Kiểm tra, giám sát việc thu thập thơng tin, minh chứng đảm bảo độ tin cậy, tính xác thực của thơng tin, minh chứng thu thập được.
Quản lý việc lựa chọn, phân tích thơng tin, minh chứng đáp ứng yêu cầu của các tiêu chí
Khi tiến hành thu thập minh chứng một số thông tin có thể sử dụng ngay để làm minh chứng nhưng một số thông tin khác phải qua xử lý, phân tích, tổng hợp mới có thể sử dụng để làm minh chứng cho các nhận định đưa ra trong báo cáo tự đánh giá. Ví dụ, hầu hết thơng tin thu được sau các cuộc điều tra, khảo sát phải xử lý thành dạng số liệu tổng hợp mới có thể đưa vào làm minh chứng cho báo cáo tự đánh giá. Vì vậy để việc xử lý và phân tích minh chứng diễn ra hiệu quả cơng tác quản lí cần:
- Tổ chức hướng dẫn các Nhóm xử lý, phân tích thơng tin minh chứng thu thập được theo đúng yêu cầu
- Trong q trình xử lý, phân tích, có thể một số thơng tin và minh chứng thu được không phù hợp với các kết quả nghiên cứu, đánh giá ở trong và ngồi nhà trường đã được cơng bố trước đó. Hội đồng tự đánh giá cần thường kiểm tra, chỉ đạo kịp thời để các Nhóm có hướng xử lý thông tin và minh chứng đó đáp ứng đúng yêu cầu của tiêu chuẩn, tiêu chí đặt ra.
- Tổ chức đánh giá kết quả của cơng tác xử lý, phân tích thơng tin minh chứng để xem xét tiến độ so với kế hoạch đề ra , đánh giá mức độ đáp ứng với yêu cầu của báo cáo của thông tin, minh chứng sau khi xử lý đã khách quan, độ tin cậy và khả thi. Từ đó đưa ra biện pháp sử dụng, lưu trữ minh chứng sao cho thuận tiện tránh lãnh phí.
Quản lý việc viết và hồn thiện báo cáo TĐG
Báo cáo là sản phẩm đầu ra của tồn bộ cơng việc mà Hội đồng TĐG và các nhóm cơng tác tiến hành sau q trình TĐG. Đồng thời, báo cáo tự đánh giá còn là một bản ghi nhớ quan trọng nhằm cam kết thực hiện các hoạt động
cải tiến chất lượng của nhà trường. Một báo cáo TĐG phải đáp ứng các yêu cầu sau (Bộ Giáo dục và Đào tạo, 2007):
Báo cáo TĐG viết theo đúng cấu trúc đã hướng dẫn trong công văn số 462/KTKĐCLGD-KĐĐH về việc hướng dẫn TĐG trường đại học, cao đẳng và trung cấp chuyên nghiệp.
Báo cáo có đầy đủ các phần, số liệu ở các phần, các tiêu chuẩn phải có tính nhất qn, liên kết khơng trùng lắp.
Từng tiêu chuẩn được phân tích thấu đáo vá rõ ràng, kế hoạch khắc phục tồn tại phải khả thi, để một người đọc không biết về trường có thể hiểu được và tin được.
Các mơ tả, phân tích, bình luận, nhận định điểm mạnh, tồn tại đều dựa trên MC, được trình bày bám sát theo nội hàm tiêu chí của mỗi tiêu chuẩn.
Các mức độ đánh giá tiêu chí (đạt/ khơng đạt) có đầy đủ MC, các đánh giá thể hiện sự khách quan.
Văn phong viết nhất qn, khơng có lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp.
Để có một báo cáo TĐG tốt Hiệu trưởng cần thực hiện những nội dung và biện pháp QL sau:
Tổ chức chỉ đạo việc xây dựng quy trình viết báo cáo theo từng tiêu chí, tiêu chuẩn
Có sự kiểm tra, giám sát về tiến độ viết báo cáo của các Nhóm
Tổ chức chỉ đạo việc thảo luận, đóng góp ý kiến về báo cáo TĐG
Ký duyệt toàn văn báo cáo sau khi hoàn thiện báo cáo
Quản lý các hoạt động sau TĐG
Sau khi hoàn thành việc TĐG tại nhà trường, Hiệu trưởng cần thực hiện các công việc tiếp theo sau (Bộ Giáo dục và Đào tạo).
Ký tên, đóng dấu và lưu trữ toàn bộ bản báo cáo cùng hồ sơ liên quan trong quá trình xây dựng và hồn thiện
Bản sao báo cáo tự đánh giá được để trong thư viện, được phép mượn và sử dụng theo quy định của Hiệu trưởng và được đưa toàn văn báo cáo tự đánh giá lên trang thông tin điện tử của nhà trường để công khai minh bạch các kết quả tự đánh giá.
Nhà trường tổ chức lưu trữ các thông tin, minh chứng, kể cả các tư liệu liên quan đến nguồn gốc của các thông tin và minh chứng thu được, có biện pháp để bảo vệ các thơng tin và minh chứng đó.
Gửi cơng văn cùng báo cáo TĐG về cơ quan chủ quản (Cục KT&KĐCL - Bộ GD&ĐT) theo quy định.
Triển khai thực hiện các kiến nghị, kế hoạch cải thiện nâng cao CL GD trong báo cáo TĐG.
Hàng năm báo cáo TĐG được cập nhật theo hiện trang của cơ sở giáo dục và được lưu trữ tại thư viện