2.2. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Hỗ trợ sinh viên
2.2.2. Cơ cấu tổ chức và nhân sự
Tổ chức và nhân sự của các phòng, ban chức năng và các đơn vị trực thuộc (gọi chung là đơn vị) gồm 01 trưởng, các phó trưởng đơn vị, đội ngũ CBVC và người lao động.
Trưởng và các phó trưởng đơn vị do Giám đốc Trung tâm bổ nhiệm theo quy định về bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, từ chức, miễn nhiệm của cán bộ lãnh đạo, quản lý trong ĐHQGHN.
Trưởng đơn vị là người lãnh đạo cao nhất của đơn vị, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi hoạt động của đơn vị.
Các Phó trưởng đơn vị là người giúp việc cho Trưởng đơn vị, thực hiện các công việc được Trưởng đơn vị phân công.
Việc thành lập các tổ chuyên môn và cử tổ trưởng tại các đơn vị do Giám đốc quyết định theo đề nghị của trưởng đơn vị. Tổ trưởng chuyên môn là người tổ chức thực hiện và chịu trách nhiệm trước trưởng đơn vị về mọi công việc của tổ. Nhiệm vụ của các tổ chuyên môn do trưởng ban qui định bằng văn bản.
Số lượng CBVC và người lao động của từng đơn vị được xác định theo nhiệm vụ, do Giám đốc Trung tâm quyết định.
2.2.3. Chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị
2.2.3.1. Phịng Tổ chức - Hành chính và Cơng tác sinh viên
Chức năng:
Phịng Tổ chức - Hành chính và Cơng tác sinh viên có chức năng tham mưu, giúp việc cho Giám đốc Trung tâm về công tác tổ chức, cán bộ; quản lý hành chính, tổng hợp, cơng tác HSSVcủa Trung tâm.
Nhiệm vụ:
- Công tác tổ chức, cán bộ
- Cơng tác Quản lý hành chính, văn thư, lưu trữ - Cơng tác kế hoạch, tổng hợp, thống kê
- Công tác HSSV
2.2.3.2. Phòng Quản trị * Chức năng
Phòng Quản trị có chức năng tham mưu, giúp việc cho Giám đốc Trung tâm về công tác quản trị cơ sở vật chất của Trung tâm.
2.2.3.3. Phịng Tài chính - Kế tốn * Chức năng
Phịng Tài chính - Kế tốn có chức năng tham mưu, giúp việc cho Giám đốc Trung tâm về cơng tác tài chính, kế tốn, quản lý và sử dụng tài sản của Trung tâm.
2.2.3.4. Ban quản lý Ký túc xá (Ký túc xá Mễ Trì và Ký túc xá Ngoại ngữ) * Chức năng
Ban quản lý KTX có chức năng quản lý, tổ chức phục vụ, cung ứng các dịch vụ cho SVNT. Tham gia tổ chức các hoạt động hỗ trợ cho HSSV của ĐHQGHN.
* Nhiệm vụ công tác quản lý ký túc xá
- Quản lý, bảo quản, khai thác, sử dụng cơ sở vật chất được Trung tâm giao để phục vụ ăn ở, sinh hoạt, học tập và nghiên cứu khoa học của HSSV và cán bộ viên chức của ĐHQGHN.
- Đề xuất kế hoạch về công tác cải tạo, sửa chữa, nâng cấp các khu nhà ở, các cơng trình phục vụ cơng cộng trong mặt bằng được giao, báo cáo Giám đốc Trung tâm phê duyệt đầu tư.
- Phối hợp chặt chẽ với các cơ sở đào tạo để tổ chức đón tiếp, sắp xếp chỗ ở cho HSSV Việt Nam và nước ngoài vào ở trong KTX theo đúng tiêu chuẩn, chế độ quy định của ĐHQGHN.
- Quản lý nhân khẩu, hộ khẩu, đảm bảo an ninh chính trị, an ninh trật tự và vệ sinh môi trường khu vực KTX.
- Tổ chức quán triệt và triển khai các giải pháp thực hiện nội quy, quy định của Trung tâm đối với các KTX.
- Nắm bắt tâm tư, nguyện vọng và diễn biến tư tưởng của HSSV,
thường xuyên báo cáo Giám đốc Trung tâm (trực tiếp hoặc qua phòng TC – HC & CTSV).
- Tổ chức hoặc phối hợp tổ chức các hoạt động văn hoá, văn nghệ, thể thao, tham quan, du lịch, hỗ trợ, tư vấn và các hoạt động khác của HSSV theo kế hoạch được Giám đốc phê duyệt.
- Trực tiếp quản lý và khai thác các cơ sở dịch vụ phục vụ; xây dựng và tổ chức thực hiện các dự án cung cấp dịch vụ theo hướng xã hội hoá nhằm nâng cao chất lượng cuộc sống, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của HSSV.
- Phối hợp với chính quyền địa phương, các cơ quan chức năng, các tổ chức chính trị - xã hội để thực hiện các công việc liên quan đến công tác quản lý HSSV theo phân cấp của Giám đốc.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Trung tâm giao.
Tổ chức, nhân sự của KTX có các tổ chun mơn (1. Tổ Hành chính - Tổng hợp; 2. Tổ QLSV; 3. Tổ Bảo vệ).
Ngoài ra trong các KTX cịn có các tổ chức do chính sinh viên làm chủ để phát huy vai trò tự quản của SVNT nhằm thực hiện tốt quy chế HSSV nội trú và nội quy KTX.
Các tổ chức này gồm có:
- Ban đại diện SVNT: Do Trưởng ban KTX và Phịng Tổ chức - Hành
chính và Cơng tác sinh viên đề xuất, giám đốc Trung tâm ra quyết định thành lập. Tổ chức này do Ban quản lý KTX điều hành và bảo đảm các điều kiện về trụ sở, trang thiết bị và chi phí cần thiết cho hoạt động tự quản. Ban đại diện SVNT gồm những sinh viên nhiệt tình, tự nguyện và là tổ chức đại diện cho quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm cho SVNT. Đồng thời tham gia vào việc bảo vệ môi trường sống cho SVNT. Ban đại diện SVNT có nhiệm vụ: Thường xuyên đôn đốc và phối hợp với CBQL nhà kiểm tra việc thực hiện nội quy KTX tại phòng ở sinh viên và các khu vực khác trong KTX; động viên và tổ chức cho những SVNT khác tham gia làm vệ sinh môi trường trong KNT; tham gia phòng chống các tệ nạn xã hội;
- Các phòng trưởng SVNT: bao gồm những sinh viên đại diện cho
các phòng ở trong KTX, được SVNT của phòng ở đó bầu. Theo quy định của Ban quản lý KTX, mỗi phịng ở phải bầu ra 1 sinh viên có khả năng tổ chức, điều hành nề nếp sinh họat trong phịng mình; kiến nghị lên Ban quản lý KTX những bức xúc cần được giải đáp. Hàng tháng, hàng quý, các phòng trưởng này gặp nhau và gặp các CBQL để cùng trao đổi kinh nghiệm, nêu ra những tồn tại và tìm biện pháp tháo gỡ. Cuối mỗi năm học,
Ban quản lý KTX sẽ tìm ra những phòng ở gương mẫu để khen thưởng đồng thời khen thưởng cho cá nhân phịng trưởng đó. Điều này sẽ thúc đẩy các phòng thi đua nhau thực hiện tốt nội quy KTX.
2.2.3.5. Cơ cấu tổ chức
2.2.3.6. Đội ngũ Cán bộ - Viên chức và số lượng HSSV của Trung tâm Hỗ trợ sinh viên.
Đội ngũ Cán bộ viên chức (tính đến tháng 10/2014)
Số lượng: 65 Cán bộ viên chức (trong đó có 35 Nam và 30 Nữ)
Tỷ lệ % qua đào tạo ở các trình độ là: Thạc sĩ chiếm tỷ lệ: 14 %; Đại học chiếm tỷ lệ: 54 %; Trình độ sơ cấp, trung cấp và công nhân viên phục vụ là: 32%.
Số lượng HSSV ở các KTX
(Số liệu theo năm học 2013 - 2014)
- KTX Mễ Trì có tổng số 1907 HSSV trong đó 74% là HSSV nữ, 26% là HSSV nam.
- KTX Ngoại ngữ có tổng 2109 HSSV trong đó 80 % là HSSV nữ, 20% là HSSV nam.
- HSSV nội trú chủ yếu tập trung là các đối tượng con em gia đình chính sách xã hội, dân tộc thiểu số, khu vực 1 miền núi, biên giới, hải đảo… chiếm tỷ lệ 44,5%. Hộ nghèo, mồ cơi, tàn tật, hồn cảnh khó khăn, khu vực 2 nơng thơn chiếm tỷ lệ 25,8%. Sinh viên chương trình đào tạo nhiệm vụ chiến
ĐẢNG UỶ BAN GIÁM ĐỐC CÁC PHÒNG CHỨC NĂNG 1. Tổ chức - Hành chính & Cơng tác SV 2. Phịng Tài chính - Kế tốn 3. Phịng Quản trị CÁC KÝ TÚC XÁ 1. Ký túc xá Mễ Trì 2. Ký túc xá Ngoại ngữ Ghi chú: Lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra
Phối hợp, triển khai, báo cáo
lược chiếm tỷ lệ 13,6 % và còn lại 16,1% là học sinh trường THPT Chuyên Khoa học Tự Nhiên và học sinh Chuyên ngữ thuộc trường Đại học Ngoại ngữ; lưu học sinh, nghiên cứu sinh, cao học..
HSSV ở nội trú tại KTX đến từ nhiều vùng miền khác nhau trong cả nước, có thành phần xuất thân và hồn cảnh gia đình rất đa dạng nên suy nghĩ, cách sống, mối quan hệ của các em tương đối phức tạp. Việc phát triển nhân cách của HSSV là quá trình biện chứng của sự nảy sinh và giải quyết mâu thuẫn, là q trình tự vận động và hoạt động tích cực của bản thân họ, do đó xuất hiện những mâu thuẫn:
- Giữa khả năng, điều kiện để xử lý thông tin với khối lượng thông tin vô cùng phong phú.
- Giữa mong muốn học tập chuyên sâu những mơn ưa thích và u cầu thực hiện tồn bộ chương trình học tập cũng như định hướng nghề nghiệp.
- Giữa mơ ước của HSSV với khả năng, điều kiện và kinh nghiệm thực hiện ước mơ đó.
HSSV nội trú tại TTHTSV (bao gồm KTX Mễ Trì và KTX Ngoại ngữ) ngoài những đặc điểm tâm lý chung của SV thì cịn có một số đặc điểm tâm lý sau:
- Nhiệt tình tham gia các hoạt động chính trị xã hội: Tiếp sức mùa thi; Mùa hè tình nguyện; hiến máu nhân đạo; các hoạt động từ thiện; các hoạt động văn hoá, văn nghệ, thể thao, câu lạc bộ….
- Đa số các em đang theo học ở các ngành khoa học cơ bản thuộc lĩnh vực tự nhiên, xã hội, kinh tế, ngoại ngữ, cơng nghệ thơng tin… nên có tư duy khoa học, hứng thú nghề nghiệp, đam mê tìm tịi nghiên cứu khoa học dưới sự giảng dạy của đội ngũ giảng viên là các giáo sư, tiến sĩ giỏi, tâm huyết.
2.3. Thực trạng công tác quản lý sinh viên nội trú tại Trung tâm Hỗ trợ sinh viên - Đại học Quốc gia Hà Nội sinh viên - Đại học Quốc gia Hà Nội
2.3.1. Phương pháp nghiên cứu thực trạng:
- Phương pháp chọn mẫu
- Thu thập bảng hỏi và xử lý kết quả điều tra để rút ra kết luận về nội dung khảo sát.
Bằng phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên trên cơ sở đã xác định cơ cấu mẫu cho các khách thể khác nhau, tác giả tiến hành điều tra trên số lượng là 50 CBQL, GV liên quan đến công tác SVNT và 400 HSSV (200 HSSV KTX Mễ Trì và 200 HSSV KTX Ngoại ngữ), trong đó có 176 SV nam (chiếm 44%) và 224 SV nữ (56 %); 152 SV năm thứ 2 (38%); 168 sinh viên năm thứ 3 (42%), sinh viên năm thứ nhất và sinh viên năm cuối
là 44 em (11%) và 36 em học sinh trường chuyên (Chuyên ngữ và chuyên Khoa học Tự Nhiên) (9%); 80 SV trường ĐH Khoa học Tự Nhiên (20%),
88 SV trường ĐH Khoa học Xã hội và Nhân văn (22%), 56 sinh viên trường ĐH Công Nghệ (14%), 36 sinh viên trường ĐH Kinh tế (9%), 32 sinh viên Khoa Luật (8%), 72 sinh viên trường ĐH Ngoại Ngữ (18%), 36 em học sinh trường chuyên (9%)
Trên cơ sở đó, chúng ta sẽ có thực trạng kết quả đánh giá của HSSV về mỗi nhóm thực trạng. Đây là minh chứng khoa học để có thể đề ra giải pháp hiệu quả cho CTQL SVNT tại TTHTSV, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo ở ĐHQGHN.
2.3.2. Nhận thức của các lực lượng tham gia công tác quản lý sinh viên nội trú
Bộ Giáo dục và Đào tạo luôn coi công tác QLSV là một nhiệm vụ hết sức quan trọng, vì vậy đã chỉ đạo bằng các văn bản mang tính chất pháp quy như: Quyết định số 1584/GD-ĐT ngày 27/7/1993 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục - Đào tạo về việc ban hành “Quy chế công tác HSSV trong các trường đào tạo”; Quyết định số 39/2000/QĐ-BGDĐT ngày 30/8/2000 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục - Đào tạo về việc sửa đổi, bổ sung một số điểm trong “Quy chế công tác HSSV trong các trường đào tạo” và hiện nay là Quy chế SV các trường ĐH, Cao đẳng và trung cấp chuyên nghiệp hệ chính quy (ban hành kèm theo Quyết định số 42/2007/QĐ-BGDĐT ngày 13/8/2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục - Đào tạo.
ĐHQGHN cũng đã ban hành quy định công tác sinh viên ở ĐHQGHN, Ban hành theo Quyết định số 2875/2009/QĐ-ĐHQGHN, ngày 18/8/2009 của Giám đốc ĐHQGHN (Quy định mới dự kiến ban hành vào tháng 12/2014).
2.3.2.1. Nhận thức của cán bộ quản lý, giảng viên và sinh viên về mức độ cần thiết của công tác quản lý sinh viên nội trú
Để đánh giá về mức độ cần thiết đối với công tác quản lý SVNT trên cơ sở lấy ý kiến của 50 cán bộ quản lý KTX và GV của ĐHQGHN chúng tôi thu được kết quả tại bảng 2.1.
Bảng 2.1. Đánh giá của cán bộ quản lý KTX và GV của ĐHQGHN về mức độ cần thiết của công tác quản lý SVNT
STT Mức độ cần thiết của CTQL SVNT tại
TTHTSV - ĐHQGHN Số lượng Tỷ lệ (%) 1 Rất cần thiết 26 52 2 Cần thiết 15 30 3 Bình thường 7 14 4 Ít cần thiết 2 4 5 Hồn tồn khơng cần thiết 0 0
Nhìn vào kết quả khảo sát tại Bảng 2.1 tác giả thấy rằng thực trạng cán bộ quản lý KTX và GV trong ĐHQGHN có đánh giá khá cao về mức độ rất cần thiết của công tác quản lý SVNT: 52 % cho là rất cần thiết; 30% cho là cần thiết; 14% cho là bình thường và khơng có ý kiến nào cho rằng quản lý SVNT hồn tồn khơng cần thiết. Tuy nhiên vẫn cịn 4% số người được hỏi cho là cơng tác quản lý SVNT là ít cần thiết. Kết quả này cho thấy, đa số cán bộ quản lý KTX và GV trong ĐHQGHN nhận thức được tầm quan trọng và vai trị của cơng tác quản lý SVNT nhưng vẫn còn một bộ phận nhỏ cán bộ, giảng viên băn khoăn về sự cần thiết của cơng tác này.
Tìm hiểu trực tiếp từ đối tượng được quản lý là SV về mức độ cần thiết của công tác quản lý SVNT chúng tôi thu được kết quả thể hiện ở bảng 2.2.
Bảng 2.2. Đánh giá của 400 HSSV về mức độ cần thiết của công tác quản lý SVNT tại Trung tâm Hỗ trợ sinh viên - ĐHQGHN
STT Mức độ cần thiết của CTQL SVNT tại
TTHTSV – ĐHQGHN Số lượng Tỷ lệ (%) 1. Rất cần thiết 182 45,5 2. Cần thiết 134 33,5 3. Bình thường 64 16 4. Ít cần thiết 14 3,5
5. Hoàn tồn khơng cần thiết 6 1,5
Căn cứ kết quả tại Bảng 2.2 chúng tôi thấy rằng, SV tại các KTX của TTHTSV cũng đánh giá cao về mức độ cần thiết của công tác quản lý SVNT. Có 182 phiếu trả lời là rất cần thiết đạt tỷ lệ 45,5%; 134 phiếu trả lời là cần thiết, đạt tỷ lệ 33,5% và 64 phiếu cho là bình thường, đạt tỷ lệ 16%. Tuy nhiên, cũng giống như đối tượng khảo sát là cán bộ quản lý KTX và GV, cũng vẫn cịn 14 SV thấy rằng cơng tác quản lý SVNT là ít cần thiết, chiếm tỷ lệ 3,5 % và 6 ý kiến cho rằng hồn tồn khơng cần thiết, chiếm tỷ lệ 1,5%.
Đối với cơng tác quản lý SVNT khơng chỉ có đội ngũ cán bộ QLSV tại KTX, cán bộ Phịng chính trị và CTSV trong ĐHQGHN mà cần phải có sự phối hợp của các lực lượng bên ngồi như Cơng an các phường sở tại, An ninh văn hóa của thành phố, của Bộ Cơng an và phụ huynh sinh viên. Vì vậy, chúng tôi tiến hành lấy ý kiến của 50 đồng chí cơng an khu vực, cán bộ phường và phụ huynh sinh viên...
Nhìn chung cán bộ địa phương, công an khu vực và phụ huynh sinh viên khi được hỏi đều đánh giá cao về mức độ cần thiết của công tác quản lý SVNT: có 23 ý kiến (đạt tỷ lệ 46%) cho là rất cần thiết; 18 ý kiến (đạt tỷ lệ 36 %) cho là cần thiết và 6 ý kiến (đạt tỷ lệ 12%) cho là bình thường. Từ những kết quả điều tra tại bảng 2.1, 2.2 chúng tôi rút ra kết luận: các lực lượng tham gia vào công tác quản lý SVNT tại các KTX trực thuộc TTHTSV, kể cả đối tượng được quản lý là SVNT đã có nhận thức đúng đắn về vị trí, vai trị của cơng tác quản lý SVNT. Cả chủ thể quản lý và đối tượng quản lý đều cho rằng quản lý SVNT là rất cần thiết. Đây là yếu tố rất thuận lợi
cho việc thực hiện công tác quản lý SVNT trên thực tế bởi vì chỉ khi có sự