Chương IV Hệ trợ giúp quyết định dựa vào dữ liệu
4.3.3.1.Các yêu cầu thông tin và năng lực của hệ thống thông tin
4.3. Xây dựng cấu trúc thông tin hỗ trợ việc ra quyết định
4.3.3.1.Các yêu cầu thông tin và năng lực của hệ thống thông tin
Bước đầu tiên là phải thiết lập một sự tương đồng giữa các yêu cầu
thông tin và hệ thống hỗ trợ thông tin. Các yêu cầu thơng tin chính xác có thể khơng được xác định dựa theo tính chất phi cấu trúc của q trình ra quyết định, các hạn chế dựa trên hiểu biết kinh nghiệm của người ra quyết định. Các
ra quyết định trong q trình chuẩn bị ra quyết định. Tuy nhiên, khơng phải
tất cả các tiện ích này đều do người ra quyết định yêu cầu. Vì thế cần gợi ý để nhận dạng các yêu cầu ở một cấp nào đó, sau đó các tiện ích từ hệ trợ giúp
quyết định có thể được thiết kế phù hợp với các yêu cầu này.
Bằng việc sử dụng hai thông số là mức độ của việc nhận dạng yêu cầu thông tin và các năng lực phần mềm trợ giúp quyết định, ma trận Yêu
cầu/Năng lực được xác định.
Hình 4.4. Ma trận Yêu cầu/Năng lực
Ma trận thể hiển 4 khả năng được ký hiệu A1, A2, A3 và A4. Mỗi khả năng cung cấp các mức độ khác nhau của việc nhận dạng các yêu cầu và các năng lực của hệ thống.
• A1: Chỉ các yêu cầu thông tin tối thiểu được nhận dạng và phần mềm chỉ cung cấp các tiện ích tối thiểu. Chỉ nhận dạng các yêu cầu tối thiểu của người ra quyết định đồng thời hệ thống chỉ cung cấp một số chức
năng có ích. Nó là hệ thống tự động đơn giản như một bảng tính. Trong trường hợp này người ra quyết định cần thực hiện cơng việc bằng tay nhiều hơn trong q trình ra quyết định.
• A2: Phần lớn các yêu cầu đã được nhận dạng. Nhưng hệ thống không thể cung cấp tất cả các tiện ích này. Nguyên nhân có thể là do việc đánh giá hệ thống khơng hợp lý, có thể là do khơng có thơng tin liên quan, khơng có người chuyên nghiệp có kỹ năng để đánh giá hoặc do xu
hướng của các sản phẩm thương mại.
• A3: Tất cả các yêu cầu của người ra quyết định đã được nhận dạng và hệ thống hỗ trợ quyết định có khả năng cung cấp các tiện ích. Người ra quyết định có thể sử dụng tồn bộ các tiện ích này. Đây là trường hợp
lý tưởng cho việc ra quyết định do có một sự tương đồng giữa các yêu cầu và các tiện ích hệ thống.
• A4: Chỉ một phần các yêu cầu được nhận dạng. Hệ thống có các tiện ích để cung cấp tất cả các chức năng được yêu cầu trong quá trình ra
quyết định. Tuy nhiên các tiện ích khơng được sử dụng bởi những
người ra quyết định. Những người ra quyết định không biết làm thế nào
để sử dụng hệ thống nhằm thu được các lợi ích tối đa. Kiểu này làm
phức tạp các hệ trợ giúp quyết định được cài đặt mà không phân biệt tất cả các yêu cầu.
A3 là tình huống lý tưởng và trên thực tế điều này hiếm khi tồn tại. Tuy nhiên đa số các tổ chức có các hệ thống nằm trong khả năng A2 hoặc A4 và trên thực tế sẽ đạt được mức vừa phải giữa A2 và A4.