Bước 1:
Tìm kiếm nhà cung cấpBước 2: Đặt hàngBước 3: Mua hàng và nhập kho Bước 5: Xuất kho hàng hóaBước 4: Lưu kho hàng hóa
Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến, chi phí chạy thử và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào thời điểm cuối năm là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng.
Giá trị hàng tồn kho được xác định theo nhóm hàng trên cơ sở phù hợp với quy định, đặc điểm kinh doanh của công ty.
Giá trị sản phẩm dở dang: là các khoản chi phí thực tế đã phát sinh nhưng chưa hoàn thành sản phẩm đang trong giai đoạn hoàn thiện để bán .
- Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Phương pháp giá đích danh.
- Phương pháp hạch tốn hàng tồn kho: Phương pháp kiểm kê định kỳ.
- Phương pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Thực tế theo nguyên trạng các thiết bị.
❖ Quy trình quản lý hàng tồn kho tại cơng ty
Sơ đồ 2.1: Quy trình quản lý hàng tồn kho tại Cơng ty Hữu Nghị
(Nguồn: Phịng tài chính – kế tốn)
- Phân tích định lượng: Liệt kê danh sách những nhà cung cấp trên thị trường đang cung ứng sản phẩm thiết bị điện cơ phù hợp với nhu cầu của công ty (chất lượng, mẫu mã, kiểu dáng thiết kế, màu sắc,…); Yêu cầu báo giá từ những nhà cung cấp này; Chọn lọc những nhà cung ứng có mức giá thấp nhất.
- Phân tích định tính: Tìm hiểu thơng tin về uy tín cũng như khả năng tài chính của nhà cung cấp; Chọn ra những nhà cung cấp có uy tín trên thị trường để đảm bảo hàng hóa ln được cung ứng đúng hẹn, chất lượng, mẫu mã hàng hóa đúng quy cách, khơng có tình trạng trà trộn hàng kém chất lượng vào lô sản phẩm; Chọn ra những nhà cung cấp có khả năng tài chính tốt để tránh tình trạng nếu nhà cung cấp bị phá sản, công ty sẽ tốn kém chi phí, thời gian tìm kiếm đối tác mới. Lựa chọn nhà cung ứng vừa có mức giá thấp, có uy tín và khả năng tài chính tốt.
b. Bước 2: Đặt hàng
Công ty đàm phán với nhà cung cấp, thỏa thuận các điều khoản hợp đồng; Ký kết hợp đồng với nhà cung cấp. Trong hợp đồng phải ghi rõ các điều khoản như chủng loại hàng hóa, số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng, các điều khoản thanh tốn (hình thức thanh tốn, thời gian thanh tốn), các điều khoản liên quan đến vận chuyển hàng hóa (chi phí vận chuyển, bảo hiểm hàng hóa trong q trình vận chuyển do bên nào chịu),…
Trung bình cứ 1 tháng công ty đặt hàng từ nhà cung cấp một lần. Như vậy tức là trung bình 1 năm cơng ty đặt hàng từ nhà cung cấp 12 lần. Số lượng đặt hàng của công ty phụ thuộc vào một số yếu tố như số lượng hàng tồn kho hiện có của cơng ty tại thời điểm đặt mua, giá cả của hàng hóa tại thời điểm đặt mua, độ đa dạng về chủng loại và mẫu mã của hàng hóa tại thời điểm đặt mua, mức độ sẵn có của hàng hóa trên thị trường tại thời điểm đặt mua.
Sau khi đặt hàng khoảng 4 – 7 ngày làm việc, nhà cung cấp sẽ đưa hàng đến kho của công ty. Thời gian chờ hàng phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như mức độ sẵn có hàng hóa của nhà cung cấp, số lượng đặt hàng của công ty, thời
tiết, giao thông,… Sau đây là bảng biểu diễn số lượng (SL) hàng hóa đặt mua từ nhà cung cấp của công ty năm 2016, 2017, 2018 là:
Bảng 2.5: Số lượng hàng hóa đặt mua từ nhà cung cấp
Đơn vị: Sản phẩm Chỉ tiêu 2016 2017 2018 Tổng sản phẩm 31.788 40.931 46.721 Hạt nhựa phụ gia CaCO3 11.400 12.583 13.785 Bột đá CaCO3 8.935 9.447 12.110 Hạt nhựa Polypropylene nguyên sinh 7.521 10.320 8.326 Hạt Nhựa Phụ Gia 3.932 8.581 12.500 Nguồn: Phòng kế tốn Cơng ty Từ đó có thể ước lượng số lượng đặt hàng trung bình trong 1 đơn hàng của cơng ty năm 2016, 2017, 2018 là:
Bảng 2.6: Số lượng đặt hàng trung bình trong 1 đơn hàng
Đơn vị tính: sản phẩm
Chỉ tiêu Cơng thức tính 2016 2017 2018
SL đặt hàng trung bình trong 1 đơn hàng Tổng SL hàng đặt mua Số lần đặt hàng trung bình 950 1049 1149
c. Bước 3: Mua hàng và nhập kho
Công ty tiếp nhận hàng từ nhà cung cấp, kiểm tra về số lượng, chất lượng hàng hóa. Trong trường hợp phát hiện số lượng hàng hóa bị thiếu hụt hoặc chất lượng hàng hóa khơng đạt u cầu, công ty lập tức báo ngay cho nhà cung cấp để giải quyết;
- Nhập kho những hàng hóa đạt tiêu chuẩn chất lượng;
- Thanh toán cho nhà cung cấp theo điều khoản thanh toán ghi trong hợp đồng;
- Thanh toán cho nhà vận chuyển trong trường hợp công ty là bên chịu chi phí vận chuyển.
d. Bước 4: Lưu kho hàng hóa
Trong q trình lưu kho hàng hóa, nhân viên quản lý kho phải đảm bảo nhà kho ln thơng thống, sạch sẽ, cấm sử dụng lửa trong kho (cấm hút thuốc lá, cấm sử dụng bật lửa, cấm nấu nướng trong kho); Kiểm kê định kỳ số lượng hàng hóa đang cịn trong kho, thường xun báo cáo tình hình hàng tồn kho với phịng tài chính – kế tốn;
e. Bước 5: Xuất kho hàng hóa
Chuẩn bị xuất kho khi có u cầu xuất kho từ phịng tài chính – kế tốn; Kiểm kê, kiểm tra về số lượng, chất lượng hàng hóa trước khi xuất kho. Chỉ xuất kho những sản phẩm đủ tiêu chuẩn chất lượng (sản phẩm không bị mốc,…); Xuất kho theo phiếu xuất kho;
Bảng 2.7: Một số chỉ tiêu đáng giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho Chỉ tiêu ĐVT 2016 2017 2018 2017/2016 2018/2017 +/- % +/- % GVHB Trđ 95.011 56.533 65.020 -38.478 -40,50 8.487 15,01 HTK BQ Trđ 10.662 14.716 11.989 4.054 38,02 -2.727 -18,53 Tỷ trọng HTK/VLĐ % 32,15 34,14 13,12 1,99 6,19 -21,02 -61,57 Vòng quay HTK Vòng 8,91 3,84 5,42 -5,07 -56,89 1,58 41,17
Số ngày lưu kho
bình quân Ngày 40,40 93,71 66,38 53,31 131,97 -27,33 -29,16
Nguồn: Tính tốn từ báo cáo tài chính Cơng ty
➢ Chỉ tiêu hệ số quay vòng hàng tồn kho
Năm 2016, hệ số quay vịng hàng tồn kho của cơng ty là 8,91 lần. Chỉ tiêu này có ý nghĩa là trong 1 năm hàng tồn kho quay vịng được 8,91 lần. Có thể thấy, đây là tín hiệu chưa khả quan vì hàng tồn kho của cơng ty ln chuyển rất chậm, vốn khơng được quay vịng thường xun và bị ứ đọng. Tuy nhiên, hàng tồn kho luân chuyển quá chậm đồng nghĩa với việc lượng hàng hóa dự trữ trong kho cao. Điều này đảm bảo khả năng cung ứng hàng hóa ra thị trường của công ty trong các mùa cao điểm.
Đến năm 2017, hệ số quay vòng hàng tồn kho là 3,84 lần, giảm đi so với năm 2016. Như vậy có nghĩa trong 1 năm hàng tồn của cơng ty chỉ quay vịng được 3,84 lần. Nguyên nhân của sự sụt giảm nghiêm trọng này là cả giá vốn hàng bán và hàng tồn kho đều tăng nhưng mức tăng lên của hàng tồn kho lớn hơn nhiều so với mức tăng lên của giá vốn hàng bán. Có thể thấy, cơng tác quản lý hàng tồn kho cịn yếu kém. Cơng ty đang dự trữ nhiều hàng hố hơn gây ra tình trạng ứ đọng vốn, ảnh hưởng xấu đến doanh thu và lợi nhuận của cơng ty.
Hệ số quay vịng hàng tồn kho của công ty năm 2018 tiếp tục tăng lên đạt 5,42 lần. Tức là trong 1 năm hàng tồn kho chỉ quay vòng được 5,42 lần. Hệ số quay vòng hàng tồn kho năm 2018 tăng nhẹ so với năm 2017 vì giá vốn hàng
➢ Chỉ tiêu thời gian quay vòng hàng tồn kho trung bình
Thời gian quay vịng hàng tồn kho trung bình cho biết trung bình cứ bao nhiêu ngày hàng tồn kho quay vịng được một lần. Năm 2016, trung bình cứ 40,40 ngày hàng tồn kho quay vịng được một lần. Thời gian quay vịng hàng tồn kho dài có nghĩa tốc độ luân chuyển hàng tồn kho của công ty rất chậm, hàng hóa mua về nhập kho khơng xuất bán ra.Đây chính là tình trạng ứ đọng vốn trong hàng tồn kho.
Đến năm 2017 và năm 2018, thời gian quay vòng hàng tồn kho tăng đột ngột lên đến gần 93,71 ngày và 66,38 ngày. Như vậy có nghĩa trung bình cứ 93,71 ngày hàng tồn kho quay vòng được một lần năm 2017 và trung bình cứ 66,38 ngày hàng tồn kho quay vòng được một lần năm 2018. Chỉ tiêu thời gian quay vịng hàng tồn kho trung bình có mối quan hệ tỷ lệ nghịch với chỉ tiêu hệ số quay vòng hàng tồn kho. Bởi vì hệ số quay vịng hàng tồn kho của cơng ty giảm mạnh xuống chỉ cịn 3 lần năm 2017 và 2 lần năm 2018 nên thời gian quay vịng hàng tồn kho trung bình bị kéo dài. Thời gian quay vịng hàng tồn kho trung bình càng dài có nghĩa tốc độ luân chuyển hàng tồn kho càng chậm, vốn đầu tư vào hàng tồn kho tăng mạnh làm tăng chi phí cơ hội của khoản tiền đầu tư vào hàng tồn kho. Từ đó làm giảm doanh thu, lợi nhuận của công ty.