CHƯƠNG 6 : KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
6.5. Các kỹ năng cần có để làm việc nhóm hiệu quả
6.5.1. Đối với các cá nhân
- Lắng nghe: Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất. Kỹ năng này phản ánh sự tôn trọng ý kiến giữa các thành viên. Thực hiện kỹ năng lắng nghe trong nhóm làm việc gắn liền với sự quan tâm tới vấn đề nhóm cần giải quyết.
- Chất vấn: Qua cách thức mỗi người đặt câu hỏi, chúng ta có thể nhận biết mức độ tác động lẫn nhau, khả năng thảo luận, đưa ra vấn đề cho các thành viên. Nguyên tắc chất vấn phải trên tinh thần tơn trọng đối tác, giàu thiện chí; khơng chất vấn quá dài; nội dung chất vấn cần rõ ràng, không mơ hồ.
- Thuyết phục: Các thành viên phải trao đổi, suy xét những ý tưởng đã đưa ra. Khả năng thuyết phục rất quan trọng trong trường hợp có những ý kiến khác nhau khi giải quyết vấn đề của nhóm. Sức thuyết phục khơng chỉ ở ngơn ngữ, cử chỉ, hành vi mà còn cả ở sự chân thành, thân thiện.
- Tôn trọng: Mỗi thành viên trong nhóm phải tơn trọng ý kiến của những
người khác thể hiện qua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành hiện thực. Tơn trọng cũng là một hình thức khích lệ để nhóm làm việc hiệu quả.
- Trợ giúp: Các thành viên trong nhóm phải biết giúp đỡ nhau và biết cách
tiếp nhận sự giúp đỡ; Sự trợ giúp làm tăng cường khả năng của các cá nhân, tạo mối liên kết giữa các thành viên trong nhóm.
- Phối hợp: Thiếu khả năng phối hợp nhóm sẽ rời rạc, mục tiêu làm việc nhóm sẽ khơng thể thực hiện. Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực cùng nhau thực hiện kế hoạch đã đề ra. Phối hợp cần đồng bộ và nhất quán.
6.5.2. Đối với tổ chức nhóm
6.5.2.1. Kỹ năng giải quyết xung đột: Xung đột là vấn đề thường xảy ra trong các nhóm làm việc. Cách giải quyết xung đột tốt nhất là tất cả các thành viên đều “gặp nhau ở điểm giữa”. Chia sẻ và thông cảm với nhau vì một mục tiêu chung, khơng tìm cách xốy sâu vào điểm khác biệt. Các cách giải quyết xung đột:
- Áp đảo - Né tránh - Nhường nhịn - Hợp tác.
6.5.2.2. Kỹ năng tổ chức cuộc họp nhóm.
50
cuộc họp bao gồm: giải quyết vấn đề gì? Thời gian? Các thành viên sẽ đóng góp ý kiến như thế nào? Các mâu thuẫn, xung đột sẽ được giải quyết như thế nào? Mong đợi những gì từ mỗi thành viên? Chuẩn bị những điều kiện cần thiết để tiến hành cuộc họp như: địa điểm, thời gian, các phương tiện, công cụ cần thiết phục vụ cho cuộc họp (nếu cần); chuẩn bị kế hoạch triển khai cuộc họp
- Triển khai cuộc họp: Để tạo khơng khí hợp tác trong cuộc họp, tốt nhất nên có bước giới thiệu các thành viên của cuộc họp với nhau.
6.5.2.3. Kỹ năng lập kế hoạch: 5 yếu tố để hoạch định công việc:
- Why (Tại sao?): Tại sao cần làm việc này? Chúng ta cần hiểu mục đích của từng nhiệm vụ hay cơng việc là gì để có động lực thực hiện.
- What (Làm gì?): Cần phải làm gì để đạt được mục tiêu? Chúng ta phải xem xét, cân nhắc, lựa chọn cách thức thực hiện hiệu quả để đạt được mục tiêu
- Who (Ai?) : Ai sẽ là người thực hiện những công việc này? Ai là người chịu trách nhiệm? có thể tìm nguồn hỗ trợ từ người khác không?
- When (Khi nào?): bắt đầu, kết thúc, trong khoảng bao lâu cơng việc sẽ hồn thành?
- Where (Ở đâu?): Công việc được thực hiện ở đâu? Hoặc chúng ta có thể tìm nguồn hỗ trợ ở đâu?
6.4.2.4. Kỹ năng tổ chức công việc
- Xác định quy trình, khối lượng cơng việc và phân cơng lao động
+ Xác định quy trình: Quy trình là một chuỗi các hoạt động đều đặn hay liên tục được thực hiện theo một trình tự nhất định nhằm đạt được hiệu quả cơng việc. Hay nói một cách đơn giản, quy trình là trình tự các bước cần phải thực hiện lần lượt nhằm giải quyết công việc một cách hiệu quả.
+ Xác định khối lượng công việc và phân công lao động: thông thường được tiến hành bởi người lãnh đạo nhóm, những người am hiểu về cơng việc và có khả năng giao phó cơng việc cho các nhóm viên.
- Kiểm tra, đánh giá
+ Kiểm tra là quá trình xem xét lại các hoạt động đang diễn ra, đối chiếu với mục tiêu, xác định những việc còn lại.
+ Đánh giá là so sánh kết quả với mục tiêu xem mức độ đạt được đến đâu để thấy được hiệu quả của nhóm trong q trình hồn thành mục tiêu chung.
6.4.2.5. Kỹ năng điều hành cuộc họp-thảo luận
- Một cuộc họp - thảo luận được coi là thành công khi đáp ứng được các yếu tố sau: Đạt được mục tiêu; Bầu khơng khí thoải mái, tích cực, cởi mở, dân chủ. Tránh
51
khơng khí ngột ngạt, bức bối, gượng gạo, bóng bẩy, khách sáo, dè bỉu; Sự thỏa mãn của nhóm viên: vì đã thu nhận được một cái gì đó như thơng tin, kiến thức, sự chia sẻ, sự trao đổi, đóng góp,…; Đúng giờ.
- Tiến hành các bước trong cuộc họp-thảo luận
Bước 1: Chuẩn bị: Xác định nội dung: mục đích, chuẩn bị dữ kiện và tư liệu;
xác định khung cảnh (địa điểm, vật dụng xung quanh): bố trí chỗ ngồi thuận lợi và trang bị những vật dụng cần thiết.; Thời gian: xác định chính xác giờ bắt đầu và giờ kết thúc
Bước 2: Bắt đầu cuộc họp: Giới thiệu và làm quen các thành viên, Tạo bầu
khơng khí vui vẻ, thân thiện, Thống nhất mục đích và cách thức làm việc.
Bước 3: Điều hành cuộc họp
+ Lần lượt đưa ra từng chủ đề quan trọng để các thành viên thảo luận
+ Người lãnh đạo nhóm phải biết cách đặt vấn đề, đưa ra nhiều câu hỏi, khích lệ sự tích cực đóng góp ý kiến.
+ Sau khi ra quyết định cuối cùng, cần chắc chắn rằng tất cả các nhóm viên đã nắm rõ, nhất trí và cam kết chấp hành đúng như quyết định cuối cùng.
+ Kết thúc cuộc họp: Đánh giá về kết quả cuộc họp, các vấn đề đã được giải quyết và vấn đề còn tồn đọng.
BÀI TẬP THỰC HÀNH
1. Vận dụng những kiến thức về kỹ năng làm việc nhóm, anh (chị) hãy: - Xây dựng kế hoạch làm việc cho một nhóm nhỏ;
- Nêu yêu cầu, nhiệm vụ và quy chế làm việc nhóm;
- Tổ chức triển khai theo kế hoạch làm việc nhóm (Có sử dụng các phương pháp làm việc nhóm đã được giới thiệu);
- Trình bày kết quả làm việc của nhóm;
- Đánh giá và rút kinh nghiệm hoạt động nhóm.
2. Xử lý tình huống: Đang họp nhóm bỗng xuất hiện mâu thuẩn/xung đột giữa các thành viên, là một người trưởng nhóm anh (chị) sẽ giải quyết như thế nào? Sắm vai tình huống nêu trên và xử lý.
3. Sắm vai người lãnh đạo nhóm, anh (chị) hãy điều hành tổ chức cuộc họp lấy ý kiến về tổ chức hoạt động hội trại ngày 26/03 hay 20/10 tại đơn vị nơi anh (chị) đang cơng tác.
4. Thực hành sắm vai tình huống rút ra bài học:
52 này choàng qua vai người kia.
- Lần 1. Nhóm cử ra một nhóm trưởng để hô khẩu lệnh “bước lên trước một bước” và tất cả các thành viên nghe và làm theo mệnh lệnh của nhóm trưởng. Kết quả, cả hàng tiến về trước 1 bước.
- Lần 2, nhóm cũng làm như lần 1, nhưng lần này yêu cầu 1 thành viên trong nhóm “cố tình khơng bước”, để các nhóm viên khác “kéo” mình đi theo. Khi nghe khẩu lệnh “bước lên trước 1 bước” từ nhóm trưởng. cả nhóm đều bước đi (trừ một thành viên).
Kết quả: cả nhóm vẫn đi về trước 1 bước, mặc dù có 1 thành viên khơng bước (bị các thành viên khác lôi đi)
Nhóm rút ra bài học: (Tập thể sẽ kéo được một vài cá nhân yếu để cùng phát triển và đạt mục tiêu; Cá nhân phải phục tùng tập thể)
5. Thực hành kỹ năng điều hành buổi họp nhóm làm sao khuyến khích động viên mọi người cùng tham gia vào q trình hoạt động nhóm (khuyến khích sự tham gia/ kể chuyện/ chia sẽ kinh nghiệm/ động viên/ khen ngợi/ thống nhất quyết định chung)
6. Ứng dụng một số trò chơi: Xây tháp (Trò chơi này khuyến khích nhóm sáng tạo những gì có thể để xây được một tịa tháp cao nhất); đánh thức con rồng (trị này khuyến khích nhóm sử dụng trí tưởng tượng của mình để giải quyết một vấn đề giả tưởng); xây cầu (hoạt động dạy nhóm cách giao tiếp rõ ràng và hiệu quả đồng thời giúp nhóm giải quyết vấn đề một cách sáng tạo),….
53