- Lọc dữ liệu bằng bộ lọc tự động: Chọn tab data> chọn filter khi đó điêu đề
c) Thiết lập thông tin doanh nghiệp và xây dựng liên kết giữa các bảng dữ liệu
Trong cơng tác kế tốn trên excel kế tốn cần xây dựng quy trình kế tốn tại đơn vị mình, các quy trình xây dựng chứng từ, sổ sách và biết cách tạo liên kết giữa các sổ và sử dụng hàm trong excel để tạo liên kết giữa các sổ sách kế tốn.
Quy trình thiết kế các bảng dữ liệu trên excel
+ Bước 1: Bảng dữ liệu đầu tiên mà kế toán cần thiết lập là Bảng dữ liệu về thông tin
doanh nghiệp. Được tạo tại một sheet riêng lấy tên là TTDN Ví dụ:
Bước 2: Kế tốn tạo định hình thức kế tốn áp dụng tại doanh nghiệp mình, xây
dựng và vẽ quy trình kế tốn trên excel phù hợp với chế độ kế tốn và đặc điểm doanh nghiệp. Ví dụ quy trình kế tốn tại cơng ty Kế tốn thiên ưng, áp dụng hình thức kế tốn nhật ký chung được xây dựng trên một sheet riêng, đặt tên sheet là Menu.
Với quy trình kế tốn được xây dựng, kế tốn tạo các bảng dữ liệu tương ứng với các bảng dữ liệu được xây dựng trên quy trình kế tốn, mỗi bảng dữ liệu thường được tạo trên 1 sheet riêng và được đặt tên là tên viết tắt của sổ kế toán hay bảng kế toán. Ví dụ: Tạo các sheet sau.
Sau khi tạo hết các sheet, tạo liên kết giữa manu và các sheet bằng cách:
+ Kích chuột trái vào tên bảng dữ liệu trên menu-> chọn insert-> hyperlink hoặc kích chuột phải vào tên bảng dữ liệu trên menu-> Chọn hyperlink-> Cửa sổ insert hyperlink hiện lên-> Chọn Place in this document (nghĩa là chọn liên kết trong cùng trang bảng tính này) và tìm đến sheet dữ liệu muốn liên kết. Ví dụ muốn liên kết đến sheet NKC thì kích chọn NKC-> Chọn OK.
d)Tạo bảng danh mục khách hàng
Danh mục khách hàng hay danh mục trong kế tốn là mã hóa tên khách hàng hay mã hóa tên dữ liệu để công tác quản lý, theo dõi nhanh gọn khoa học hơn. Thơng thường trong kế tốn thường lập danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp, danh mục tài khoản, danh mục sản phẩm, hàng hóa, vật tư, tài sản cố định.
Cách lập danh mục đơn giản là tạo bảng và mã hóa phù hợp cho cơng tác quản lý. Sau khi tạo bảng dữ liệu danh mục khách hàng-> đặt tên vùng dữ liệu cho danh mục khách hàng
Ví dụ:
4.2.2.Tạo bảng danh mục tài khoản
Bước 1: Tải danh mục hệ thống tài khoản bản excel theo thông tư 200
Bước 2: Thêm các tài khoản chi tiết, xóa các tài khoản khơng sử dụng đến trong công ty
Bước 3: Chỉnh sửa, căn chỉnh bảng danh mục tài khoản khoa học, hợp lý, đặt tên sheet và vùng dữ liệu chứa tên tài khoản và mã tài khoản
4.2.3.Tạo bảng số dư đầu kỳ theo tài khoản
Nhập số dư đầu kỳ vào “Bảng cân đối số phát sinh”. Cách thực hiện:
Bước 1: Tải bảng cân đối số phát sinh theo mẫu quy định của BTC và theo thông tư
mà doanh nghiệp áp dụng. Ví dụ:
Trong đó: Mục tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế, ngày tháng và người phê duyệt sử dụng công thức liên kết với sheet “ Thơng tin doanh nghiệp”
Ví dụ:
Kết quả trả về:
Bước 2: Copy toàn bộ Mã và tên tài khoản từ Bảng danh mục tài khoản vào bảng cân
đối số phát sinh. Ví dụ:
Bước 3: Nhập số dư đầu kỳ cho tất cả các tài khoản (có thể copy từ sổ sách của kỳ
trước). Lưu ý chỉ nhập bằng tay số dư đầu kỳ của các tài khoản cấp thấp nhất.
- Dùng hàm Subtotal hoặc sum để tính ra số dư đầu kỳ của các tài khoản cấp cao hơn.
4.2.4. Thiết lập và lập bảng dữ liệu các bảng biểu kế toán
Các bảng biểu kế toán bao gồm 2 loại: Theo mẫu bắt buộc và không theo mẫu bắt buộc.
Để tạo các bảng biểu kế toán, kế toán cần nắm được các bảng biểu nào bắt buộc theo mẫu quy định như phiếu thu, phiếu chi…
Copy hoặc sử dụng phương pháp thiết lập bảng trong excel để thiết kế căn chỉnh các bảng biểu theo mẫu quy định
Sử dụng các hàm để liên kết từ bảng nhập liệu vào chứng từ kế toán
4.2.5. Thiết lập và nhập dữ liệu sổ kế toán chi tiết