Trước đây, ban giám đốc của First Commonwealth Financial Corporation ò Pennylvania chỉ được tiếp cận với các thước đo tài chính mà được yêu cầu cho những mục đích có tính quy định. Sau hậu quả của vụ bê bối như Enron, Tyron và Worldcom, ban giám đốc đã cải thiện tầm nhìn của doanh nghiệp bằng cách tạo lập một hệ thống bảng điểm cân bằng không chỉ giúp đảm bảo phù hợp quy định mà cịn có những thông tin về việc thực hiện chiến lược của cơng ty.
Phiếu đánh giá của ban giám đốc đã có 4 góc nhìn - Kiến thức và tăng trưởng, nội bộ, những bên có lợi ích liên đới, và tài chính. Góc nhìn nội bộ gồm 3 q trình chính - hoạt động, thúc đẩy hoạt động và phù hợp vào quá trình giao tiếp. Đối với quá trình hoạt động, ban giám đốc đã tạo ra các thước đo liên quan tới chiến lược và thực hiện chiến lược. Các thước đo thúc đẩy hoạt động tập trung vào đánh giá việc thực hiện hoạt động và dự toán được các kế hoạch cho những mục tiêu chủ chốt. Các thước đo về sự phù hợp và quá trình giao tiếp liên quan đến việc đảm bảo có sự cơng bố thơng tinvề doanh nghiệp đáng tin cậy và theo dõi được những rủi ro và sự phù hợp quy định.
Một số thước đo hiệu quả hoạt động quá trình kinh doanh nội bộ
Hầu hết các thước đo hiệu quả hoạt động liệt kê trong 10-11 là có thể tự giải thích. Tuy nhiên, có 3 thước đo khó hiểu hơn: Thời gian giao hàng, thời gian sản xuất, và hiệu quả chu kỳ sản xuất. (MCE-manufacturing cycle efficiency). Ba thước đo hiệu quả quan trọng này sẽ được thảo luận ở phần tiếp theo.
Thời gian giao hàng. Là khoảng thời gian từ khi một đơn hàng được nhận đến khi được
chu kỳ giao hàng càng ngắn càng tốt. Cắt giảm được thời gian chu kỳ giao hàng là một lợi thế cạnh tranh củacơng ty và là yếu tố sống cịn của doanh nghiệp.
Thời gian sản xuất. Là khoảng thời gian cần thiết để chuyển nguyên vật liệu đầu vào và
đưa ra được thành phẩm. Mối quan hệ giữa thời gian chu kỳ giao hàng và thời gian sản xuất được thể hiện trên hình 10-14.
Như đã thể hiện trong hình 10-14, thời gian sản xuất, được tạo bởi thời gian chế biến, kiểm định, di chuyển, và xếp hàng. Thời gian chế biến là thời gian công việc được thực sự tiến hành trên sản phẩm. Thời gian kiểm định là khoảng thời gian để đảm bảo rằng sản phẩm không bị lỗi. Thời gian di chuyển là thời gian để di chuyển nguyên vật liệu hay bán thành phẩm từ trạm làm việc này sang trạm khác. Thời gian xếp hàng là thời gian một sản phẩm phải đợi để được chế biến, di chuyển, kiểm định và được gửi đi.
Như đã thể hiên ở dưới hình 10-14, chỉ một trong 4 hoạt động sau tạo thêm giá trị cho sản phẩm -đó là thời gian chế biến, 3 hoạt động khác - kiểm định, di chuyển và xếp hàng - không thêm được giá trị gì cho sản phẩm vì vậy cần phải loại bỏ càng nhiều càng tốt.
Nhận đơn đặt Sản xuất bắt đầu Giao hàng
Thời gian chờ đợi Thời gian chế tạo + Thời gian kiểm tra + Thời gian vận chuyển + Thời gian
xếp hàng Thời gian sản xuất Thời gian chu kỳ giao hàng
Hiệu quả chu kỳ sản xuất (MCE Manufacturing Cycle Efficiency). Thông qua những
nỗ lực nhằm giảm các hoạt động không tạo được giá trị tăng thêm như kiểm định, di chuyển, và xếp hàng, một số các công ty đã giảm thời gian sản xuất xuống chỉ còn một phần so với trước kia. Đến lượt, nó lại giúp giảm thời gian chu kỳ giao hàng từ tháng xuống tuần hoặc giờ. Thời gian sản xuất, được coi là thước đo chủ yếu về hoạt động giao hàng, có thể được đặt trong một góc nhìn tốt hơn bằng việc tính hiệu quả chu kỳ sản xuất MCE. MCE được tính bằng cơng thức sau:
MCE =
Thời gian giá trị gia tăng (thời gian chế biến) Thời gian sản xuất (thời gian chu kỳ sản xuất)
Bất kỳ khoảng thời gian nào không tạora giá trị gia tăng làm cho MCE < = 1. Một MCE 0.5, chẳng hạn, có nghĩa 1/2 tổng thời gian sản xuất là thời giản kiểm định, di chuyển, và các hoạt động tương tự không tạo giá trị gia tăng cho sản phẩm. Ở nhiều các nhà máy sản xuất, MCE ít hơn 0.1 (10%), điều này có nghĩa là 90% thời gian một đơn vị sản phẩm được dùng vào hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng cho sản phẩm. Theo dõi MCE giúp các công ty giảm đượcthời gian không tạo giá trị gia tăng và chính vì vậy giao sản phẩm đến tay khách hàng nhanh hơn và với chi phí thấp hơn.
Ví dụ. Để cung cấp một ví dụ cho những thước đo này, hãy xem xét các dữ liệu sau cho Công ty Novex:
Công ty Novex theo dõi sát sao thời gian hoàn thành đơn hàng cho khách hàng. Trong suốt một quý gần đây nhất, thời gian trung bình được ghi chép lại cho mỗi sản phẩm hoặc đơn hàng là như sau:
Ngày
Thời gian chờ 17,0
Thời gian kiểm định 0,4
Thời gian chế biến 2,0
Thời gian di chuyển 0,6
Thời gian xếp hàng 5,0
Hànghoá được gửi đi ngay sau khi hồn thành sản xuất. u cầu:
1. Tính tốn thời gian sản xuất
2. Tính tốn hiệu quả chu kỳ sản xuất (MEC)
3. Tỷ lệ % thời gian sản xuất được dùng vào những hoạt động không tạo giá trị gia tăng là bao nhiêu?
4. Tính tốn thời gian chu kỳ giao hàng. Đáp án:
1. Thời gian sản xuất = Thời gian chế biến + Thời gian kiểm định + Thời gian di chuyển + Thời gian xếp hàng = 2,0 ngày + 0,4 ngày + 0,6 ngày + 5,0 ngày
= 8,0 ngày
2. Chỉ có thời gian chế biến là thời gian tạo giá trị gia tăng, chính vì vậy, việc tính tốn MCE sẽ như sau:
MCE = Thời gian giá trị gia tăng/thời gian sản xuất =2,0/8 = 0,25
Chính vì vậy, một khi đã vào sản xuất, thì đơn vị sản phẩm chỉ thực sự được thực hiện mất khoảng 25%.
3. Vì MCE là 25%, 75% (100%-25%) tổng thời gian sản xuất được dùng vào những hoạt động không tạo giá trị gia tăng.
4. Thời gian chu kỳ giao hàng là
= Thời gian chờ + Thời gian sản xuất = 17,0 ngày + 8,0 ngày = 25 ngày
Một số đánh giá cuối cùng liên quan đến hệ thống bảng điểm cân bằng. Chúng tôi
hệ thống bảng điểm cân bằng nên được lập dựa trên chiến lược của mỗi công ty; phiếu đánh giá của mỗi công ty là cá biệt. Những ví dụ ở trên chỉ là những ví dụ. Chúng khơng phải là những hình mẫu định dạng chung để áp cho mỗi công ty. Thứ 2, phiếu đánh giá công bằng thể hiện một chiến lược cụ thể, hoặc lý thuyết, về việc một cơng ty có thể đạt được mục tiêu như thế nào bằng cách tiến hành một loạt các hành động cụ thể. Lý thuyết nên được coi là đối tượng có thể thay đổi. Nếu những hành động trong thực tế không dẫn đến những sự cải thiện về các mục tiêu tài chính và các mục tiêu khác. Nếu lý thuyết (hay chiến lược) thay đổi, thì các thước đo hoạt động trên phiếu đánh giá cũng thay đổi. Hệ thống bảng điểm cân bằng cần được xem là một hệ thống năng động mà phát triển khi chiến lược của công ty phát triển.
Thực tế trong kinh doanh