CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
4.1.2 Định hướng phát triển của công ty
Công ty cổ phần KDQT Fingroup đang ngày càng mở rộng và phát triển lĩnh vực kinh doanh của mình, mỗi lĩnh vực ngành nghề đều mang lại những bước tiến quan trọng cho sự phát triển của công ty. Với kinh nghiệm hoạt động và việc đa dạng hóa lĩnh vực kinh doanh dịch vụ, mặc dù tình hình kinh tế có nhiều biến động và rủi ro nhưng công ty vẫn đứng vững và tiếp tục phát triển. Với phương hướng
tiếp tục đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu ủy thác, nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa, đưa cơng ty hoạt động hiệu quả và mở rộng tìm kiếm đối tác liên doanh mới, Ban lãnh đạo cũng như tồn bộ nhân viên cơng ty ln ln cố
gắng khơng ngừng để đạt được mục tiêu đề ra. Bên cạnh đó, cơng ty cũng đưa ra những định hướng phát triển khác như:
- Củng cố và phát triển quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển. Thực hiện tốt các khâu trong quy trình từ trước khi nhận hàng, trong khi nhận hàng và sau khi nhận hàng. Các khâu chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan, nhận hàng từ khách hàng, vận chuyển, lưu kho, kiểm tra.. đều phải được thực hiện theo nguyên tắc đã đề ra và hạn chế các sai sót gây ảnh hưởng đến hiệu quả của quy trình.
- Chủ động trong việc tìm kiếm thị trường và bạn hàng để đảm bảo doanh số tối thiểu mà cơng ty đề ra. Đồng thời phải có những biện pháp thiết thực để bảo toàn và phát triển vốn cơng ty và các chi nhánh hay văn phịng đại diện. Phải xây dựng ngay quy chế hoạt động và cơ chế nội bộ thích ứng với tình hình mới, bối cảnh kinh tế thế giới mới.
- Phát triển mạnh hệ thống Marketing để có thể thu thập thơng tin khu vực và trên thế giới, tìm hiểu xu hướng phát triển của thị trường giao nhận vận tải quốc tế. Từ đó tìm ra sách lược và chiến lược để phát triển hệ thống, dịch vụ của công ty một cách tốt nhất, hiệu quả nhất.
- Tạo mối quan hệ tốt đẹp và bền vững với các bên liên quan. Mở rộng mạng lưới khách hàng trên toàn cả nước và các khu vực lân cận, trên thế giới, nhanh chóng đáp ứng các nhu cầu của khách hàng và tìm kiếm được lượng khách hàng trung thành, khách hàng tiềm năng. Bên cạnh đó, lên kế hoạch kết nối các đối tác uy tín trong nước và trên thế giới, tạo mối quan hệ lâu dài cùng giúp nhau có lợi.
- Đầu tư thiết bị, cơng nghệ, phương tiện, nâng cao mở rộng diện tích kho bãi để đáp ứng nhu cầu, phục vụ khách hàng.
- Mở rộng và khai thác tốt thị trường vận tải, đặc biệt là vận tải đường biển. Tăng cường mở rộng quan hệ với các đối tác có kinh nghiệm và uy tín trong khu vực và trên thị trường.
4.1.3 Quan điểm của cơng ty về hồn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Đối với bất kì một quy trình nào cũng đều có những bất cập và hạn chế riêng, quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của cơng ty Cổ phần KDQT FinGroup cũng vậy, có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Để quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của cơng ty dần đi vào ổn định và phát triển, cũng như bắt kịp với sự phát triển của ngành giao nhận thế giới thì ngay từ bây giờ cơng ty đã nhanh chóng đề ra những định hướng hồn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của mình.
Qua quá trình tìm hiểu quy trình tại cơng ty Cổ phần KDQT FinGroup, tôi nhận thấy rằng quan điểm của cơng ty về hồn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển khá rõ ràng. Cùng với xu thế phát triển thương mại thế giới, hiện đại hố, tồn cầu hóa, cơng ty ln cố gắng hồn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, nỗ lực không ngừng để cải thiện chất lượng dịch, nâng cao hiệu quả trên cơ sở tối thiểu hóa chi phí và thời gian nhận hàng mà khơng làm ảnh hưởng đến độ tin cậy và chính xác của hàng hóa khi nhận về. Tiếp tục đẩy mạnh chất lượng và hiệu quả của các hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận, khai hải quan, khai thác kho bãi là những thế mạnh truyền thống của công ty Cổ phần KDQT FinGroup.
Đối với hoạt động nhận hàng, Ban lãnh đạo công ty FinGroup cũng hướng tới việc xây dựng cơ chế quản lý chặt chẽ, thống nhất từ trên xuống dưới và phải được tiến hành một cách nghiêm túc, khoa học, đảm bảo sự phối hợp ăn ý giữa các phịng ban, bộ phận tham gia vào quy trình. Ngồi ra, việc hồn thiện hiệu quả hoạt động của công ty cũng được chú trọng thông qua việc nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và cơ sở hạ tầng của công ty.
4.2 Đề xuất một số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại cơng ty cổ phần KQDT Fingroup
4.2.1 Hồn thiện cơng tác chuẩn bị chứng từ nhận hàng
Việc chuẩn bị một bộ chứng từ đầy đủ, chính xác trước khi hàng về đến cảng sẽ thuận lợi hơn cho công ty khi làm thủ tục Hải quan và thủ tục với cơ quan cảng, hãng tàu... giúp cho hoạt động nhận hàng diễn ra đúng tiến độ. Do đó để q trình nhận hàng được diễn ra thông suốt, công ty Cổ phần KDQT FinGroup cần phải chú trọng, làm tốt khâu này và đưa ra một số giải pháp như:
- Ngoài bộ phận chứng từ của FinGroup thì các bộ phận khác cũng nên được yêu cầu kiểm tra thật kĩ bộ chứng từ trước khi thực hiện nhiệm vụ của mình. Kiểm tra xem thơng tin trên chứng từ có khớp với hợp đồng và các chứng từ khác hay khơng. Nếu phát hiện sai xót cần báo cáo ngay với khách hàng để kịp thời sửa chữa. - Trưởng phịng XNK của FinGroup,chị Nguyễn Thị Hồi Thu nên có những buổi trao đổi, đào tạo nghiệp vụ chuẩn bị chứng từ hàng hóa, giúp nhân viên nắm rõ quy định các loại chứng từ cần thiết đối với từng loại mặt hàng mà doanh nghiệp nhận và kĩ năng xử lí cơng việc một cách linh hoạt khi có những sai sót xảy ra trong q trình làm việc với hải quan để tiến hành thơng quan hàng hóa nhanh chóng.
- Phân công nhân viên theo dõi, cập nhật các thông tin thay đổi liên quan đến nghiệp vụ giao nhận từ phía cơ quan chức năng để cơng ty có thể kịp thời có những bổ sung, điều chỉnh lại các thơng tin, chứng từ cho phù hợp.
4.2.2 Hồn thiện cơng tác làm thủ tục Hải quan
Việc giảm bớt thời gian và chi phí làm thủ tục Hải quan sẽ giúp cho hoạt động nhận hàng diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn. Do đó cần khắc phục các sai xót khi khai Hải quan điện như: áp mã thuế sai, thơng tin khơng chính xác, thiếu chứng từ...Cụ thể:
- Khi áp thuế để khai nộp thuế Hải quan, nhân viên của công ty cần kiểm tra kỹ, tránh áp thuế sai dẫn đến phải sửa đổi, khai lại. Bên cạnh đó cũng cần thường xuyên cập nhật các quy định mới về thuế, các văn bản hướng dẫn áp thuế, danh mục biểu thuế riêng của Hải quan.. để thực hiện sao cho chính xác.
Để tiết kiệm thời gian và có thể áp mã HS chính xác hơn nhân viên của FinGroup cũng có thể xin khách hàng tên tiếng Việt cuả hàng hóa, sử dụng trang web: Hssearch.vn sau đó đối chiếu lại với biểu thuế XNK để lựa chọn mã HS phù hợp nhất.
- Nhân viên chứng từ của FinGroup cần phải kiểm tra kỹ lại các thông tin chứng từ khi khai báo, làm thủ tục Hải quan. Lên tờ khai nháp và kiểm tra thật kĩ một lần nữa các thơng tin đã khai báo xem có khớp với chứng từ hay khơng.
- Tạo mối quan hệ tốt với các cán bộ, cơ quan Hải quan để việc thơng quan có thể diễn ra nhanh hơn
4.2.3 Hồn thiện cơng tác nhận và kiểm tra hàng:
-Nhận và kiểm tra hàng hóa theo đúng hợp đồng sẽ giúp cho cơng ty tránh được những sai sót và kiện cáo giữa các bên liên quan, đảm bảo được quyền lợi của cơng ty khi có vấn đề phát sinh với chất lượng và số lượng hàng.
- Nhân viên của FinGroup cần chủ động liên lạc và phối hợp với cán bộ kiểm hóa để kiểm tra hàng hóa. Nhân viên giao nhận cần hỗ trợ, giám sát việc kiểm tra để tránh tình trạng hư hỏng đổ vỡ khơng đáng có.
- FinGroup cũng nên mở các khóa đào tạo cho nhân viên giao nhận về đặc tính của hàng hóa, các phương pháp kiểm tra hàng, cách lập biên bảo giao nhận, biên bản thừa thiếu, hư hỏng hay các điều luật có liên quan... để nhân viên có thể làm tốt cơng việc nhận hàng và có cách xử lí đúng khi xảy ra tình huống xấu.
4.2.4 Hồn thiện cơng tác vận chuyển hàng nhập khẩu về kho và giao chokhách hàng: khách hàng:
Đây là một trong những vấn đề cần được lưu ý tại cơng ty Cổ phần KDQT Fingroup vì hiện tại cơ sở vật chất, phương tiện vận tải của công ty chưa được trang bị đầy dẫn tới công tác vận chuyển hàng hóa và giao hàng cho khách vẫn cịn bị phụ thuộc vào nhiều yếu tố.
- Để thực hiện được đúng tiến độ giao hàng và đảm bảo được hàng hóa, cơng ty cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng trong q trình chuyên trở trong khâu vận tải nội địa này.
- Nhân viên của cơng ty cần phải chuẩn bị, tìm hiểu kỹ lưỡng về hàng hóa để q trình chun trở được đảm bảo,vì một số hàng hóa cần được vận chuyển một cách đặc biệt.
- Công ty cần chuẩn bị tốt nhân công, kho, phương tiện chuyên chở để phục vụ quá trình vận chuyển.
4.2.5 Nâng cao chất lượng và hiệu quả làm việc của đội ngũ cán bộ, côngnhân viên nhân viên
Nhân lực bao giờ cũng là nguồn lực quan trọng của doanh nghiệp. Đội ngũ cán bộ trực tiếp tham gia vào quy trình nhận hàng nhập khẩu của cơng ty cịn khá trẻ và
năng động nhưng lại chưa có nhiều kinh nghiệm phát huy hết khả năng và chun mơn nghiệp vụ. Vì vậy, cơng ty cần có các biện pháp để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực ngay từ khâu tuyển dụng cho đến khâu đào tạo, đãi ngộ. Cụ thể:
- Về cơng tác tuyển dụng: Phịng Nhân sự của FinGroup nên phối hợp với trường phòng XNK để lọc và lựa chon những ứng viên đáp ứng tốt tiêu chuẩn công việc ngay từ đầu thông qua một kế hoạch tuyển dụng cụ thể.
- Về vị trí bố trí sử dụng: Cần bố trí những nhân viên năng động, giao tiếp tốt, có khả năng xử lí nhanh nhạy vào vị trí nhân viên giao nhận, đi làm thủ tục nhận hàng,.. Những nhân viên chăn chỉ, cẩn thận sẽ phù hợp hơn với việc chuẩn bị hồ sơ, chứng từ. Nói chung cần phải bố trí đúng người đúng việc, bên cạnh đó ban lãnh đạo cơng ty FinGroup cũng cần quan tâm tới nguyện vọng của nhân viên để tạo hứng thú làm việc cho nhân viên của mình.
- Có kế hoạch đào tạo định kỳ để nâng cao trình độ nhân lực, cập nhật các thơng tin mới về chính sách, thủ tục…Cơng ty nên thường xun tổ chức các khóa học về nghiệp vụ giao nhận ngoại thương, nghiệp vụ thanh toán quốc tế, kỹ năng giao tiếp khách hàng, kiến thức về luật cho nhân viên kinh doanh. Luôn cập nhật và phổ biến những văn bản, quy định mới của nhà nước về Hải quan tới tồn thế nhân viên trong cơng ty.
- Khuyến khích nhân viên trau dồi vốn ngoại ngữ để có thể làm việc thuận lợi, nhanh chóng và hiệu quả hơn với đại lý nước ngồi.
- Công ty cũng cần tuyển thêm nhân viên giao nhận và nhân viên hiện trường để đáp ứng được nhu cầu vào những mùa cao điểm.
- Đối với nhân viên cũ, cơng ty nên có nhưng phần thưởng hay chế độ đãi ngộ tốt để nhân viên có động lực làm việc hơn. Hay đối với nhân viên mới thì cơng ty cũng nên có những chế đỗ đãi ngộ tốt, tạo điều kiện môi trường làm việc thoải mái, giúp đỡ cùng phát triển để họ có thể phát huy hết khả năng của mình.
4.2.6 Đầu tư cải tiến trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật phục vụ công tácnhận hàng nhập khẩu bằng đường biển nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Hiện tại công ty Cổ phần KDQT FinGroup chủ yếu chỉ kinh doanh dịch vụ vận tải chứ chưa có hệ thống kho bãi, phương tiện vận tải nên không thể đáp ứng nhu cầu vận chuyển, chứa hàng trong nhiều trường hợp. Hệ thống máy móc liên lạc, thiết bị văn phịng trong cơng ty cũng cần được bảo hành hoặc thay mới để tránh ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên. Vì vậy, cơng ty cần đầu từ, nâng
cấp cơ sở hạ tầng,kĩ thuật để phục vụ cho việc nhận và bảo quản hàng hóa trước khi giao cho khách hàng. Có như vậy thì FinGroup mới có thể cạnh tranh được với cách doanh nghiệp khác trên thị trường.
4.3 Một số kiến nghị
4.3.1 Về phía nhà nước:
Trong nền kinh tế thương mại phát triển và cạnh tranh khốc liệt như hiện nay các doanh nghiệp đang phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, do vậy Nhà nước cần tạo điều kiện hơn nữa để hỗ trợ các doanh nghiệp phát triển. Cụ thể:
Tạo môi trường pháp luật thuận lợi:
- Việc giao nhận hàng hóa nhập khẩu ln chịu sự điều chỉnh của các văn bản luật khác nhau, chính sự chồng chéo này đã gây khó khăn cho các doanh nghiệp khi thực hiện hoạt động này. Vì vậy, Nhà nước ta cần phải bổ sung, điều chỉnh hệ thống pháp luật, văn bản pháp lí liên quan đến hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển sao cho ngày càng chặt chẽ, đầy đủ, minh bạch hơn để đảm bảo quyền lợi và lợi ích hợp pháp cho các doanh nghiệp, giúp cho các doanh nghiệp này yên tâm hơn trong việc hoạt động kinh doanh.
- Nhà nước cũng cần tham khảo hệ thống Luật, Công ước, Hiệp định Hàng Hải Quốc Tế để bổ sung hoàn thiện hệ thống pháp luật hàng hải nước ta để tránh mâu thuẫn, chồng chéo trong việc xử lí các vụ tranh chấp, kiện tụng liên quan đến hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển.
Đầu tư nâng cấp cơ sở hạ tầng ngành vận tải biển:
Thực tế khoảng 90% hàng hóa XNK được giao nhận bằng đường biển, vận tải biển được coi là tiền đề phát triển của ngành giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển. Do đó, việc đầu tư nâng cấp cơ sở hạ tầng vận tải biển, các bến cảng, kho bãi là việc hết sức cần thiết. Mặc dù nhà nước đã quan tâm đầu tư và có những định hướng phát triển vận tải biển nhưng việc cải thiện cơ sở hạ tầng vẫn diễn ra rất nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp, làm gia tăng chi phí giao nhận vận tải cho các dooanh nghiệp.Vì vậy, nhà nước cần đẩy mạnh hoạt động đầu tư, cải tiến cơ sở hạ tầng tại các cảng biển cũng như hệ thống giao thông để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động buôn bán quốc của của các doanh nghiệp, trong đó có cơng ty Cổ phần KDQT FinGroup.
Xây dựng cơ sở hạ tầng thông tin liên lạc hiện đại:
thế giới, chúng ta buộc phải có một cơ sở hạ tầng thơng tin liên lạc hiện đaị. Nhà nước nên đầu tư vào khoản này để có thế giúp các doanh nghiệp thực hiện cơng việc một cách nhanh chóng, chính xác và thuận lợi hơn.
- Ngồi ra, việc áp mã tính thuế để khai báo Hải quan ln là vấn đề khiến các doanh nghiệp phải suy nghĩ vì thuế là một vướng mắc lớn nhất của doanh nghiệp. Các