CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
3.1 Tổng quan về công ty Cổ phần KDQT FinGroup
3.1.3 Đặc điểm cơ cấu tổ chức của công ty
Bộ máy tổ chức của công ty cổ phần KDQT Fingroup rất gọn nhẹ, xuyên suốt và thống nhất 1 chiều từ trên xuống được thể hiện qua sơ đồ dưới đây:
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của cơng ty cổ phần KDQT Fingroup
(Nguồn : Phịng Hành Chính Nhân Sự, Cơng ty FinGroup )
Ban giám đốc (BGĐ) là phòng ban với trách nhiệm định hướng và bao quát hoạt động kinh doanh của công ty chỉ đạo việc triển khai các hợp đồng, tham mưu chiến lược và giám sát các hoạt động của cơng ty.
Phịng Hành chính Nhân sự, phịng Kế Tốn là các Phòng ban này giải quyết các công việc liên quan đến giấy tờ, khách hàng, nhân sự và tài chính, kế tốn của cơng ty.
Phịng Kinh Doanh là bộ phận rất quan trọng của công ty vì đây là bộ phận tìm nguồn khách hàng cho cơng ty, tìm hiểu khách hàng và cung cấp những thơng tin cần thiết về khách hàng từ đó có thể đề ra phương hướng thu hút được nhiều khách hàng mới mà vẫn giữ được khách hàng quen thuộc.
Phòng Xuất Nhập Khẩu là phòng trực tiếp đảm nhận khẩu nghiệp vụ về thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa, phịng được chia thành 2 bộ phận : bộ phận chứng từ và bộ phận giao nhận, điều phối.
Phòng giao dịch Trung Quốc là phòng chịu trách nhiệm trao đổi trực tiếp với đối tác Trung Quốc về hàng hóa.
Ban Giám Đốc Hành Chính Nhân Sự Kinh doanh Kế toán Giao Dịch Trung Quốc Xuất Nhập Khẩu Phát Triển Sản Phẩm
Sales Marketing Trung CUS Quốc
CUS Việt
Phòng Phát Triển Sản Phẩm là phòng chuyên nghiên cứu, phát triển những phầm mềm cơng nghệ phục vụ cho q trình tìm kiếm khách hàng của công ty.
3.1.4 Nhân sự của cơng ty
Tính đến ngày 20/01/2018, tổng số lao động hiện có của cơng ty là 40 người. Họ đều là những nhân viên rất năng động và có kinh nghiệm, thích ứng nhanh với mơi trường, có tinh thần trách nhiệm cao, đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng.
Bảng 3.1: Nhân lực của cơng ty cổ phần KDQT Fingroup tính đến thời điểm 20/01/2018 STT Trình độ Số lượng Tỷ lệ 1 Tổng số nhân sự đạt trình độ cao đẳng, đại học 40 100% 2 Đại học 34 85% 3 Cao đẳng 6 15%
(Nguồn: Phịng hành chính nhân sự, Cơng ty cổ phần KDQT Fingroup)
Đội ngũ nhân viên của công ty chủ yếu là lao động trí thức có trình độ đại học, có nghĩa vụ tìm kiếm khách hàng trong và ngồi nước, quảng bá sản phẩm, tìm nhà cung cấp với các điều kiện phù hợp, xây dựng lịng tin và duy trì sự trung thành của khách hàng, ký kết hợp đơng, và tính tốn chi phí, cân đối doanh thu để đem lợi nhuận về cho công ty. Hiện nay, công ty cũng đang chú trọng đào tạo nhằm nâng cao năng lực nhân viên đặc biệt là bộ phận kinh doanh vì đây là bộ phận trực tiếp mang về doanh thu cho công ty.
3.1.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật
Công ty cổ phần KDQT Fingroup có văn phịng tại tầng 21, tháp A, Tịa nhà Sơng Đà, Phạm Hùng, Hà Nội. Tại đây, công ty trang bị hệ thống thiết bị kỹ thuật phục vụ như: Hệ thống máy tính, điện thoại bàn, máy in, các phần mềm làm việc chuyên dụng phục vụ cho các nghiệp vụ riêng biệt, phần mềm quản lý, hệ thống thông tin nội bộ, hệ thống bàn ghế, giá kệ thùng tơn để lưu trữ chứng từ...Tuy nhiên, có một số máy vì q cũ nên trong q trình sử dụng đơi lúc bị đứng máy, treo máy hay hệ thống mạng wifi, mạng dây vẫn cịn kém nên q trình làm việc đơi lúc bị gián đoạn. Hệ thống quạt thơng gió, báo cháy cho tồn hệ thống của công ty cũng
được lắp đặt trong văn phòng để đảm bảo an tồn cho nhân viên. Ngồi ra, cơng ty cũng trang bị thêm tủ lạnh, điều hịa, lị vi sóng, máy lọc nước để phục vụ nhận viên cơng ty trong q trình làm việc.
3.1.6 Tài chính của cơng ty
Cơng ty cổ phần KDQT Fingroup là cơng ty cổ phần ngồi quốc doanh (100% vốn tư nhân). Tình hình tài chính của cơng ty nhìn chung ln đáp ứng được nhu cầu vận hành và triển khai các hoạt động của công ty. Từ khi được thành lập cơng ty có nguồn vốn kinh doanh là 10 tỷ đồng. Sau hơn 4 năm hình thành và phát triển cơng ty đã có những bước phát triển nhất định: lớn mạnh về cả nhân lực, tài chính và ngày càng có chỗ đứng trên thị trường.
3.2 Khái quát về hoạt động kinh doanh của công ty
3.2.1 Khái quát hoạt động kinh doanh dịch vụ của công ty
Công ty cổ phần KDQT Fingroup đang ngày càng mở rộng và phát triển lĩnh vực kinh doanh của mình, mỗi lĩnh vực ngành nghề đều mang lại những bước tiến quan trọng cho sự phát triển của công ty. Với kinh nghiệm hoạt động và việc đa dạng hóa lĩnh vực kinh doanh dịch vụ, mặc dù tình hình kinh tế có nhiều biến động và rủi ro nhưng công ty vẫn đứng vững và tiếp tục phát triển. Điều đó được phản ánh cụ thể qua kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm gần đây (2014 – 2017).
Bảng 3.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần KDQT Fingroup giai đoạn 2014-1017
(Đơn vị: VNĐ)
Năm Doanh thu
(VND) % tăng so với năm trước Lợi nhuận (VND) % tăng so với năm trước 2014 5.585.390.000 ----- 715.561.000 ----- 2015 8.997.754.000 61.09 1.276.158.000 78.34 2016 13.399.709.000 48.92 1.951.327.000 52.91 2017 19.226.425,000 43.48 2.875.708.000 47.38
( Nguồn: Báo cáo tài chính, phịng kế tốn cơng ty cổ phần KDQT Fingroup và sinh viên tự tính)
Nhận xét đánh giá: Từ bảng trên ta có thể nhận thấy rõ ràng tình hình kinh doanh sản xuất của công ty đang tăng trưởng khá đều. Doanh thu từ hoạt động sản xuất và
cung cấp dịch vụ trong 4 năm trở lại đây đều tăng: Doanh thu năm 2015 tăng so với năm 2014 là 61,09%; năm 2016 đã tăng 48,92% so với năm 20135 và năm 2017 tăng 43,48% so với năm 2016; cùng với đó là lợi nhuận của cơng ty cũng tăng đáng kể qua các năm trong giai đoạn 2014-2017. Sở dĩ, doanh thu lợi nhuận của cơng ty tăng đáng kể như vậy vì FinGoup chủ yếu phát triển mạnh mẽ mảng giao nhận và vận tải tuyến Trung Quốc- Việt Nam, mà hầu hết các sản phẩm của Việt Nam đều nhập từ Trung Quốc, chính vì vậy, luồng hàng hóa đi chuyển rất nhiều và đều đặn. Điều này cho ta thấy rằng hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty có tiến bộ sau từng năm hoạt động, cơng ty thích ứng khá tốt với những khó khăn của nền kinh tế và ta cũng thấy được rằng sản phẩm dịch vụ của cơng ty ngày càng có chỗ đứng trong tâm trí khách hàng.
3.2.2 Hoạt động thương mại quốc tế của công ty
Các hoạt động kinh doanh dịch vụ của Công ty cổ phần KDQT Fingroup gồm có 3 mảng chính, đó là: dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế ( bao gồm vận tải đường biển, đường bộ và đường hàng không); dịch vụ kê khai hải quan và dịch vụ xuất nhập khẩu ủy thác.
Bảng 3.3: Doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng hóacủa cơng ty cổ phần KDQT Fingroup giai đoạn 2015-2017
( Đơn vị: VNĐ)
STT Loại dịch
vụ vận tải
Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
Doanh thu (VND) Tỷ lệ (%) Doanh thu (VND) Tỷ lệ (%) Doanh thu (VND) Tỷ lệ (%) 1 Đường bộ 358.000.000 15,77 519.400.000 13,45 742.680.000 12,29 2 Đường biển 1.386.000.000 61,06 2.458.900.000 63,70 4.029.256.000 66,66 3 Đường hàng không 526.000.000 23,17 882.000.000 22,85 1.272.150.000 21,05 4 Tổng doanh thu 2.270.000.000 100 3.860.300.000 100 6.044.086.000 100
( Nguồn: Báo cáo tài chính, phịng kế tốn cơng ty cổ phần KDQT Fingroup)
Vận tải đường bộ:
Bên cạnh việc cung cấp dịch vụ vận tải nội địa đường bộ thì Fingroup cung cấp cho khách hàng dịch vụ vận tải quốc tế bằng đường bộ với tuyến Trung Quốc – Việt Nam. Dịch vụ vận tải đường bộ của công ty bao gồm:
- Bốc xếp và sắp đặt hàng.
- Giao nhận vận tải hàng trọn gói.
- Vận tải hàng siêu trường, siêu trọng, hàng rời và hàng đặc biệt
- Lưu kho và phân phối hàng hoá Vận tải đường biển:
Vận tải đường biển là một hoạt động truyền thống và then chốt của công ty cổ phần KDQT Fingroup. Ở mảng này, các hoạt động chủ yếu của công ty là: Sale cước tàu, book tàu, nhận hàng/ giao hàng, bốc/xếp hàng. Fingroup chủ yếu cung cấp cho khách hàng dịch vụ gửi hàng xuất khẩu và nhập khẩu bằng đường biển từ Việt Nam đi Trung Quốc và một số quốc gia châu Á với chất lượng dịch vụ được bảo đảm bởi các tuyến đi thẳng thông qua mạng lưới đại lý lâu năm và có uy tín. Ngồi ra, Fingroup còn cung cấp dịch vụ hàng nguyên Container (FCL) hoặc hàng lẻ (LCL) với giá cạnh tranh cùng với dịch vụ giao nhận hàng tận nhà (door to door services) để phục vụ nhu cầu của khách hàng.
Vận tải đường hàng không:
Ngày nay với sự phát triển của khoa học cơng nghệ, u cầu khách hàng có sự khác biệt đặc biệt là vấn đề thời gian, tốc độ vận chuyển của các phương tiện vận chuyển. Công ty cổ phần KDQT Fingroup đã hịa nhịp với sự phát triển đó bắt đầu đầu tư và mở rộng thị trường cho mảng dịch vụ này, tuy nhiên do mới bắt đầu và là công ty dịch vụ vừa và nhỏ nên doanh thu vận tải đưởng hàng không tương đối thấp và biến động.
Dịch vụ hàng không của công ty bao gồm:
- Phân tích giá và báo giá cước vận tải của các hãng bay
- Lựa chọn hãng hàng khơng, đóng gói, gom hàng, làm chứng từ - Vận chuyển hàng xuất nhập khẩu tuyến Trung Quốc-Việt Nam.
3.2 Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty cổphần KDQT Fingroup phần KDQT Fingroup
3.3.1 Nhận yêu cầu dịch vụ từ khách hàng
Nhận yêu cầu dịch vụ
Cũng như bất kì một doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế nào đó, để có thể kí kết được một hợp đồng thương mại với khách hàng thì trước hết nhân viên kinh doanh của FinGroup sẽ phải trải qua quá trình chào dịch vụ khách hàng. Nếu như khách hàng đồng ý, quan tâm đến dịch vụ của cơng ty thì nhân viên kinh doanh của Fingroup sẽ tiến hành nhận yêu cầu dịch vụ từ khách hàng.
Ví dụ một lơ hàng nhập khẩu mà Công ty Cổ phần KDQT FinGroup được khách giao cho handle bao gồm những chứng từ sau: Hợp đồng thương mại (Sale
contract), Invoice (Hóa đơn thương mại), Packing list, B/L (Phụ lục 3, 8, 10,11). - Người xuất khẩu: HUZHOU HIZHEN LIGHTING TECHNOLOGY CO.,LTD (Khu công nghiệp, Thị trấn Balidian, thành phố Huzhou, Trung Quốc).
- Người nhập khẩu: Cơng ty TNHH Cơ khí điện Trọng Tín (7A/79, đường Thành Thái, phường 14, quận 10, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam)
- POL: Thượng Hải, Trung Quốc
- POD: Cát Lái, Hồ Chí Minh, Việt Nam - Tên hàng hóa: Đèn Led
- Số lượng: 50pcs
- Điều kiện giao hàng: FOB Hồ Chí Minh...
Sau khi nhận được yêu cầu của khách hàng, nhân viên kinh doanh của Fingroup sẽ tập hợp các giấy tờ, chứng từ cần thiết của lô hàng để đưa cho Trưởng phịng XNK. Thơng qua đó, trưởng phịng nắm được các thơng tin cần thiết như loại hàng hóa, khối lượng hàng, POL, POD,…để đưa ra kế hoạch phù hợp.
Liên hệ hãng tàu hỏi cước, lịch trình vận chuyển (nếu nhập điều kiện E và F) Đối với các đơn hàng nhập khẩu bằng đường biển theo điều kiện nhóm E và F, căn cứ vào thơng tin mà khách hàng cung cấp, nhân viên kinh doanh của FinGroup sẽ phối hợp với nhân viên bộ phận chứng từ đứng ra liên hệ với hàng tàu, chủ động hỏi giá cước, check lịch tàu, thời gian vận chuyển, tàu đi trực tiếp từ cảng bốc hàng đến cảng dỡ hàng hay chuyển tải qua cảng thứ 3... để báo giá cho khách hàng. Cơng ty Fingroup có mạng lưới đại lí rộng khắp và mối quan hệ với các hãng tàu uy tín như : Evergreen, SITC, Yang Ming, Hanjin, Wanhai, … cho phép công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển đường biển với mức giá cạnh tranh và dịch vụ tốt.
Chào giá cho khách hàng
Sau khi liên hệ với hãng tàu để hỏi giá cước và lịch trình vận chuyển thì nhân viên kinh doanh của FinGroup sẽ căn cứ vào giá chào của hãng tàu, tính tốn chi phí và tiến hành chào giá cho khách hàng. Bảng báo giá sẽ bao gồm các chi phí như giá cước vận chuyển quốc tế, các chi phí ở đầu xuất và đầu nhập khẩu... ( có kèm theo chứng từ mẫu tại phụ lục 9).
Chấp nhận giá của khách hàng
Đối với các đơn hàng nhập theo điều kiện nhóm E và F, giá cước và lịch trình tàu chạy đưa ra chưa được khách hàng chấp nhận thì nhân viên kinh doanh của Fingroup sẽ tiến hành đàm phán giá với khách hàng để đi đến hợp đồng cuối cùng.
Lập hồ sơ lô hàng (booking profile) để theo dõi
Sau khi thỏa thuận, kí kết hợp đồng nhân viên kinh doanh của FinGroup sẽ lập hồ sơ lô hàng (booking profile) để kê khai sơ lược thông tin về lô hàng và chuyển cho bộ phận chứng từ theo dõi tiếp. Những thông tin trên booking profile sẽ bao gồm những thông tin để nhân viên dễ quản lý như sau:
- Tên người gửi hàng (công ty xuất khẩu), người phụ trách, số điện thoại/fax - Tên hãng tàu, cảng đi, cảng đến, ngày tàu chạy.
- Điều khoản thanh toán cước: trả trước (freight prepaid) hay trả sau ( freight collect).
- Giá mua, giá bán, các phụ phí liên quan…
3.3.2 Liên hệ hãng tàu đặt chỗ (nếu nhập điều kiện E và F)
Sau khi nhận yêu cầu dịch vụ từ khách hàng, kí kết hợp đồng giao nhận thì bộ phận kinh doanh của công ty FinGroup sẽ căn cứ trên booking request của khách hàng và gửi booking request đến hãng tàu để đặt chỗ. Sau đó hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ đã thành công cho bộ kinh doanh bằng cách gửi booking confirmation. Trong booking sẽ gồm có những thông tin cần thiết: Số booking, tên tàu, POL, POD, cảng chuyển tải (nếu có), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng (closing time),…
Trong q trình thực hiện bước này có một số vấn đề mà nhân viên của FinGroup hay gặp phải như nhân viên sale đặt booking tàu khơng phù hợp, thơng tin trên booking bị sai sót, nhân viên chứng từ chuẩn bị thiếu hồ sơ chứng từ và giấy tờ thủ tục chuyên ngành cần thiết,…
3.3.3 Chuẩn bị các chứng từ nhận hàng nhập khẩu
Nhận thơng báo tình trạng hàng đến (pre-alert) từ đại lý: lúc này nhân viên kinh doanh của FinGroup sẽ nhận thông báo hàng đến(pre-alert) từ phía đại lý để nắm rõ tình trạng, thời gian dự kiến tàu đến (ETA) là bao giờ để sắp xếp làm thủ tục nhận hàng. Đồng thời, nhân viên chứng từ của FinGroup cũng sẽ chuẩn bị chứng từ để khai Manifest.
Cập nhật tình hình hàng hóa với khách hàng: bộ phận nhân viên kinh doanh phải liên tục cập nhật thơng tin, tình trạng hàng hóa cho khách hàng.
Nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu và gửi cho khách hàng: khi nhận được thông báo hàng đến từ hãng tàu (Arrival Notice), nhân viên kinh doanh của FinGroup sẽ gửi thông báo cho khách hàng để chuẩn bị chứng từ làm thủ tục nhập
khẩu (mẫu thông báo theo Phụ lục 1).
Chuẩn bị chứng từ khai báo hải quan
Bộ phận chứng từ của công ty FinGroup sẽ nhận chứng từ bên người bán gửi, kiểm tra lại để thơng báo điều chỉnh kịp thời nếu có sai sót, đồng thời chuẩn bị thêm các chứng từ khác nếu cần thiết. Bộ chứng từ khai hải quan hàng nhập(có chứng mẫu kèm theo tại phụ lục) bao gồm :
Tờ khai hải quan hàng nhập: 2 bản chính (1 bản dành cho người nhập khẩu, 1 bản dành cho hải quan lưu).
Hợp đồng ngoại thương: 1 bản chính Hóa đơn thương mại (invoice): 1 bản chính Phiếu đóng gói (packing list): 1 bản chính Vận đơn: 1 bản sao
Giấy giới thiệu, ủy quyền: 1 bản chính
Ngồi ra, tùy vào loại hình nhập khẩu, mặt hàng nhập khẩu… mà có thêm một số chứng từ khác như giấy chứng nhận xuất xứ, giấy phép nhập khẩu, giấy