CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
3.2 Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần KDQT
cước tàu, book tàu, nhận hàng/ giao hàng, bốc/xếp hàng. Fingroup chủ yếu cung cấp cho khách hàng dịch vụ gửi hàng xuất khẩu và nhập khẩu bằng đường biển từ Việt Nam đi Trung Quốc và một số quốc gia châu Á với chất lượng dịch vụ được bảo đảm bởi các tuyến đi thẳng thông qua mạng lưới đại lý lâu năm và có uy tín. Ngồi ra, Fingroup cịn cung cấp dịch vụ hàng nguyên Container (FCL) hoặc hàng lẻ (LCL) với giá cạnh tranh cùng với dịch vụ giao nhận hàng tận nhà (door to door services) để phục vụ nhu cầu của khách hàng.
Vận tải đường hàng không:
Ngày nay với sự phát triển của khoa học cơng nghệ, u cầu khách hàng có sự khác biệt đặc biệt là vấn đề thời gian, tốc độ vận chuyển của các phương tiện vận chuyển. Công ty cổ phần KDQT Fingroup đã hịa nhịp với sự phát triển đó bắt đầu đầu tư và mở rộng thị trường cho mảng dịch vụ này, tuy nhiên do mới bắt đầu và là công ty dịch vụ vừa và nhỏ nên doanh thu vận tải đưởng hàng không tương đối thấp và biến động.
Dịch vụ hàng khơng của cơng ty bao gồm:
- Phân tích giá và báo giá cước vận tải của các hãng bay
- Lựa chọn hãng hàng khơng, đóng gói, gom hàng, làm chứng từ - Vận chuyển hàng xuất nhập khẩu tuyến Trung Quốc-Việt Nam.
3.2 Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty cổphần KDQT Fingroup phần KDQT Fingroup
3.3.1 Nhận yêu cầu dịch vụ từ khách hàng
Nhận yêu cầu dịch vụ
Cũng như bất kì một doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế nào đó, để có thể kí kết được một hợp đồng thương mại với khách hàng thì trước hết nhân viên kinh doanh của FinGroup sẽ phải trải qua quá trình chào dịch vụ khách hàng. Nếu như khách hàng đồng ý, quan tâm đến dịch vụ của cơng ty thì nhân viên kinh doanh của Fingroup sẽ tiến hành nhận yêu cầu dịch vụ từ khách hàng.
Ví dụ một lơ hàng nhập khẩu mà Công ty Cổ phần KDQT FinGroup được khách giao cho handle bao gồm những chứng từ sau: Hợp đồng thương mại (Sale
contract), Invoice (Hóa đơn thương mại), Packing list, B/L (Phụ lục 3, 8, 10,11). - Người xuất khẩu: HUZHOU HIZHEN LIGHTING TECHNOLOGY CO.,LTD (Khu công nghiệp, Thị trấn Balidian, thành phố Huzhou, Trung Quốc).
- Người nhập khẩu: Cơng ty TNHH Cơ khí điện Trọng Tín (7A/79, đường Thành Thái, phường 14, quận 10, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam)
- POL: Thượng Hải, Trung Quốc
- POD: Cát Lái, Hồ Chí Minh, Việt Nam - Tên hàng hóa: Đèn Led
- Số lượng: 50pcs
- Điều kiện giao hàng: FOB Hồ Chí Minh...
Sau khi nhận được yêu cầu của khách hàng, nhân viên kinh doanh của Fingroup sẽ tập hợp các giấy tờ, chứng từ cần thiết của lô hàng để đưa cho Trưởng phịng XNK. Thơng qua đó, trưởng phịng nắm được các thơng tin cần thiết như loại hàng hóa, khối lượng hàng, POL, POD,…để đưa ra kế hoạch phù hợp.
Liên hệ hãng tàu hỏi cước, lịch trình vận chuyển (nếu nhập điều kiện E và F) Đối với các đơn hàng nhập khẩu bằng đường biển theo điều kiện nhóm E và F, căn cứ vào thông tin mà khách hàng cung cấp, nhân viên kinh doanh của FinGroup sẽ phối hợp với nhân viên bộ phận chứng từ đứng ra liên hệ với hàng tàu, chủ động hỏi giá cước, check lịch tàu, thời gian vận chuyển, tàu đi trực tiếp từ cảng bốc hàng đến cảng dỡ hàng hay chuyển tải qua cảng thứ 3... để báo giá cho khách hàng. Cơng ty Fingroup có mạng lưới đại lí rộng khắp và mối quan hệ với các hãng tàu uy tín như : Evergreen, SITC, Yang Ming, Hanjin, Wanhai, … cho phép công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển đường biển với mức giá cạnh tranh và dịch vụ tốt.
Chào giá cho khách hàng
Sau khi liên hệ với hãng tàu để hỏi giá cước và lịch trình vận chuyển thì nhân viên kinh doanh của FinGroup sẽ căn cứ vào giá chào của hãng tàu, tính tốn chi phí và tiến hành chào giá cho khách hàng. Bảng báo giá sẽ bao gồm các chi phí như giá cước vận chuyển quốc tế, các chi phí ở đầu xuất và đầu nhập khẩu... ( có kèm theo chứng từ mẫu tại phụ lục 9).
Chấp nhận giá của khách hàng
Đối với các đơn hàng nhập theo điều kiện nhóm E và F, giá cước và lịch trình tàu chạy đưa ra chưa được khách hàng chấp nhận thì nhân viên kinh doanh của Fingroup sẽ tiến hành đàm phán giá với khách hàng để đi đến hợp đồng cuối cùng.
Lập hồ sơ lô hàng (booking profile) để theo dõi
Sau khi thỏa thuận, kí kết hợp đồng nhân viên kinh doanh của FinGroup sẽ lập hồ sơ lô hàng (booking profile) để kê khai sơ lược thông tin về lô hàng và chuyển cho bộ phận chứng từ theo dõi tiếp. Những thông tin trên booking profile sẽ bao gồm những thông tin để nhân viên dễ quản lý như sau:
- Tên người gửi hàng (công ty xuất khẩu), người phụ trách, số điện thoại/fax - Tên hãng tàu, cảng đi, cảng đến, ngày tàu chạy.
- Điều khoản thanh toán cước: trả trước (freight prepaid) hay trả sau ( freight collect).
- Giá mua, giá bán, các phụ phí liên quan…
3.3.2 Liên hệ hãng tàu đặt chỗ (nếu nhập điều kiện E và F)
Sau khi nhận yêu cầu dịch vụ từ khách hàng, kí kết hợp đồng giao nhận thì bộ phận kinh doanh của công ty FinGroup sẽ căn cứ trên booking request của khách hàng và gửi booking request đến hãng tàu để đặt chỗ. Sau đó hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ đã thành công cho bộ kinh doanh bằng cách gửi booking confirmation. Trong booking sẽ gồm có những thơng tin cần thiết: Số booking, tên tàu, POL, POD, cảng chuyển tải (nếu có), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng (closing time),…
Trong q trình thực hiện bước này có một số vấn đề mà nhân viên của FinGroup hay gặp phải như nhân viên sale đặt booking tàu không phù hợp, thơng tin trên booking bị sai sót, nhân viên chứng từ chuẩn bị thiếu hồ sơ chứng từ và giấy tờ thủ tục chuyên ngành cần thiết,…