CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
3.3.3 Chuẩn bị các chứng từ nhận hàng nhập khẩu
Nhận thơng báo tình trạng hàng đến (pre-alert) từ đại lý: lúc này nhân viên kinh doanh của FinGroup sẽ nhận thơng báo hàng đến(pre-alert) từ phía đại lý để nắm rõ tình trạng, thời gian dự kiến tàu đến (ETA) là bao giờ để sắp xếp làm thủ tục nhận hàng. Đồng thời, nhân viên chứng từ của FinGroup cũng sẽ chuẩn bị chứng từ để khai Manifest.
Cập nhật tình hình hàng hóa với khách hàng: bộ phận nhân viên kinh doanh phải liên tục cập nhật thơng tin, tình trạng hàng hóa cho khách hàng.
Nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu và gửi cho khách hàng: khi nhận được thông báo hàng đến từ hãng tàu (Arrival Notice), nhân viên kinh doanh của FinGroup sẽ gửi thông báo cho khách hàng để chuẩn bị chứng từ làm thủ tục nhập
khẩu (mẫu thông báo theo Phụ lục 1).
Chuẩn bị chứng từ khai báo hải quan
Bộ phận chứng từ của công ty FinGroup sẽ nhận chứng từ bên người bán gửi, kiểm tra lại để thơng báo điều chỉnh kịp thời nếu có sai sót, đồng thời chuẩn bị thêm các chứng từ khác nếu cần thiết. Bộ chứng từ khai hải quan hàng nhập(có chứng mẫu kèm theo tại phụ lục) bao gồm :
Tờ khai hải quan hàng nhập: 2 bản chính (1 bản dành cho người nhập khẩu, 1 bản dành cho hải quan lưu).
Hợp đồng ngoại thương: 1 bản chính Hóa đơn thương mại (invoice): 1 bản chính Phiếu đóng gói (packing list): 1 bản chính Vận đơn: 1 bản sao
Giấy giới thiệu, ủy quyền: 1 bản chính
Ngồi ra, tùy vào loại hình nhập khẩu, mặt hàng nhập khẩu… mà có thêm một số chứng từ khác như giấy chứng nhận xuất xứ, giấy phép nhập khẩu, giấy kiểm dịch, phụ lục tờ khai, tờ khai trị giá Gatt…
Mua bảo hiểm cho hàng hóa (nếu cần thiết)
FinGroup ln chú ý đến việc mua bảo hiểm cho hàng hóa để hạn chế, khắc phục những tổn thất đáng tiếc có khả năng xảy ra. Tùy theo điều kiện mua hàng hoặc là đối với các mặt hàng dễ đổ vỡ, dễ hư hỏng, có giá trị cao mà doanh nghiệp quyết định có nên mua bảo hiểm cho hàng hóa hay khơng.
FinGroup sẽ tìm hiểu những hãng bảo hiểm uy tín, so sánh giá cả và chất lượng dịch vụ giữa các nhà cung cấp, sau đó chọn ra một đại lý bảo hiểm phù hợp nhất với lơ hàng để đàm phán và kí kết hợp đồng.
3.3.4 Thông quan hàng nhập khẩu
Sau khi nhận được bộ chứng từ, nhân viên chứng từ của FinGroup sẽ dịch tên hàng trong hợp đồng ra tiếng Việt để có thể áp mã HS phù hợp cho hàng hóa. Đồng thời kiểm tra các thông tư quy định xem hàng hóa có hàng hóa có phải xin giấy phép nhập khẩu hay làm kiểm tra chất lượng hay khơng. Nếu có thì nhân viên bộ phận chứng từ cuả FinGroup sẽ đến các cơ quan chức năng để làm các chứng từ kể trên.
Khai quan điện tử
Thông thường FinGroup sẽ đứng ra chịu trách nhiệm khai báo hải quan giúp khách hàng. Sau khi có đầy đủ bộ chứng từ, nhân viên bộ phận chứng từ của
FinGroup sẽ lên tờ khai nháp trên phần mềm khai báo hải quan điện tử Ecuss, tờ khai nháp sẽ được in ra từ phần mềm dưới dạng bản word. Nhân viên khai báo sẽ gửi tờ khai nháp cho khách hàng kiểm tra lại, nếu khách hàng đồng ý với nội dung trên tờ khai thì nhân viên khai b của cơng ty sẽ dùng chữ kí số của khách hàng để truyền tờ khai trên hệ thống. Nội dung của tờ khai hải quan sẽ bao gồm: tên hàng, số lượng, tên phương tiện vận tải, xuất xứ hàng hóa….
Mặc dù nhân viên bộ phận chứng từ của công ty FinGroup luôn cẩn thận khi khai báo hải quan, nhưng trong đó một số trường hợp vẫn có những tờ khai bị trả về, yêu cầu bổ sung, điều chỉnh do khai báo, áp thuế sai hoặc chứng từ khơng rõ ràng. Số lượng hợp đồng xảy ra sai xót khi khai haỉ quan năm 2016 của công ty FinGroup chiếm khoảng 10,8% tổng số hợp đồng được giao nhận bằng đường biển.
Bảng 3.4: Số hợp đồng có sai sót trong việc khai Hải quan của công ty Cổ phần KDQT FinGroup (năm 2016)
Chỉ tiêu Năm 2016 Tỷ trọng
(%)
- Tổng số hợp đồng giao nhận bằng đường biển 542 100%
- Số hợp đồng sai sót khi khai Hải quan 59 10.88%
+ Do áp thuế sai 28 5.16%
+ Do sai lệch thông tin 20 3.69%
+ Do thiếu loại chứng từ 11 2.02%
(Nguồn: Phịng xuất nhập khẩu cơng ty)
Như vậy, sai sót chủ yếu trong cơng tác làm thủ tục hải quan của FinGroup chủ yếu là ở việc áp sai thuế cho hàng nhập khẩu. Tiếp đó là do sự nhầm lẫn về thông tin dẫn đến các số liệu giữa các chứng từ trong một bộ chứng từ và tờ khai không đồng nhất với nhau, cuối cùng là sơ suất, thiếu chứng từ cần thiết.
Sau khi truyền tờ khai trên hệ thống, nhân viên sẽ nhận thông tin phản hồi từ cơ quan hải quan về số tờ khai, kết quả phân luồng.
Luồng xanh Luồng vàng Luồng đỏ
(Nguồn: Phịng xuất nhập khẩu cơng ty)
Hình 3.2: Kết quả phân luồng hải quan của các lô hàng do công ty cung cấp dịch vụ khai thuê Hải quan năm 2016 (Đơn vị:%)
Làm thủ tục hải quan tại cảng
Đa số các tờ khai của công ty được phân luồng vàng (55%). Với những tờ khai này, nhân viên bộ phận hải quan sẽ in 2 bản tờ khai điện tử, ký tên, đóng dấu doanh nghiệp cùng với các chứng từ XNK cần thiết đem ra cơ quan hải quan làm thủ tục cần thiết đem ra cơ quan hải quan làm thủ tục. Cán bộ thuế kiểm tra chứng từ và quyết định cơng ty có được thơng quan hàng hóa hay khơng, có cần kiểm tra thực tế hàng hố hay khơng.
Với những tờ khai bị phân luồng đỏ thì cơng ty sẽ phải xuất trình giấy tờ và hàng hóa để hải quan kiểm tra.
Với những tờ khai được phân luồng xanh(khoảng 25% tổng số tờ khai năm 2016), nhân viên công ty FinGroup chỉ cần in 2 bản tờ khai điện tử, ký tên, đóng dấu doanh nghiệp và đem ra cơ quan hải quan nộp cho cán bộ đăng ký đóng dấu thơng quan hàng hóa.
3.3.5 Nhận hàng hóa từ người vận chuyển
Khi tàu cập cảng, nhận được B/L và thông báo hàng đến của hãng tàu (Arrival Notice) do bên đầu xuất khẩu gửi qua thì nhân viên giao nhận hiện trường của FinGroup sẽ mang B/L, thông báo hàng đến và giấy giới thiệu của công ty khách hàng đến hãng tàu để lấy D/O (mẫu thông báo hàng đến và D/O theo Phụ lục 1, 5).
Hãng tàu sẽ kiểm tra nếu phù hợp và đúng thơng tin thì sẽ giao D/O cho nhân viên giao nhận. Thông thường, nhân viên giao nhận hiện trường của FinGroup sẽ đóng lệ phí lấy D/O và các phụ phí tại cảng như THC, CIC, phí cơ sở hạ tầng..... giúp cho khách hàng để. Bước này được nhân viên của FinGroup thực hiện khá nhanh chóng và dễ dàng.
Việc chuẩn bị phương tiện để nhận hàng là do bộ phận trucking của công ty đảm nhận. Căn cứ vào số lượng, khối lượng, thể tích, đặc điểm, tính chất của hàng hóa thì bộ phận trucking sẽ chuẩn bị phương tiện vận chuyển đến kho để nhận hàng đúng thời gian, khơng để trường hợp hàng về mà khơng có phương tiện vận chuyển kéo dài thời gian lưu kho.
Về việc nhận hàng từ người vận chuyển, sau khi nhận được D/O, nhân viên giao nhận của FinGroup sẽ mang D/O, invoice, packing list (có chứng từ kèm theo
tại phụ lục 5, 7,10 ) đến văn phòng quản lý tại cầu cảng để ký xác nhận D/O, tìm vị
trí hàng. Nhân viên làm hàng sẽ đến bộ phận kho để làm phiếu xuất kho nhận hàng từ kho của cảng.
Trường hợp nhận hàng lẻ:
Khi khách hàng không yêu cầu hay không ủy thác cho công ty FinGroup nhận hàng thay mình thì cơng ty chỉ giao lệnh cho khách hàng khi họ xuất trình HBL để tự ra kho hàng lẻ nhận hàng.
Đối với trường hợp khách hàng yêu cầu công ty thay mặt mình nhận hàng thì nhân viên của FinGroup sẽ mang vậan đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng đến kho hàng lẻ (CFS) để nhận hàng và giao lại cho khách hàng.
Thủ tục nhận hàng:
Nhân viên giao nhận của công ty giao nhận sẽ đến cảng hoặc đại lý hãng tàu để đóng phí chứng từ, phí hàng lẻ để nhận lệnh giao hàng (D/O). Sau đó nhận viên giao nhận tiếp vận sẽ mang D/O, commercial Invoice và Packing list đến văn phịng cảng ký nhận D/O để tìm vị trí để hàng, tại đây ta phải lưu lại một bản D/O.
Nhân viên giao nhận phải mang D/O đến kho vận làm phiếu xuất hàng, tại đây người giao nhận cũng phải lưu lại một bản D/O nữa và nơi đây làm” giấy xuất kho “ cho người giao nhận của doanh nghiệp giao nhận (hai bản ).
Tiếp theo, người giao nhận đem hai phiếu xuất kho này đến kho chứa hàng làm thủ tục xuất kho và tách riêng hàng hóa của mình ra chờ Hải Quan kiểm hóa, khi Hải Quan ký xác nhận và kiểm hóa xong thì coi như hàng đã được thông quan.
Trường hợp nhận hàng nguyên container:
Như đã nói ở trên nếu như khách hàng là tự nhận hàng tại container thì cơng ty giao nhận sẽ phát lệnh giao hàng cho khách hàng.
Nếu khách hàng ủy quyền cho FinGroup nhận hàng thay mình thì cơng ty sẽ thay mặt khách hàng nhận hàng. Lúc đó nhận viên giao nhận của FinGroup sẽ mang giấy ủy quyền ( theo Phụ lục 7) ra cảng để lấy D/O và nhận hàng.
Thủ tục nhận hàng:
Nhân viên kinh doanh của FinGroup sẽ liên hệ với hãng tàu để nắm lại lịch trình tàu cho chính xác. Khi nhận được thơng báo tàu đến ( Notice of arival ), với vai trò là người nhận hàng công ty sẽ cử nhân viên đến đại lý hãng tàu trình vận đơn để lấy D/O. Sau đó đem D/O đến hải quan cảng đăng ký làm thủ tục hải quan, kiểm hóa và nhận chứng từ. Người giao nhận đem chứng từ và D/O xuống cảng nhận hàng.
Sau khi nhận hàng xong thì nhân viên giao hàng sẽ cho xe vào cảng, chở hàng ra và giao đến kho cuả khách hàng tùy theo yêu cầu của khách hàng. Khi giao hàng cho khách, đại diện hai bên sẽ kí xác nhận vào biên bản bàn giao hàng hóa (theo
Phụ lục 4).
Nhân viên giao nhận của FinGroup luôn cố gắng đến nhận hàng ở cảng trong thời gian ngắn nhất kể từ khi nhận được giấy báo hàng, tuy nhiên vẫn còn nhiều lần đến nhận hàng trễ, thời gian trễ thường khoảng từ 4-7 ngày. Điều này gây ảnh hưởng đến thời gian giao hàng cho khách và làm tăng thêm nhiều chi phí cho việc nhận và bảo quản hàng hóa.
3.3.6 Quyết tốn chi phí và lưu hồ sơ
Sau khi giao hàng cho khách, bộ phận kế toán của FinGroup sẽ gửi đề nghị thanh toán (Debit Note) để thơng báo những chi phí mà chủ hàng nhập khẩu phải thanh tốn cho cơng ty. Nhân viên kinh doanh sẽ dựa vào đó để quyết tốn chi phí với khách hàng đại lý và hãng tàu rồi báo cáo cho trưởng phòng XNK.
Đối với đại lý và hãng tàu (như Yang Ming, SITC, Evergreen,…): FinGroup sẽ thanh toán bằng cách chuyển tiền qua ngân hàng Vietcombank (PGD Mỹ Đình: Tầng 1 nhà A, tịa nhà HH4 Sơng Đà Twin tower, đường Phạm Hùng, xã Mỹ Đình, huyện Từ Liêm, Hà Nội)
Đối với khách hàng, FinGroup làm debit note gửi khách hàng để khách thanh toán dịch vụ và các khoản chi hộ (mẫu Debit note theo Phụ lục 6) qua hình thức chuyển khoản qua ngân hàng Vietcombank.
Sau khi khách hàng thanh tốn xong thì FinGroup trả lại cho khách hàng những chứng từ đã nhận của khách hàng. Sau khi kết thúc quy trình nhận hàng nhập khẩu và quyết tốn chi phí với khách hàng thì cơng ty sẽ lưu lại hồ sơ để tiện theo dõi và đối chiếu.
Thời gian công nợ mà FinGroup dành cho khách hàng của mình dao động trong khoảng 15 – 45 ngày tùy theo giá trị lô hàng và mối quan hệ của công ty với khách hàng.
Trong q trình quyết tốn chi phí, FinGroup vẫn cịn để xảy ra tình trạng nợ cơng q hạn, có khách hàng viện cớ số tiền thanh tốn nhiều khơng kịp xoay vòng vốn nên để nợ công quá 15 – 20 ngày. Điều này cũng gây ảnh hưởng một phần tới việc duy trì hoạt động ổn định cũng như xoay vịng vốn của công ty.