2.2.2 .Tiến hành thương lượng
3.3. Kết quả phân tích thực trạng thương lượng tại Công ty Cổ phần
3.3.2. Tiến hành thương lượng
Tại công ty CP Maxgroup các cuộc thương lượng định kỳ được tổ chức 6 tháng/ lần. Các cuộc thương lượng đột xuất thường diễn ra vào các thời điểm ký kết HĐLĐ, gia hạn HĐLĐ, chấm dứt HĐLĐ hay khi một trong hai chủ thể có mong muốn yêu cầu thay đổi, điều chỉnh về điều kiện làm việc, tiền lương,…
Bắt đầu tiến hành thương lượng, NSDLĐ sẽ thông báo để thông nhất với NLĐ về chương trình, trình tự thương lượng, cách thức thương lượng và thời điểm giải lao mà NSDLĐ đã thực hiện lên kế hoạch trước ở giai đoạn chuẩn bị. Các bên thực hiện trình bày các yêu cầu, ý kiến của mình và lắng nghe từ phía đối tác. Giai đoạn này thể hiện rõ các kỹ năng giao tiếp, trình bày của các chủ thể tham gia thương lượng. Có thể dễ dàng nhận thấy rằng NSDLĐ có lợi thế hơn hẳn trong giai đoạn này, được chuẩn bị đầy đủ về các thơng tin cần thiết, có sự hỗ trợ về mặt pháp luật, nắm rõ được mục tiêu của bản thân và có kinh nghiệm dày dặn tham gia qua nhiều cuộc thương lượng. Nắm được các yếu tố quan trọng trong q trình thương lượng, NSDLĐ hồn tồn có thể làm chủ được thời gian và có sức mạnh quyền uy hơn so với bên đối tác và sẽ dễ dàng có được thành công hơn trong cuộc thương lượng.
Ngược lại NSDLĐ thì, NLĐ dễ dàng bị đưa vào thế bị động trong q trình thương lượng do khơng nắm rõ thơng tin, các quyền lợi và nghĩa vụ của bản
thân trong thương lượng. Phần lớn NLĐ không nắm rõ về các thông tin về Pháp luật, về thông tin các văn bản pháp luật hiện hành.
Biết rất rõ 5% Biết rõ 15% Biết một ít 40% Hồn tồn khơng biết 40%
mức độ hiểu biết về Pháp luật của nhân viên
Biết rất rõ Biết rõ Biết một ít Hồn tồn khơng biết
Hình 3.3. Mức độ hiểu biết về pháp luật của nhân viên
Theo kết quả điều tra, tại công ty CP Maxgroup, có tới 40% NLĐ hồn tồn khơng biết gì về pháp luật, 40% NLĐ chỉ biết một ít, 15% NLĐ biết rõ và chỉ có 5% NLĐ biết rất rõ. Điều này cho thấy mức độ hiểu biết của NLĐ trong cơng ty cịn rất kém, đây là hạn chế rất lớn trong việc xây dựng một mối quan hệ lao động hài hịa và lành mạng tại cơng ty. Chính vì thiếu đi những kiến thức về pháp luật mà NLĐ chưa thực sự rõ về tầm quan trọng của thương lượng. Chỉ có số ít là hiểu biết về nội dung pháp lt và có tìm hiểu các thơng tin nhưng lại là các nhân viên thuộc cấp quản lý và nhân viên có cơng việc có u cầu liên quan trực tiếp đến pháp luật. Không nắm rõ về quyền lợi và nghĩa vụ của bản thân trong quá trình thương lượng, tỉ lệ NLĐ tham gia đầy đủ các buổi thương lượng được tổ chức không được cao, ngoại trừ các cuộc thương lượng cá nhân được yêu cầu tham gia bắt buộc, NLĐ thường “né tránh” hoặc tham gia mang tính hình thức các cuộc thương lượng tập thể. Mức độ hài lòng của NLĐ về các cuộc thương lượng cũng chỉ đạt mức trung bình. Cũng vì vậy, NLĐ ln cảm thấy bị “lép vế” và nhượng bộ với điều kiện mà phía NSDLĐ đưa ra.
Nội quy lao động là một nội dung quan trọng, không thể thiếu trong quá trình thương lượng thiết lập mối quan hệ lao động. Hiện nay, công ty CP Maxgroup đã có một bản nội quy lao động của công ty được xây dựng căn cứ theo Bộ Luật lao động 2012, Nghị định số 03/2015/NĐ-CP ngày 12/01/2015 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số nội dung của Bộ Luật Lao Động và theo tình hình tổ chức, hoạt động, kinh doanh của cơng ty. Văn bản này được trích dẫn nội dung vào HĐLĐ và được phịng Nhân sự và trưởng bộ phận quản
báo và nội quy lao động của công ty đang được thực chưa được đồng nhất và đầy đủ.
Thống kê điều tra cho thấy, chỉ có 60% NLĐ xác nhận được phổ biến nội quy lao động trước khi bắt đầu đi làm, 25% NLĐ không nhớ rõ đã được phổ biến hay chưa và 15% NLĐ không được phổ biến. Hơn nữa việc phổ biến các thông báo, nội quy lao động cịn khơng được thống nhất, nên khơng thể xác định NLĐ đã nhận được thông tin hay chưa. Công ty hiện nay đang thực hiện phổ biến các thông tin, thông báo đến nhân viên qua nhiều cách như gửi văn bản trực tiếp, gửi qua email cá nhân, đăng tải lên trang web và Fanpage của công ty, chia sẻ trên Group thông tin của công ty và các NLĐ tự truyền miệng các thơng tin. Chính vì sử dụng nhiều nguồn để phổ biến thơng tin mà khơng có sự kiểm sốt thống nhất làm cho việc truyền tải thông tin nội bộ gặp nhiều hạn chế. Khơng thể kiểm sốt việc NLĐ đã nhận hay chưa nhận được thông tin, các thông tin được phổ biến đã được xác thực về độ chính xác và cập nhật đúng với thời điểm hay chưa, các thông tin được truyền tải đến đúng đối tượng liên quan cần thiết hay chưa,…
Tiếp theo của cuộc thương lượng giữa nhân viên Lê Đăng Tùng và BGĐ công được tiến hành vào lúc 14h ngày 16/01/2019 tại phịng họp cơng ty.
Thành phần tham gia thương lượng gồm: - Tổng giám đốc: anh Dương Văn Học
- Quản lý bộ phận Ghiền Bóng Đá: anh Bùi An Giang - Nhân Viên: anh Lê Đăng Tùng
- Hỗ trợ pháp lý và thư ký: chị Lê Thị Minh Hồng
Các bên thực hiện làm quen, tự giới thiệu về bản thân với đối tác thương lượng, thống nhất về chương trình và vấn đề cần thương lượng. Ở đây vấn đề được đề cập thương lượng là yêu cầu thay đổi điều kiện làm việc cho nhân viên Lê Đăng Tùng thuộc bộ phận Ghiền Bóng Đá.
Giai đoạn nêu vấn đề, anh Lê Đăng Tùng đưa ra vấn đề thương lượng. Làm việc với chức danh là biên tập viên tin tức, anh thường xuyên phải làm việc ngồi giờ hành chính để trực tin tức vào buổi đêm muộn tại công ty rồi mới tan làm nên việc, cùng với đó anh thường xuyên phải làm việc bên ngoài kể cả vào ngày cuối tuần để lấy tin một cách đột xuất khơng có lịch cố định cụ thể nên thực hiện chấm công tại cơng ty theo giờ hành chính theo thời gian là từ 8h – 17h30 từ thứ 2 đến thứ 6 và từ 8h30 – 12h ngày thứ 7 rất khó khăn. Việc chấm công trả lương của bộ phận nhân sự cũng gặp khó khăn với trường hợp của anh do khơng nắm rõ thời gian anh thực hiện công việc mà chỉ chấm công trả lương theo dữ liệu máy chấm công. Anh Lê Đăng Tùng yêu cầu được hủy bỏ việc
chấm cơng tại cơng ty để có thể linh hoạt trong thời gian làm việc, không bị việc phải đến công ty chấm công làm ảnh hưởng đến thời gian thực hiện công việc.
Ban giám đốc cũng đưa ra những vấn đề của mình: Khi thực hiện ký kết HĐLĐ hai bên đã thống nhất thỏa thuận thời gian làm việc của anh Lê Đăng Tùng với chức danh Biên tập viên tin tức của bộ phận Ghiền Bóng Đá là làm việc theo giờ hành chính là từ 8h – 17h30 từ thứ 2 đến thứ 6 và từ 8h30 – 12h ngày thứ 7. Nếu hủy bỏ yêu cầu chấm cơng cho anh Lê Đăng Tùng thì cơng ty khơng thể theo dõi tiến trình thực hiện công việc và thời gian làm việc của anh.
Nêu rõ các yêu cầu, lập trường của mình với đối tác kèm theo các thông tin bằng chứng chứng thực sự chuẩn xác của thông tin, hai bên thực hiện thương lượng để đưa ra một thỏa thuận phù hợp với mục đích của cả hai. Trưởng bộ phận Ghiền Bóng Đá là anh Bùi An Giang cùng tham gia vào việc thương thuyết, nêu vấn đề để chứng thực các yêu cầu công việc đối với chức danh của anh Lê Đăng Tùng đang thực hiện và đề xuất các giải pháp cho các bên cùng thỏa thuận điều chỉnh cho phù hợp với mục tiêu hai bên đề ra.
Sau giai đoạn thương thuyết, hai bên đã đi đến thỏa thuận điều chỉnh thời gian làm việc cũng như là yêu cầu về việc chấm công cho anh Lê Đăng Tùng.
Đại diện bộ phận pháp chế, thực hiện hỗ trợ về mặt pháp lý cho quá trình thương lượng, đảm bảo những vấn đề thương lượng đúng quy định pháp luật, bảo đảm về mặt quyền lợi cho cả hai bên.
3.3.3. Kết thúc thương lượng
Do có được nhiều lợi thế hơn trong q trình thương lượng, NSDLĐ dễ dàng đưa kết quả cuộc thương lượng về dạng thắng – thắng, thắng – thua, hay thua – thắng theo mong muốn. Nắm rõ về quyền lợi và nghĩa vụ của bản thân giúp NSDLĐ đánh giá bản thân và NLĐ một cách chính xác, từ đó việc xác lập các mục tiêu thương lượng phù hợp với thực tế và có thể đi đến kết quả. Và NSDLĐ cũng có thể đưa ra quyết định lựa chọn có “nhượng bộ” với các mục tiêu, u cầu từ phía NLĐ hay khơng.
Sau khi đi đến sự thống nhất các nội dung thỏa thuận, NLĐ và NSDLĐ sẽ thực hiện ký kết thỏa thuận. NSDLĐ đã thực hiện văn bản hóa mẫu các nội dung thỏa thuận từ giai đoạn chuẩn bị thương lượng. Các văn bản này được xây dựng dựa trên các quy định pháp luật của Nhà nước, tình hình hoạt động kinh doanh của công ty và yêu cầu đối với chức danh công việc mà NLĐ sẽ đảm nhiệm sau khi ký kết. Bổ sung thêm các nội dung đã thỏa thuận là tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp công việc, điều kiện làm việc,… mà đã được thỏa thuận thống nhất, NLĐ và NSDLĐ sẽ thực hiện ký kết HĐLĐ, bắt đầu một mối quan hệ lao động. Việc thực hiện ký kết thỏa thuận bảo mật thông tin và Cam kết nội quy lao động
cũng được diễn ra đồng thời, khi hai bên khơng có u cầu bổ sung hay chỉnh sửa thêm. Các văn bản thỏa thuận, cam kết được ký kết thành hai bản, sẽ do NSDLĐ và NLĐ mỗi bên tự lưu trữ một bản.
Việc lưu trữ các văn bản, hồ sơ liên quan của buổi thương lượng được NLĐ và NSDLĐ tự thực hiện lưu trữ trong hồ sơ để thuận tiện cho nhu cầu tra cứu sau này. Hiện nay, các biên bản ghi chép tiến trình cuộc thương lượng đã hồn thành, các văn bản thỏa thuận giữa NLĐ và NSDLĐ, báo cáo về thương lượng của công ty CP Maxgroup được bộ phận nhân sự của cơng ty lưu trữ. Phía NLĐ chỉ lưu trữ các văn bản đã thỏa thuận với NSDLĐ đã có chữ ký của cả hai bên.
Kết thúc cuộc thương lượng giữa nhân viên Lê Đăng Tùng và Ban giám đốc công ty. Hai bên đã đi đến thống nhất về việc điều chỉnh thời gian làm việc của nhân viên Lê Đăng Tùng như sau:
Thực hiện chấm công tại công ty theo ca làm 9h30 – 17h30 các ngày từ thứ 2 đến thứ 6 trong tuần;
Các ngày thứ 7 không cần đến công ty làm việc mà được làm việc online tại địa điểm tùy ý;
Khi làm việc ngoài giờ và làm việc bên ngồi phải gửi email thơng báo báo trước ít nhất 12 tiếng về xin phép Giám đốc, quản lý trực tiếp và nhân sự. Trong trường hợp khẩn cấp phải gửi lại email, SMS hoặc các thông tin liên quan. Tất cả các trường hợp email trên phải được quản lý trực tiếp hoặc BGĐ xác nhận lại trong thời gian 3 ngày kể từ ngày nhận được email. Nếu quá thời hạn 3 ngày email không được phải hồi sẽ bị hủy, cơng ty sẽ tính cơng làm việc theo dữ liệu máy chấm công;
Các nội dung thỏa thuận trên bắt đầu có hiệu lực từ ngày 01/02/2019. Các nội dung được thống nhất thỏa thuận trên được chị Lê Thị Minh Hồng đại diện bộ phận pháp chế thực hiện văn bản hóa, thể hiện rõ ràng, chính xác kết hợp với các nội dung của pháp luật lao động. Ghi chép hồ sơ của cuộc thương lượng được chị Lê Thị Minh Hồng ghi chép lại và các bên tham gia thương lượng thực hiện ký tên xác nhận nội dung của bản ghi chép đó, để làm chứng cứ chứng minh kết quả của cuộc thương lượng và có thể dùng để thơng tin phục vụ cho các cuộc thương lượng tiếp theo. Đại diện BGĐ anh Dương Văn Học và anh Lê Đăng Tùng thực hiện ký kết bản thỏa thuận với nội dung điều chỉnh lại thời gian làm việc cho nhân viên Lê Đăng Tùng của bộ phận Ghiền Bóng Đá. Bản thỏa thuận được ký thành 2 bản, mỗi bên được lưu trữ một bản.
Kết thúc thương lượng, bộ phận nhân sự của công ty nhận được thông tin từ Ban giám đốc để thực hiện điều chỉnh theo thời gian bắt đầu hiệu lực của bản
thỏa thuận để chấm công và trả lương cho nhân viên Lê Đăng Tùng.
Các hồ sơ liên quan của cuộc thương lượng trên gồm: Biên bản thương lượng, Thỏa thuận điều chỉnh thời gian làm việc của nhân viên Lê Đăng Tùng, Báo cáo thương lượng. Các hồ sơ trên đều có chữ ký xác thực của các bên liên quan tham gia vào cuộc thương lượng. Và các hồ sơ được thực hiện lưu trữ bản cứng tại tủ hồ sơ công ty và bản mềm tại kho lưu trữ trực tuyến của công ty để tránh thất lạc hồ sơ.
Kết quả của cuộc thương lượng đạt đến là thắng – thắng, khi mà cả hai bên chủ thể tham gia thương lượng cùng đạt được một số mục tiêu trên cơ sở mục tiêu đã đặt ra ban đầu. Cuộc thương lượng diễn ra trong bầu khơng khí “thoải mái”, hai bên thể hiện sự tơn trọng lẫn nhau, cùng dung hịa lợi ích để đi đến sự thống nhất chung.
Rất hài lòng
Hài lòng Chưa hài lòng
Mức độ hài lòng của nhân viên về thương lượng
Rất hài lòng Hài lòng Chưa hài lịng
Hình 3.4 mức độ hài lịng của nhân viên về thương lượng
Đánh giá mức độ hài lịng của nhân viên về cơng tác thực hiện thương lượng hiện nay tại cơng ty cho thấy rằng, có 10% NLĐ chưa hài lòng về việc thương lượng với NSDLĐ, còn lại phần lớn NLĐ hiện đã đạt hài lịng đối với cơng tác này.
Kết thúc các cuộc thương lượng các nội dung thỏa thuận đều được văn bản hóa, thể hiện rõ ràng, chính xác các nội dung đã tiến hành thương lượng và có giá trị pháp lý khi cả hai bên chủ thể cùng tham gia ký kết. Dưới đây là một số các văn bản đã soạn thảo thành mẫu để sử dụng tham khảo trong thương lượng của Cơng ty CP Maxgroup, có thể xem chi tiết các nội dung của các văn bản trên tại phụ lục.
Hộp 3.1. Mẫu Hợp đồng lao động
--------------------------------------------------------------------------------------------
CÔNG TY CỔ PHẦN MAXGROUP
Số: /HĐLĐ
CỘNG HÒA XÃ HỔI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ----------o0o---------- HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG Căn cứ: - Bộ luật Dân sự 2015; - Bộ luật Lao động 2012;
- Nghị định số 05/2015/NĐ-CP quy định chi tiết về hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động;
- Nghị định số 44/2013/NĐ-CP hướng dẫn Bộ luật Lao động về Hợp đồng Lao động;
- Khả năng và nhu cầu của các Bên;
Hôm nay, ngày tháng năm tại trụ sở Công ty Cổ phần Maxgroup, địa chỉ: tầng 4, số 22 đường Xuân La, phường Xuân La,