1 .Lí do chọn đề tài
5. Kết cấu luận văn
2.3. Phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động quản trịhàng tồn kho tại công ty CP
2.3.2. Phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động quản trịhàng tồn kho dựa trên
cơ sở dữ liệu sơ cấp
- Kết quả xử lý, điều tra khảo sát
Phiếu điều tra được phát cho 08 người trong tất cả các phịng của cơng ty và tất cả các phiếu điều hợp lệ. (kèm theo phụ lục 1 và phụ lục 2)
- Kết quả tổng hợp phiếu điều tra:
Qua quá trình điều tra ta thấy rằng tình hình hàng tồn khocủa doanh nghiệp cịn nhiều bất lợi. Do một số nguyên nhân:
+ Tốc độ chu chuyển hàng tồn kho của cơng ty ở mức trung bình + Dự trữ hàng hóa quá nhiều gây ứ đọng
+ Hệ thống sử dụng phần mềm quản lí hàng tồn kho chưa thật sự tốt
+ Do doanh nghiệp khi kí kết hợp đồng mua bán với các khách hàng quen thuộc đã khơng dự tính được để có biện pháp phịng ngừa cũng như khắc phục.
+ Do biến động về tỷ giá đặc biệt giữa VNĐ và USD gây ra khó khăn cho khách hàng trong việc thanh tốn hợp đồng. Khách hàng này là một số cơng trình, hạng mục cơng trình mà có vốn đầu tư của nước ngồi.
+ Do khơng cụ thể hóa được số lượng hàng đặt và số lượng tiêu thụ được + Do khách hàng chưa chứng minh được khả năng thanh tốn, năng lực tài chính để xin cấp tín dụng thương mại. Nhiều khách hàng giấu thơng tin thật, dùng khoản nợ tín dụng của cơng ty để thanh toán cho nơi khác gây nhiều rủi ro cho doanh nghiệp.
Khi phát sinh các khoản hàng tồn kho tất nhiên sẽ ảnh hưởng đến doanh nghiệp. Theo ta đánh giá thấy, khi phát sinh các khoản hàng tồn kho các ý kiến đều cho là ảnh hưởng tới doanh nghiệp. Bên cạnh đó cũng gây cho doanh nghiệp tốn kém chi phí tồn kho
Em tiến hành phỏng vấn trực tiếp hai người quan trọng của cơng ty là giám đốc và trưởng phịng tài chính – kế tốn:
- Theo ý kiến của ơng Lê Đồn Đức : Cơng ty đã và đang áp dụng những biện pháp gì để nâng cao cơng tác quản trị hàng tồn kho tại cơng ty?
Trả lời:
Ơng Lê Đồn Đức cho biết: Cơng ty đang áp dụng một số biện pháp sau để nâng cao công tác quản trị hàng tồn kho
+ Tìm hiểu thơng tin về khách hàng, thị trường nhiều hơn để có thể đánh giá được số lượng hàng bán ra, từ đó nhập ngun vật liệu, đưa ra chính sách cho phù hợp
+ Thường xuyên kiểm tra, kiểm sốt các hàng tồn kho để có biện pháp xử lí phù hợp tránh trường hợp tồn quá nhiều dẫn tới hư hỏng không sử dụng được nữa.
+ Tăng cường trao đổi thông tin, đàm phán với khách hàng và các nhà cung cấp trên tinh thần hai bên thẳng thắn, chia sẻ khó khăn với nhau, hỗ trợ nhau trong hoạt động kinh doanh.
+ Phải để cho tồn thể cơng ty từ ban lãnh đạo đến các bộ phận có liên quan biết tầm quan trọng của cơng tác quản trị hàng tồn kho. Đây là trách nhiệm của cả tập thể chứ khơng phảichỉ riêng bộ phận kế tốn.
+ Tăng cường giám sát, đơn đốc q trình mua ngun vật liệu của khách hàng đối với các hợp đồng đã triển khai trong năm tiếp theo.
+ Đẩy mạnh công tác quản trị hàng tồn kho chạt chẽ hơn nữa, nâng cao việc quản lí hàng tồn kho thơng qua sử dụng các phần mềm.
- Theo ý kiến của bà Nguyễn Thị Lệ Thủy : Chính sách tín dụng của cơng ty đang được áp dụng như thế nào? Những khó khăn và vướng mắc trong quản trị hàng tồn kho.
Bà Nguyễn Thị Lệ Thủy cho biết: chính sách tín dụng của cơng ty là tương đối tốt. Cơng ty ln áp dụng những chính sách tín dụng nới lỏng đối với các nhà cung cấp quen thuộc hoặc dựa trên việc xác minh được phẩm chất tín dụng của khách hàng, trên cơ sở đó đưa ra các tiêu chuẩn tín dụng hợp lý. Từ việc đánh giá vị thế tín dụng của từng khách hàng mà cơng ty áp dụng một chính sách tín dụng hợp lý đối
với từng khách hàng. Công ty đang dần hồn thiện chính sách tín dụng bằng cách xây dựng hợp lý các điều kiện bán hàng như tỷ lệ chiết khấu và thời hạn thanh toán đối với từng khách hàng. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn cịn một số những hạn chế mà công ty sẽ cần phải khắc phục để nâng cao chất lượng và hiệu quả cho cơng ty.
Nhìn chung hoạt động quản trị hàng tồn kho trong công ty vẫn còn nhiều vấn đề phải khắc phục đặc biệt là những hàng tồn kho dư thừa khơng thể tránh khỏi được.. Chính sách đơn đốc, kiểm sốt của cơng ty cũng như nhân sự chưa thật sự được chú trọng trong công tác quản trị hàng tồn kho.
2.3.3. Phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động quản trị hàng tồn kho dựa trêncơ sở dữ liệu thứ cấp cơ sở dữ liệu thứ cấp
2.3.3.1. Phân tích hoạt động quản trị hàng tồn kho tại công ty CP xi măngTrung Hải từ năm 2015 - 2017
Bảng 2.4: Tóm tắt tình hình hàng tồn kho tại cơng ty CP xi măng Trung Hải
Chỉ tiêu Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
Tổng tài sản 448,967,727,509 465,363,177,032 403,232,655,138 Hàng tồn kho 49,873,958,595 50,373,387,218 40,701,292,142 Tỷ lệ tồn kho/Tài sản 11,108% 10,83% 10,09% Các thành phần của
hàng tồn kho
Hàng mua đang đi trên đường 17,324,652,167 18,256,895,423 16,598,631,984 Thành phẩm tồn kho 19,543,642,567 20,698,845,698 15,532985,479 Nguyên liệu để bán 20,568,841,685 15,327,859,964 11,598,870,526 Dự phòng giảm giá tồn kho -7,563,177,824 -3,910,213,867 -3,029,195,847
(Nguồn: Bảng cân đối kế tốn cơng ty CP xi măng Trung Hải)
Nhìn một cách tổng thể hàng tồn kho của cơng ty có xu hướng tăng chiếm tỷ trọng trên tổng tài sản tăng dần qua các năm. Tuy nhiên đối với từng thành phần
hàng tồn kho ta cũng nên tìm hiểu thực tiễn tại cơng ty để có những đánh giá về hiệu quả quản lý hàng tồn kho.
Nhìn chung các thành phần của hàng tồn kho có sự tăng giảm qua các năm nhưng nhìn chung khơng đồng đều. Tới năm 2017 thì các thành phần của hàng tồn kho có giảm so với các năm trước đó. Cán bộ và nhân viên cơng ty cần đưa ra các phương án thích hợp nhất để phù hợp với hồn cảnh và điều kiện của cơng ty.
Thành phầm không phải là loại hàng tồn kho được chú ý của các nhà quản trị doanh nghiệp. Tuy nhiên lượng thành phẩm cũng như chất lượng thành phẩm cũng là những vấn đề được quan tâm trong hoạt động quản lí hàng tồn kho. Lượng thành phẩm liên quan đến chi phí lưu kho, bến bãi. Chất lượng thành phẩm liên quan đến khả năng tiêu thụ, doanh thu, lợi nhuận, và dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Lượng
hàng tồn kho của cơng ty khơng đủ cũng có thể khiến cơng ty mất đi doanh thu, mất đi khách hàng vì khơng đáp ứng đủ được nhu cầu. Nhưng có quá nhiều hàng tồn kho cũng khơng tốt vì nó có thể gia tăng nhiều chi phí như chi phí kho bãi, chi phí bảo dưỡng… Do đó các nhà quản trị của cơng ty cần có chính sách giúp duy trì mức độ tồn kho phù hợp với tình hình của cơng ty, phù hợp với tình hình thị trường.
Bảng 2.5: Giá trị thành phẩm hàng tồn kho cuối các năm
Đơn vị: đồng
Tại ngày 31/12 các năm Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Thành phẩm tồn kho 19,543,642,567 20,698,845,698 15,532985,479
(Nguồn: Phịng tài chính kế tốn cơng ty CP xi măng Trung Hải)
Thành phẩm hàng tồn kho thay đổi qua các năm. Cụ thể Năm 2016 tăng 10,815,611,381 đồng tương đương với 53,72% so với năm 2015. Năm 2017 giảm 2,699,972,409 đồng tương đương với 8,72% so với năm 2016. Với nền kinh tế thị trường ngày càng nhiều công ty xi măng mọc lên, phải cạnh tranh rất nhiều. Điều đó dẫn đến lượng thành phẩm tồn kho tăng đáng kể. Thành phẩm tồn kho bao gồm nhiều loại. Khi xuất nhập thành phẩm cũng quản lí tương tự các loại hàng tồn kho khác. Tính tốn giá trị một đơn vị thành phẩm được tiến hành theo từng tháng dựa trên các báo cáo cụ thể về tình hình kết chuyển các đầu vào trong q trình kinh
doanh. Chi phí sản xuất được tính theo nhập trước – xuất trước. Để quản lí hàng tồn kho phịng tài chính kế tốn sử dụng mẫu bảng sau:
MB1 : Mẫu bảng thống kê hàng tồn kho trong kì tại cơng ty CP xi măng Trung Hải
Số hạng
Số dư đầu kì NHập kho Xuất kho Số dư cuối kì Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị
( Nguồn : Phịng tài chính kế tốn cơng ty CP xi măng Trung Hải)
Sau đây là bảng thống kê hàng tồn kho tại công ty CP xi măng Trung Hải tháng 6 năm 2017:
Bảng 2.6: Bảng thống kê hàng tồn kho tháng 6 năm 2017
Đơn vị : triệu ( đồng)
Số hạng
Số dư đầu kì Nhập kho Xuất kho Số dư cuối kì
Số lượng(tấn) Giá trị Số lượng(tấn) Giá trị Số lượng(tấn) Giá trị Số lượng(t ấn) Giá trị Đá vơi 300 240 700 560 850 680 150 120 Thạch cao 500 600 800 960 1000 1200 300 360 Phụ gia xi măng 290 290 660 660 830 830 120 120 Đất sét 480 336 550 385 900 630 130 91 Than 350 350 300 300 550 550 100 100
(Nguồn : Phịng tài chính kế tốn cơng ty CP xi măng Trung Hải)
Đây là loại bảng biểu rất đơn giản và dễ sử dụng. Từ đó có thể biết được lượng thành phẩm biến đổi ra sao trong một kì. Đồng thời cũng có thể đối chiếu với phiếu xuất và phiếu nhập kho tại công ty.
2.3.3.2. Đánh giá hoạt động quản trị hàng tồn kho tại công ty CP xi măng Trung Hải thông qua một số chỉ số tài chính
Khơng thể phủ nhận được tính ưu việt của các chỉ số tài chính trong viếc đánh giá định tính và định lượng về một hoạt động nào đó của doanh nghiệp. Để đánh giá hiệu quả quản lí hàng tồn kho tại công ty CP xi măng Trung Hải ta cũng phải bắt đầu từ các chỉ số này
Trong lịch sử, số lượng hàng tồn kho tượng trung cho sự tích trữ, giàu có, là thước đo tài sản của một thương gia. Tuy nhiên, khi khoa học quản lí phát triển các nhà quản lí doanh nghiệp đã tích trữ hàng hóa coi trọng tính lưu động của hàng tồn kho
Bảng 2.7: Các chỉ số tài chính cơ bản của cơng ty CP xi măng Trung Hải năm 2015-2017
Chỉ tiêu
Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Chênh lệch
2015/2016 Chênh lệch 2016/2017 Giá vốn hàng bán(1) 330,614,385,7 20 328,477,548,2 00 356,860,470,7 00 - 2,136,837,52 0 28,382,922,50 0 LNTT(2) 2,745,895,935 3,573,433,372 2,275,513,942 206,884,359 -324,479,858 HTK bình qn năm(3) 49,873,958,59 5 50,373,387,21 8 40,701,292,14 2 499,428,623 - 9,672,095,076 Vịng quay HTK(4=1/3) 6,63 6,52 8,77 -4,28 2,94 TG 1 vòng luân chuyển HTK(5=360 ngày/4) 54,29 55,22 41,04 84,11 122,44 Hệ số đảm nhiệm HTK(6=3/1) 0,1508 0,1533 0,1405 0,2337 0,3407 Khả năng sinh lợi của 0,055 0,0709 0,0559 0,4142 0,0335
HTK(7=2/3)
( Nguồn : Báo cáo tài chính của cơng ty xi măng Trung Hải)
Các chỉ số trên cho thấy việc quản lý hàng tồn kho của công ty vẫn chưa hiệu quả. Năm 2016 giảm từ 6,63 xuống 6,52 nhưng tới năm 2017 lại tăng lên 8,77. Một đơn vị hàng tồn kho chưa đem lại nhiều doanh thu cho doanh nghiệp. Hệ quả của điều này là thời gian của một vịng ln chuyển tăng giảm khơng đều qua các năm. Số ngày cần thiết cho hàng tồn kho luân chuyển được một vòng năm 2016 là 55,22 tăng 0,93 so với năm 2015. Điều này cho thấy tốc độ luân chuyển vốn lưu động tại công ty ngày càng giảm. Tốc độ luân chuyển vốn làm giảm quá trình thu hồi vốn, tiếp tục tái đầu tư cho kì sản xuất kinh doanh tiếp theo, nắm bắt những cơ hội kinh doanh mới. Nhưng tới năm 2017 thời gian luân chuyển một vòng giảm xuống còn 41,04, giảm 14,18 so với năm 2016, điều này cho thấy cơng ty quản lí tốt thời gian ln chuyển hàng tồn kho khiến cho mất ít thời gian đưa ra thị trường. Đồng thời hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho cũng thay đổi tăng giảm tương tự. Hệ số này càng lớn thì hiệu quả sử dụng vốn ngày càng thấp, số vốn tiết kiệm được ít.
Cơng ty cổ phần xi măng Trung Hải có khả năng sinh lợi của hàng tồn kho ngày càng tăng. Điều này được lí giải bởi hàng tồn kho thì tăng lên cịn lợi nhuận thì giảm đi qua các năm tài chính. Tốc độ tăng của hàng tồn kho lại cao hơn tốc độ giảm của lợi nhuận trước thuế. Khả năng sinh lợi của hàng tồn kho giảm.
Tuy nhiên các chỉ số tài chính chỉ phản ánh được một phần nào đó tình hình quản lí hàng tồn kho tại các doanh nghiệp. Các số liệu cho thấy về mặt định lượng, hiệu quả quản lí và sử dụng hàng tồn kho qua 3 năm của công ty đã giảm đi. Điều này làm tăng nhiều chi phí của cơng ty, giảm tốc độ ln chuyển vốn, giảm doanh thu và lợi nhuận. Các chỉ số cho thấy việc quản lí hàng tồn kho vẫn chưa đạt hiệu quả. Công ty cần đưa ra các biện pháp cụ thể và phù hợp hơn để doanh thu lợi nhuận cho công ty đạt kết quả cao nhất.