CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
3.3.1. Bước 1: Thỏa thuận và kí kết hợp đồng
Cơng ty sẽ tiến hành kí kết hợp đồng chính thức dựa trên các bản thảo hợp đồng đã soạn trước đó bằng tiếng Việt, Anh hoặc Nga tùy đối tác. Trao gửi báo giá cho các đối tác cùng những điều khoản, đề nghị của công ty. Soạn thảo hợp đổi thương thảo về các điều khoản của hợp đồng qua email. Sau khi hai bên đã hoàn toàn đồng ý với các điều khoản, tiến hành ký kết hợp đồng.
Các rủi ro của công ty thường gặp trong quá trình thỏa thuận, kí kết hợp đồng :
- Soạn thảo sai nội dung của đã bàn bạc trước đó (về giá cả, một số quy định trách nhiệm đối với hai bên tham gia hợp đồng (Công ty 76 – Việt Nam và Công ty IKEA – Thụy Điển).
Phòng ngừa rủi ro :
- Tiến hành soạn thảo cẩn thận, dựa trên các quy trình vốn có của việc soạn thảo hợp đồng.
- Có sự kiểm tra, kiểm soát của cấp trên về việc soạn thảo hợp đồng trước khi giao dịch với đối tác.
Hạn chế tổn thất:
- Gửi mail, điện thoại (với lỗi nhỏ), trực tiếp gặp (với lỗi lớn) để xin lỗi và soạn thảo một bản hợp đồng mới có nội dung phù hợp với yêu cầu của bên đối tác, ưu đãi cho họ một số yêu cầu trong mức độ cho phép.
BÁO CÁO TỔN THẤT
Kính gửi: BGĐ cơng ty TNHH MTV 76 Phòng: Kế hoạch – Kinh doanh
Ms.Trà chịu trách nhiệm soạn thảo hợp đồng xuất khẩu mặt hàng túi PP sang công ty IKEA – Thụy Điển
Thời gian tiếp nhận: 8h00 ngày 23.03.2017 Thời hạn hoàn thành: 16h30 ngày 01.04.2017
Địa điểm xảy ra tổn thất: Phòng Kế hoạch – Kinh doanh Rủi ro
- Soạn thảo sai điều khoản hợp đồng về số tiền thanh toán và đã tiến hành gửi mail cho khách hàng từ 5USD/kg->50USD/kg
Tổn thất
- Khách hàng không hài lịng vì giá q cao, khơng đúng như trong thỏa thuận
Biện pháp giải quyết
- Trưởng phòng – Mr.Dũng yêu cầu Ms.Trà và đồng thời cũng gửi mail xin lỗi, soạn thảo một bản hợp đồng khác, sửa lại chính xác nội dung của hợp đồng dựa trên những thỏa thuận sẵn có.
Tổn thất : về uy tín của cơng ty TNHH MTV 76
Yêu cầu từ phía BGĐ : nhắc nhở Ms.Trà khi để xảy ra rủi ro, tổn thất và cam kết không để lặp lại. Đồng thời cũng nhắc nhở các nhân viên khác trong phòng.