CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
3.3.7. Bước 7: Thanh toán hợp đồng xuất khẩu hàng
Thanh tốn có ý nghĩa vơ cùng quan trọng vì đó là kết quả cuối cùng của một chuỗi cơng việc: giao dịch, đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng . Do vậy, công ty luôn tiến hành kiểm tra cẩn thận, chu đáo từng công việc trong khâu thanh tốn.
Phương thức thanh tốn mà cơng ty TNHH MTV 76 thường sử dụng là thanh toán bằng L/C. Cách này sẽ giúp đảm bảo quyền lợi cho công ty trong nhiều trường hợp. Vì bạn hàng của cơng ty đều là đối tác lâu năm vì thế cách thức thanh tốn và thời gian cũng diễn ra rất nhanh chóng và hiệu quả.
Sơ đồ 3.1: Quy trình thanh tốn bằng L/C
Nguồn : Dỗn Kế Bơn (2010), Giáo trình Quản trị tác nghiệp TMQT
Với vai trị là người xuất khẩu, cơng ty 76 đã chủ động thuê ngân hàng Viettin bank để chịu trách nhiệm trong việc thanh tốn tiền hàng cho mình. Thủ tục thanh toán bằng L/C của cơng ty được thực hiện theo đúng quy trình đưa ra. Cơng ty IKEA – cơng ty nhập khẩu có trách nhiện thanh tốn tiền hàng tuân thủ theo đúng điều khoản của hợp đồng.
Các rủi ro có thể gặp phải :
- Chứng từ giả, khơng trung thực làm q trình thanh tốn khơng thể diễn ra.
- Ngân hàng thanh mở L/C mất khả năng thanh toán.
- Do chứng từ thanh tốn khơng phù hợp với quy định mở L/C.
Phòng ngừa rủi ro :
- Kiểm sốt q trình soạn thảo và chuẩn bị chứng từ thanh tốn. - Lựa chọn ngân hàng uy tín.
Hạn chế rủi ro
- Kiểm tra rõ nguyên nhân để chinh sửa ngay. Nếu do chứng từ thì cần phải bổ sung để giái quyết nhanh chóng và hiệu quả
- Bàn bạc và thương lượng với ngân hàng về trục trặc trong q trình thanh tốn.
Hình thành các vị trí nhân sự trong q trình quản trị rủi ro
Công ty TNHH MTV 76 không tổ chức một phòng ban hay bộ phận riêng để chuyên trách về vấn đề quản trị rủi ro mà dựa trên nhân sự và những công việc mà
từng nhân viên trong phòng đảm nhiệm mà trưởng phòng – Mr.Dũng sẽ quy định trách nhiệm khi xảy ra rủi ro trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Tôi đã tiến hành phỏng vấn Mr.Dũng để có được một số thơng tin về trách nhiệm của nhân viên trong phòng khi thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng túi PP sang công ty IKEA với những câu hỏi :
1. Nhiệm vụ của những nhân viên trong phịng khi thực hiện hợp đồng là gì ? Trả lời : Có thể lấy một số ví dụ :
- Ms. Trà : soạn thảo hợp đồng
- Mr. Tuấn : dịch nội dung hợp đồng, gửi mail cho đối tác, nhận mail, dịch và thơng báo nội dung cho nhân viên trong phịng và cấp trên
- Ms. Hường : làm thủ tục hải quan và thanh toán với đối tác
Mỗi nhân viên trong phịng có trách nhiệm riêng trong việc thực hiện hợp đồng. Vì thế mà trong quá trình thực hiện nếu gặp bất kì rủi ro nào thì chính nhân viên ấy sẽ phải chịu trách nhiệm. Và hai người chịu trách nhiệm cao nhất là Ms.Thanh – phó phịng và Mr.Dũng – trưởng phịng.
Nghiên cứu và nhận dạng các rủi ro
Bước 1 : Nghiên cứu về nguồn rủi ro và đối tượng rủi ro
Nguồn rủi ro đối với công ty : có thể do bản thân những người tham gia trực tiếp vào việc thực hiện hợp đồng
Ví dụ :
- Ms.Trà soạn thảo hợp đồng sai các điều khoản, sắp xếp không hợp lý rất dề đến việc đối tác hiểu nhầm ý của bản hợp đồng.
- Mr.Tuấn : dịch hợp đồng và mail trả lời chưa sát với những ý trong hợp đồng cũng sẽ rất dẫn đến sai sót.
Rủi ro cũng có thể đến từ yếu tố tự nhiên :
Ví dụ : công ty tiến hành vận chuyển hàng bằng tàu biển. Trong quá trình vận chuyển gặp bão nên hàng bị hỏng gây tổn thất cho công ty. Điều này cũng phải được quy định rõ ràng trong hợp đồng (tổn thất do bên nào chịu, cách giải quyết…).
Bước 2 : Nhận dạng các rủi ro trong q trình thực hiện hợp đồng
Phịng kế hoạch – kinh doanh hay sử dụng báo cáo tài chính như một cơng cụ để nhận dạng rủi ro bằng cách phân tích tài khoản, chi phí và lợi nhuận, đối chiếu với kế hoạch tài chính được thiết lập đầu năm để có số liệu và nhận định những rủi ro gặp phải.
Phân tích và dự báo tổn thất
Phịng kế hoạch – kinh doanh đã tiến hành lập báo cáo về những rủi ro và tổn thất gặp phải về : tổn thất tài sản, tổn thất nhân lực, tổn thất uy tín.
CHƯƠNG 4 : ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP TRONG QUÁ TRÌNH QUẢN TRỊ RỦI RO KHI THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU MẶT HÀNG TÚI PP SANG CÔNG TY IKEA – THỤY ĐIỂN
CỦA CÔNG TY TNHH MTV 76. 4.1. Định hướng phát triển của công ty
4.1.1. Quan điểm của công ty TNHH MTV 76 về việc quản trị rủi ro trongkinh doanh xuất nhập khẩu. kinh doanh xuất nhập khẩu.
Trước sự đa dạng, phức tạp của rủi ro trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, cơng ty hiện có nhiều quan điểm khác nhau về hạn chế rủi ro trong lĩnh vực này.
Thứ nhất, hạn chế rủi ro là biện pháp cơ bản, chủ động, tích cực nhằm cải thiện mơi trường kinh doanh của cơng ty, giảm chi phí, tăng hiệu quả kinh doanh duy trì sự bền vững.
Thứ hai, phòng hơn chống rủi ro xảy ra trong hoạt động nhập khẩu. Phòng rủi ro là sử dụng biện pháp mang tính kĩ thuật, tổ chức nhằm ngăn chặn nguy cơ rủi ro, né tránh rủi ro có thể xảy ra.Chống rủi ro là biện pháp được sử dụng sau khi rủi ro đã xảy ra làm thiệt hại về người và của.Nếu phịng ngừa được, Cơng ty sẽ tránh được những rủi ro không được bảo hiểm đầy đủ. Do đó, phịng ngừa rủi ro là biện pháp ưu việt hơn cả.
Thứ ba, kết hợp chặt chẽ giữa mạo hiểm và tạo lập các biện pháp an toàn trong kinh doanh nhập khẩu. Rủi ro tồn tại khách quan, do đó,khi tham gia vào hoạt đỗng xuất nhập khẩu, Công ty buộc phải chấp nhận rủi ro. Chấp nhận rủi ro dựa trên nền tảng của tầm nhìn xa trơng rộng, suy diễn logic, dự báo, dự đốn mọi tình huống có thể xảy ra bằng cách kết hợp chặt chẽ giữa mạo hiểm và an toàn trong kinh doanh.
Quản trị rủi ro là một khái niệm bao hàm giữa việc xác lập mục tiêu trong quản trị rủi ro, vạch ra chiến lược, thực hiện, đánh giá và tiến hành sửa đổi, đưa ra những biện pháp nhằm hạn chế rủi ro đó. Đây là một khái niệm khá rộng, bất kì một cơng ty nào, không chỉ riêng công ty 76 muốn tận dụng cơ hội để hạn chế mức thấp nhất rủi ro xảy ra cho cơng ty, giảm chi phí, nâng cao uy tín cho cơng ty.
4.1.2. Phương hướng của công ty TNHH MTV 76 về việc quản trị rủi rotrong quá trình kinh doanh xuất nhập khẩu trong quá trình kinh doanh xuất nhập khẩu
Trước tình hình rủi ro trong kinh doanh nhập khẩu ngày càng biến động không lường, công ty TNHH MTV 76 đã đưa ra một số phương hướng cơ bản về hạn chế rủi ro trong kinh doanh xuất khẩu như sau:
Thứ nhất, áp dụng triệt để bảo hiểm cho hàng hóa. Bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu của cơng ty cho đến nay vẫn được coi là biện pháp phòng chống, hạn chế rủi ro chủ yếu chưa thể thay thế được bởi những tác dụng cơ bản của nó. Tuy nhiên, hệ thống bảo hiểm hàng hóa ở Việt Nam cịn chưa được chặt chẽ, do đó, cơng ty cần phải nghiên cứu kĩ lưỡng để đưa ra những quyết định của mình.
Thứ hai, hồn thiện kĩ thuật an tồn trên quan điểm phịng hơn chống nhằm chủ động ngăn chặn, phòng ngừa rủi ro, giảm thiểu nguy cơ rủi ro. Các kỹ thuật an toàn này bao gồm: an toàn trong vận chuyển, an toàn trong sử dụng ngoại tệ, mở L/C...
Thứ ba, song song với việc thúc đẩy kinh doanh xuất khẩu thì cơng ty cũng cần phải hồn thiện các biện pháp hạn chế rủi ro. Kết hợp giữa các biện pháp hạn chế rủi ro và các biện pháp thúc đẩy kinh doanh sẽ giúp công ty đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất trong kinh doanh xuất khẩu của công ty.
4.2. Giải pháp hạn chế rủi ro trong thực hiện hợp đồng xuất khẩu đượcvận dụng tại công ty TNHH MTV 76. vận dụng tại công ty TNHH MTV 76.
4.2.1. Đối với doanh nghiệp
4.2.1.1. Xây dựng chương trình phịng ngừa rủi ro hồn chỉnh, hệ thống
Cơng ty cần xây dựng mẫu báo cáo tổn thất cho các bộ phận có liên quan để có được thơng tin và dự liệu phục vụ cho dự báo và phân tích rủi ro. Mẫu báo cáo
nên có các nội dung như: các chi phí, phí tổn, các trường hợp suýt gây ra tổn thất, các cảnh báo, các đề xuất kiến nghị về phòng ngừa và hạn chế rủi ro, tổn thất. Mẫu báo cáo được phát cho các phòng ban và yêu cầu các phòng ban cũng như nhân sự đảm bảo các công việc liên quan đến thực hiện hợp đồng cần có báo cáo thường xun. Cơng ty phải có các chính sách thơng báo, huấn luyện rộng rãi để khuyến khích việc báo cáo cận nguy và xây dựng một hệ thống mẫu báo cáo cận nguy dễ hiểu và thân thiện với người sử dựng.
Dựa vào các báo cáo tổn thất và nguồn thơng tin bên ngồi về những trường hợp tương tự trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu để có được những dự báo tổn thất tốt nhất.
Công ty nên tiến hành đầy đủ và hợp lý các nghiệp vụ trong quản trị rủi ro: nghiên cứu, nhận dạng rủi ro, phân tích,dự báo tổn thất.
Nhà quản trị của công ty cần dựa vào bảng liệt kê rủi ro và hạn chế tổn thất để xây dựng phương án né tránh rủi ro và hạn chế tổn thất.
4.2.1.2. Nâng cao trình độ, kiến thức chun mơn nghiệp vụ và trình độ quản lý
Con người là tài sản quý giá nhất của mọi tổ chức, nhưng đồng thời cũng chính con người đem lại những rủi ro lớn nhất. Thực tế, cơng ty có một chiến lược phát triển tốt nhưng nhân lực yếu kém thì việc thành cơng là khó xảy ra. Vì vậy, cần chú trọng công tác đào tạo cán bộ nhân viên cả về chuyên môn nghiệp vụ, kiến thức pháp luật, đạo đức nghề nghiệp và ý thức phịng ngừa rủi ro. Cơng tác đào tạo là một nhân tố quyết định thành công đối với sự phát triển của một đất nước nói chung cũng như từng doanh nghiệp nói riêng. Vì vậy đào tạo đơi ngũ nhân viên có trình độ và năng lực phẩm chất là việc làm cần thiết để phòng ngừa, hạn chế rủi ro trong hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động thực hiện hợp đồng xuất khẩu nói riêng.
Cơng ty TNHH MTV 76 hiện nay gồm có hơn 2000 cán bộ nhân viên . Tuy nhiên, số lượng cán bộ nhân viên có trình độ chun mơn cao, hiểu rõ về các nghiệp vụ xuất nhập khẩu khơng nhiều. Vì vậy cơng ty cần phải có các chương trình thu hút , đào tạo và nâng cao trình độ chun mơn cho nhân viên. Cơng ty có thể áp dụng một số biện pháp sau:
Đây được xem là nhiệm vụ có tính chiến lược trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đào tạo, bồi dưỡng nhân viên một mặt tạo ra động cơ làm việc cho nhân viên để có tinh thần làm việc tốt hơn. Mặt khác, tạo ra được cơ sở thực hiện cho nhân viên có thể hồn thành tốt nhiệm vụ được giao. Đào tạo và giáo dục nhân viên phải nhằm vào mục tiêu tồn diện cho kế hoạch đào tạo của cơng ty: nâng cao thể chất, nâng cao khả năng hòa nhập cộng đồng, nghiệp vụ, tinh thần, thái độ và trách nhiệm đối với doanh nghiệp và xã hôi. Phối hợp với các đối tác nước ngoài, đặc biệt là Thụy Điển nhằm bồi dưỡng thêm về chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên công ty hiểu rõ cặn kẽ về đặc điểm thị trường Thụy Điển và các mặt hàng kinh doanh của công ty .
Cử nhân viên chuyên ngành tham gia các buổi tập huấn mà cơ quan có trách nhiệm tổ chức nhằm nâng cao chuyên mơn, cập nhật các chính sách, thay đổi nghiệp vụ có liên quan.
Thực hiện quản trị nhân sự:
Chun mơn hóa trong q trình thực hiện HĐXK.Cần sắp xếp nhân sự cho công tác quản trị rủi ro một cách hợp lý, tránh để trùng lặp công việc giữa các cá nhân, bộ phận. Gắn trách nhiệm của nhân viên với cơng việc được giao. Hình thành hệ thống kiểm tra chéo giữa các nhân viên tạo nên sự giám sát thi đua lẫn nhau giữa các nhân viên.
Người lao động chỉ phát huy hết trí lực và năng lực để hoàn thành tốt nhiệm vụ khi được đáp ứng đầy đủ điều kiện làm việc cũng như các quyền lợi về vật chất và tinh thần. Để đáp ứng lợi ích của cả hai phía (cơng ty và người lao động), cơng ty TNHH MTV 76 cần phải có chế độ làm việc và đãi ngộ thích hợp với từng điều kiện cụ thể và ln được hồn thiện: thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi, điều kiện làm việc, thu nhập, thưởng, các chế độ ưu đãi, bảo hiểm y tế, khả năng thăng tiến, thăm quan du lịch, ….
Đào tạo và nâng cao kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương cho các cán bộ công nhân viên:
Trong cơ chế thị trường, để đảm bảo hoạt động kinh doanh có hiệu quả cao thì vai trị của con người càng trở nên quan trọng. Còn đối với hoạt động kinh doanh quốc tế với những thay đổi liên tục các tập quán, các thông lệ quốc tế, các điều khoản giao dịch....đã khiến vai trị của con người trở thành vị trí trung tâm và quan
trọng bậc nhất đối với mọi doanh nghiệp. Do đó, yêu cầu đối với đội ngũ cán bộ ngày càng cao. Sự thành công của công ty ở hiện tại cũng như sau này phụ thuộc rất lớn vào họ. Vì vậy, cơng ty cần có một chiến lược về con người cho phù hợp để thu hút được nhiều cán bộ có năng lực làm việc. Cơng ty cần có những biện pháp sau:
- Bố trí nhân sự giỏi về nghiệp vụ ở khâu lập bộ chứng từ thanh toán để hạn chế tối đa sự sai xót.
- Có chính sách đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên về nghiệp vụ, kiến thức hiểu biết về chính sách, pháp luật có liên quan đến hoạt động xuất khẩu.
4.2.1.3. Trong quy trình thực hiện hợp đồng
Sau khi kí kết hợp đồng xuất khẩu, công việc tiếp theo của công ty là tiến hành thực hiện tốt các công việc đã thỏa thuận trong hợp đồng. Thực hiện tốt các trách nhiệm trong hợp đồng không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn nâng cao uy tín của cơng ty đối với khách hàng, tạo điều kiện để khách hàng thực hiện nghĩa vụ của mình trong hợp đồng.
Để công ty hoạt động theo đúng nghĩa những mục tiêu và phương hướng đề ra một cách có hiệu quả thì địi hỏi cơng ty phải có những biện pháp thích hợp. Cơng ty cần thực hiện tốt các cơng việc sau:
- Cần chủ động và linh hoạt trong vấn đề thuê phương tiện vận tải vận chuyển hàng xuất khẩu. Đây có thể là điểm yếu chung của các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu của Việt Nam nói chung và của 76 nói riêng. Do các cán bộ nghiệp vụ chưa có nhiều kinh nghiệm và chưa tinh thơng các điều kiện cho thuê tàu nên công ty thường ký hợp đồng theo giá CIF. Do vậy, để khắc phục hạn chế này, cơng ty nên có kế hoạch nâng cao trình độ nghiệp vụ thuê phương tiện vận tải cho đội ngũ cán bộ chuyên trách công việc này của Cơng ty thơng qua các hình thức đào tạo nâng cao nghiệp vụ.