CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
4.2. Giải pháp hạn chế rủi ro trong thực hiện hợp đồng xuất khẩu được vận
4.2.1. Đối với doanh nghiệp
4.2.1.1. Xây dựng chương trình phịng ngừa rủi ro hồn chỉnh, hệ thống
Công ty cần xây dựng mẫu báo cáo tổn thất cho các bộ phận có liên quan để có được thơng tin và dự liệu phục vụ cho dự báo và phân tích rủi ro. Mẫu báo cáo
nên có các nội dung như: các chi phí, phí tổn, các trường hợp suýt gây ra tổn thất, các cảnh báo, các đề xuất kiến nghị về phòng ngừa và hạn chế rủi ro, tổn thất. Mẫu báo cáo được phát cho các phòng ban và yêu cầu các phòng ban cũng như nhân sự đảm bảo các công việc liên quan đến thực hiện hợp đồng cần có báo cáo thường xun. Cơng ty phải có các chính sách thơng báo, huấn luyện rộng rãi để khuyến khích việc báo cáo cận nguy và xây dựng một hệ thống mẫu báo cáo cận nguy dễ hiểu và thân thiện với người sử dựng.
Dựa vào các báo cáo tổn thất và nguồn thơng tin bên ngồi về những trường hợp tương tự trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu để có được những dự báo tổn thất tốt nhất.
Công ty nên tiến hành đầy đủ và hợp lý các nghiệp vụ trong quản trị rủi ro: nghiên cứu, nhận dạng rủi ro, phân tích,dự báo tổn thất.
Nhà quản trị của công ty cần dựa vào bảng liệt kê rủi ro và hạn chế tổn thất để xây dựng phương án né tránh rủi ro và hạn chế tổn thất.
4.2.1.2. Nâng cao trình độ, kiến thức chun mơn nghiệp vụ và trình độ quản lý
Con người là tài sản quý giá nhất của mọi tổ chức, nhưng đồng thời cũng chính con người đem lại những rủi ro lớn nhất. Thực tế, cơng ty có một chiến lược phát triển tốt nhưng nhân lực yếu kém thì việc thành cơng là khó xảy ra. Vì vậy, cần chú trọng cơng tác đào tạo cán bộ nhân viên cả về chuyên môn nghiệp vụ, kiến thức pháp luật, đạo đức nghề nghiệp và ý thức phịng ngừa rủi ro. Cơng tác đào tạo là một nhân tố quyết định thành công đối với sự phát triển của một đất nước nói chung cũng như từng doanh nghiệp nói riêng. Vì vậy đào tạo đơi ngũ nhân viên có trình độ và năng lực phẩm chất là việc làm cần thiết để phòng ngừa, hạn chế rủi ro trong hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động thực hiện hợp đồng xuất khẩu nói riêng.
Cơng ty TNHH MTV 76 hiện nay gồm có hơn 2000 cán bộ nhân viên . Tuy nhiên, số lượng cán bộ nhân viên có trình độ chun mơn cao, hiểu rõ về các nghiệp vụ xuất nhập khẩu khơng nhiều. Vì vậy cơng ty cần phải có các chương trình thu hút , đào tạo và nâng cao trình độ chun mơn cho nhân viên. Cơng ty có thể áp dụng một số biện pháp sau:
Đây được xem là nhiệm vụ có tính chiến lược trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đào tạo, bồi dưỡng nhân viên một mặt tạo ra động cơ làm việc cho nhân viên để có tinh thần làm việc tốt hơn. Mặt khác, tạo ra được cơ sở thực hiện cho nhân viên có thể hồn thành tốt nhiệm vụ được giao. Đào tạo và giáo dục nhân viên phải nhằm vào mục tiêu tồn diện cho kế hoạch đào tạo của cơng ty: nâng cao thể chất, nâng cao khả năng hòa nhập cộng đồng, nghiệp vụ, tinh thần, thái độ và trách nhiệm đối với doanh nghiệp và xã hôi. Phối hợp với các đối tác nước ngoài, đặc biệt là Thụy Điển nhằm bồi dưỡng thêm về chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên công ty hiểu rõ cặn kẽ về đặc điểm thị trường Thụy Điển và các mặt hàng kinh doanh của công ty .
Cử nhân viên chuyên ngành tham gia các buổi tập huấn mà cơ quan có trách nhiệm tổ chức nhằm nâng cao chuyên mơn, cập nhật các chính sách, thay đổi nghiệp vụ có liên quan.
Thực hiện quản trị nhân sự:
Chun mơn hóa trong q trình thực hiện HĐXK.Cần sắp xếp nhân sự cho công tác quản trị rủi ro một cách hợp lý, tránh để trùng lặp công việc giữa các cá nhân, bộ phận. Gắn trách nhiệm của nhân viên với cơng việc được giao. Hình thành hệ thống kiểm tra chéo giữa các nhân viên tạo nên sự giám sát thi đua lẫn nhau giữa các nhân viên.
Người lao động chỉ phát huy hết trí lực và năng lực để hoàn thành tốt nhiệm vụ khi được đáp ứng đầy đủ điều kiện làm việc cũng như các quyền lợi về vật chất và tinh thần. Để đáp ứng lợi ích của cả hai phía (cơng ty và người lao động), cơng ty TNHH MTV 76 cần phải có chế độ làm việc và đãi ngộ thích hợp với từng điều kiện cụ thể và ln được hồn thiện: thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi, điều kiện làm việc, thu nhập, thưởng, các chế độ ưu đãi, bảo hiểm y tế, khả năng thăng tiến, thăm quan du lịch, ….
Đào tạo và nâng cao kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương cho các cán bộ công nhân viên:
Trong cơ chế thị trường, để đảm bảo hoạt động kinh doanh có hiệu quả cao thì vai trị của con người càng trở nên quan trọng. Còn đối với hoạt động kinh doanh quốc tế với những thay đổi liên tục các tập quán, các thông lệ quốc tế, các điều khoản giao dịch....đã khiến vai trị của con người trở thành vị trí trung tâm và quan
trọng bậc nhất đối với mọi doanh nghiệp. Do đó, yêu cầu đối với đội ngũ cán bộ ngày càng cao. Sự thành công của công ty ở hiện tại cũng như sau này phụ thuộc rất lớn vào họ. Vì vậy, cơng ty cần có một chiến lược về con người cho phù hợp để thu hút được nhiều cán bộ có năng lực làm việc. Cơng ty cần có những biện pháp sau:
- Bố trí nhân sự giỏi về nghiệp vụ ở khâu lập bộ chứng từ thanh toán để hạn chế tối đa sự sai xót.
- Có chính sách đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên về nghiệp vụ, kiến thức hiểu biết về chính sách, pháp luật có liên quan đến hoạt động xuất khẩu.
4.2.1.3. Trong quy trình thực hiện hợp đồng
Sau khi kí kết hợp đồng xuất khẩu, cơng việc tiếp theo của công ty là tiến hành thực hiện tốt các công việc đã thỏa thuận trong hợp đồng. Thực hiện tốt các trách nhiệm trong hợp đồng không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn nâng cao uy tín của cơng ty đối với khách hàng, tạo điều kiện để khách hàng thực hiện nghĩa vụ của mình trong hợp đồng.
Để công ty hoạt động theo đúng nghĩa những mục tiêu và phương hướng đề ra một cách có hiệu quả thì địi hỏi cơng ty phải có những biện pháp thích hợp. Cơng ty cần thực hiện tốt các cơng việc sau:
- Cần chủ động và linh hoạt trong vấn đề thuê phương tiện vận tải vận chuyển hàng xuất khẩu. Đây có thể là điểm yếu chung của các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu của Việt Nam nói chung và của 76 nói riêng. Do các cán bộ nghiệp vụ chưa có nhiều kinh nghiệm và chưa tinh thơng các điều kiện cho thuê tàu nên công ty thường ký hợp đồng theo giá CIF. Do vậy, để khắc phục hạn chế này, cơng ty nên có kế hoạch nâng cao trình độ nghiệp vụ thuê phương tiện vận tải cho đội ngũ cán bộ chuyên trách công việc này của Cơng ty thơng qua các hình thức đào tạo nâng cao nghiệp vụ.
- Thủ tục hải quan: Công ty phải khai báo chi tiết về hàng hóa lên tờ khai hải quan bao gồm các nội dung: tên hàng, phẩm chất số lượng, ký mã hiệu hoặc mã số, khối lượng, đơn giá...và nộp các chững từ có liên quan như: vận đơn, hóa đơn thương mại, hợp đồng nhập khẩu, bảng kê khai hàng hóa... Và bộ chứng từ phải hợp lệ, hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam. Do vậy, để giảm bớt những rắc rối có thể xảy ra trong khâu này, công ty cần lưu ý những điểm sau đây:
+ Lập hồ sơ đúng với quy định hải quan về số lượng, số loại chững từ cần thiết.
+ Kê khai nội dung trên chững từ phải đúng, cần tham khảo cách viết đúng, tránh tình trạng kê khai nhầm lẫn dẫn tới không ăn khớp với các chứng từ hoặc khơng giống với tình trạng thực tế hàng hóa.
+ Cần phải có người chun trách trong khâu tính thuế nếu khơng sẽ dẫn đến khai nhầm thuế làm mất thời gian tính lại.
- Giao hàng
+ Cán bộ đi làm thủ tục hải quan cần phải chuẩn bị đầy đủ giấy tờ để tránh mất thời gian, đi lại nhiều lần làm chậm tiến độ giao hàng trong khi làm thủ tục thông quan cho hàng hoá.
+ Đối chiếu chứng từ với bên nhập khẩu để đảm bảo khơng xảy ra sai xót trong việc sử dụng chứng từ
+ Trong quá trình tiếp giao hàng cơng ty phải thường xun giám sát hàng hố về mặt chất lượng cũng như số lượng.
- Kiểm tra hàng hóa.
Theo quy định của pháp luật Việt Nam thì hàng xuất khẩu khi về qua cảng cần phải kiểm tra kỹ càng. Mỗi cơ quan tuỳ theo chức năng của mình phải tiến hành cơng việc kiểm tra đó. Mục đích của q trình kiểm tra hàng hố xuất khẩu là bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người bán và là cơ sở khiếu nại. Nội dung cần kiểm tra là:
+ Kiểm tra về số lượng: Số lượng hàng thiếu, số lượng hàng bị lỗi và nguyên nhân.
+ Kiểm tra về chất lượng.
+ Kiểm tra về chủng loại, kích thước, màu sắc, nhãn hiệu, quy cách. + Kiểm tra sù suy giảm về chất lượng, mức độ suy giảm, nguyên nhân.
Khi giao hàng hoá cần phải bàn giao kĩ càng cho bên nhập khẩu về số lượng và chất lượng.