8. Kết cấu của luận văn
2.2. Thực trạng hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Tổng cơng ty789 hiện nay
2.2.3. Thủ tục kiểm soát nội bộ
Là một Công ty hoạt động trên địa bàn rộng lớn trong lĩnh vực bất động sản, xây dựng nhiều biến động phức tạp, công tác quản lý ở Công ty là một cơng việc vơ cùng khó khăn địi hỏi Lãnh đạo phải có trình độ quản lý cao đồng thời phải xây dựng được một HTKSNB hữu hiệu phục vụ đắc lực cho công tác quản lý. Nhận thức được những khó khăn đó, Lãnh đạo Cơng ty đã quan tâm đến việc xây dựng, thiết lập các thủ tục và qui chế kiểm soát nội bộ nhằm định hướng và điều chỉnh các hoạt động trong Công ty.
Để đáp ứng nhu cầu quản lý, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, bộ máy quản lý kinh doanh của Công ty được tổ chức một cách chặt chẽ và khoa học; tránh sự trùng lặp, chồng chéo trong phân cơng phân nhiệm. Tồn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đều đặt dưới sự điều hành, chỉ đạo của Ban Tổng Giám đốc. Các phòng, ban chức năng được phân chia nhiệm vụ, quyền hạn rõ ràng. Cơ cấu tổ chức quản lý của Tổng công ty 789 có thể được khái quát theo sơ đồ sau đây:
Sơ đồ 2.3: Quy trình kiểm sốt nội bộ tại Tổng cơng ty 789
Tổng giám đốc công ty là người đại diện pháp lý, chịu trách nhiệm trước cơ quan pháp luật và tập thể người lao động điều hành sản xuất kinh doanh của công ty theo đúng đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước và quy định của Quân đội. Tổng giám đốc có quyền quyết định cơ cấu tổ chức, sắp xếp bố trí nhân sự, phụ trách cơng tác nghiên cứu khoa học, đào tạo huấn luyện, xây dựng cơ bản.
5 PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC
Chịu trách nhiệm về các mảng kinh doanh, kỹ thuật, nội bộ và quản lý chi nhánh
Phòng kế hoạch kỹ thuật: Kiểm tra, đôn đốc hoạt động thi công, sản xuất của TCT Phịng Tài chính kế tốn: Quản lý nguồn vốn, tài sản, cơng nợ của TCT Phịng Tổ chức lao động: Quản trị hồ sơ, quân số, chính sách của TCT Phòng dự án đầu tƣ: Tham mưu, triển khai thực hiện các dự án đầu tư kinh doanh Phòng Chính trị: Tham mưu những nội dung về cơng tác Đảng, cơng tác chính trị Phịng Tổng hợp: Tổ chức, triển khai, kiểm tra, giám sát, bảo đảm cho các doạt động của TCT Văn phịng: quản lý hành chính, hậu cần, huấn luyện duy trì kỷ luật quân đội và quy định của TCT
CHỦ TỊCH KIÊM TỔNG GIÁM ĐƠC
Chịu trách nhiệm quản lý tồn diện về mọi mặt
Các phó tổng giám đốc là người giúp giám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của công ty theo sự phân công của Tổng giám đốc. Các Phó Tổng giảm đốc phải chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về từng mặt cơng tác được phân cơng phụ trách như: Phó tổng giám đốc phụ trách kỹ thuật là đại diện lãnh đạo về chất lượng cơng trình, giúp việc cho tổng giám đốc và chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về mọi cơng tác kế hoạch kỹ thuật. Phó tổng giám đốc phụ trách nội bộ là trực tiếp điều hành phịng chính trị, tổ chức lao động…
Các phịng ban chun mơn nghiệp vụ của Cơng ty có chức năng tham mưu giúp việc cho tổng giám đốc Công ty thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty theo đúng các quy định tại điều lệ Tổ chức và hoạt động của Cơng ty. Tương ứng với chức năng của mình, các phịng /ban thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như sau:
Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật
Là cơ quan tham mưu cho Đảng ủy, Ban Tổng giám đốc lãnh đạo, chỉ đạo xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn, trung hạn đảm bảo uy tín, bền vững và hiệu quả; Tổ chức hệ thống quản lý kỹ thuật, ứng dụng công nghệ tiên tiến vào sản xuất; xây dựng và phát triển mơ hình thi công chuyên phù hợp với định hướng của Tổng công ty; chỉ đạo nghiệp vụ, hướng dẫn và tổ chức, triển khai, kiểm tra đôn đốc đảm bảo cho các hoạt động thi công, sản xuất của Tổng công ty đạt tiến độ, chất lượng, đảm bảo an tồn lao động, vệ sinh cơng nghiệp, mơi trường
Đối với các dự án Công ty tổ chức thực hiển trực tiếp, lập các HĐKT, tổ chức thực hiện các HĐKT và thanh lý HĐKT.
Căn cứ vào xác nhận khối lượng thực hiện của phịng Kỹ thuật cơng nghệ, kiểm tra việc lập khối lượng xác định quỹ lương hàng tháng, thẩm định các báo cáo dự toán, thanh quyết tốn của các đơn vị thuộc Cơng ty.
Phịng Tài chính - Kế tốn
Là bộ phận tham mưu giúp Tổng giám đốc tổ chức thực hiện tồn bộ cơng tác tài chính, kế tốn , thống kê, thơng tin kinh tế và hạch tốn kinh tế trong Cơng ty theo đúng pháp luật của Nhà nước và quy định của Quân đội, cụ thể:
- Quản lý chặt chẽ mọi nguồn vốn, tham mưu cho Tổng giám đốc về việc sử dụng, huy động, vay vốn, đảm bảo đủ vốn cho hoạt động SXKD của Công ty. Thực hiện các biện pháp bảo toàn vốn, đánh giá hiệu quả sử dụng vốn. Cấp vốn cho các xí nghiệp theo tiến độ thi cơng và kế hoạch được duyệt.
- Tham gia xây dựng phương hướng chiến lược, các dự án đầu tư và các kế hoạch SXKD của Công ty.
- Giúp Tổng giám đốc soạn thảo và quản lý trực tiếp các HĐKT. Quản lý chặt chẽ các loại tài sản của Công ty, xác định rõ nguồn vốn của từng loại tài sản đồng thời phải đăng ký đầy đủ vào sổ sách kế tốn và tính đầy đủ khấu hao theo chế độ quy định.
- Quản lý chặt chẽ quỹ lương và duyệt phân phối tiền lương của các Xí nghiệp, lập các báo cáo phân phối tiền lương của cơ quan công ty. Thực hiện chế độ phân phối đãi ngộ đến tận tay người lao động.
- Kiểm tra kiểm soát mọi hoạt động tài chính kế tốn trong Cơng ty, có trách nhiệm yêu cầu các bộ phận lập đủ và đúng các chứng từ theo mẫu biểu đã hướng dẫn mỗi khi chi tiêu hoặc thanh toán.
- Xác định và phản ánh kịp thời chính xác đúng chế độ kết quả kiểm kê hàng kỳ, chuẩn bị đầy đủ và kịp thời các thủ tục, tài liệu cần thiết cho việc xử lý các trường hợp làm thất thốt tài sản của Cơng ty.
- Chỉ đạo cơng tác tài chính của các Xí nghiệp trực thuộc Cơng ty. Tổ chức hướng dẫn và kiểm tra, thanh tra kế tốn trong nội bộ Cơng ty, lưu trữ các tài liệu kế tốn và các tài liệu khác có liên quan. Lập đầy đủ chính xác và
gửi đúng hạn các báo cáo kế toán, thống kê, báo cáo quyết toán hàng kỳ lên cơ quan tài chính cấp trên và các cơ quan có liên quan theo quy định.
- Xây dựng và quản lý các ngân sách hỗ trợ cho các chương trình hoạt động của Cơng ty: Chương trình đào tạo cán bộ; nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật; phát triển sản phẩm mới; các hoạt động Marketing...
- Thường xun phân tích tình hình tài chính, đánh giá khái qt tình hình tài chính, phân tích tình hình đảm bảo nguồn vốn lưu động, phân tích tình hình và khả năng thanh tốn, phân tích hiệu quả kinh doanh... Trên cơ sở đó đề xuất các biện pháp hữu hiệu để nâng cao chất lượng công tác quản lý kinh doanh và hiệu quả kinh doanh.
- Kế tốn trưởng cơng ty có chức năng giúp Tổng giám đốc tổ chức thực hiện tốt cơng tác kế tốn, thống kê, thơng tin kinh tế và hạch tốn kinh tế ở Cơng ty. Kế tốn trưởng có nhiệm vụ, quyền hạn như điều lệ Kế tốn trưởng ở Xí nghiệp Quốc doanh theo quy định hiện hành của Nhà nước.
- Tổ chức lưu giữ hồ sơ, tài liệu về nghiệp vụ chun mơn và các chứng từ kế tốn theo đúng chế độ quy định và tổ chức thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Giám đốc Cơng ty.
Văn phịng
Là cơ quan hành chính, hậu cần giúp Ban Tổng giám đốc Tổng công ty quản lý cơng tác văn phịng; hậu cần; huấn luyện; duy trì điều lệnh, kỷ luật nền nếp của Quân đội theo quy định, quy chế của Tổng công ty.
Tổ chức canh gác, bảo vệ, bảo đảm an toàn trong và ngồi giờ hành chính ở khu vực làm việc của Cơng ty. Quản lý, duy trì các hoạt động và sinh hoạt nội bộ cho tất cả cán bộ, công nhân của Công ty
Quản lý con dấu, lưu trữ các tài liệu đi và đến, mở sổ ghi chép đăng ký thu và phát công văn tài liệu theo đúng nguên tắc bảo mật. Đăng ký quản lý các tài sản thuộc văn phịng Cơng ty, truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh của
Giám đốc đến các bộ phận. Tiếp nhận và cấp phát trang bi bảo hộ lao động, bưu phẩm, thư báo đến đúng đối tượng. Cung cấp, quản lý, lưu trữ các loại nhật báo, tuần báo, các tạp chí mang tính thơng tin và quản lý kinh tế.
Đánh máy, photocopy kịp thời các tài liệu và văn bản theo yêu cầu của các bộ phận thuộc Công ty. Mọi văn bản trước khi đánh máy, photocopy phải được Ban Tổng Giám đốc xét duyệt, các văn bản đánh máy, photocopy xong phải được soát xét lại và trả đúng nơi quy định, không được làm thất lạc hoặc quản lý sai chế độ.
Phịng Tổ chức lao động
- Quản trị tồn bộ hồ sơ quân số, thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước đối với cán bộ, cơng nhân viên của Công ty. Báo cáo quân số hàng tháng về Cục, giúp Tổng giám đốc lập và lưu giữ hồ sơ hợp đồng lao động.
- Quản lý chế độ nghỉ phép hàng năm của cán bộ, công nhân trong Công ty, giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động và thực hiện các nhiệm vụ khác khi có yêu cầu của Giám đốc.
- Chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ, cơng nhân viên. Tiếp đón, kiểm tra, cấp phát thuốc men, giới thiệu những đồng chí ốm đau đến điều trị tại cơ quan hoặc điều trị tại tuyến quân y cấp trên, cấp cứu các trường hợp khẩn cấp và giải quyết các chế độ chính sách có liên quan, bảo đảm đơn đốc và kiểm tra thường xun vấn đề vệ sinh, mơi trường; phịng, chống, chữa bệnh; trật tự nội vụ của khu vực làm việc của Công ty và các đơn vị trực thuộc Công ty.
- Lập quy hoạch đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật và công nhân phù hợp với định hướng phát triển của Công ty, tổ chức hoạt động thông tin khoa học, phục vụ nhu cầu sản xuất và quản lý.
Phòng Dự án - Đầu tƣ
Là cơ quan tham mưu giúp cho Đảng ủy, Ban Tổng giám đốc Tổng công ty trong việc triển khai thực hiện các dự án đầu tư kinh doanh của Tổng công ty từ khâu lập thủ tục đầu tư đến khi bàn giao dự án.
Tư vấn, chuẩn bị, tham gia và quản lý các dự án đầu tư gồm: Đầu tư phương tiện, thiết bị cho SXKD; Đầu tư cho liên doanh, liên kết và đầu tư cho dịch vụ kinh doanh nhà.
Phịng Chính trị
Là cơ quan tham mưu cho Đảng ủy, Ban Tổng giám đốc quyết định những nội dung về cơng tác Đảng, cơng tác Chính trị trong Tổng cơng ty; lập kế hoạch, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị thực hiện và trực tiếp tiến hành CTĐ, CTCT trong Tổng cơng ty.
Phịng Tổng hợp - Kinh doanh
Là bộ phận tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc về các hoạt động SXKD của Cơng ty, có nhiệm vụ tổ chức, triển khai, kiểm tra, giám sát, bảo đảm cho các hoạt động SXKD của Công ty đạt hiệu quả kinh tế cao nhất. Cụ thể:
- Giúp Tổng giám đốc xây dựng kế hoạch SXKD hàng năm và biện pháp thực hiện. Xử lý hoặc đề xuất điều chỉnh những phát sinh trong quá trình thực hiện. Tham mưu cho Tổng giám đốc về định hướng chiến lược và kế hoạch trung hạn, dài hạn. Giúp Tổng giám đốc quản lý và tuyển chọn lao động.
- Tham gia xây dựng các phương án quản lý vốn, nhân lực, vật tư, trang bị phù hợp với yêu cầu hiện tại và định hướng phát triển lâu dài. Tổ chức phân cơng, điều phối sản xuất giữa các xí nghiệp thành viên. Quản lý các đơn vị trực thuộc.
- Cùng các đơn vị thuộc Công ty triển khai mọi hoạt động từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư, chuẩn bị xây dựng đến giai đoạn xây lắp, bàn giao đưa công trình vào sử dụng.
- Tham mưu, tổ chức và phối hợp với các đơn vị của Công ty trong các hoạt động Marketing.
- Giám sát, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch SXKD, chỉ đạo và quản lý nghiệp vụ chuyên ngành đối với các đơn vị thuộc Công ty. Phối hợp với
phịng Tài chính lập kế hoạch vốn và trực tiếp giám sát việc bảo đảm nhu cầu về vốn đối với từng cơng trình. Chịu trách nhiệm liên quan trực tiếp về tiến độ thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của tồn Cơng ty.
- Thường xuyên quan hệ chặt chẽ với các bộ phận trong Công ty, đôn đốc các Xí nghiệp nộp các báo cáo định kỳ đúng thời gian và chất lượng. Thống kê, tổng hợp tồn bộ tình hình hoạt động SXKD của tồn Cơng ty hàng tháng, quý, năm, kịp thời phát hiện và báo cáo với Ban Tổng Giám đốc những ách tắc trở ngại cho SXKD, tìm hiểu nguyên nhân và đề xuất phương án khắc phục.
- Chuẩn bị các báo cáo giao ban, các báo cáo định kỳ gửi lên trên theo quy định hoặc các văn bản để Tổng giám đốc báo cáo với cơ quan nghiệp vụ cấp trên.
- Tổ chức lưu giữ hồ sơ, tài liệu về nghiệp vụ chuyên môn theo đúng chế độ quy định và tổ chức thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Giám đốc Công ty.
* Trong từng lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty đều xây dựng quy chế riêng:
Trong lĩnh vực quản lý hành chính: Cơng ty có qui chế Xây dựng và
ban hành các văn bản qui phạm pháp luật của Cơng ty . Qui chế này qui định hình thức, nội dung, qui trình xây dựng; thẩm quyền ban hành; nguyên tắc bổ sung, sửa đổi, thay thế, trách nhiệm rà soát, hệ thống hoá và lưu trữ các văn bản qui phạm của Công ty . Văn bản quy phạm của Công ty ở đây gồm điều lệ, nghị quyết, quyết định, chỉ thị, qui định, qui chế, nội quy, qui trình liên quan đến quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty thuộc thẩm quyền ban hành của Giám đốc Công ty và Giám đốc các đơn vị thành viên. Qui chế qui định rất chi tiết thẩm quyền này:
- Tổng giám đốc Công ty ký ban hành Nghị quyết, Quyết định, Quy
chế Hoạt động của Ban KTNB, Qui chế Tài chính, Qui định phân cấp quản lý cán bộ, Nội qui Bảo mật của Công ty và của các đơn vị thành viên và các văn bản qui phạm khác theo qui định của Công ty.
- Tổng giám đốc Công ty ký ban hành những văn bản qui phạm điều hành hoạt động của Công ty theo phân cấp của Ban Tổng giám đốc đã được qui định tại quy chế của Công ty.
- Tổng giám đốc các đơn vị thành viên ký ban hành những văn bản qui phạm điều hành hoạt động của đơn vị theo phân cấp quản lý của Công ty và qui định tại quy chế riêng của từng đơn vị”
Trong lĩnh vực lao động tiền lương: Quy chế trả lương, trả thưởng (ban