8. Kết cấu của luận văn
3.1. Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Tổng cơng ty
3.1.4. Thay đổi chính sách nhân sự phù hợp với cơ chế quản lý
Chính sách nhân sự là một trong các nhân tố cấu thành của mơi trường kiểm sốt có ảnh hưởng rất lớn đối với công tác quản lý ở mỗi đơn vị nhất là những đơn vị có qui mơ và số lượng lao động lớn. Sở dĩ như vậy vì chính sách nhân sự thực chất là thái độ đối xử giữa con người với con người trong đơn vị, từ việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, sử dụng cho đến cách thức quản lý, chế độ khen thưởng kỷ luật v.v. . . Con người ln đóng vai trị quyết định trong q trình quản lý, có thể vừa là chủ thể quản lý đồng thời vừa là đối tượng, là khách thể quản lý. Vì vậy, một chính sách nhân sự phù hợp có ý nghĩa quyết định đến chất lượng và hiệu quả hoạt động trong đơn vị.
Tại Tổng cơng ty 789, chính sách nhân sự đang áp dụng còn nhiều khâu chưa hợp lý như đã trình bày ở các phần trước, chưa tạo được sự thuận tiện trong việc thực thi các chính sách, các qui chế kiểm sốt nội bộ trong Cơng ty. Chính sách nhân sự tại Cơng ty chỉ phù hợp với cơ chế cũ, cơ chế tập trung quan liêu bao cấp. Chuyển sang cơ chế mới, cơ chế thị trường, chính sách nhân sự tỏ ra khơng cịn phù hợp. Đã đến lúc cần phải có sự thay đổi cả trong nhận thức và hành động từ lãnh đạo cấp cao nhất đến từng cán bộ cơng nhân viên trong Cơng ty.
Chính sách nhân sự tại Cơng ty cần được thay đổi theo hướng sau:
Một là, Trong khâu tuyển dụng, cần ban hành qui chế về công tác tuyển
dụng nhân sự của Cơng ty trong đó qui định rõ một số nội dung chủ yếu: + Tiêu chuẩn về số lượng: Căn cứ vào yêu cầu và hiệu quả công việc
(không tự tiện tuyển dụng tràn lan).
+ Tiêu chuẩn về chất lượng: Dựa trên trình độ, năng lực thực tế. Chỉ ưu tiên con em trong ngành với điều kiện đáp ứng được tiêu chuẩn năng lực, trình độ.
+ Về qui trình tuyển dụng: Thơng báo cơng khai nhu cầu tuyển dụng, tổ chức thi tuyển, với qui trình và thời gian thử việc xác định v.v . . .
Hai là, Trong khâu đào tạo, bồi dưỡng cần rà sốt lại tồn bộ lực lượng
cán bộ cơng nhân viên hiện có của Cơng ty, phân cấp từng đối tượng cụ thể theo trình độ, theo loại hình cơng việc để có chương trình bồi dưỡng sát thực và hiệu quả hơn.
Trước hết cần kiện toàn đội ngũ cán bộ làm công tác đào tạo, tập trung bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng về công tác đào tạo cho cán bộ phụ trách và cán bộ chuyên trách làm công tác đào tạo. Phân công trách nhiệm trong thực hiện công tác đào tạo từ Công ty đến các đơn vị thành viên, bố trí đủ cán bộ chuyên trách thực hiện công tác đào tạo.
Cần ban hành Qui chế Đào tạo của Công ty thay thế Qui định tạm thời về phân cấp quản lý công tác đào tạo đã ban hành cho phù hợp với vị trí và tầm quan trọng của công tác đào tạo hiện nay. Qui chế phải qui định rõ một số nội dung chủ yếu như: Mục tiêu, vị trí của chiến lược đào tạo nguồn nhân lực trong chiến lược sản xuất kinh doanh của Công ty; Phân cấp trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng giữa Tổng Giám đốc, Phòng Tổ chức lao động tiền lương và các đơn vị thành viên trong công tác đào tạo; Xác định qui trình thực hiện một số công việc chủ yếu trong công tác đào tạo và các hình thức khen thưởng, kỷ luật...
Ngoài ra cần phải xác định nhu cầu đào tạo cán bộ của Công ty trong kế hoạch ngắn hạn và kế hoạch dài hạn, từ đó xây dựng nội dung đào tạo và xác định phương pháp đào tạo phù hợp.
Ba là, Trong khâu đánh giá, đề bạt và sử dụng, cần tiến hành đánh giá
lại đội ngũ cán bộ quản lý trong tồn Cơng ty, xem xét đến từng vị trí, đánh giá khả năng phù hợp giữa năng lực, trình độ của cán bộ với vị trí mà họ đang đảm nhiệm. Trên cơ sở xác định điểm mạnh, điểm yếu của từng cán bộ và nhu cầu cơng việc, cần có sự điều chỉnh sắp xếp lại cho phù hợp nhằm phát huy tối đa năng lực, sở trường của từng cán bộ quản lý trong Công ty.
Công tác đề bạt, bổ nhiệm được tiến hành một cách công khai dân chủ trên tinh thần đúng người, đúng việc. Mạnh dạn đề bạt những cán bộ trẻ có năng lực, có trình độ và tâm huyết vào những vị trí quan trọng.
Việc sử dụng cán bộ cần được thực hiện một cách linh hoạt và hiệu quả bằng cách phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận, cá nhân một cách hợp lý để huy động tối đa trí tuệ của mỗi con người phục vụ cho những vấn đề chung của Công ty.
Bốn là, Chính sách đối với người lao động cần có sự thay đổi về cơ bản: Trước hết cần đổi mới công tác giao kế hoạch tiền lương đối với các đơn vị thành viên theo hướng khuyến khích các đơn vị tăng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, tăng hiệu quả kinh doanh. Tránh tình trạng phân phối bình qn, khơng tạo ra động lực khuyến khích các đơn vị thành viên.
Cần mạnh dạn khen thưởng cho các đơn vị và cá nhân đạt thành tích xuất sắc, hồn thành vượt mức kế hoạch, đặc biệt là kế hoạch lợi nhuận. Xây dựng các mức khen thưởng thoả đáng hơn (cả về vật chất lẫn tinh thần) đối với các cơng trình nghiên cứu khoa học, sáng kiến kinh nghiệm, cải tiến trong các lĩnh vực xây dựng, sản xuất kinh doanh, kỹ thuật, . . . mang lại lợi ích thiết thực cho Cơng ty.
Ngồi ra, Cơng ty cần có cơ chế hấp dẫn để thu hút nhân tài và kích thích người tài cống hiến tài năng, tâm huyết cho sự phát triển của Công ty; Kịp thời động viên, biểu dương những gương người tốt việc tốt, những kinh nghiệm hay, những điển hình tiên tiến thơng qua các kênh thơng tin, thông báo
nội bộ Công ty.
3.1.5. Tổ chức hệ thống kế tốn và thơng tin kinh tế khoa học
Hệ thống kế tốn và thơng tin kinh tế là một trong ba bộ phận cấu thành quan trọng của HTKSNB vừa cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo trong việc ra quyết định đồng thời là phân hệ quản lý có tác dụng kiểm sốt nhiều mặt hoạt động của đơn vị. Trong hàng loạt các công việc của tổ chức cơng tác kế tốn thì tổ chức hệ thống kế tốn và thơng tin kinh tế được coi là nội dung cơ bản có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng cũng như tính hữu hiệu của HTKSNB. Chính vì vậy, hệ thống kế tốn và thơng tin kinh tế được tổ chức một cách khoa học sẽ khiến cho HTKSNB đơn vị thành viên được hoàn thiện và hữu hiệu hơn.
Tại Tổng công ty 789, cơng tác kế tốn được lãnh đạo Cơng ty rất quan tâm. Hoạt động của công tác kế toán này được xây dựng theo đặc thù của Ngành, bao gồm các nội dung như: tổ chức cơng tác kế tốn, hệ thống tài khoản kế toán và hướng dẫn một số nghiệp vụ đặc thù, chế độ báo cáo và phương pháp lập báo cáo, chế độ chứng từ kế toán, chế độ sổ kế tốn. Tuy nhiên xét trên góc độ cung cấp thơng tin để phục vụ cho cơng tác quản lý thì hệ thống kế tốn ở đây chưa đáp ứng được u cầu: Thơng tin kế tốn vừa chậm về mặt thời gian vừa kém về độ chính xác. Vấn đề ở đây khơng phải là do chất lượng thông tin, chất lượng nghiệp vụ mà là do cách tổ chức thơng tin kế tốn. Vì vậy, tổ chức lại hệ thống kế tốn và thông tin kinh tế một cách khoa học, phục vụ đắc lực cho cơng tác quản lý góp phần hồn thiện HTKSNB tại Cơng ty đang là yêu cầu cấp thiết đặt ra.
Việc tổ chức hệ thống kế tốn và thơng tin kinh tế cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Tiến hành trang bị, cài đặt hệ thống mạng để đưa mạng kế toán
xuống đến các đơn vị thành viên. Cơng ty có thể cài đặt phần mềm kế tốn, phần mềm phục vụ báo cáo nhanh, thậm chí cả phần mềm quản lý nhân sự
dùng chung cho tồn Cơng ty.
Bước 2: Xây dựng Chế độ kế tốn theo mơ hình Cơng ty mẹ-Công ty con.
Trên cơ sở Chế độ kế tốn của Cơng ty đang áp dụng, cần tiến hành sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với mơ hình mới. Bảo đảm việc hạch tốn kế tốn thơng suốt tại Công ty mẹ cũng như tại các Công ty con.
Bước 3: Qui định về trách nhiệm và quyền hạn trong việc cập nhật cũng
như truy xuất thông tin, số liệu báo cáo.
Do cơ sở dữ liệu kế toán dùng chung cho tồn Cơng ty nên vấn đề về tính bảo mật và sự phân quyền cho các bộ phận, phịng ban ở từng cấp ln phải được coi trọng. Công ty cần ban hành qui định về quyền truy xuất thông tin theo cấp quản lý và theo loại thông tin. Theo đó, cấp quản lý nào được quyền truy xuất thông tin của cấp nào và truy xuất những loại thơng tin gì. Quyền truy xuất ở đây bao gồm việc xem số liệu và in các báo cáo theo mẫu biểu đã qui định, không bao gồm việc chỉnh sửa số liệu. Mọi sự chỉnh sửa, bổ sung hay huỷ bỏ thông tin kế toán đều phải xuất phát từ chứng từ gốc ở bộ phận cập nhật số liệu ban đầu bằng các chứng từ kế toán phát hành theo qui định của Nhà nước và của Công ty. Bộ phận không cập nhật số liệu sẽ không được can thiệp trực tiếp vào cơ sở dữ liệu để sửa đổi số liệu kế tốn.
Phịng tài chính - kế tốn ở các đơn vị thành viên và ở Công ty sẽ tự động truy xuất báo cáo khi cần thiết. Vấn đề bây giờ nằm ở chỗ trách nhiệm trong việc cập nhật thông tin, số liệu chính xác và kịp thời của các đơn vị thành viên. Cơng ty cần có qui định cụ thể trong việc này để tạo sự thống nhất trong thực hiện. Theo đó, cần qui định rõ thời hạn các đơn vị thành viên phải hoàn thành việc cập nhật số liệu theo ngày, theo tuần để phục vụ cho việc tổng hợp số liệu của Công ty. Tương tự như vậy, thời hạn để các Cơng ty phải hồn thành việc cập nhật số liệu, lên báo cáo theo ngày, tuần, tháng, quí, năm. Bên cạnh việc qui định về thời hạn hoàn thành cần có chế tài xử lý nghiêm minh những trường hợp vi phạm qui định. Có như vậy mới gắn được trách
nhiệm của bộ phận cung cấp thơng tin với tính chính xác và kịp thời của thông tin, bảo đảm các quyết định quản lý được đưa ra trên cơ sở hệ thống thông tin kế tốn nhanh nhạy, kịp thời và có độ tin cậy cao.
Bước 4: Qui định các mẫu biểu báo cáo kế toán quản trị áp dụng thống
nhất trong tồn ngành.
Thơng qua hệ thống mạng đã được cài đặt phần mềm kế toán, tại Văn phịng Cơng ty có thể tự do truy xuất số liệu của các đơn vị thành viên đã cập nhật phục vụ cho công tác quản trị. Tuy nhiên, việc cập nhật và lên những báo cáo nào cần phải được thống nhất. Phần mềm kế toán hiện nay của Cơng ty có khá nhiều mẫu biểu báo cáo kế toán quản trị (11 báo cáo), Cơng ty cần rà sốt lại để ban hành những mẫu biểu theo hướng gọn nhẹ, thể hiện những chỉ tiêu quan trọng phục vụ cho việc ra quyết định quản lý.
Ngồi những báo cáo kế tốn quản trị như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Công ty nên qui định cho các đơn vị chỉ lập các báo cáo quản trị phản ánh các chỉ tiêu cơ bản như doanh thu, chi phí, hàng hố, cơng nợ. Đảm bảo hệ thống báo cáo quản trị đơn giản, dễ lập nhưng vẫn cung cấp đầy đủ thông tin quan trọng cho việc ra quyết định quản lý.
Với cách thức tổ chức hệ thống kế tốn và thơng tin kinh tế qua mạng cùng với các mẫu biểu báo cáo kế toán quản trị đơn giản gọn nhẹ, việc cung cấp thơng tin kế tốn phục vụ cho việc ra quyết định ở các cấp quản lý sẽ được cải thiện, hệ thống kế toán sẽ thực sự trở thành công cụ hữu hiệu trong HTKSNB của Công ty. Bên cạnh hệ thống kế tốn và thơng tin kinh tế thơng qua mạng nội bộ, định kỳ theo tháng, quí, năm các đơn vị tiến hành gửi các báo cáo theo hệ thống mẫu biểu qui định. Đây được coi là hệ thống báo cáo kế tốn có tính pháp lý cao (có dấu, chữ ký của thủ trưởng đơn vị) là cơ sở cho việc lập các báo cáo tổng hợp tồn Cơng ty. Hệ thống kế tốn và thơng tin kinh tế được cung cấp thông qua 2 con đường (mạng nội bộ và văn bản) sẽ song song tồn tại và bổ sung cho nhau. Hệ thống kế tốn và thơng tin kinh tế
vừa đáp ứng được tính kịp thời vừa đáp ứng được sự chính xác, đảm bảo cho các quyết định quản lý được sát thực và hiệu quả hơn, qua đó góp phần làm cho HTKSNB được vững mạnh và ngày càng hoàn thiện hơn.
3.2. Một số kiến nghị để thực hiện các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng cơng ty 789 kiểm soát nội bộ tại Tổng cơng ty 789
Về phía Nhà nước, cần rà sốt lại hệ thống các văn bản pháp lý hiện hành và chỉ đạo quyết liệt hơn vấn đề sắp xếp, đổi mới, phát triển và nâng cao hiệu quả doanh nghiệp quốc phòng. Cục Tài chính - Bộ Quốc phịng và các cơ quan có liên quan tiến hành xem xét các văn bản hiện hành về HTKSNB, bổ sung hoàn thiện và sửa đổi theo hướng bắt buộc các doanh nghiệp quốc phịng phải tổ chức bộ máy KSNB. Tránh tình trạng vì khơng bắt buộc nên các Cơng ty thờ ơ và không quan tâm đến việc tổ chức công tác KSNB.
KSNB đang ngày càng thể hiện vai trị quan trọng trong cơng tác quản lý doanh nghiệp. Hiện nay các Công ty thuộc sở hữu Nhà nước nên việc qui định bắt buộc phải có KSNB cũng là điều hợp với qui luật. Mặt khác, hơn ai hết, chính các Cơng ty là nơi có các điều kiện cần và đủ để triển khai hoạt động KSNB một cách có hiệu quả. Vì lẽ đó, Bộ Tài chính nên qui định bắt buộc các đơn vị này phải tổ chức các bộ phận KSNB, tạo cơ sở pháp lý cho các Cơng ty thực hiện.
Về phía Bộ Quốc phòng, cần chỉ đạo các cơ quan chức năng của Bộ phối hợp với Cục Tài chính, Bộ Tổng Tham mưu hàng năm xây dựng một kế hoạch cụ thể, chi tiết và thông báo cho Tổng công ty để có kế hoạch cụ thể điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty;
Về phía Tổng cơng ty 789, Lãnh đạo các cấp của Công ty đặc biệt là lãnh đạo cấp cao nhất phải thể hiện sự quyết tâm trong việc thiết lập và duy trì một HTKSNB thực sự hữu hiệu trong doanh nghiệp.
Đây là điều kiện hết sức quan trọng, các giải pháp có được thực hiện
hay khơng và thực hiện có hiệu quả hay khơng là tuỳ thuộc vào sự quyết tâm của lãnh đạo Cơng ty. Ở đây, vai trị của Ban Tổng giám đốc Công ty là vô cùng to lớn. Sự quyết tâm của lãnh đạo thể hiện trên nhiều phương diện:
+ Xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty phải gọn nhẹ, theo ngành dọc từ trên xuống dưới nhằm dễ quản lý. Việc phân cấp, phân quyền mạnh giữa các cấp quản lý là điều kiện thuận lợi để HTKSNB vận hành thông suốt.
+ Chỉ đạo cho các bộ phận liên quan rà soát, sửa đổi bổ sung hệ thống qui chế kiểm soát nội bộ trong Công ty. Vận dụng các phương pháp quản lý