8. Kết cấu của luận văn
3.1. Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Tổng cơng ty
3.1.1. Xây dựng hệ thống qui chế kiểm soát nội bộ chặt chẽ và đồng bộ
Hệ thống qui chế kiểm soát nội bộ là một bộ phận cấu thành quan trọng trong HTKSNB của đơn vị. Một HTKSNB hữu hiệu không thể thiếu một hệ thống qui chế kiểm soát chặt chẽ và đồng bộ.
Tại Tổng cơng ty 789, hệ thống các qui chế kiểm sốt hiện hành chưa thực sự phát huy được vai trị và tác dụng trong cơng tác quản lý. Điều này đã ảnh hưởng tiêu cực đến sự vững mạnh của HTKSNB. Đặc thù của Công ty là kinh doanh nhiều lĩnh vực trên địa bàn rộng lớn và phức tạp, hệ thống qui chế được coi là bộ phận kiểm soát hiệu quả và kinh tế nhất. Song thực tế điều này đã không được Công ty tận dụng và phát huy. Rất nhiều lĩnh vực hoạt động của Công ty từ xây dựng, kinh doanh, bán hàng, tài chính kế tốn, đầu tư, nhập khẩu. . . đều có hệ thống qui chế hướng dẫn việc thực hiện. Tuy nhiên các qui chế này chưa sát với thực tiễn hoạt động tại các đơn vị thành viên, vì thế khơng được các đơn vị thành viên thực thi một cách nghiêm túc. Công tác kiểm tra, giám sát của Công ty chưa được kịp thời càng làm cho hệ thống qui chế này trở nên lỏng lẻo. Bên cạnh đó, rất nhiều lĩnh vực cần có sự hướng dẫn của Cơng ty thì hiện vẫn chưa có những qui chế qui định. Chẳng hạn trong lĩnh vực tuyển dụng lao động, đầu tư, quản lý sản xuất kinh doanh, quản lý công nợ v.v. . . Đây là những vấn đề hết sức nhạy cảm, rất dễ xảy ra những sai phạm nếu khơng có sự hướng dẫn cụ thể. Hơn thế nữa, cơ cấu tổ chức hiện tại cần được đổi mới cho phù hợp với đặc điểm của Công ty và với yêu cầu của sự phát triển. Chính vì thế, để góp phần hồn thiện HTKSNB tại Công ty trong thời gian tới Công ty cần phải xây dựng hệ thống qui chế kiểm soát nội
bộ một cách chặt chẽ và đồng bộ hơn.
Việc xây dựng hệ thống qui chế tại Công ty cần được tiến hành theo trình tự như sau:
Bước 1: Rà sốt đánh giá lại tồn bộ các qui chế đã ban hành và hiện đang còn hiệu lực trên tất cả các lĩnh vực hoạt động của Công ty.
Về nguyên tắc, qui chế ban hành thuộc lĩnh vực nào thì các bộ phận phịng, ban, đơn vị thuộc lĩnh vực đó có trách nhiệm rà soát lại. Từng đơn vị tự tiến hành đánh giá tình hình thực hiện qui chế, tổng hợp những khó khăn vướng mắc khi thực hiện qui chế, phát hiện những điểm chưa phù hợp hoặc khơng cịn phù hợp của qui chế cần phải điều chỉnh. Trên cơ sở đánh giá, các bộ phận đề xuất phương án sửa đổi bổ sung, thay thế trình lãnh đạo Công ty phê duyệt.
Bước 2: Ban hành các qui chế kiểm soát nội bộ.
Căn cứ vào kết quả kiểm tra đánh giá của trưởng các phòng nghiệp vụ về qui chế chính sách thuộc từng lĩnh vực, căn cứ vào báo cáo tổng hợp của kế hoạch tổng hợp Công ty, dựa vào kết quả giám sát của Ban KTNB, Công ty tiến hành ban hành mới hoặc sửa đổi qui chế cho phù hợp. Tuỳ từng lĩnh vực cụ thể, thẩm quyền ban hành qui chế có thể là Giám đốc Công ty ký ban hành. Bên cạnh những qui chế đã ban hành trước đây nay rà soát sửa đổi lại như Qui chế Đầu tư và Xây dựng cơ bản, Qui chế quản lý sản xuất kinh doanh, Qui định Quản lý Tài chính,... Cơng ty cần nghiên cứu ban hành mới một số qui chế trong các lĩnh vực như tuyển dụng lao động, quản lý công nợ. . Tiến tới tất cả mọi hoạt động của Cơng ty đều có qui chế hướng dẫn việc thực hiện.
Việc sửa đổi và ban hành mới hệ thống qui chế kiểm soát nội bộ tại Công ty luôn phải quán triệt nguyên tắc: qui chế phải hướng tới việc qui định rõ hơn quyền và trách nhiệm của từng bộ phận, phịng ban có liên quan. Phân cấp quản lý sâu hơn, giao quyền tự chủ nhiều hơn cho các đơn vị cấp dưới, tạo điều kiện cho các đơn vị thành viên được quyền chủ động trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
Bước 3: Kiểm tra giám sát việc thực hiện qui chế.
Đây là bước hết sức quan trọng bởi qui chế ban hành dù chặt chẽ đến đâu nhưng việc thực hiện khơng đến nơi đến chốn thì cũng khơng phát huy được tác dụng. Chính vì vậy, bản thân các qui chế khi ban hành cũng phải qui định rất rõ trong điều khoản thi hành về trách nhiệm cá nhân trong việc tổ chức thực hiện qui chế. Bên cạnh đó, cơng tác kiểm tra giám sát việc thực hiện qui chế phải được tiến hành một cách thường xuyên liên tục. Đây là công việc của Ban KTNB, của Phòng tổ chức lao động tiền lương và hành chính quản trị Cơng ty và của trưởng các bộ phận thuộc lĩnh vực trong phạm vi điều chỉnh của qui chế.
Khi công tác kiểm tra giám sát được thực hiện nghiêm túc, mọi sự vi phạm qui chế đều được xử lý nghiêm minh kịp thời sẽ khiến cho qui chế, qui định nhanh chóng đi vào thực tế, trở thành kim chỉ nam cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra hàng ngày tại Công ty. Định kỳ 6 tháng một lần, ban KTNB, Phịng tổ chức lao động tiền lương có nhiệm vụ rà sốt lại tồn bộ các qui chế chính sách đã ban hành, phát hiện những qui định không phù hợp với pháp luật, mâu thuẫn chồng chéo hoặc khơng cịn phù hợp, báo cáo kết quả với Giám đốc Cơng ty để có phương án xử lý kịp thời.
Như vậy xây dựng một hệ thống qui chế kiểm soát nội bộ vừa chặt chẽ vừa đồng bộ là một trong những giải pháp ưu tiên hàng đầu trong quá trình hồn thiện HTKSNB tại Cơng ty. Qui chế hoá các hoạt động quản lý có chú ý đến việc phân cơng phân nhiệm cụ thể đối với từng cá nhân, từng đơn vị thành viên . . . sẽ khiến cho công tác quản lý trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.