8. Kết cấu của luận văn
3.1. Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Tổng cơng ty
3.1.2. Nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của HTKSNB đối với lãnh đạo các
lãnh đạo các cấp.
Nâng cao nhận thức và quan điểm của nhà lãnh đạo về tầm quan trọng của KSNB, xây dựng nhân thức và quan điểm chỉ đạo bằng hệ thống quy tắc,
chuẩn mực được ban hành dưới dạng văn bản để phổ biến đến toàn nhân viên trong cơng ty. Chính sách kiểm sốt phải được thiết kế đầy đủ và hợp lý, đồng thời được đánh giá, sửa đổi và cập nhập thưởng xuyên nhằm hạn chế tính lạc hậu của hệ thống. Lãnh đạo cơng ty cần nhận thức đầy đủ về KSNB, các yếu tố cầu thành KSNB, đánh giá rủi ro, hệ thống thông tin truyền thông, hoạt động kiểm sốt, giám sát.
Cơng ty cần tổ chức các lớp học để trang bị những kiến thức cơ bản về KSNB cho nhà quản lý và nhân viên tại cơng ty, có kế hoạch đào tạo, nâng cao trình độ chun mơn về quản lý tài chính cũng như các hoạt động khác. Lãnh đạo công ty cần chỉ đạo thiết kế và vận dụng KSNB một cách toàn diện. Những quy định và thủ tục hoạt động có tính chuẩn tắc phải được chính thức ban hành bằng văn bản. Các chính sách và thủ tục kiểm soát phải được thiết kế đầy đủ và hợp lý, được đánh giá, sửa đổi và cập nhập thường xuyên. Trong lĩnh vực tài chính, các quy chế tài chính được xây dựng và ban hành bằng văn bản.
Nâng cao nhận thức và quan điểm của nhà quản lý về tầm quan trọng của việc đanh giá hoạt động của KSNB. Nhà quản lý phải thường xuyên đánh giá để biết được điểm mạnh, điểm yếu trong kiểm sốt của cơng ty, cần tìm ra nguyên nhân của những điểm yếu để đề ra các biện pháp khắc phục. Nhà quản lý cần xác định cách vận dụng lý thuyết về KSNB vào thực tế công ty mình sao cho phù hợp với quy mơ và đặc thù sản xuất kinh doanh tại cơng ty mình. Đối với lĩnh vực tài chính, phịng tài chính kế tốn cần tư vấn cho lãnh đạo cong ty về cách thức hoàn thiện hoàn thiện các qui chế quản lý tài chính như qui chế chi tiêu nội bộ, cập nhập các văn bản mới.
3.1.3. Hồn thiện cơ cấu tổ chức, cơng tác phân cấp phân quyền
Điều chỉnh cơ cấu tổ chức hợp lý: Cơ cấu tổ chức là một nhân tố liên quan trực tiếp mơi trường kiểm sốt, đến hệ thống thông tin và thủ tục kiểm
soát trong HTKSNB của đơn vị. Cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ giúp cho các hoạt động trong đơn vị thông suốt và hiệu quả bởi đây chính là sự hợp lý trong phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các bộ phận, phòng ban trong đơn vị. Ngược lại cơ cấu tổ chức không hợp lý sẽ kéo theo sự lãng phí khơng nhỏ về thời gian và tiền bạc của đơn vị, làm giảm hiệu lực của các qui chế quản lý áp dụng trong đơn vị. Chính vì vậy điều chỉnh cơ cấu tổ chức cho hợp lý, hiệu quả là một trong những giải pháp quan trọng góp phần hồn thiện HTKSNB tại các đơn vị.
Hiện tại, cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty tương đối cồng kềnh, chưa được tổ chức một cách hợp lý. Điều này khiến cho hệ thống qui chế quản lý nội bộ khơng phát huy được tác dụng. Ngun nhân chính là do các đơn vị rất khác nhau về thị trường, điều kiện kinh doanh, cơ cấu bộ máy tổ chức, qui mơ vốn, trình độ cán bộ,... Việc xây dựng và vận hành các qui chế kiểm sốt nội bộ khơng thể phù hợp được với tất cả các đơn vị bởi mỗi đơn vị có những yếu tố đặc thù riêng. Với mơ hình tổ chức hiện tại, những bất cập còn phát sinh trong nhiều lĩnh vực (kinh doanh, tổ chức thị trường, quản lý và sử dụng vốn). Ngồi ra hệ thống thơng tin phục vụ cho việc ra quyết định cũng bị ảnh hưởng do cơ cấu tổ chức không hợp lý. Độ linh hoạt của hệ thống bị hạn chế vì bộ máy quản lý điều hành của Cơng ty khó có thể linh hoạt để đáp ứng kịp thời sự thay đổi của môi trường kinh doanh.
Để từng bước hồn thiện HTKSNB tại Cơng ty, việc điều chỉnh, sắp xếp lại cơ cấu tổ chức là một trong những giải pháp hết sức quan trọng. Mục tiêu của việc sắp xếp lại các đơn vị thành viên là tạo điều kiện để các doanh nghiệp khai thác những thế mạnh và tiềm lực riêng có của từng đơn vị đồng thời tăng cường sự hỗ trợ lẫn nhau giữa các đơn vị trong cùng một vùng thị trường để cùng phát triển theo mục tiêu chung. Đây chính là cơ sở, là điều kiện để tiếp tục hoàn thiện cơ chế quản lý theo hướng phân cấp nhiều hơn đi
đôi với việc chịu trách nhiệm lớn hơn đối với các đơn vị thành viên. Điều này giúp cho các qui chế kiểm sốt của Cơng ty được thực hiện một cách hiệu quả hơn, cơng tác quản lý được cải thiện, Cơng ty có điều kiện tập trung vào các công việc thuộc chức năng nhiệm vụ chính là xây dựng chiến lược, đầu tư phát triển và kiểm tra, kiểm sốt để chỉ đạo và phịng ngừa rủi ro.