Chƣơng 1 : Cơ sở lý luận về kế tốn doanh thu, chi phí và KQKD trong DN
1.2. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán doanh thu, chi phí và KQKD
Kế tốn doanh thu, chi phí và KQKD là một trong những phần hành quan trọng của DN. Trên thực tế quản lý doanh thu, chi phí và KQKD là việc tổng hợp, phân tích, đánh giá thực trạng về việc sử dụng các nguồn vốn và chi phí, từ đó đƣa ra các quyết định ngắn hạn và dài hạn của công ty. Thƣờng xuyên đánh giá tính hợp pháp, hợp lý, sự biến động của doanh thu, chi phí và KQKD đã ghi nhận ở DN sẽ góp phần quản lý tài sản, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng hiệu quả kinh doanh. Để thơng tin kế tốn doanh thu, chi phí và KQKD là công cụ tốt trong điều hành và quản lý quá trình kinh doanh của DN và phục vụ cho nhu cầu khác của các đối tƣợng khác ngồi DN thì địi hỏi mỗi DN phải tổ chức công tác quản lý doanh thu, chi phí và KQKD sao cho phù hợp và mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Cụ thể:
Kế toán doanh thu hoạt động kinh doanh là một bộ phận cấu thành của hệ thống kế tốn DN, cung cấp thơng tin về tồn bộ tình hình doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của DN. Thông tin về doanh thu hoạt động kinh doanh đƣợc xem là một trong những dịng thơng tin quan trọng nhất để ngƣời sử dụng thơng tin phân tích, đánh giá tình hình và KQKD của DN nói chung và của từng loại hoạt động, sản phẩm, hàng hóa, bộ phận nói riêng. Qua đó đánh giá đƣợc khả năng cạnh tranh, chiếm lĩnh thị trƣờng của DN và đạt đƣợc những mục tiêu mà DN đã đƣa ra. Do vậy, kế toán doanh thu trong hoạt động kinh doanh trong DN có vai trị hết sức quan trọng trong hệ thống kế tốn nói riêng và cơng tác quản lý nói chung.
Để thực hiện đƣợc yêu cầu quản lý và cung cấp thông tin cho ngƣời sử dụng, phát huy vai trị của kế tốn doanh thu hoạt động kinh doanh trong DN phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
Xác định đúng đắn phạm vi và thời điểm ghi nhận doanh thu, đảm bảo yếu
tố đúng kỳ của doanh thu, trên cơ sở đó đảm bảo yếu tố đúng kỳ của lợi nhuận.
Tổ chức hạch toán ban đầu theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện
hành, đảm bảo sự phù hợp với yêu cầu quản lý doanh thu của DN. Tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời.
Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình doanh thu bán
hàng của DN trong kỳ. Ngồi việc phản ánh doanh thu trên sổ kế tốn tổng hợp, kế toán doanh thu bán hàng cần phải theo dõi ghi chép chi tiết về số lƣợng và giá trị hàng bán trên tổng số và theo từng nhóm mặt hàng, địa điểm bán hàng, phƣơng thức bán hàng,...
Xác định chính xác giá mua thực tế của hàng đã tiêu thụ, đồng thời phân bổ
chi phí thu mua cho hàng đã bán nhằm xác định kết quả của hoạt động bán hàng.
Thƣờng xuyên kiểm tra công việc và tình hình thực hiện hợp đồng bán
hàng, đơn đốc thanh tốn tiền bán hàng. Đối với doanh thu bán hàng trả chậm, kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi theo từng khách hàng, lô hàng, số tiền khách nợ, thời hạn và tình hình trả nợ.
Tổ chức lập báo cáo doanh thu theo yêu cầu quản lý của DN, tổ chức phân
tích báo cáo, lập dự toán doanh thu, tƣ vấn cho chủ DN và giám đốc lựa chọn phƣơng án kinh doanh có hiệu quả,....
Kế tốn chi phí hoạt động kinh doanh là một bộ phận cấu thành của hệ thống kế toán DN, cung cấp thơng tin về tồn bộ chi phí phát sinh liên quan đến các hoạt động tiêu thụ hàng hóa sản phẩm, dịch vụ diễn ra thƣờng xuyên trong DN. Do vậy, kế tốn chi phí trong hoạt động kinh doanh trong DN có vai trị hết sức quan trọng trong hệ thống kế tốn nói riêng và cơng tác quản lý nói chung. Chi phí hoạt động kinh doanh phát sinh trong các DN bao gồm nhiều loại với tính chất kinh tế, mục đích, cơng dụng và u cầu quản lý khác nhau. Để thực hiện đƣợc yêu cầu quản lý và cung cấp thông tin cho ngƣời sử dụng, phát huy vai trị của kế tốn chi phí hoạt động kinh doanh trong DN phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
Phân loại chi phí hoạt động kinh doanh theo các tiêu thức khác nhau nhằm
hạch tốn đúng đắn chi phí hoạt động kinh doanh và đáp ứng yêu cầu quản lý. Phải quản lý chi phí theo từng hoạt động, từng bộ phận kinh doanh sẽ xác định đƣợc những hoạt động kinh doanh đem lại hiệu quả thấp cũng nhƣ những hoạt động kinh doanh đem lại lợi nhuận cao; từ đó có những phƣơng án thúc đẩy những hoạt động kinh doanh đem lại hiệu quả cao, khắc phục hoặc thay đổi những phƣơng án kinh doanh đem lại hiệu quả thấp.
Kế toán cần phải phản ánh đúng, đủ, kịp thời vào sổ sách, chứng từ kế tốn
tránh tình trạng thâm hụt, chi tiêu khơng có cơ sở.
Tổ chức hạch toán ban đầu theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện
hành, đảm bảo sự phù hợp với yêu cầu quản lý chi phí của DN. Tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời.
Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác chi phí DN nhằm cung cấp
thông tin một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác cho các nhà quản trị. Việc xác định kịp thời, đầy đủ, chính xác chi phí sẽ quyết định sự sống cịn của DN.
Lập dự tốn chi phí, phân tích thơng tin nhằm xây dựng mục tiêu đạt đƣợc
trong tƣơng lai và phƣơng án để thực hiện kế hoạch đó.
Sau một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh các DN phải xác định KQKD của từng hoạt động. KQKD phải đƣợc xác định một cách đúng đắn cho mỗi hoạt động của DN theo đúng quy định tài chính, kế tốn hiện hành. Trên cơ sở u cầu đó kế tốn xác định KQKD phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
Phản ánh, ghi chép đầy đủ, kịp thời, đúng đắn các khoản doanh thu, thu
nhập, chi phí của từng hoạt động trong DN.
Tính tốn, xác định chính xác chi phí thuế TNDN và giám sát tình hình
thực hiện nghĩa vụ với nhà nƣớc.
Xác định chính xác kết quả hoạt động kinh doanh của DN
Cung cấp thông tin phục vụ lập báo cáo tài chính và phân tích kinh tế trong
Có thể nói, kế tốn doanh thu, chi phí và KQKD trong các DN sản xuất giữ một vai trị then chốt trong việc tạo dựng hệ thống thơng tin kinh tế tài chính cung cấp cho quản lý. Chất lƣợng thông tin của kế tốn doanh thu, chi phí và KQKD đƣợc coi là một trong những tiêu chuẩn quan trọng để đảm bảo sự an toàn và khả năng mang lại thắng lợi cho các quyết định kinh doanh.
1.3. Kế tốn doanh thu, chi phí và KQKD
1.3.1. Các nguyên tắc kế toán chi phối kế tốn doanh thu, chi phí và KQKD
1.3.1.1. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu, chi phí theo VAS 01
VAS 01 – Chuẩn mực chung (Ban hành và công bố theo quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31/12/2002/QĐ-BTC). Mục đích của chuẩn mực quy định và hƣớng dẫn các nguyên tắc và yêu cầu kế toán cơ bản, các yếu tố và ghi nhận các yếu tố của báo cáo tài chính của DN. Kế tốn doanh thu, chi phí và xác định KQKD tuân thủ các nguyên tắc chính yếu sau:
Nguyên tắc cơ sở dồn tích: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của DN liên quan
đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải đƣợc ghi sổ kế tốn vào thời điểm phát sinh, khơng căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tƣơng đƣơng tiền. Báo cáo tài chính lập trên cơ sở dồn tích phản ảnh tình hình tài chính của DN trong quá khứ, hiện tại và tƣơng lai.
Doanh thu, thu nhập và chi phí đƣợc ghi nhận tại thời điểm phát sinh giao dịch, không quan tâm đến thời điểm tiền nhận đƣợc. Kế toán theo cơ sở dồn tích khơng quan tâm tiền đã thu đƣợc hay chƣa, mà thời điểm ghi nhận doanh thu đƣợc xác định là thời điểm phát sinh giao dịch cụ thể. Vì việc ghi nhận doanh thu và chi phí có ảnh hƣởng quyết định đến báo cáo lợi nhuận của DN trong một kỳ, cơ sở kế tốn dồn tích đƣợc xem là một ngun tắc chính yếu đối với việc xác định lợi nhuận của DN. Lợi nhuận theo cơ sở dồn tích là phần chênh lệch giữa doanh thu và chi phí; từ đó, BCTC nói chung và báo cáo KQKD nói riêng đƣợc lập trên cơ sở dồn tích phản ánh đầy đủ các giao dịch kế tốn trong kỳ và từ đó, cho phép tình trạng tài sản, nguồn vốn của một DN đƣợc phản ánh một cách đầy đủ, hợp lý. Hơn nữa, do khơng có sự trùng hợp giữa lƣợng tiền thu vào và doanh thu trong kỳ và tồn tại
chênh lệch giữa chi phí ghi nhận và lƣợng tiền chi ra trong một kỳ, kế toán theo cơ sở dồn tích cho phép theo dõi các giao dịch kéo dài qua các kỳ khác nhau, nhƣ nợ phải thu, nợ phải trả, khấu hao, dự phòng,...
Nguyên tắc phù hợp: Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với
nhau. Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tƣơng ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó. Chi phí tƣơng ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu và chi phí của các kỳ trƣớc hoặc chi phí phải trả nhƣng liên quan đến doanh thu của kỳ đó.
Với nguyên tắc này, bất cứ khi nào kế tốn ghi nhận doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tƣơng ứng với việc tạo ra doanh thu đó, nhƣ vậy phải xác định đƣợc chi phí tƣơng ứng với việc tạo ra doanh thu trong kỳ. Khi doanh thu hay chi phí phát sinh cho nhiều kỳ thì cần phân bổ cho nhiều kỳ, chỉ đƣa vào doanh thu, chi phí phần giá trị phát sinh tƣơng ứng với kỳ hạch toán.
Nguyên tắc nhất quán: Các chính sách và phƣơng pháp kế tốn DN đã chọn
phải đƣợc áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế tốn năm.
Việc ghi nhận doanh thu, chi phí có liên quan trực tiếp đến việc xác định KQKD của đơn vị, do đó, nếu khơng quy định chặt chẽ, nhà quản lý có thể sử dụng để điều chỉnh lợi nhuận của DN mình theo ý muốn chủ quan. Ví dụ, DN có thể sử dụng hai phƣơng pháp tính giá xuất kho của hàng tồn kho khác nhau trong cùng kỳ kế toán năm để điều chỉnh lợi nhuận trong kỳ theo ý muốn của mình. Điều này làm cho thông tin cung cấp sẽ khơng thể đảm bảo tính so sánh đƣợc và cũng khơng cịn đảm bảo tính trung thực hợp lý của số liệu. Tuy nhiên, “Trƣờng hợp có thay đổi chính sách và phƣơng pháp kế tốn đã chọn thì phải giải trình lý do và ảnh hƣởng của sự thay đổi đó trong thuyết minh báo cáo tài chính”. Một chính sách hay một phƣơng pháp kế tốn thay đổi có thể ảnh hƣởng đến một hoặc rất nhiều các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính, từ đó ảnh hƣởng đến quyết định của ngƣời sử dụng thông tin. Do đó, nếu có sự thay đổi, cần thiết phải đƣợc giải trình rõ ràng để đảm bảo sự trung thực và hợp lý của thông tin.
thiết để lập các ƣớc tính kế tốn trong các điều kiện khơng chắc chắn. Ngun tắc thận trọng đòi hỏi: phải lập các khoản dự phịng nhƣng khơng lập quá lớn; không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập; không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí; doanh thu và thu nhập chỉ đƣợc ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu đƣợc lợi ích kinh tế, cịn chi phí phải đƣợc ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí.
Nguyên tắc thận trọng giúp DN khơng đánh giá cao khả năng của DN mình. Nguyên tắc thận trọng giúp kế tốn có thể cân bằng nguyên tắc cơ sở dồn tích và nguyên tắc phù hợp. Nguyên tắc cơ sở dồn tích yêu cầu ghi nhận doanh thu tại thời điểm phát sinh, thì nguyên tắc thận trọng bổ sung thêm yêu cầu cần có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu đƣợc lợi ích kinh tế trong tƣơng lai. Với nguyên tắc phù hợp, chi phí ghi nhận phải tƣơng ứng với doanh thu có liên quan. Tuy nhiên, những khoản chi phí khơng phục vụ lợi ích cho các kỳ kế tốn sau thì cần phải đƣợc hạch tốn ngay vào sổ sách kế tốn khi có bằng chứng về khả năng phát sinh của chi phí đó. Nhƣ vậy, ngun tắc thận trọng sẽ giúp DN không đề cao quá khả năng của đơn vị mình, và giúp thông tin cung cấp phản ánh đƣợc xác đáng nhất tình hình kinh doanh và thực trạng tài chính của đơn vị.
Nhìn chung, các ngun tắc kế toán đƣợc ban hành xuất phát từ nhu cầu cung cấp thông tin trung thực và hợp lý cho các đối tƣợng sử dụng. Riêng đối với việc ghi nhận doanh thu, thu nhập, chi phí, vì đây là yếu tố có ảnh hƣởng trực tiếp đến việc xác định KQKD trong kỳ của đơn vị, là chỉ tiêu đa số ngƣời sử dụng quan tâm nên càng cần thiết phải đƣợc phản ánh trung thực, hợp lý.
Theo VAS 01 thì lợi nhuận là thƣớc đo kết quả hoạt động kinh doanh của DN. Các yếu tố liên quan trực tiếp đến việc xác định lợi nhuận là doanh thu, thu nhập khác và chi phí. Doanh thu, thu nhập khác, chi phí và lợi nhuận là các chỉ tiêu phản ánh tình hình kinh doanh của DN.
1.3.1.2. Nguyên tắc ghi nhận chi phí hàng tồn kho theo VAS 02
VAS 02 – Hàng tồn kho (Ban hành và công bố theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001), mục đích của chuẩn mực là quy
định và hƣớng dẫn các nguyên tắc và phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho, gồm: Xác định giá trị và kế tốn hàng tồn kho vào chi phí; ghi giảm giá trị hàng tồn kho cho phù hợp với giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc và phƣơng pháp tính giá trị hàng tồn kho làm cơ sở ghi sổ kế tốn và lập báo cáo tài chính.
Chi phí sản xuất đƣợc tính vào giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có đƣợc hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
Giá vốn hàng bán đƣợc xác định theo 3 phƣơng pháp sau: Phƣơng pháp đích danh, phƣơng pháp bình qn gia quyền, phƣơng pháp nhập trƣớc xuất trƣớc.
Khi bán hàng tồn kho, giá gốc của hàng tồn kho đã bán đƣợc ghi nhận là chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ phù hợp với doanh thu liên quan đến chúng đƣợc ghi nhận. Tất cả các khoản chênh lệch giữa khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối niên độ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trƣớc, các khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho, sau khi trừ (-) phần bồi thƣờng do trách nhiệm cá nhân gây ra, và chi phí sản xuất chung khơng phân bổ, đƣợc ghi nhận là chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ. Trƣờng hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đƣợc lập ở cuối niên độ kế tốn năm nay nhỏ hơn khoản dự phịng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế tốn năm trƣớc, thì số chênh lệch lớn hơn phải đƣợc hồn nhập ghi giảm chi phí sản xuất, kinh doanh.