MƠ ĐUN 05 : SỬ DỤNG TRÌNH CHIẾU CƠ BẢN
5.3. Xây dựng nội dung bài thuyết trình
5.3.1. Tạo và định dạng văn bản
5.3.1.1. Nhập văn bản
Trong PowerPoint, văn bản được đặt trong các hộp văn bản (TextBox) hoặc hộp nội dung
(Placeholder). Tại đây, chúng ta có thể áp
dụng các định dạng cho văn bản như: định dạng ký tự đậm, nghiêng, gạch dưới, tạo các mục số hoặc dấu hoa thị
(Bullets and Numbering), ... bằng cách dùng cách lệnh trong nhóm Home/ Font và Home/ Paragraph tương tự như trong chương trình Microsoft Word.
Khi chúng ta tạo Slide vào bài trình chiếu, trong Slide sẽ xuất hiện các hộp văn bản theo bố cục chúng ta đã chọn. Nếu chúng ta muốn thêm hộp văn bản của riêng mình, chúng ta vào thẻ Insert, nhóm Text và chọn lệnh TextBox. Sau đó,
chúng ta nhấn giữ chuột để vẽ Text Box lên Slide.
5.3.1.2. Định dạng văn bản
Chúng ta có thể áp dụng các định dạng cho văn bản trong PowerPoint tương tự như Word như định dạng ký tự (Font, Size, Font style, …), canh lề cho đoạn văn bản (trái, giữa, phải), tạo các mục số hoặc dấu hoa
thị (Bullets and Numbering), …
Để tạo thụt dòn cho các mục trong văn bản, chúng ta chỉ cần nhấn phím Tab trên bàn phím. Mỗi lần nhấn phím Tab, dịng sẽ thụt vào 1 cấp. Nếu muốn giảm
cấp độ thụt dịng, chúng ta nhấn tổ hợp phím Shift + Tab trên bàn phím. − Định dạng phơng
Powerpoint cung cấp một loạt các phông chữ được xây dựng trước cho chúng ta lựa chọn. Tùy thuộc vào mục đích của bài mà chúng ta có thể chọn một phơng chữ phù hợp. Thông thường,
phông chữ mặc định trong Powerpoint 2010 là Calibri. Để thay đổi phông chữ cho văn bản, chúng ta thao tác như sau:
Bước 1: Chọn văn bản muốn định dạng phông. Nếu chúng ta chọn toàn bộ hộp văn bản hay văn bản trong khối, thì những thay đổi này sẽ áp dụng cho toàn bộ khu vực chọn. Nếu chúng ta chọn một đoạn văn bản riêng biệt, thì thay đổi này chỉ áp dụng cho phần chúng ta chọn.
Bước 2: Trong thẻ Home, nhóm Font,
chúng ta chọn vào hình tam giác hướng xuống để hiển thị danh sách các phông. Một danh sách các phông chữ được hiển thị, lúc này chúng ta có thể chọn phơng chữ phù hợp với bài trình chiếu mà chúng ta muốn.
− Thay đổi cỡ chữ
Bước 1: Chọn văn bản muốn định dạng lại cỡ chữ.
Bước 2: Tại bước này, chúng ta có thể thực hiện theo các cách như sau:
Cách 1: Trong thẻ Home, nhóm Font, chúng ta chọn vào hình tam giác hướng xuống để hiển thị danh sách các cỡ chữ. Một danh sách các phông chữ được hiển thị, lúc này chúng ta có thể chọn phong chữ phù hợp với bài trình chiếu mà chúng ta muốn.
Cách 2: Chúng ta chọn thẻ Home, nhóm Font:
+ Lệnh Increase Font Size để tăng kích thước chữ. + Lệnh Decrease Font Size để giảm kích thước chữ.
Mỗi lần chọn lệnh là kích thước chữ sẽ tăng hoặc giảm đi 1 đơn vị. Cách 3: Nhấn tổ hợp phím:
+ Ctrl + ]: tăng kích thước chữ lên một đơn vị. + Ctrl + [: giảm kích thước chữ xuống 1 đơn vị.
Chọn khoảng cách giản
dòng Bước 1: Chọn văn bản muốn định dạng lại màu chữ.
Bước 2: Tại bước này, chúng ta có thể thực hiện theo các cách như sau:
Cách 1: Trong thẻ Home, nhóm Font, tại lệnh Font Color, chúng ta chọn vào hình tam giác hướng xuống để hiển thị danh sách các màu cho chữ. Sau đó, chúng ta chọn màu chữ phù hợp.
Cách 2: Nhấn chuột phải tại vùng văn bản chúng ta chọn, rồi chọn lệnh Font Color và chọn chữ phù hợp.
− Canh chỉnh văn bản
Bước 1: Chọn đoạn văn bản muốn canh chỉnh.
Bước 2: Trong thẻ Home > nhóm Paragraph>Sau đó chúng ta chọn các chế độ căn lề. Có các chế độ căn lề như sau:
Align Left để canh lề trái. Align Right để canh lề phải.
Center để canh giữa hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + E. Justify để canh đều hai bên.
5.3.2. Danh sách
5.3.2.1. Thay đổi khoảng cách giữa các dòng trong văn bản
Bước 1: Chọn đoạn văn bản muốn thay đổi khoảng cách giữa các dịng. Bước 2: Trong thẻ Home >Nhóm Paragraph > nhấn nút Line Spacing. Bước 3: Chọn khoảng cách chúng ta muốn.
Lưu ý: Nếu muốn đặt nhiều khoảng cách giữa
các dòng nhưng khoảng cách này khơng có trong menu xuất hiện khi nhấn nút Line Spacing, chúng ta hãy chọn Line Spacing Options và nhập vào khoảng cách mà chúng ta
Các kiểu khoảng cách dòng mà PowerPoint 2010 hỗ trợ đó là:
Single (dịng đơn): Tùy chọn này hỗ trợ font lớn nhất trong dịng đó, thêm vào
một lượng khoảng trống nhỏ bổ sung. Lượng khoảng trống bổ sung tùy thuộc vào font chữ mà chúng ta đang sử dụng.
1.5 lines: Gấp 1,5 lần khoảng cách dòng đơn. Double: Gấp 2 lần khoảng cách dòng đơn.
At least: Lựa chọn này xác lập khoảng cách dòng tối thiểu cần thiết để phù
hợp với font hoặc đồ họa lớn nhất trên dòng.
Exactly: Cố định khoảng cách dịng và Word sẽ khơng điều chỉnh nếu sau đó
chúng ta tăng hoặc giảm cỡ chữ.
Multiple: Xác lập khoảng cách dòng tăng hoặc giảm theo tỉ lệ % so với dòng
đơn mà chúng ta chỉ định. Ví dụ, nhập vào 1.2 có nghĩa là khoảng cách dịng sẽ tăng lên 20% so với dòng đơn.
5.3.2.2. Co dãn văn bản theo chiều ngang
Bước 1: Chọn đoạn văn bản chúng ta muốn co dãn.
Bước 2: Trong thẻ Home, nhóm Font, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới phải của nhóm Font để mở hộp thoại Font.
Bước 3: Nhấn chọn thẻ Advanced > chọn thẻ
Character Spacing, tại mục Scalechúng ta nhập
vào tỉ lệ % mà chúng ta muốn. Nếu tỉ lệ này lớn hơn 100% thì đoạn văn bản sẽ được kéo ra, ngược lại nó sẽ được thu lại.
5.2.3. Định dạng Bullets/Numbering
Định dạng này cho phép chúng ta đánh thứ tự tự động và tổ chức văn bản với các số, các dấu gạch đầu dịng.
Danh sách Bullet có các dấu chấn trịn, gạch ngang, …. Danh sách các Number có các số.
Danh sách các Multilevel List là sự phối hợp giữa các số và các chữ cái phụ thuộc vào sự tổ chức của danh sách.
− Tạo định dạng
Để thêm một thứ tự tự động vào văn bản có sẵn, chúng ta thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chọn đoạn văn bản chúng ta muốn tạo một thứ tự tự động.
Bước 2: Trên thẻ Home >NhómParagraph.
Nếu chúng ta muốn đánh thứ tự bằng các ký hiệu đầu dịng thì chúng ta chọn nút Bullets , sau đó chúng ta
chọn ký hiệu muốn đánh thứ tự.
Nếu chúng ta muốn đánh thứ tự bằng các ký tự số thì chúng ta chọn nút
Numbering , sau đó chúng ta chọn mẫu muốn đánh thứ tự.
Nếu chúng ta muốn sự phối hợp giữa các số và các chữ cái thì chúng ta chọn nút lệnh Multilevel List
− Tùy chỉnh định dạng
Các ký hiệu đầu dịng và số có thể được thay đổi bằng cách sử dụng hộp thoại Bullets or Numbering, cụ thể như sau:
Bước 1: Chọn đoạn văn bản có thứ tự tự động cần thay đổi hoặc đặt con trỏ text lên một dòng trong danh sách thứ tự tự động để thay đổi một Bullet.
Bước 2: Nhấp phải chuột trên đoạn vừa chọn, rồi chọn mục Bulleter, Numbered hoặc sử dụng thẻ Home, nhóm Paragrap. Sau đó chúng ta chọn một Bullet hay Numbering khác.