5.1. Giới thiệu : Pabx Billing System™ là phần mền ghi và tính cước tổng đài nội bộ
chuyên dụng, ứng dụng các công nghệ mới nhất và mang tính chun nghiệp cao.
Pabx Billing System™ có thể:
- Cung cấp dữ liệu cước trực tuyến cho các phần mềm khác thông qua khái niệm mới là cổng lấy cước (Billing Connector). Nếu Chứng Khoán ABC đã phát triển các chương trình khác như Payroll (trình tính lương), Cost Allocation (trình phân bổ chi phí nội bộ)... thì Chứng Khốn ABC có thể kết nối chương trình của mình vào cổng lấy cước để lấy thông tin về chi phí điện thoại cho bất cứ ai trong cơng ty. Ngồi ra, cổng lấy cước còn mở ra cho Chứng Khoán ABC khả năng phát triển các báo biểu cước riêng cho mình.
- Hỗ trợ tính cước khơng chỉ theo số nội bộ mà cịn có thể theo mật mã truy xuất (AccessCode) cấp cho từng nhân viên.
- Trợ giúp trực tuyến cho người sử dụng. Tại cửa sổ bất kỳ, chỉ cần nhấn F1, sẽ nhận được các hướng dẫn bổ ích về chính chức năng mà bạng đang dùng. - Nhận dữ liệu trực tuyến (online) từ tổng đài thơng qua cáp truyền tín hiệu nối tiếp
hoặc cạc mạng, xử lý dữ liệu và cho ra giá cước cuộc gọi trên màn hình, sau đó lưu dữ liệu xuống tập tin trên đĩa.
- Cung cấp 54 báo biểu (hóa đơn cước) chuẩn, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. Chứng Khốn ABC có thể thay đổi nhiều tham số của 54 báo biểu này để tạo nên các báo biểu dẫn xuất đúng với mục tiêu của bạn.
- Xuất các báo biểu này sang các phần mềm xử lý văn bản hay bảng tính như Microsoft Word, Microsoft Excel.
- Cấu hình để tạo và gửi báo biểu chuẩn một cách tự động tại thời điểm định trước. - Cho phép Chứng Khốn ABC tạo báo biểu cho chính dữ liệu mà Chứng
Khốn ABC đã nhập. Ví dụ danh sách nhân viên, danh sách phịng ban, bảng cước...
- Hóa đơn điện thoại có thể tính theo hệ thống tiền tệ bất kỳ. Pabx Billing System™ sẽ tự động đổi tiền căn cứ vào bảng giá chuyển đổi tiền tệ do khách hàng nhập. - Ngoài chế độ nhận trực tuyến, Pabx Billing System™ còn hỗ trợ chế độ nhận dữ
liệu không trực tuyến (Offline), trong chế độ này dữ liệu có thể đọc vào từ tập tin của tổng đài (ở dạng văn bản – text), hoặc tập tin kết xuất ra ngồi của chính chương trình Pabx Billing System™ đã tạo ra trước đó.
- Có độ an toàn cao. Pabx Billing System™ ghi dữ liệu nhận được của tổng đài 2 lần dưới 2 định dạng khác nhau. Đầu tiên Pabx Billing System™ chép tất cả các dữ liệu nhận được vào tập tin biên bản, định dạng văn bản (log file, text format), sau đó mới đem đi xử lý tính cước. Nếu dữ liệu đúng định dạng cuộc gọi, dữ liệu sẽ được phân rã thành các cột có ý nghĩa và lưu trong cơ sở dữ liệu trên đĩa
cứng. Nếu dữ liệu cuộc gọi mang thông tin chưa được khai báo, ví dụ như gọi vào vùng có mã vùng mới, gọi thông qua trung kế chưa nhập..., thì cuộc gọi được ghi vào chỗ tạm trong cơ sở dữ liệu. Đồng thời người sử dụng nhận được cảnh báo để nhập đủ dữ liệu cơ sở.
- Được thiết kế cho việc xử lý phân bố theo mơ hình Master/Slave. Chỉ một máy
tính cước hoạt động ở chế độ Master sẽ liên lạc trực tiếp với tổng đài để nhận dữ liệu cước, cùng lúc trên mạng có thể có nhiều máy tính cước chạy ở chế độ Slave. Chứng Khốn ABC khơng phải bắt buộc phải ngồi trước PC nối trực tiếp với tổng đài để tạo các báo biểu cước điện thoại. Chứng Khốn ABC có thể dùng PC bất kỳ trên mạng để thực hiện hầu hết công việc quản trị - khai thác. - Tại một thời điểm Pabx Billing System™ có khả năng hỗ trợ tính cước theo nhiều
nhà cung cấp dịch vụ điện thoại khác nhau với các bảng giá cước khác nhau. Cùng với tổng đài thực hiện cách gọi và tính cước theo kiểu Giá Tiền Thấp Nhất/Least Cost Routing.
- Hỗ trợ bảo mật và phân quyền thơng qua nhóm chức năng Security Manager. Chứng Khốn ABC có thể tạo tài khoản dịch vụ (Service Account) và đặt quyền sử dụng trên từng chức năng của Pabx Billing System™.
- Cho phép tái xử lý cước trên các cuộc gọi hiện có trong cơ sở dữ liệu theo bảng giá cước cập nhật. Tái xử lý cước là tính năng rất cần thiết vì thơng thường khách hàng biết tin và cập nhật thay đổi giá cước trễ hơn thời điểm mà công ty điện thoại áp dụng.
- Định dạng bản ghi cước thơ của tổng đài có thể định nghĩa trong chương trình bất cứ lúc nào. Khơng cần thiết phải biên dịch lại chương trình.
5.2. Các tính năng chính:
• Nhận dữ liệu trực tiếp từ tổng đài:
Online Call Detail Record Capturer là cửa sổ nhận dữ liệu trực tiếp từ tổng đài. Chứng Khốn ABC có thể chọn cách thức mà phần mềm giao tiếp với tổng đài: thông qua cổng giao tiếp nối tiếp của máy tính (Giao tiếp giữa tổng đài và máy tính là chuẩn RS232) hoặc qua cạc mạng dùng giao thức IP.
Nhập dữ liệu gián tiếp qua tập tin:
Ngoài cách nhập dữ liệu trực tiếp từ tổng đài, Pabx Billing System™ còn hỗ trợ nhập liệu từ tập tin tính cước của tổng đài hay nhập lại dữ liệu từ kết quả của bước xuất dữ liệu trước đó của chính Pabx Billing System™
• Xuất dữ liệu ra bên ngồi:
- Là cơng cụ cho phép Chứng Khoán ABC kết xuất dữ liệu ra tập tin bên ngoài theo dạng Microsoft Access, Microsoft Excel và Blank Text.
- Pabx Billing System™ sử dụng các kỹ thuật tiên tiến nhất, tối ưu nhất cho việc quản lý dữ liệu. Sau một thời gian dài hoạt động và nếu thông tin liên lạc của công ty của Chứng Khoán ABC diễn ra với cường độ cao, thì kích thước dữ liệu sẽ lớn đáng kể. Khi đó tốc độ xử lý sẽ chậm lại vì nếu Chứng Khốn ABC chỉ muốn hóa đơn của tháng này thì chương trình vẫn phải lọc các bản ghi của tháng này từ tập hợp tất cả các bản ghi của cả những tháng trước. Như vậy để tăng tốc độ làm việc của chương trình, Chứng Khốn ABC nên xuất các bản ghi đã quá cũ ra tập tin ngồi và lưu dự phịng, sau đó xóa khỏi Pabx Billing System™.
• Sửa trực tiếp dữ liệu cuộc gọi:
Pabx Billing System™ cho phép Chứng Khoán ABC xem, sửa, xóa các cuộc gọi trực tiếp từ cơ sở dữ liệu. Chứng Khoán ABC chỉ cần chỉ ra các tiêu chuẩn để tìm các cuộc gọi mà mình quan tâm. Call Record Modifier sẽ lọc ra các cuộc gọi thỏa điều kiện và hiện thị chúng ra màn hình.
Giới hạn khoảng thời
gian diễn ra cuộc gọi
Giới hạn chỉ các cuộc gọi vào số đích bắt đầu bằng các số trong ơ này. Các cuộc gọi trong cơ sở dữ liệu thỏa điều kiện đặt ra. Chiều dài số gọi nằm trong phạm vi này. Thời gian gọi trong phạm vi này.
Hóa đơn tính cước:
Có 5 nhóm hố đơn như sau:
¾ Hố đơn chi tiết: Thơng tin chi tiết của từng cuộc gọi sẽ được in ra trong hóa đơn.
Đó là các hố đơn có chữ “Detail” trong tên.
¾ Hố đơn tóm tắt: Khơng có thơng tin chi tiết của từng cuộc gọi, hoá đơn kiểu này
nhắm tới nhu cầu thống kê và hạch toán kế tốn nhiều hơn. Đó là các hố đơn có chữ “Summary” trong tên.
¾ Hóa đơn vạn năng: Chứng Khốn ABC có thể xắp xếp thứ tự bản ghi, hiện
không hiện các cột, thay đổi font chữa của báo biểu, nghĩa là những thông số của
hoá đơn sẽ được thay đổi linh động hơn các hố đơn khác. Hố đơn có tên là
Universal Report.
¾ Báo biểu chéo: Cho phép tạo báo biểu thống kê rất súc tích theo dạng bảng cho từng nhân viên hoặc từng phịng ban.
¾ Các loại hóa đơn khác: Các hố đơn có chức năng đặc biệt như truy tìm các cuộc gọi theo đích đến, truy tìm các cuộc gọi quá đắt tiền…
Dịch vụ gửi hóa đơn tự động đặc biệt:
Đúng thời điểm mà Chứng Khoán ABC định trước Pabx Billing System™ sẽ tự động tạo hoá đơn cước mà Chứng Khoán ABC đã chọn, gửi hoá đơn qua hệ thống E-mail đến người cần nhận. Quá trình gửi chạy ngầm bên dưới và tự động hồn tồn, Chứng Khốn ABC khơng cần bất cứ thao tác bằng tay nào cả.
Yêu cầu cấu hình PC
a. Pabx Billing System™ chạy trên hệ điều hành:
• Microsoft Windows 2000 Professional/Server, Service Pack 3 hoặc muộn hơn. • Microsoft Windows XP
• Microsoft Windows 2003 b. Phần mềm yêu cầu:
• Microsoft Office 2003 hoặc muộn hơn • MS Outlook hoặc Outlook Express c. Cấu hình máy tối thiểu:
Pentium 800 Mhz, 128 MB RAM, 300 MB đĩa cứng trống hoặc máy tính có cấu hình cao hơn.