PHẦN 2 : NỘI DUNG KHÓA LUẬN
2.2. PHÂN TÍCH ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ HTTT QUẢN LÝ NHÂN
SỰ TẠI QUỸ TÍN DỤNG NHÂN DÂN PHẠM NGŨ LÃO
2.2.1 Quy trình quản lý nhân sự tại cơng ty
Các hoạt động quản lý nhân sự do phịng tổ chức hành chính đảm nhận thực hiện chính, phịng kế tốn tài chính kho quỹ cùng tham gia thực hiện việc này
- Quản lý hồ sơ nhân sự:
Khi nhân viên được tuyển vào công ty, hồ sơ nhân sự sẽ được lưu trữ tại tủ hồ sơ của phịng tổ chức hành chính. Khi ban lãnh đạo cơng ty có u cầu xem thông tin của một nhân viên, hồ sơ sẽ được nhân viên phịng tổ chức hành chính tìm kiếm trong tủ hồ sơ và mang lên trình ban lãnh đạo. Ngồi ra hồ sơ còn được lưu thành các file Word theo từng phịng ban trên máy tính. Ngồi các thơng tin về sơ yếu lý lịch, cịn có cả thơng tin về q trình cơng tác, sổ bảo hiểm của nhân viên, phụ cấp và chế độ chính sách, thơng tin thuế thu nhập cá nhân (nếu có).
Khi có nhân viên nghỉ việc, hồ sơ nhân viên tiếp tục được lưu trữ tại tủ hồ sơ và file Word thêm 1 năm để phục vụ cho cơng tác tìm kiếm và kiểm tra nếu cần, sau đó hồ sơ sẽ được hủy đi.
- Quản lý tiền lương:
Chấm cơng: Mỗi phịng ban của cơng ty có một bảng chấm cơng riêng được quản lý bằng phần mềm MS Excel 2010 theo từng năm. Mỗi file gồm nhiều bảng tính, mỗi bảng tính là 1 bảng chấm cơng cho các tháng trong năm. Việc chấm cơng của các phịng sẽ do bộ phận nhân sự thực hiện. Cuối tháng bảng chấm công sẽ được tổng hợp và đưa sang phịng kế tốn để lập bảng lương. Bảng lương sẽ được
trình lên ban giám đốc phê duyệt và trở về phòng Kế tốn tài chính kho quỹ để trả lương cho nhân viên.
-Quản lý công văn, giấy tờ: Bao gồm các loại biên bản, công văn, hợp đồng
(hợp đồng lao động…), các form mẫu của các loại giấy tờ sử dụng trong công ty (đơn xin nghỉ việc, chuyển công tác, cũng được lưu thêm vào file word trong phịng tổ chức hành chính.
2.2.2. Thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại công ty
Các hệ thống công ty sử dụng
- Hệ thống thơng tin tài chính- kế tốn: chưa được tự động hóa, làm theo
phương pháp truyền thống, nhưng được hỗ trợ bởi phần mềm kế toán MISA với các chức năng chính như:
+ Quản trị tài chính kế tốn
+ Quản trị quá trình lập ngân sách + Quản lý dịng tiền của cơng ty
+ Quản trị bảo hiểm cho nhân viên và tài sản cho công ty + Quản lý tài sản cố định, quỹ lương và các khoản đầu tư + Kiểm sốt và phân tích điều kiện tài chính của cơng ty
- Hệ thống thơng tin quản trị nhân lực: hiện hệ thống đang hoạt động theo
phương pháp truyền thống, hệ thống chưa được tự động hóa. Sử dụng phần mềm Excel có sẵn để hỗ trợ việc quản lý nhân viên, tính lương và lưu trữ một số thông tin cơ bản.
Phần mềm mà công ty sử dụng
+ Cài đặt hệ điều hành Windows 7 phiên bản Professional.
+ Phần mềm văn phòng: Bộ phần mềm Microsoft Office Phẩn mềm gõ Tiếng Việt: Unikey và Vietkey, Các trình duyệt web: chrome, firefox, Cốc Cốc, Ứng dụng nén và giải nén tập tin: winrar
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN NHÂN SỰ TẠI QUỸ TÍN DỤNG NHÂN DÂN PHẠM NGŨ LÃO