CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ
3.2. Giải pháp phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin quản lý nhân sự cho công ty
ty TNHH tích hợp hệ thống quản lý quốc tế
3.2.1. Chu trình nghiệp vụ quản lý nhân sự tại cơng ty
Nhân viên trong cơng ty sẽ được nhân viên phịng nhân sự cập nhật thông tin nhân viên vào hồ sơ nhân viên. Trong khi làm việc tại công ty nhân viên sẽ ký hợp đồng lao động với công ty, hợp đồng này sẽ được phòng nhân sự lưu giữ và quản lý. Hợp đồng lao động của nhân viên sẽ được lưu cùng với hồ sơ nhân viên. Nhân viên phòng nhân sự có thể bổ sung thêm, sửa hay xóa thơng tin trong hồ sơ nhân viên một cách dễ dàng. Đồng thời, nhân viên phòng nhân sự sẽ theo dõi và cập nhật (thêm mới, sửa, xóa) các thơng tin về q trình cơng tác, đào tạo, hồ sơ khen thưởng kỷ luật của nhân viên trong thời gian làm việc tại công ty.
Nhân viên phịng kế tốn sẽ lập bảng lương và tính lương cho nhân viên theo hệ số lương, trợ cấp, bảo hiểm, thưởng, phạt cho nhân viên. Nhân viên phịng kế tốn dựa trên việc mức độ khen thưởng và kỷ luật theo hình thức và lý do để tính lương cho nhân viên.
Để thuận tiện cho việc quản lý việc hồ sơ nhân viên hệ thống phải cho phép nhân viên phịng nhân sự và Ban lãnh đạo có thể tra cứu mọi thông tin về nhân viên một cách thuận tiện nhất.
Hệ thống quản lý nhân sự hỗ trợ các chức năng lập báo cáo cho nhân viên phòng nhân sự và nhân viên kế toán. Báo cáo sẽ gửi đến cho Ban lãnh đạo công ty xem và đưa ra cách quản lý phù hợp hơn.
Hệ thống cũng cho phép nhân viên trong công ty đăng nhập vào tài khoản thông qua mã nhân viên để xem chi tiết hồ sơ nhân viên và bảng lương của mình.
3.2.2. Yêu cầu chức năng của hệ thống
- Quản lý hồ sơ nhân viên:
Nhân viên khi muốn vào làm việc tại công ty cần nộp hồ sơ theo quy đinh tuyển dụng của công ty, trải qua phỏng vấn, đào tạo, nếu phù hợp sẽ được tuyển dụng vào làm tại công ty. Khi trở thành nhân viên chính thức của cơng ty, nhân viên sẽ có hồ sơ nhân viên. Các thơng tin của nhân viên sẽ được cập nhật vào hồ sơ nhân viên. Nhân viên sẽ được phân vào các phịng ban khác nhau tùy vào trình độ và năng lực của mình, có chức vụ và được hưởng các chính sách khác nhau. Mỗi nhân viên giữ một chức vụ, chỉ thuộc về một phòng ban, một phịng ban có nhiều nhân viên. Khi nhân viên được thăng chức hoặc chuyển đổi phòng ban, hệ thống sẽ cập nhật lại hồ sơ nhân viên. Khi có sự thay đổi cơ cấu nhân sự thì hệ thống cũng phải cập nhật cho phù hợp và có thể xem thơng tin chi tiết về nhân viên, thông tin nhân viên bao gồm các thông tin
chi tiết về nhân viên: mã nhân viên, họ tên , ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, phòng ban, chức vụ, hệ số lương…. Hệ thống cũng hỗ trợ thêm :
Thêm mới hồ sơ nhân viên khi có nhân viên mới được tuyển dụng.
Xóa thơng tin nhân viên khi cơng ty có nhân viên thơi việc.
Sửa, cập nhật thơng tin nhân viên khi có sự ln chuyển nhân sự hoặc bổ sung thêm thông tin trong hồ sơ.
Ngồi ra, nhân viên phịng nhân sự có nhiệm vụ cập nhật dữ liệu khi có sự thay đổi về các phịng ban trong cơng ty: khi cơng ty có quyết định thành lập thêm phịng ban mới thì nhân viên sẽ cập nhật vào hệ thống thêm phịng ban hoặc xóa bớt các phịng ban khi có sự sát nhập các phịng ban thu gọn bộ máy nhân sự của công ty.
- Quản lý hợp đồng lao động:
Khi được nhận vào làm việc tại công ty, nhân viên sẽ ký hợp đồng lao động với công ty. Hợp đồng lao động sẽ được lưu cùng với hồ sơ nhân viên. Ngồi những thơng tin cá nhân, thông tin công ty, hợp đồng lao động có thêm những thơng tin như: ngày ký kết, thời hạn, công việc – chức vụ, chế độ làm việc và những thông tin về quyền và nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động. Hợp đồng lao động sẽ được cập nhật vào hệ thống gồm: hợp đồng thử việc, hợp đồng chính thức có thời hạn, hợp đồng chính thức khơng thời hạn. Đồng thời theo dõi, thơng báo gia hạn hợp đồng và theo dõi lưu trữ hồ sơ khi người lao động nghỉ việc, tạm hoãn hợp đồng.
- Quản lý khen thưởng kỷ luật:
Nhân viên phòng nhân sự sẽ lập danh sách, cập nhật thông tin khen thưởng kỷ luật cho các nhân viên, các phòng ban. Nhân viên được khen thưởng (kỷ luật) bằng bất kỳ hình thức nào đều sẽ được cập nhật vào hệ thống. Khi có sự thay đổi cũng được cập nhật sửa xóa một cách thuận lợi. Ngồi ra hệ thống cịn cập nhật lý do, thành tích được khen thưởng hay kỷ luật trên hệ thống.
- Quản lý công tác:
Khi nhân viên đi công tác theo chỉ thị của công ty, mọi thông tin về chuyến cơng tác như: Mã nhân viên, mã phịng ban, mã công việc, ngày đi, ngày về, nội dung cơng tác, chi phí để cơng ty có thể theo dõi các chuyến công tác, nhân viên khi đi công tác một cách dễ dàng và cịn để cơng ty có chính sách hỗ trợ chi phí đi cơng tác cho các nhân viên.
Học vấn, hệ đào tạo, chuyên môn của nhân viên được cập nhật vào hệ thống. Ngồi ra, khi cơng ty mở các lớp, chương trình đào tạo cho nhân viên trong cơng ty theo từng bộ phận cũng sẽ được cập nhật trên hệ thống, đồng thời theo dõi quá trình hồn thành đào tạo của các nhân viên, các phòng ban.
- Quản lý lương:
Cập nhật bảng hệ số lương cho các nhân viên trong công ty bao gồm các thông số như: mức lương cơ bản theo quy định của Nhà nước, lương hưởng khi tham gia học tập, mức lương được hưởng khi làm thêm ngoài giờ, hệ số lương, hệ số phụ cấp…Cập nhật bảng chấm công theo từng tháng cho nhân viên. Cơng ty áp dụng cơng thức tính lương như sau:
Lương chính = hệ số lương*lương cơ bản Tiền lương = (Lương chính/22)*Ngày cơng BHXH = 8%Lương chính BHYT = 1.5%Lương chính
Tiền lương thực lĩnh = Tiền lương – BHYT – BHXH + Phụ cấp + Thưởng – Phạt
- Thống kê báo cáo:
Là công việc thường niên của bất cứ doanh nghiệp nào hoặc khi có yêu cầu của ban giám đốc, và trong HTTT quản lý nhân sự người ta cũng thống kê báo cáo theo:
Báo cáo thông tin nhân sự bao gồm báo cáo thông tin về hồ sơ, về hợp đồng lao động, quá trình khen thưởng kỷ luật, q trình cơng tác, đào tạo của nhân viên.
Báo cáo thơng tin lương theo từng phịng ban và báo cáo thông tin lương chi tiết của nhân viên công ty
3.2.3. Yêu cầu phi chức năng của hệ thống
- Yêu cầu về hiệu năng của hệ thống:
Thực hiện hiệu quả các chức năng của hệ thống.
Hệ thống báo cáo đầy đủ, chính xác, có thể theo dõi thình hình quản lý nhân sự.
Cài đặt dễ dàng, giá thành hợp lý, chất lượng hồn thành cơng việc cao, có độ chính xác cao.
Thao tác nhanh chóng, áp dụng tương thích được nhiều cơng nghệ mới, ít hỏng hóc và các lỗi kỹ thuật.
Có khả năng bảo trì hay cập nhật các chức năng nâng cấp và làm mới hệ thống.
- Yêu cầu về giao diện của hệ thống: Giao diện phải thân thiện, rõ ràng, dễ hiểu, dễ sử dụng, bố cục hợp lý, có tính liên kết. Các chức năng phải rõ ràng, dễ hiểu, dễ quản lý. Tra cứu, tìm kiếm nhân viên phịng ban thơng qua tên hoặc mã nhân viên.
- u cầu ngồi: Có khả năng kết nối với các module khác của hệ thống và có khả năng mở rộng trong tương lai, nâng cấp phần mềm, hệ thống cao hơn. Có khả năng tương thích trên hệ điều hành windows 7/8/10 của Microsoft.
3.3. Phân tích hệ thống thơng tin quản lý nhân sự cho Cơng ty TNHH Tích hợp hệ thống quản lý quốc tế
3.3.1. Biểu đồ use case
Tác nhân Ca sử dụng Mơ tả
Phịng nhân sự
Đăng nhập Phịng nhân sự có thể đăng nhập vào hệ thống và sử dụng tất cá các chức năng của hệ thống.
Cập nhật hồ sơ nhân viên Phòng nhân sự có thể xem, chỉnh sửa, xóa HSNV phụ thuộc theo sự thay đổi nhân sự trong công ty.
Cập nhật hợp đồng lao động
Phòng nhân sự tiến hành thêm, sửa, xóa hợp đồng lao động cho nhân viên khi ký hợp đồng, hoãn, hủy hợp đồng.
Cập nhật khen thưởng kỉ luật
Phịng nhân sự có nhiệm vụ thêm mới, sửa, xóa khen thưởng kỉ luật.
Cập nhật q trình đào tạo
Phịng nhân sự có thể cập nhật, thêm, xóa chuyên mơn, hệ đào tạo, chương trình đào tạo.
Cập nhật cơng tác Phịng nhân sự tiến hành thêm, cập nhật chuyến công tác, cơng việc.
Cập nhật bảng chấm cơng Phịng nhân sự thêm, chỉnh sửa bảng chấm cơng theo từng phịng ban vào hệ thống.
Báo cáo thơng tin nhân sự Thống kê, báo cáo tình hình nhân sự cho ban giám đốc.
Phịng kế toán
Cập nhật bảng lương Phịng kế tốn thêm mới, sửa, xóa bảng lương. Báo cáo thơng tin lương Thực hiện lập báo cáo hàng tháng, hàng năm,
hàng quý. Ban giám
đốc
Xem báo cáo nhân viên Xem báo cáo, tra cứu về nhân viên. Xem báo cáo lương Xem báo cáo, tra cứu về lương. Nhân
viên
Xem hồ sơ nhân viên Xem hồ sơ thông tin về nhân viên, HDLD,.. Xem thông tin lương Xem thông tin về lương, thưởng, kỉ luật.
- Biểu đồ Usecase tổng quát
Hình 3.2. Biểu đồ Usecase tổng quát.
Hình 3.3. Biểu đồ use case mức đỉnh tác nhân ban giám đốc
Hình 3.5. Biểu đồ use case mức đỉnh tác nhân phòng nhân sự.
- Biểu đồ use case chi tiết
Hình 3.6. Biểu đồ use case quản lý cơng tác.
Hình 3.8. Biểu đồ use case quản lý lương.3.3.2. Biểu đồ lớp 3.3.2. Biểu đồ lớp
Xác định các lớp thực thể :
+HOSONV (hồ sơ nhân viên) +QTDAOTAO (quá trình đào tạo)
+PHONGBAN (phịng ban) +QTCONGTAC (q trình cơng tác) +HOPDONGLD (hợp đồng lao động) +QTKTKL (quá trình KTKL)
+BANGLUONG (bảng lương) +CT_BANGLUONG (chi tiết bảng lương) +BANGCHAMCONG (bảng chấm cơng)
Hình 3.9. Biểu đồ lớp tổng qt3.3.3. Biểu đồ trạng thái 3.3.3. Biểu đồ trạng thái
Trạng thái đăng nhập
Biều đồ trạng thái lớp NhânViên – chức năng: cập nhật thông tin HSNV:
Biểu đồ 3.2. Biều đồ trạng thái lớp NhânViên – chức năng: cập nhật thông tin HSNV
Biểu đồ trạng thái lớp HopdongLD- chức năng cập nhật hợp đông lao động
3.3.4. Biểu đồ tuần tự
3.4. Thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho Cơng ty TNHH Tích hợp hệ thống quản lý quốc tế
3.4.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu
Một số bảng thiết kế cơ sở dữ liệu:
Bảng Quá trình KTKL
STT Tên trường Kiểu Độ rộng Giải thích
1 MA KTKL Text 10 Mã KTKL
2 MANV Text 10 Mã nhân viên
3 LYDOKTKL Text 100 Lý do KTKL
4 HINHTHUCKTKL Text 50 Hình thức KTKL
5 MUCKTKL Text 50 Mức KTKL
6 NGAYKTKL Date/time Ngày KTKL
Bảng 3.2. Bảng thiết kế cơ sở dữ liệu Quá trình KTKL
Bảng Quá trình cơng tác
STT Tên trường Kiểu Độ rộng Giải thích
1 MACT Text 10 Mã cơng tác
2 MANV Text 10 Mã nhân viên
3 MAPB Text 10 Mã phịng ban
4 NGAYDI Date/ time Ngày đi cơng tác
5 NGAYVE Date/ time Ngày về
6 NOIDUNG Text 30 Nội dung
Bảng 3.3. Bảng thiết kế cơ sở dữ liệu Q trình cơng tác 3.4.2. Thiết kế giao diện
Hình 3.13. Giao diện quản lý nhân sự
3.5. Một số kiến nghị
Để hoạt động hệ thống quản lý nhân sự một cách khoa học và hiệu quả nhất cho công ty, em xin đưa ra một số kiến nghị như sau:
Ban giám đốc cần quan tâm, chú trọng và nâng cấp hệ thống quản lý nhân sự theo cùng với sự phát triển của lực lượng nhân sự và sự phát triển của cơng ty. Có thể việc đó khơng trực tiếp do ban giám đốc lãnh đạo mà có một phịng riêng chun ngành nhưng cần có sự quan tâm sát sao của ban giám đốc dành cho hệ thống quản lý nhân sự cũng như quy trình quản lý nhân sự.
Dù cơng ty có một nguồn nhân lực dồi dào nhưng nhân viên cần được tham gia những khóa đào tạo chuyên sâu để có đủ kiến thức, kỹ năng để thao tác trong hệ thống một cách chuyên nghiệp. Tránh những việc một chức năng tạo ra mà khơng được sử dụng hoặc chỉ có một phịng ban sử dụng được như vậy sẽ dẫn đến những khó khăn trong việc quản lý nhân sự.
Cơng ty cần tích hợp với dữ liệu trên máy quét thẻ từ chấm công và đầu tư thêm một số phần mềm ứng dụng để phục vụ tốt cho việc quản lý nhân sự.
Cần chú ý đến sự phát triển phần mềm, cập nhật thường xuyên tình hình của hệ thống để kịp thời khắc phục và sửa chữa giúp tiến độ công việc đạt hiệu quả cao nhất.
KẾT LUẬN
Hệ thống quản lý nhân sự là một lĩnh vực đang được nhiều các tổ chức, doanh nghiệp quan tâm vì những hiệu quả mà nó mang lại rất cao. Xây dựng HTTT quản lý nhân sự giúp cho công tác lưu trữ, tra cứu thơng tin một cách khoa học, chính xác, nhanh chóng là một u cầu cấp thiết.
Trong thời gian thực hiện làm khóa luận tốt nghiệp, nhờ có sự chỉ bảo tận tình của thầy giáo hướng dẫn Thạc sĩ Nguyễn Quang Trung, em đã hoàn thành được đề tài:” Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý nhân sự cho cơng ty TNHH Tích hợp
Hệ thống Quản lý Quốc tế”. Trong bài Khóa luận tốt nghiệp, em xin giới thiệu một cách
tổng quan nhất về cơ sở lý luận, phần phân tích, thiết kế và xây dựng phần mềm quản lý nhân sự cho công ty TNHH Tích hợp Hệ thống Quản lý Quốc tế.
Tuy nhiên, do yêu cầu quản lý nhân tại công ty trong thực tế là rất lớn, có nhiều khía cạnh khác nhau, cơng tác quản lý ngày càng có nhiều thay đổi, người sử dụng ln bổ sung những tính năng mới. Song, do hạn chế về thời gian, cũng như tài liệu và trình độ, nên bài khóa luận tốt nghiệp chưa thể đi sâu vào phân tích đầy đủ mọi nghiệp vụ phát sinh trong thực tế. Vì vậy, bài khóa luận tốt nghiệp khơng tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được mọi ý kiến đóng góp của các thầy cơ giáo và các bạn quan tâm đến để tài này để Khóa luận này được phát triển hồn thiện hơn.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn anh/chị đang công tác tại cơng ty TNHH TNHH Tích hợp Hệ thống Quản lý Quốc tế và đặc biệt là thầy giáo Th.S Nguyễn Quang
TÀI LIỆU THAM KHẢO I. Bài giảng, giáo trình:
1, Bộ môn Công nghệ thông tin, Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý, Trường Đại học Thương Mại.
2, Nguyễn Văn Ba (2003), Phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội.
3, Nguyễn Văn Vỵ (2002), Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin: Hướng cấu trúc
và hướng đối tượng, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội.
4, Thạc Bình Cường, Giáo trình Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nhà xuất bản Thống kê Hà Nội.
5, Trương Ninh Thuận – Đặng Đức Hạnh, “Giáo trình Phân tích và thiết kế hướng
đối tượng”, Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia Hà Nội.