- Ngày 15/5/2015 thông tư liên tịch số: 05/2015/TTLTBTPBCABYT hướng
3.1.2. Yêu cầu đăng ký quản lý về hộ tịch
Quản lý nhà nước về hộ tịch cần đáp ứng những yêu cầu sau:
Một là, tính kịp thời
Mọi sự kiện hộ tịch phát sinh trong đời sống xã hội phải được đăng ký và quản lý trong thời hạn pháp luật quy định đối với từng loại việc, hạn chế tối đa tình trạng đăng ký q hạn hoặc khơng đăng ký hộ tịch. Trước đây, việc bảo đảm tính kịp thời trong đăng ký và quản lý hộ tịch chưa được quan tâm đúng mức. Vì việc đăng ký và quản lý kịp thời mọi sự kiện hộ tịch vừa đảm bảo quyền và lợi ích chính đáng của người dân, vừa phục vụ cho công tác thống kê hộ tịch, số liệu thống kê hộ tịch là nguồn thông tin vô cùng quý giá đối với nhiều lĩnh vực quản lý nhà nước, do đó, việc cung cấp số liệu thống kê hộ tịch kịp thời có ý nghĩa rất quan trọng. Tuy nhiên, tính kịp thời của cơng tác quản lý hộ tịch chỉ có thể đạt được khi người dân có ý thức tự giác trong việc thực hiện quyền và chấp hành nghĩa vụ đăng ký hộ tịch, đồng thời cán bộ Tư pháp - Hộ tịch phải có ý thức trách nhiệm chủ động theo dõi, nắm vững các sự kiện hộ tịch phát sinh tại địa bàn và tạo điều kiện thuận lợi cho người dân đăng ký hộ tịch.
Hai là, tính đầy đủ
Đây là một yêu cầu quan trọng gắn liền với yêu cầu về tính kịp thời. Yêu cầu đặt ra là việc quản lý nhà nước trên từng loại việc hộ tịch: khai sinh, khai tử, kết hôn, nuôi con nuôi...dù ở đô thị hay nông thôn. Thực tế hiện nay cho thấy hiệu quả quản lý hộ tịch vẫn chưa đồng đều giữa các loại việc hộ tịch. Tại xã hoạt động đăng ký khai sinh và đăng ký kết hôn được quan tâm thực hiện khá tốt nhưng hoạt động khai tử và một số việc hộ tịch khác lại chưa được quan tâm đúng mức. Đến nay tại xã ý thức khai tử và một số việc hộ tịch khác lại chưa được quan tâm đúng mức. Bên cạnh đó, tình trạng đăng ký khai sinh quá hạn và chung sống như vợ chồng nhưng không đăng ký kết hôn vẫn tiếp tục phát sinh, gây tác động không nhỏ đến mục tiêu quản lý đầy đủ mọi sự kiện hộ tịch. Trong nghiệp vụ đăng ký hộ tịch, yêu cầu về tính đầy đủ cịn địi hỏi cơng chức quản lý hộ tịch khi thực hiện đăng ký bất kỳ sự kiện hộ tịch nào cũng phải ghi đầy đủ các thông tin cần thiết vào các cột, mục tương ứng trong sổ hộ tịch và giấy tờ hộ tịch, làm cơ sở cho việc tra cứu về sau dễ dàng, thuận tiện; đồng thời phải chấp hành nghiêm túc chế độ đăng ký, quản lý hộ
tịch bằng “sổ kép”, theo đó, mỗi sự kiện hộ tịch phải được đăng ký cùng lúc hai bộ sổ.
Ba là, tính chính xác khách quan
Đăng ký hộ tịch phải phản ánh chính xác, trung thực sự kiện hộ tịch xảy ra trên thực tế, hạn chế tối đa tình trạng sai sót khi đăng ký hộ tịch do lỗi ,vô ý của cán bộ Tư pháp - Hộ tịch hoặc người đi đăng ký hộ tịch. Nghiêm cấm việc cố ý đăng ký hộ tịch hoặc cấp giấy tờ hộ tịch không đúng sự thật. Trước đây, do nhận thức chưa đầy đủ về ý nghĩa quan trọng của việc bảo đảm chính xác, khách quan trong đăng ký hộ tịch, nên có tình trạng người dân vì muốn cho con đi học sớm đã tìm mọi cách để được cấp bản sao giấy khai sinh có thơng tin về năm sinh sai lệnh so với bản chính. Hoặc hiện tượng Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND xã tự ý cấp bản sao giấy khai sinh mà không thông qua việc tra cứu sổ hộ tịch của công chức quản lý hộ tịch. Những hiện tượng vi phạm tính chính xác, khách quan trong đăng ký hộ tịch nêu trên có thể dẫn tới những hệ quả phức tạp về sau nếu các giấy tờ như học bạ, hộ khẩu...của cá nhân có những thơng tin sai lệch so với giấy khai sinh.
Bốn là, nâng cao tính chủ động của cơ quan quản lý và đăng ký hộ tịch
Cơ quan quản lý hộ tịch các cấp cần nhận thức quản lý hộ tịch là nhiệm vụ quan trọng của chính quyền và phải thường xuyên nắm vững tình hình hộ tịch tại địa bàn mình quản lý, từ đó chủ động áp dụng các biện pháp cần thiết nhằm bảo đảm hiệu quả quản lý hộ tịch. Cơ quan tư pháp các cấp phải chủ động phát huy vai trò tham mưu giúp UBND cùng cấp thực hiện tốt nhiệm vụ quản lý hộ tịch, kịp thời đề xuất và tổ chức thực hiện các biện pháp quản lý phù hợp với tình hình địa phương. Cơ quan quản lý cấp trên phải thường xuyên hướng dẫn, kiểm tra, tháo gỡ vướng mắc phát sinh đối với cơ quan cấp dưới. Đối với UBND xã, công chức Tư pháp - Hộ tịch cần chủ động theo dõi tình hình phát sinh các sự kiện hộ tịch trong địa bàn để thực hiện việc đăng ký kịp thời, đầy đủ.
Năm là, đảm bảo yêu cầu của pháp chế, việc đăng ký hộ tịch phải thực hiện
đúng thẩm quyền, thủ tục, trình tự theo quy định tại các văn bản pháp luật về hộ tịch. Cơ quan đăng ký hộ tịch phải nắm vững và vận dụng chính xác các quy định pháp luật đúng đối tượng đăng ký hộ tịch.
Sáu là, yêu cầu về cải cách hành chính, cán bộ có trách nhiệm đăng ký hộ
tịch phải tạo điều kiện thuận lợi để người dân có thể dễ dàng, thuận lợi trong việc đến đăng ký hộ tịch, tuyệt đối không được yêu cầu người dân phải nộp hoặc xuất trình các loại giấy tờ khơng có trong quy định của pháp luật. u cầu cải cách hành
chính đồng thời cũng địi hỏi cán bộ tư pháp - hộ tịch xã phải rèn luyện, nâng cao ý thức trách nhiệm, năng lực chuyên môn nghiệp vụ theo hướng chuyên nghiệp hóa.
3.2. Những giải pháp chủ yếu