7. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
2.1. GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ NGOẠI THƯƠNG WCO
2.1.2. Sơ đồ tổ chức
Sơ đồ 2.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Dịch vụ Ngoại thương WCO. ( Nguồn Phịng hành chính nhân sự Cơng ty Cổ phần Dịch vụ Ngoại Thương WCO )
Hội đồng quản trị bao gồm tất cả các cổ đơng của cơng ty có quyền quyết định cao nhất và là cơ quan quản lý của cơng ty, có quyền quyết định chiến lược phát triển của cơng ty định hướng phát triển thị trường và các nhiệm vụ khác theo quy định.
Ban giám đốc của Công ty bao gồm: Giám đốc, Phó giám đốc và Trợ lý giám đốc. Đây là những người đứng đầu cơng ty, đóng vai trị quan trọng trong việc ra các quyết định chiến lược và hướng dẫn chỉ đạo thực hiện các quyết định đó, chịu trách nhiệm mọi hoạt động của cơng ty; thường xuyên kiểm tra tiến độ thực hiện công việc của các bộ phận; thiết lập mối quan hệ với các đối tác trong hoạt động kinh doanh của cơng ty,…
* Phịng kinh doanh :
Phịng này có nhiệm vụ, chức năng tham mưu và giúp việc cho giám đốc và công ty trong việc quản lý, điều hành công việc thuộc các lĩnh vực kế hoạch, kinh doanh, tiếp thị, quảng cáo.
Nghiên cứu, xây dựng chiến lược kinh doanh dài hạn, trung hạn, ngắn hạn, kế hoạch hoạt động và kế hoạch kinh doanh hằng năm, hằng quý của công ty.
Tham mưu cho Giám Đốc công ty, theo dõi thúc đẩy tiến độ thực hiện kế hoạch kinh doanh và chương trình cơng tác của cơng ty và của đơn vị trực thuộc công ty.
Tổng hợp, phân tích và lập báo cáo tình hình hoạt động và tình hình kinh doanh tháng, quý, 6 tháng, cả năm và theo yêu cầu của giám đốc công ty. Lập các báo cáo về tình hình hoạt động và kinh doanh theo yêu cầu của cấp trên.
Thu thập, phân tích, tổng hợp thơng tin thị trường, xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch tiếp thị, quảng cáo của Công ty.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và hoạt động kinh doanh của công ty.
Lên kế hoạch thu mua hàng hóa thực hiện các đơn đặt hàng của bên nhà cung cấp và khách hàng.
* Phịng tài chính kế tốn :
Phịng tài chính kế tốn quản lý tất cả các hoạt động liên quan đến tài chính, lập báo cáo tài chính, bảng cân đối kế tốn, tổng hợp doanh thu, chi phí, lợi nhuận của tồn bộ cơng ty…duy trì sự ổn định về vốn, cân đối cơ cấu vốn, đảm bảo cho công ty ln ở trạng thái an tồn về vốn.
Tổ chức hoạch tốn kế tốn tồn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo đúng pháp luật kinh tế của nhà nước.
Ghi chép, phản ánh chính xác kịp thời và có hệ thống sự diễn biến các nguồn vốn, giải pháp các nguồn vốn phục vụ cho sản xuất kinh doanh của công ty.
Theo dõi công nợ của công ty, phản ánh và đề xuất các kế hoạch thu, chi tiền mặt và các hình thức thanh tốn khác. Thực hiện quyết tốn q, 6 tháng, năm đúng thời gian. Thực hiện tốt các cơng tác hoạch tốn kế tốn giúp giám đốc Cơng ty quản lý chặt chẽ nghiệm vụ kinh doanh.
Quản lý và lưu giữ chặt chẽ các sổ sách, chứng từ, tài liệu thuộc lĩnh vực tài chính của cơng ty.
* Phịng hành chính nhân sự
Phịng hành chính nhân sự có chức năng: Thực hiện cơng tác tuyển dụng nhân sự có chất lượng theo yêu cầu của công ty, xây dựng quy chế lương thưởng, giúp ban giám đốc trong công tác hành chính, là cầu nối giữa người lao động với cơng ty.
Nhiệm vụ: Lập kế hoạch tuyển dụng hằng năm, hằng tháng cho cơng ty, lên chương trình tuyển dụng, tổ chức tuyển dụng,…
Tham mưu cho giám đốc công ty về tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh và bố trí nhân sự phù hợp với yêu cầu phát triển của công ty.
Quản lý các hồ sơ nhân sự tồn cơng ty, giải pháp các thủ tục về chế độ tuyển dụng, thôi việc, bổ nhiệm, miễn nhiệp, kỷ luật, khen thưởng, tiền lương, hưu trí...
Xây dựng chương trình, kế hoạch quy hoạch cán bộ, tham mưu cho Giám đốc về việc đề bạc, miễn nhiệmvà phân công các cán bộ lãnh đạo và quản lý công ty thuộc thẩm quyền của Giám đốc công ty.
Quản lý các hoạt động lao động, tiền lương cùng với phịng kế tốn xây dựng công quỹ tiền lương, các định mức về lao động tiền lương trong toàn bộ công ty.
Quản lý công văn giấy tờ sổ sách hành chính và con dấu. Thực hiện việc lưu trữ các tài liệu trong công ty.
Xây dựng các quy định quy chế làm việc, lao động trong Công ty; Xây dựng các trương chình làm việc, giao ban, hội họp theo định kỳ hoặc bất thường.
* Phòng dịch vụ khách hàng :
Phòng dịch vụ khách hàng gồm các chức năng :
Tổ chức ghi nhận, tổng hợp các ý kiến khiếu nại của khách hàng, tổ chức việc phân tích nguyên nhân, hàng động khắc phục phịng ngừa và theo dõi q trình thực hiện.
Tổ chức và xây dựng các kênh thơng tin để khách hàng có thể tiếp cận dễ dàng các thơng tin về cơng ty, tính năng sản phẩm, giá cả, phương thức thanh toán, ..
Định kỳ hàng năm đánh giá mức độ, hiệu quả của các kênh thông tin cho khách hàng, báo cáo thị phần bán hàng.
Thực hiên các chương trình quảng cáo khuyến mại theo yêu cầu của công ty. Tổ chức thực hiện các cuộc thăm hỏi khách hàng. Lập báo cáo phân tích ý kiến của khách hàng để cải tiến công việc.
Thực hiện đo lường mức thỏa mãn của khách hàng 2 lần/năm. Lập kế hoạch ngân sách chăm sóc khách hàng hàng năm và đề xuất ban giám đốc thông qua.