5. Kết cấu của đề tài
2.2. Thực trạng kế tốn chi phí xây lắp tại cơng ty cổ phần Sơng Đà 2-Xí nghiệp
2.2.4. Quy trình hạch tốn chi phí sản xuất
2.2.4.1. Kế tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp
Chi phí NVL trực tiếp là các khoản chi về NVL chính, vật liệu phụ, CCDC phục vụ trực tiếp cho việc thi cơng xây lắp các cơng trình. Chi phí vận chuyển NVL đến cơng trường thi cơng cũng được tính vào chi phí NVL trực tiếp.
Chi phí NVL trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm, nó chiếm khoảng 70% - 75% tổng chi phí, do đó việc hạch tốn chính xác, đầy đủ chi phí này có tầm quan trọng đặc biệt trong việc xác định tiêu hao vật chất trong sản xuất thi cơng và đảm bảo tính chính xác của giá thành xây dựng. Có thể nói vật tư trong XN rất đa dạng về chủng loại, kích cỡ, có cơng dụng và mục đích sử dụng khác nhau. XN đã xây dựng ”hệ thống danh điểm vật tư” dựa trên phần mềm SAS như sau: Chọn danh mục “Hệ thống danh điểm vật tư” trên thanh menu “Vật tư, thành phẩm”. Chọn loại vật tư cần lập, sau đó bấm nút “thêm” số hiệu của loại vật tư mới mà kế toán muốn quản lý sẽ tự động được tạo ra. Sau đó kế tốn nhập các thơng tin chi tiết về vật tư (như tên, đơn vị tính…). Kết thúc nhấn chuột vào nút “ghi”.
Chi phí NVL là chi phí trực tiếp nên nó được hạch tốn trực tiếp vào các đối tượng là các cơng trình và HMCT. Chi phí NVL chính trong XN bao gồm giá trị vật liệu xây dựng như gạch, xi măng, sắt, thép, cát, vôi,…NVL phụ như que hàn, ống nhựa, dây buộc, đinh, ốc,….dùng trực tiếp vào xây dựng cơng trình, HMCT.
Ngồi ra, các loại vật liệu khác như ván, khuôn, giàn giáo, cốt pha,…được sử dụng lâu dài, nhiều lần phục vụ cho nhiều cơng tình. Do đó cần phải phân bổ giá trị của nó cho từng cơng trình:
Giá trị một lần cần phân bổ = Giá trị vật liệu luân chuyển Số lần ước tính sử dụng
NVL của XN chủ yếu là do mua ngoài theo giá thị trường, NVL sử dụng đến đâu được mua tới đó, do vậy NVL tồn kho rất ít, điều này giúp cho XN tránh được sự lãng phí do tồn đọng NVL gây ra.
Do địa điểm xây dựng luôn ln thay đổi theo địa bàn thi cơng cơng trình nên để thuận tiện cho việc vận chuyển NVL và tiết kiệm chi phí thì XN tiến hành tổ chức kho ngay tại địa bàn thi cơng cơng trình và tiến hành nhập xuất NVL ngay tại đó.
Căn cứ vào Bản vẽ kỹ thuật, Bảng dự tốn và theo u cầu thi cơng cơng trình như tiến độ thi cơng, thời hạn thi cơng tiến hành bóc tách các khoản mục chi phí trong dự tốn để lập kế hoạch sản xuất thi cơng cho các đội, khi đó cán bộ kỹ thuật sẽ lập Phiếu yêu cầu vật tư gửi lên phòng kỹ thuật vật tư của XN, Phiếu yêu cầu vật tư có 1 liên. Bộ phận vật tư căn cứ vào Phiếu yêu cầu vật tư sẽ tiến hành mua vật tư nhập kho và tiến hành lập Phiếu nhập kho. PNK được lập thành 3 liên, 1 liên lưu tại bộ phận, 1 liên thủ kho ghi vào sổ kho, 1 liên gửi cho ban Tài chính – Kế tốn của XN. Khi vật liệu về đến kho, cán bộ kỹ thuật phải kiểm tra số lượng, chất lượng, lập Biên bản kiểm nghiệm và làm thủ tục nhập kho. Bộ phận mua hàng dựa vào hợp đồng mua bán, hóa đơn GTGT ( PHỤ LỤC 2.5), Biên bản kiểm nghiệm vật tư để viết Phiếu nhập kho ( PHỤ LỤC 2.5A)
Khi có nhu cầu sử dụng vật tư thi công, cán bộ kỹ thuật sẽ lập Phiếu yêu cầu xuất kho, căn cứ vào Phiếu yêu cầu xuất kho thì bộ phận vật tư tiến hành lập Phiếu xuất kho
( PHỤ LỤC 2.5B) . PXK cũng được lập thành 3 liên, 1 liên lưu tại bộ phận, 1 liên thủ
kho dùng để ghi sổ kho, 1 liên gửi phịng kế tốn. Thủ kho nhận được PXK thì tiến hành kiểm tra, đối chiếu để xuất kho và kí nhận vào PXK và ghi sổ, thẻ kho. Tất cả các PNK, PXK, Hóa đơn GTGT, Phiếu yêu cầu xuất kho, Phiếu yêu cầu xuất vật tư sẽ được tập hợp lại và gửi lên ban Tài chính – Kế tốn Xí nghiệp.
Để xác định trị giá thực tế NVL xuất kho kế tốn áp dụng tính giá NVL theo phương pháp bình qn gia quyền.
Kế toán căn cứ vào các PXK đã tập hợp được trong tháng lập Bảng kê xuất NVL trong tháng chi tiết cho từng cơng trình, HMCT ( PHỤ LỤC 2.6)
Số liệu nhập vào máy được phần mềm kế toán xử lý và tập hợp vào các sổ kế tốn có liên quan như sổ chi tiết vật tư, sổ chi tiết TK 621, sổ Cái TK 621.
Quy trình hạch tốn tập hợp chi phí NVL trực tiếp được tiến hành cụ thể như sau:
Kế toán căn cứ vào Phiếu yêu cầu xuất kho, Hóa đơn GTGT, PNK và PXK để tiến hành nhập dữ liệu PNK và PXK. Để nhập dữ liệu, kế toán vào phân hệ Quản lý kho, chọn mục Nhập kho hoặc Xuất kho để lập PNK và PXK. Sau đó kế tốn lập chứng từ hạch tốn tập hợp chi phí NVL trực tiếp, phần mềm máy tính xử lý và tập hợp dữ liệu vào sổ sách như Sổ chi tiết vật tư, Sổ chi tiết TK 621, Sổ cái TK 621.
Ví dụ:
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT ( PHỤ LỤC 2.5), căn cứ vào Phiếu nhập kho kế toán tiến hành nhập chứng từ vào máy theo mẫu dưới đây. Từ màn hình của cửa sổ “Nhập chứng từ” chọn “Nhập vật tư” với diễn giải và hạch toán như sau:
- Diễn Giải: “ Mua xi măng nhập kho” - Hạch toán:
Nợ TK 152: 105.445.968 Nợ TK 133: 10.544.597
Có TK 331: 115.990.565
Sau khi nhập xong dữ liệu, bấm nút “Ghi” để lưu dữ liệu.
Khi nhận được Phiếu đề nghị xuất vật tư (PHỤ LỤC 2.6A) phục vụ thi cơng cơng trình, kế tốn XN kiểm tra hàng tồn kho để đảm bảo số lượng; so sánh số lượng vật tư đã xuất với dự toán ban đầu; theo dõi được lượng vật tư cần xuất ra sao
cho hợp lý; Sau khi kế toán trưởng và Giám đốc phê duyệt phiếu đề nghị; Kế tốn kho xuất vật tư cho cơng trình sau đó tập hợp và lập bảng chi tiết xuất NVL-CCDC (PHỤ LỤC 2.6B). Kế tốn kho trình Bảng chi tiết xuất lên kế toán trưởng và Giám đốc duyệt và tiến hành nhập chứng từ vào máy theo quy trình như sau:
- Nhấn chuột vào “Xuất vật tư” trên màn hình của cửa sổ “ Nhập chứng từ” - Tháng: 9/2017
- Ngày chứng từ: 23/09/2017 - Số hiệu chứng từ: PXK17
- Diễn giải: Xuất kho vật tư cho cơng trình - Bộ phận: Cơng trình thuỷ điện Lai Châu - Tài khoản: 621, phát sinh Nợ: 146.895.445 - Tài khoản: 152, phát sinh Có: 146.895.445
Bấm nút “Ghi” để lưu dữ liệu của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Khi nhập tài khoản Nợ hoặc Có kế tốn chỉ cần nhập phần đầu của số hiệu tổng hợp, bấm “Enter” và chọn số hiệu của tài khoản chi tiết trong bảng tài khoản theo yêu cầu của chương trình (phải nhập liệu theo số hiệu tài khoản cấp thấp nhất).
Sau khi nhập xong chứng từ, máy tự động chuyển dữ liệu vào các sổ của hình thức Nhật ký chung theo trình tự sau:
+ Sổ nhật ký chung ( PHỤ LỤC 2.24) + Sổ cái tài khoản 621 ( PHỤ LỤC 2.7)
+ Sổ chi tiết tài khoản 621- Cơng trình thuỷ điện Lai Châu PHỤ LỤC (2.8) Việc thực hiện nhập tiếp các chứng từ khác phát sinh trong tháng liên quan đến khoản mục chi phí NVL trực tiếp theo quy trình tương tự.
Cuối kỳ kế tốn căn cứ vào chi phí NVL trực tiếp đã tập hợp được trên sổ chi tiết tài khoản 621- Cơng trình thuỷ điện Lai Châu, kế tốn kết chuyển chi phí NVL trực tiếp sang sổ cái tài khoản 154 - Chi phí SXKD dở dang và sổ chi tiết tài khoản 154 – cơng trình thuỷ điện Lai Châu.
Cuối tháng kế toán XN và thủ kho gặp nhau để đối chiếu số vật tư xuất tồn. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất trong tháng, kế toán tổng hợp số liệu về nhập - xuất – tồn kho từng loại vật liệu của từng cơng trình, HMCT trong tháng. Trên cơ sở đó lập Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật tư trong tháng cho từng cơng
trình, HMCT. Trong đó, giá trị NVL tồn kho cuối tháng được xác định như sau: Giá trị NVL tồn kho cuối tháng = Trị giá NVL tồn kho đầu tháng + Trị giá NVL mua vào trong tháng - Trị giá NVL xuất dùng trong tháng Còn đối với các loại vật tư được phép hao hụt như vôi, sỏi, cát,..được xác định: Trị giá NVL tồn kho cuối tháng = Trị giá NVL tồn kho đầu tháng + Trị giá NVL mua vào trong tháng - Trị giá NVL xuất dùng trong tháng - Hao hụt theo định mức
2.2.4.2. Kế tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
Tại XN Sông Đà 2.08 hoạt động thi công xây lắp vừa được áp dụng thi công thủ công, vừa áp dụng thi công bằng máy, khối lượng công việc xây lắp thực hiện chủ yếu bằng lao động thủ cơng. Do đó chi phí tiền lương NCTT xây lắp chiếm tỷ trọng khá lớn trong giá thành sản phẩm. Việc hạch tốn đúng, đầy đủ chi phí này sẽ góp phần vào việc tính tốn hợp lý, chính xác giá thành cơng trình, HMCT. Mặt khác việc hạch tốn đúng chi phí NCTT cịn giúp cho việc thanh toán chi trả lương cho người lao động thỏa đáng, kịp thời, khuyến khích người lao động tích cực trong cơng việc.
Chi phí nhân cơng tại XN Sông Đà 2.08 được tập hợp vào TK 622 chi tiết cho từng cơng trình, HMCT, bao gồm lương chính, lương phụ và các khoản phụ cấp theo lương cho CNTT tham gia vào quá trình xây lắp. Hiện nay, tại XN số lao động trong biên chế chiếm tỷ trọng nhỏ và chủ yếu để thực hiện những công việc quản lý kỹ thuật, đốc cơng… cịn lại đa số lao động trực tiếp là lao động thuê ngoài. Điều này là một cách tiết kiệm chi phí nhân cơng cho XN vì việc th nhân cơng ngồi sẽ giúp cho XN tiết kiệm khoản chi lương cho công nhân trong giai đoạn chờ cơng trình, XN lại khơng phải trích các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ cho lực lượng lao động này. Mặt khác, điều này sẽ giúp cho đội trưởng đội xây dựng hoàn toàn chủ động trong việc thuê và bố trí lao động. Số lao động thuê ngoài được tổ chức thành các tổ sản xuất phục vụ cho từng yêu cầu thi công cụ thể như tổ nề, tổ mộc, tổ điện nước,…. mỗi tổ sản xuất do một tổ trưởng phụ trách và chịu trách
nhiệm trước đội trưởng đội xây dựng về phần việc do tổ mình thực hiện. Đội trưởng căn cứ vào yêu cầu tiến độ thi công và cơng việc thực tế để tiến hành giao khốn cho các tổ sản xuất.
Hình thức trả lương cho lao động trực tiếp mà XN áp dụng là giao khoán từng khối lượng cơng việc hồn thành và khốn gọn cơng việc.
Đối với lao động thuê ngoài
Sau khi đồng ý thuê thêm lao động từ bên ngoài, đội trưởng đội xây dựng trực tiếp ký Hợp đồng nhân cơng (theo hình thức khốn) ( PHỤ LỤC 2.9). Vì q trình thi cơng các cơng trình, HMCT thường kéo dài nên đội trưởng đội xây dựng thường phải ứng trước tiền cơng hàng tháng để trả cho cơng nhân th ngồi. Khi đó đội trưởng làm giấy biên nhận tiền tạm ứng với bên giao khốn để xác nhận có nghiệp vụ kinh tế phát sinh chi phí NCTT.
Bên nhận khốn sẽ bàn giao cơng trình cho bên giao khốn khi cơng trình xây dựng cơ bản hồn thành, khi đó hai bên tiến hành làm biên bản nghiệm thu khối lượng cơng việc hồn thành (phụ lục 2.10). Cơng trình hồn thành, đội trưởng đội xây dựng sẽ tập hợp tất cả các chứng từ có liên quan đến nghiệp vụ phát sinh chi phí NCTT (như hợp đồng th nhân cơng, biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hồn thành, giấy biên nhận tiền cơng, biên bản thanh tốn hợp đồng th nhân cơng, hợp đồng làm khốn) sau đó chuyển về phịng kế tốn của XN. Phịng kế tốn sau khi nhận được các chứng từ trên tiến hành kiểm tra và trình Giám đốc xét duyệt, kế toán thanh toán viết phiếu chi xuất tiền cho đội trưởng đội xây dựng để đội trưởng đội xây dựng trả lương cho lao động thuê ngoài hoặc trừ vào tiền đã tạm ứng của đội trưởng đội xây dựng, đồng thời chuyển chứng từ cho kế toán để kế toán nhập dữ liệu vào máy.
Do lao động th ngồi khơng có trong danh sách lao động của XN nên XN khơng phải tính trích các khoản trích theo lương như: BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ. Nhưng làm theo hình thức giao khốn cho người đại diện, Doanh nghiệp phải trích 10% thuế TNCN cho nhà nước.
Sau khi có các biên bản nghiệm thu (Minh họa Phụ lục 2.10), Kế tốn hạch tốn chi phí lương chi tiết theo hạng mục cơng trình hoặc cơng trình như sau:
Có TK 334: 157.220.000
Nhân cơng là giao khốn cho 01 người đại diện ký hợp đồng, vì thế Doanh nghiệp trích 10% Thuế TNCN trừ tại lương nhân cơng, kế tốn cần hạch tốn:
Nợ TK 334: 15.722.000 Có TK 3335: 15.722.000
Khi ứng tiền lương hoặc thanh toán lương cho nhân cơng, kế tốn ghi: Nợ TK 334/ Có TK 111,112
Căn cứ vào các chứng từ hạch toán kế toán nhập liệu vào máy. Quy trình nhập liệu vào máy tương tự như quy trình nhập liệu chi phí NVLtrực tiếp. Cuối tháng, kế tốn tập hợp bảng thanh toán lương của các tổ, Bảng thanh tốn tiền lương cơng nhân thuê ngoài, bảng phân bổ lương cùng với các chứng từ kèm theo trình lên Giám đốc và kế tốn trưởng duyệt, sau đó tiến hành nhập dữ liệu vào máy.
Để nhập dữ liệu, nhấn chuột vào “Tổng hợp” trên màn hình của cửa sổ “
Nhập chứng từ”, ta có màn hình nhập dữ liệu sau:
Khi nhập tài khoản Nợ hoặc Có kế tốn cũng chỉ cần nhập phần đầu của số hiệu tổng hợp, bấm “Enter” và chọn số hiệu của tài khoản chi tiết trong bảng tài khoản theo yêu cầu của chương trình (phải nhập liệu theo số hiệu tài khoản cấp thấp nhất).
Khi nhập TK 622 chương trình tự động đưa ra bảng tài khoản với con trỏ dừng lại ở tài khoản 622 và danh mục tài khoản chi tiết của TK 622, kế toán di chuyển con trỏ và chọn TK 622 – Cơng trình thuỷ điện Lai Châu.
Bấm nút “Ghi” để lưu dữ liệu của nghiệp cụ kinh tế phát sinh. Việc nhập các chứng từ khác cũng theo quy trình nhập liệu như trên, sau khi nhập liệu xong dữ liệu máy tự động chuyển các dữ liệu vào các sổ theo trình tự:
+ Sổ Nhật ký chung (Phụ lục 2.24) + Sổ cái TK 622 (Phụ lục 2.11)
+ Sổ chi tiết TK 622 – Cơng trình thuỷ điện Lai Châu ( Phụ lục 2.12)
Căn cứ vào các sổ chi tiết TK 622, các nhà quản lý có thể biết được chi phí NCTT của cơng trình, HMCT là bao nhiêu. Hiện nay XN áp dụng cơ chế khoán gọn nên đội trưởng đội xây dựng chỉ được phép chi trong định mức giới hạn đảm bảo thu được lợi nhuận cho XN. Nếu đội trưởng đội xây dựng chi vượt định mức làm thua lỗ cơng trình thi cơng thì đội trưởng đội xây dựng phải tự chịu trách nhiệm.
Qua quá trình thực tập tại doanh nghiệp, em nhận thấy tại doanh nghiệp khơng có sự chênh lệch giữa chi phí thực tế và chi phí giao khốn nhân cơng trực tiếp.
2.2.4.3. Kế tốn chi phí máy thi cơng
Chi phí MTC là loại chi phí đặc thù trong lĩnh vực sản xuất xây lắp, chi phí này bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến việc sử dụng MTC nhằm hồn thành khối lượng cơng tác xây lắp như chi phí ngun liệu, chi phí nhân cơng,… Hiện nay, máy móc thiết bị tại XN bao gồm hai loại: Một loại đi thuê và một loại thuộc quyền quản lý, sử dụng của XN.
Trường hợp máy thi công thuộc quyền quản lý sử dụng của XN
Đối với loại máy thi công thuộc quyền quản lý, sử dụng của XN, hàng tháng kế tốn trích khấu hao cho từng loại máy. Phương pháp khấu hao là phương pháp đường thẳng, mức trích khấu hao hàng tháng đối với từng TSCĐ được xác