4. Phương pháp nghiên cứu đề tài
2.2. Thực trạng tình hình kế tốn ngun vật liệu tại cơng ty TNHH cáp điện
2.2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu sản xuất dây cáp điện tại công ty TNHH
điện lực Kevin Việt Nam
2.2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu sản xuất dây cáp điện tại công tyTNHH cáp điện lực Kevin Việt Nam. TNHH cáp điện lực Kevin Việt Nam.
Phương pháp hoạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty TNHH cáp điện lực Kevin Việt Nam sử dụng phương pháp thẻ song song.
Thủ tục mua vật tư: Bộ phận phòng thu mua lấy báo giá vật tư của các nhà
cung cấp… xem xét so sánh giá cả, chất lượng của các loại thép sau đó lập biên bản phê duyệt giá (nhằm đưa ra quyết định chọn nhà cung ứng). Tiến hành liên hệ với nhà cung cấp tuỳ theo yêu cầu hai bên có thể lập hợp đồng hoặc không.
Các loại chứng từ cần thiết: + Hợp đồng kinh tế
+ Biên bản họp hội đồng giá + Biên bản kiểm nghiệm vật tư + Hoá đơn mua hàng
+ Biên bản thanh lý hợp đồng + Phiếu nhập kho
Khi nguyên vật liệu về đến kho công ty tiến hành thủ tục nhập kho vật tư như sau:
Thủ tục nhập kho:
Nguyên vật liệu của Cơng ty chủ yếu là mua ngồi. Khi nhận được đơn đặt hàng, hoặc căn cứ vào kế hoạch và nhu cầu vật tư của phân xưởng đã được phó giám đốc phê duyệt, phòng kinh doanh sẽ tổ chức tiến hành các thủ tục mua thép, linh kiện, dầu nhớt, xăng.... Nguyên vật liệu mua về sẽ được nhân viên dưới kho kiểm tra và lập biên bản kiểm nghiệm.đối chiếu với chứng nhận chất lượng do bên bán cung cấp, cán bộ thu mua tự kiểm tra, nếu khơng phát hiện sai sót thì vật tư có thể được nhập kho ln. Các bước nhập kho như sau:
Cán bộ thu mua đề nghị nhập kho.
Nhân viên bộ phận kho lập biên bản kiểm nghiệm (nếu cần) Kế toán vật tư lập phiếu nhập kho làm 3 liên.
- Liên 1: Thủ kho giữ làm chứng từ vào thẻ kho, và file Excel theo dõi nhập xuất tồn, Liên 1 được lưu kèm với bản copy của hóa đơn hàng nhận về.
- Liên 2: Gửi lên phịng kế tốn để theo dõi song song với kho (kèm với bản copy hóa đơn của hàng nhận về, hóa đơn gốc). Liên 2 cũng sẽ được lưu tại phịng kế tốn và theo một file nhập riêng.
- Liên 3: Người phụ trách mua hàng sẽ vào sổ theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu sản xuất tại nhà máy.
Phụ trách phòng vật tư ký phiếu nhập kho (giữ lại một liên) và chuyển cho thủ kho.
Thủ kho tiến hành nhập kho, kiểm tra số lượng trên phiếu với số lượng thực nhập, nếu chính xác thì ký PNK, ghi thẻ kho, chuyển PNK cho kế tốn. Nếu có chênh lệch thì chuyển cho kế tốn sửa lại rồi tiến hành nhập kho.
Kế toán kiểm tra trên PNK, nếu đủ thông tin ghi sổ và lưu một liên, một liên dùng để thanh tốn giao cho khách hàng.
Ví dụ: Để thấy rõ hơn thủ tục nhập khi vật tư, ta tìm hiểu quá trình nhập kho
dây đai A42 số: PRC 1602012 ngày 27 tháng 02 năm 2016. Trích dẫn:
“Phiếu nhập kho dây đai A42 ngày 27 tháng 02 năm 2016 số: PRC 1602012” (phụ lục 08)
“Hóa đơn bán hàng số 0065870” (Phụ lục 09) “Bảng kê chi tiết bán hàng” (Phụ lục 10) “Biên bản giao nhận hàng hóa” (Phụ lục 11)
Thủ tục xuất kho:
Khi phát sinh nhu cầu sử dụng vật tư để phục vụ cho sản xuất, người có yêu cầu (Bộ phận sản xuất, phân xưởng hàn, dập …) lập Phiếu yêu cầu xin cấp vật tư.
- Phòng kỹ thuật và thủ trưởng đơn vị ký xét duyệt.
- Kế toán vật tư lập Phiếu xuất kho, phụ trách phòng ký PXK.
- Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho, xuất vật liệu và ghi số thực xuất vào phiếu xuất, sau đó ghi số lượng xuất và tồn kho của từng loại vào thẻ kho định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất kho cho kế toán vật tư.
- Kế tốn kiểm tra kế tốn tính giá hồn chỉnh phiếu xuất để lấy số liệu ghi sổ kế toán, ghi sổ và lưu.
Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:
+ Liên 1: Lưu lại ở dưới kho để vào thẻ và máy. + Liên 2: Giao cho phịng kế tốn để vào sổ.
+ Liên 3: Người phụ trách mua hàng sẽ vào sổ theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu sản xuất tại nhà máy.
Trích phiếu xuất kho số QT 1603002 ngày 15/03/2016 (phụ lục số 12).
Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu sản xuất tại Công ty
Tại công ty, hạch toán chi tiết vật liệu áp dụng theo phương pháp thẻ song song với ưu điểm đơn giản dễ làm, dễ kiểm tra, cung cấp thơng tin kịp thời chính xác, phương pháp này đã đáp ứng được yêu cầu hạch tốn nhiều và đa dạng ở cơng ty.
Tại kho: Việc phản ánh tình hình nhập, xuất kho hàng ngày do thủ kho tiến
hành ghi chép vào thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng nhập, xuất. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho phải tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, sau đó phản ánh thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho tính ra số tồn kho ghi vào theo công thức:
tháng tháng trong tháng trong tháng
Định kỳ, nhân viên kế toán xuống kho nhận lại chứng từ sau khi đã có xác nhận của thủ kho, đồng thời kiểm tra việc ghi chép thẻ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho.
Ví dụ: Ngày 14/01/2016 khi nhận được phiếu xuất kho Nhựa W-XLPE số QT
1601002 do kế toán vật tư chuyển đến, thủ kho ghi vào thẻ kho Nhựa W-XLPE. Cuối tháng, kế toán tổng hợp lại và ghi vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho.
Trích dẫn:
“ PXK Nhựa W-XLPE số QT 1601002” (Phụ lục 13) “Thẻ kho 01/12-0002” (Phụ lục 14)
“Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho Tài khoản 1521 (Tháng 01/2016)” (Phụ lục 07)
Tại Phịng Kế tốn:
Kế toán sử dụng sổ chi tiết nguyên vật liệu và bảng tổng hợp nhập xuất tồn. Hàng tuần nhân viên kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, đồng thời ký xác nhận vào thẻ kho và nhận các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho về phịng kế tốn. Ở phịng kế tốn kế tốn vật tư kiểm tra chứng từ và hoàn chỉnh nốt chỉ tiêu giá trị trên phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kế tốn căn cứ vào hóa đơn GTGT của người bán để tính ra đơn giá và thành tiền căn cứ vào các chứng từ này kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết cho từng loại vật tư về mặt số lượng và giá trị. Căn cứ vào sổ chi tiết kế toán ghi vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn cuối tháng, bảng này được lập để phản ánh khái quát tình hình nhập, xuất, tồn của tất cả các nguyên vật liệu có trong kho. Mỗi dịng phản ánh số liệu của một loại nguyên vật liệu. Số liệu trên bảng nhập xuất tồn dùng để đối chiếu với phát sinh nợ, phát sinh có và số dư trên sổ cái 152.
Tại cơng ty TNHH cáp điện lực Kevin Việt Nam, việc hạch tốn được kế tốn thực hiện bằng máy vi tính, trên hệ thống sổ kế toán excel khi kế toán nhận được bộ chứng từ gốc do bộ phận kho chuyển lên thì kế tốn căn cứ vào đó để cập nhật chứng từ Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho. Các chứng từ này sau khi được cập nhật vào máy, thì mọi dữ liệu (về số lượng, trị giá nhập....) sẽ được tạo thành và lưu giữ dưới dạng các tệp cơ sở dữ liệu kế tốn. Máy tính sẽ quản lý ngun vật liệu trong từng kho chi tiết theo mã số từng loại (mã vật tư), số hiệu chứng từ theo quy định. Sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất kho…Sau mỗi nghiệp vụ nhâp, xuất kho…., máy tính
với phần mềm Fast sẽ tự động q trình tính tốn vào sổ, lên các báo cáo chi tiết (sổ chi tiết vật tư 15211, 15212, 15213, bảng tổng hợp N-X-T), các báo cáo tổng hợp (sổ Nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản 152, 331..)
Trích dẫn:
“Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa tháng 01/2016” (Phụ lục 15) “Sổ chi tiết công nợ đối với Công ty TNHH Tích Giang (01/01/2016 – 29/02/2016)”(Phụ lục 16) “Sổ cái TK 1521 tháng 01/2016” (Phụ lục 17) “Sổ cái TK 331 tháng 01/2016” (Phụ lục 18) “Sổ cái TK 621 tháng 01/2016”(Phụ lục 19) “Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho TK 1521 tháng 01/2016” (Phụ lục 07) “Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho TK 1522 tháng 01/2016” (Phụ lục 20)