Hoàn thiện việc tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty CP Vận tải và Th tàu

5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp

3.2.1 Một số đề xuất

3.2.1.1 Hoàn thiện việc tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty CP Vận tải và Th tàu

Bộ máy kế tốn của cơng ty hiện nay về căn bản đã được tổ chức khá hợp lý, đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ kế toán. Tuy nhiên cũng khơng thể vì thế mà cơng

ty khơng cần quan tâm cải thiện bộ máy kế toán. Để bộ máy kế tốn của cơng ty hoạt động ngày càng hiệu quả, cơng ty cần chú trọng hơn nữa đến việc đào tạo, nâng cao trình độ của đội ngũ nhân viên vì nhân tố quyết định nhất trong mọi hoạt động vẫn là con người.

Trình độ của nhân viên kế tốn tại cơng ty hiện nay đã khá phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm của công ty. Tuy nhiên, hầu hết nhân viên kế toán đều là những nhân viên trẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế. Do đó, để nâng cao chất lượng của công tác kế tốn, cơng ty nên cần tăng cường cơng tác đào tạo nhân viên, tạo điều kiện cũng như khuyến khích nhân viên tham gia các lớp huấn luyện nghiệp vụ, ngồi ra, cơng ty cũng có thể tổ chức các buổi thảo luận tìm hiểu về lịch sử cơng ty, về các chính sách kế tốn mới,… để từ đó nâng cao trình độ nhân viên, giúp nhân viên hiểu rõ hơn về cơng ty, về các chính sách kế tốn mới, góp phần vận dụng phù hợp các chính sách của Nhà nước vào cơng tác kế tốn của công ty, đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp cũng như của nền kinh tế.

Khi đào tạo được đội ngũ kế tốn chun nghiệp thì cơng tác kế tốn nói chung và kế tốn kết quả kinh doanh nói riêng sẽ được xử lý nhanh nhẹn, đúng đắn, đảm bảo tính trung thực, hợp lý và chính xác của số liệu kế toán. Hệ thống chứng từ được xử lý tốt từ khâu lập chứng từ đến khâu nhập liệu sẽ giúp cho cơng tác kế tốn kết quả kinh doanh cuối kỳ khơng gặp khó khăn và sai sót. Việc xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ sẽ nhanh chóng hơn, đảm bảo cung cấp thơng tin kịp thời cho nhà quản trị ra quyết định kinh doanh phù hợp.

Cơng ty nên mở rộng khơng gian cho phịng kế tốn và kế tốn trưởng nên có phịng làm việc riêng như vậy sẽ tạo nên tính chuyên nghiệp và thoải mái nhất cho các nhân viên từ đó nâng cao chất lượng cơng việc.

3.2.1.2 Về cơng tác quản lý doanh thu, chi phí

Ban Tổng giám đốc cần phải kiểm soát chặt chẽ trong quyết định của mình liên quan đến hoạt động bán hàng cung cấp dịch vụ và trong cơng tác kiểm sốt chi phí. Đồng thời, phải cân nhắc và xem xét các đề xuất liên quan đến việc cung cấp dịch vụ của công ty, các quyết định hợp tác với các bạn hàng mới và cũ, các đề xuất quảng cáo dịch vụ… để có thể đưa ra các quyết định đúng đắn, bắt kịp thị trường. Ban Tổng giám đốc cũng nên đưa ra quyết

định đầu tư, đổi mới phần mềm kế toán. Bởi đây là công cụ trực tiếp tác động đến bộ máy kế tốn của cơng ty, góp phần làm gia tăng hiệu quả hoạt động của công ty.

Công ty nên tạo điều kiện cho các kế toán viên hoặc bản thân kế tốn phải cập nhật liên tục những thơng tư, quy định kế toán mới để đảm bảo cho cơng tác kế tốn được thực hiện đúng theo quy định của chế độ kế tốn, góp phần quản lý doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh hiệu quả. Bộ phận kế toán cần phải kiểm tra đối chiếu thường xuyên hơn các chứng từ cùng với số liệu kế tốn đề đảm bảo tính trùng khớp, chính xác

Các bộ phận cấp dưới cần tiến hành kiểm tra chéo lẫn nhau để nâng cao tính minh bạch trong hoạt động, tránh những sai sót khó phát hiện, gian lận trong việc thực hiện cơng việc đồng thời cũng nâng cao tính tự giác chấp hành và tinh thần làm việc tập thể trong cơng ty. Kế tốn là một trong những công việc tiềm ẩn nhiều rủi ro, sai sót do đó cơng ty cần đưa ra những biện pháp nhằm hồn thiện hơn nữa hệ thống kiểm sốt nội bộ. Thứ nhất là vừa có thể phục vụ tốt hơn cho hệ thống quản lý giúp cho cơng ty ln trong tình trạng được kiểm sốt tốt mọi hoạt động, hạn chế được các rủi ro tiềm tàng. Thứ hai, giúp cho bộ máy kế tốn có thể hoạt động minh bạch rõ ràng, hạn chế được những sai sót có thể xảy ra.

Khơng những phịng kế tốn tài vụ cần nâng cao kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ mà Ban Tổng giám đốc cũng cần trang bị cho mình những kiến thức nhất định về cơng tác kế tốn kết quả kinh doanh và cần phải sát sao cùng với kế toán trong việc quản lý doanh thu, chi phí. Ban Tổng giám đốc cần kiểm sốt nghiêm ngặt hơn về quy trình ln chuyển chứng từ, quyền hạn về phê duyệt, phê chuẩn, thứ tự chứng từ được luân chuyển để quản lý doanh thu, chi phí một cách hiệu quả nhất.

Cơng ty mua ngun vật liệu từ các nhà cung cấp trong nước để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Do vậy, Công ty sẽ chịu rủi ro từ việc thay đổi giá bán của nguyên vật liệu. Công ty nên thực hiện các biện pháp

phòng ngừa rủi ro từ việc mua các cơng cụ tài chính trên thị trường. Hoạt động kinh doanh của Công ty sẽ chủ yếu chịu rủi ro khi có sự thay đổi về giá và lãi suất. Trong q trình kinh doanh cơng ty thực hiện một số giao dịch có gốc ngoại tệ, vì vậy mà cơng ty nên có các biện pháp để phịng ngừa rủi ro khi có biến động về tỷ giá.

Lợi nhuận gộp của cơng ty trong 4 quý gần đây nhất vẫn đang có xu hướng tăng trưởng âm, điều này chứng tỏ công tác quản lý chi phí của cơng ty chưa thực sự hiệu quả, với việc tăng lên của các loại chi phí ngun, nhiên vật liệu, chi phí nhân cơng thì giá cung cấp các loại dịch vụ của công ty vẫn ở mức ổn định, nhất là ở trong lĩnh vực mũi nhọn của cơng ty là vận tải biển. Do đó, ban lãnh đạo cơng ty, cần phải sự thay đổi về giá của các loại dịch vụ mà công ty cung cấp.

3.2.1.3 Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế tốn

 Công ty nên sử dụng tài khoản 8212

Việc sử dụng TK 8212 – chi phí thuế TNDN hỗn lại sẽ giúp cơng ty hạch tốn và theo dõi một cách chính xác các khoản chênh lệch do sự khác biệt theo cách tính của kế tốn và theo thuế, cũng như khoản thuế TNDN phát sinh từ các khoản chênh lệch đó. Từ đó, giúp doanh nghiệp có thể phản ánh chính xác được kết quả kinh doanh của doanh nghiêp, đồng thời thể hiện đúng các thơng tin kế tốn cần cung cấp cho thuế và các cổ đông, nhà quản trị trong việc đưa ra các quyết định. Tạo nên sự thống nhất và và phù hợp giữa thuế và kế toán, giảm thiểu được sự phức tạp trong việc sử dụng thơng tin kế tốn cho mục đích kê khai, quyết toán thuế và đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất, quản lý tập trung của Nhà nước đối với nền kinh tế.

Ngun tắc kế tốn chi phí thuế TNDN hỗn lại

- Khi lập Báo cáo tài chính, kế tốn phải xác định chi phí thuế thu nhập hỗn lại theo quy định của Chuẩn mực kế toán “Thuế thu nhập doanh nghiệp”.

- Kế tốn khơng được phản ánh vào tài khoản này tài sản thuế thu nhập hoãn lại hoặc thuế thu nhập hoãn lại phải trả phát sinh từ các giao dịch được ghi nhận trực tiếp vào vốn chủ sở hữu.

- Cuối kỳ, kế toán phải kết chuyển số chênh lệch giữa số phát sinh bên Nợ và số phát sinh bên Có TK 8212 - “Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại” vào tài khoản 911 - “Xác định kết quả kinh doanh”.

- Cuối năm tài chính, căn cứ vào “Bảng xác định thuế thu nhập hoãn lại phải trả” để ghi nhận thuế thu nhập hoãn lại phải trả phát sinh vào chi phí thuế thu nhập hỗn lại:

+ Nếu số thuế thu nhập hoãn lại phải trả phát sinh lớn hơn số thuế thu nhập hỗn lại phải trả được hồn nhập trong năm, kế toán ghi bổ sung theo số chênh lệch:

Nợ TK 8212 – Chi phí thuế thu nhập hỗn lại

Có TK 347 – Thuế thu nhập hỗn lại phải trả

+ Nếu số thuế thu nhập hoãn lại phải trả phát sinh trong năm nhỏ hơn số thuế thu nhập hỗn lại phải trả được hồn nhập trong năm, kế toán ghi giảm theo số chênh lệch:

Nợ TK 347 – Thuế thu nhập hỗn lại phải trả

Có TK 8212 – Chi phí thuế thu nhập hỗn lại

- Cuối năm tài chính, kế tốn căn cứ vào “Bảng xác định tài sản thuế thu nhập hoãn lại” để ghi nhận:

+ Nếu tài sản thuế thu nhập hoãn lại phát sinh trong năm lớn hơn số tài sản thuế thu nhập hỗn lại được hồn nhập trong năm, kế toán ghi nhận số chênh lệch:

Nợ TK 243 – Tài sản thuế thu nhập hỗn lại

Có TK 8212 – Chi phí thuế thu nhập hỗn lại

+ Nếu tài sản thuế thu nhập hoãn lại phát sinh nhỏ hơn tài sản thuế thu nhập hoãn lại được hồn nhập, kế tốn ghi giảm tài sản thuế thu nhập theo số chênh lệch:

Nợ TK 8212 – Chi phí thuế thu nhập hỗn lại Có TK 243 – Tài sản thuế thu nhập hỗn lại

- Cuối kỳ kế toán, kết chuyển số chênh lệch giữa số phát sinh bên Nợ và số phát sinh bên Có TK 8212 - Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại:

+ Nếu TK 8212 có số phát sinh Nợ lớn hơn số phát sinh Có, thì số chênh lệch ghi:

Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 8212 - Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hỗn lại. + Nếu TK 8212 có số phát sinh Nợ nhỏ hơn số phát sinh Có, thì số chênh lệch ghi: Nợ TK 8212 - Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hỗn lại

Có TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh.

 Công ty nên sử dụng tài khoản 154

Việc sử dụng tài khoản 154 trong việc hạch tốn là cần thiết để có thể đảm bảo được tính phù hợp giữa doanh thu và chi phí phát sinh trong kỳ. Vì vậy ban lãnh đạo như tổng giám đốc, kế tốn trưởng của cơng ty nên có những điều chỉnh cho phù hợp với chuẩn mực kế toán. Là một doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, dẫn đến việc không phát sinh các chi phí dở dang, việc khơng vân dụng tài khoản này hạch tốn mà thay vào đó hạch tốn trực tiếp vào TK 632, điều này giúp cho doanh nghiệp giảm bớt được sự rườm rà trong cơng tác hạch tốn, nhưng xét trên phương diện về quy định thì nó chưa phù hợp.

 Cơng ty nên tiến hành trích lập các khoản dự phịng phải thu khó địi

Trong điều kiện kinh tế có nhiều sự biến động, rủi ro có thể xảy ra bất cứ thời điểm nào mà doanh nghiệp không thể tiên lượng được, việc bán hàng mà không thu được tiền khiến cho doanh nghiệp lâm vào cảnh không thể bù đắp kịp thời các chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra, gây ảnh hưởng tới tính thanh khoản cũng như hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đây là điều doanh nghiệp khơng hề mong muốn. Để giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra thì việc trích lập các khoản dự phịng thu khó địi là hết sức cần thiết, giúp cho doanh nghiệp tránh được tổn thất lớn khi có sự kiện xảy ra. Ngun tắc trích lập dự phịng phải thu khó địi:

Khi lập Báo cáo tài chính, doanh nghiệp xác định các khoản nợ phải thu khó địi và các khoản đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn có bản chất tương tự có khả năng khơng địi được để trích lập hoặc hồn nhập khoản dự phịng phải thu khó địi.

Doanh nghiệp trích lập dự phịng phải thu khó địi khi:

- Nợ phải thu q hạn thanh tốn ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được. Việc xác định thời gian quá hạn của khoản nợ phải thu được xác định là khó địi phải trích lập dự phịng được căn cứ vào thời gian trả nợ gốc theo hợp đồng mua, bán ban đầu, khơng tính đến việc gia hạn nợ giữa các bên;

- Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn;

Điều kiện, căn cứ trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi

- Phải có chứng từ gốc hoặc giấy xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ chưa trả bao gồm: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu cơng nợ...

- Mức trích lập dự phịng các khoản nợ phải thu khó địi thực hiện theo quy định hiện hành.

- Các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.

Đối với các khoản nợ phải thu quá hạn được bán theo giá thoả thuận, tuỳ từng trường hợp thực tế, kế toán ghi nhận như sau:

- Trường hợp khoản phải thu q hạn chưa lập dự phịng phải thu khó địi, ghi: Nợ các TK 111, 112 (theo giá bán thỏa thuận)

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (số tổn thất từ việc bán nợ) Có các TK 131, 138,128, 244...

- Trường hợp khoản phải thu q hạn đã lập dự phịng phải thu khó địi nhưng số đã lập dự phịng khơng đủ bù đắp tổn thất khi bán nợ thì số tổn thất cịn lại được hạch tốn vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:

Nợ các TK 111, 112 (theo giá bán thỏa thuận)

Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (số đã lập dự phòng) Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (số tổn thất từ việc bán nợ)

Có các TK 131, 138,128, 244...

Đối với các khoản nợ phải thu khó địi khi xác định là khơng thể thu hồi được, kế tốn thực hiện xố nợ theo quy định của pháp luật hiện hành. Căn cứ vào quyết định xoá nợ, ghi:

Nợ các TK 111, 112, 331, 334....(phần tổ chức cá nhân phải bồi thường) Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293)(phần đã lập dự phịng) Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (phần được tính vào chi phí)

Có các TK 131, 138, 128, 244...

Đối với những khoản nợ phải thu khó địi đã được xử lý xố nợ, nếu sau đó lại thu hồi được nợ, kế tốn căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được, ghi:

Nợ các TK 111, 112,....

Có TK 711 - Thu nhập khác.

 Công ty nên áp dụng chiết khấu thanh tốn cho khách hàng:

Cơng ty nên quan tâm đến việc áp dụng các cơng tác kế tốn chiết khấu thanh tốn, để khuyến khích khách hàng mua hàng từ đó tăng doanh thu và lợi nhuận cho cơng ty. Đồng thời cũng nên có chế độ ưu tiên về giá và hình thức thanh tốn đối với khách hàng lớn và lâu năm. Với khách hàng có nhu cầu lớn mà khả năng tài chính lại hạn chế thì cơng ty nên khuyến khích khách hàng thanh toán sớm bằng cách bán theo phương thức thanh tốn

chậm và áp dụng chính sách chiết khấu thanh tốn. Việc sử dụng chiết khấu thanh tốn có tác dụng rất lớn trong việc thu hồi cơng nợ, tránh tình trạng ứ đọng vốn. Việc hạch toán được vận dụng cụ thể như sau:

Khi có chiết khấu thanh tốn sớm cho khách hàng, kế toán ghi: Nợ TK 1111 (TK 1121) – Tiền mặt (Tiền gửi ngân hàng) Nợ TK 635 – Chi phí tài chính

Có TK 131 – Phải thu khách hàng

 Cơng ty nên tiến hành hạch tốn xử lý chênh lệch tỷ giá đối với các khoản tiền có gốc ngoại tệ

Thơng tư 200/2014/TT-BTC có hiệu lực ngày 05/02/2015 và áp dụng cho năm tài chính bắt đầu hoặc sau ngày 01/01/2015. Cơng ty phải thực hiện chuyển đổi theo như thơng tư quy định về tài khoản kế tốn, về cách trình bày báo cáo tài chính, ở thơng tư này có một số điểm khác biệt so với QĐ 15